Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia NSA - Andrzej Wawrzyniak Sędzia WSA - Alicja Palus Sędzia WSA -Anna Siedlecka /sprawozdawca/ Protokolant - Magda Mikus po rozpoznaniu w Wydziale II na rozprawie w dniu 18 stycznia 2011 r. sprawy ze skargi M. S. na bezczynność Starosty Powiatu W. w sprawie sprostowania oczywistej omyłki pisarskiej w decyzji zobowiązuje Starostę Powiatu W. do wydania aktu administracyjnego załatwiającego wniosek skarżącego z dnia 14 października 2008 r. w terminie 30 dni od dnia zwrotu prawomocnego orzeczenia Sądu wraz z aktami administracyjnymi.

W skardze wniesionej w dniu 13 września 2010 r. do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu M. S. zarzucił Staroście Powiatu W. bezczynność w rozpoznaniu jego wniosku z dnia 14 października 2008 r. o sprostowanie oczywistej omyłki pisarskiej w decyzji Starosty Powiatu W. z dnia 22 lipca 2004 r. nr [...], a polegającej na pominięciu po słowach "domu mieszkalnego jednorodzinnego" słów "budynku gospodarczego"; ewentualnie o uzupełnienie decyzji w ten sposób, aby po słowach "domu mieszkalnego jednorodzinnego" dodać słowa "budynku gospodarczego". Skarżący podał, że w odpowiedzi na jego wniosek pismem z dnia 19 listopada 2008 r. Starostwo Powiatowe we W. poinformowało, iż nie jest w stanie rozpatrzyć wniosku skarżącego terminowo, bowiem organ ten nie dysponuje aktami wzmiankowanej sprawy, nie podając jednocześnie żadnego zwięzłego terminu rozpatrzenia wniosku, czy też alternatywnego jej rozwiązania, bądź zakończenia przedmiotowej sprawy zgodnie z wnioskiem. Następnie kolejnym pismem z dnia 9 marca 2009 r. skarżący został poinformowany o niemożliwości załatwienia sprawy, ze względu na brak stosownej dokumentacji. Zdaniem skarżącego poza opisaną korespondencją, organ administracji nie podjął żądnych czynności zmierzających do zwrotu odpowiednich dokumentów i przyspieszenia działań w sprawie. Autor skargi wskazał, że od dnia złożenia wniosku o sprostowanie do dnia jej wniesienia minęło 521 dni i sprawa nadal nie została zakończona.

W odpowiedzi na skargę Starosta Powiatu W. wniósł o jej odrzucenie jako bezpodstawnej. W uzasadnieniu organ podniósł, że rozpoznając wniosek o sprostowanie, pismem z dnia 19 listopada 2008 r. powiadomiono M.S., że Starosta nie dysponuje niezbędnymi w tym celu dokumentami pozwalającymi na dokonanie oceny, czy faktycznie zaistniała taka omyłka lub czy zachodzi podstawa do zmiany decyzji. Jednocześnie organ poinformował, że rozstrzygnięcie w sprawie nastąpi nie później niż w ciągu trzydziestu dni od dnia otrzymania akt od Wojewody D., który wówczas prowadził postępowanie administracyjnego w sprawie stwierdzenia nieważności decyzji Starosty Powiatu W. z dnia 22 lipca 2004 r. nr [...]. Autor odpowiedzi na skargę podkreślił także, że z załączonych do niniejszej skargi akt bezspornie wynika, iż każdorazowo Starosta udzielał wnioskodawcy pisemnych odpowiedzi i informacji na temat możliwości dostępu do akt w związku z toczącym się jednocześnie postępowaniem przez Wojewodą D.. Tym samym zarzut dotyczący uniemożliwiania dostępu do akt sprawy jest bezzasadny. Odnosząc się do zarzutu braku reakcji na wnioski innych organów administracji o udostępnienie im akt sprawy, wyjaśniono natomiast, że Starosta każdorazowo udzielał odpowiedzi, co potwierdzają załączone kopie pism. Wobec zawartych w skardze zarzutów związanych z brakiem "zwięzłego terminu rozpatrzenia wniosku, tudzież alternatywnego jej rozwiązania" wyjaśniono, że Starosta nadal nie dysponuje omawianymi aktami sprawy, a tym samym nie może wskazać konkretnego terminu jej rozstrzygnięcia. Zgodnie z art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, rozstrzygnięcie może być dokonane w oparciu o dowody przedstawione przez stronę lub określone na podstawie danych, którymi dysponuje organ administracji. Tutejszy organ nie był w sprawie bezczynny, o czym świadczą również prośby o zwrot przekazanych akt, po złożeniu przedmiotowej skargi.

Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Skarga zasługuje na uwzględnienie.

Jak wynika z akt administracyjnych przedłożonych sądowi, Starosta Powiatu Wrocławskiego w pismach z dnia 19 listopada 2008 r. oraz 9 marca 2009 r. informowało skarżącego o przyczynie nie rozpatrzenia jego wniosku i wskazywał kolejne terminy załatwienia sprawy. Starosta - jak wynika to z treści powyższych pism - jako przyczynę uniemożliwiającą terminowe rozpatrzenie wniosku o sprostowanie oczywistej omyłki wskazywał, że akta administracyjne w sprawie zostały przekazane do Wojewody D., natomiast rozstrzygnięcie w sprawie wymaga wglądu w tą dokumentację.

W ocenie Sądu, wskazywana przez Starostę przyczyna niewątpliwego opóźnienia w rozpatrzeniu wniosku skarżącego, nie może być uznana za przyczynę niezależną od organu.

Podkreślić należy, że stosownie do art. 35 § 5 k.p.a. okoliczności zwalniające organ administracji publicznej z zarzutu bezczynności mogą mieć charakter prawny, proceduralny, a także w pewnych sytuacjach faktyczny. Przyczyny zwłoki mogą mieć charakter obiektywny lub powstać z winy organu. Należy zatem stwierdzić, że do terminów wskazanych w art. 35 k.p.a. nie będą wliczane np.: terminy wskazane w przepisie prawa do dokonania określonej czynności (np. termin 7-dniowy do uzupełnienia braków formalnych wniosku (art. 64 § 2 K.p.a.), 7-dniowy okres czasu, który musi poprzedzać czynność dowodową: z zeznania świadków, biegłego, oględzin (art. 79 § 1 K.p.a.), okresy zawieszenia postępowania (od dnia wydania postanowienia w przedmiocie zawieszenia postępowania – zgodnie z art. 143 K.p.a. wniesienie zażalenia nie wstrzymuje wykonania postanowienia – do dnia wydania postanowienia o podjęciu postępowania). Również taki skutek przyniosą okresy opóźnień spowodowane z winy strony (okresy "awizowania" pism nieodbieranych przez stronę a nadanych na prawidłowy adres korespondencyjny, okresy, o które należało przesunąć termin przeprowadzenia czynności dowodowej z uzasadnionej inicjatywy strony – np. w związku z chorobą itp.). Okresy opóźnień powstałe z przyczyn niezależnych od organu mogą być także spowodowane działaniem takich czynników jak - działania sił przyrody, pożar, powódź itp.

W ocenie Sądu, za okoliczność zwalniającą organ administracji publicznej z zarzutu bezczynności nie może być natomiast potraktowane udostępnienie akt administracyjnych innym podmiotom publicznym. Udostępnienie akt administracyjnych, co do zasady, stanowi przeszkodę w niezwłocznym lub miesięcznym terminie rozpatrzenia sprawy. Jednakże to organ administracji publicznej jest dysponentem tych akt i to na nim ciąży powinność takiego określenia czasokresu udostępnienia akt, aby zapewnione było załatwienie sprawy administracyjnej w terminach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego. W sytuacji zaś gdy organ administracji udostępniając akta nie zakreślił terminu ich zwrotu - co jak można domniemywać zaistniało w niniejszej sprawie - postępowanie organu powinno wyczerpać wszelkie możliwe środki niezbędne do ich odzyskania lub w ostateczność do uzyskania wglądu w te akta.

Tymczasem w rozpatrywanej sprawie akta administracyjne udostępnione Powiatowemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego zostały przesłane do Wojewody D., a później do Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego i w końcu do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Z akt sprawy nie wynika, aby Starosta podjął wszelkie możliwe do dokonania kroki zmierzające do uzyskania materiału aktowego potrzebnego do załatwienia wniosku skarżącego. Na tle zebranego w sprawie materiału dowodowego uwidacznia się brak operatywności Starosty, gdyż działania polegające na obligowaniu Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego do przedłożenia akt administracyjnych, od początku były nieskuteczne i skazane na niepowodzenie. Takie działanie Starosty, Sąd uznał za pozorne dążenie do załatwienia sprawy we właściwym terminie.

Podkreślić należy, że obowiązek załatwiania spraw bez zbędnej zwłoki pozostaje także w bezpośrednim związku z dyrektywami zawartymi w art. 7 i 8 k.p.a., zobowiązującymi organy administracji publicznej do stania na straży praworządności i uwzględniania słusznego interesu obywateli, a także pogłębiania prowadzonym postępowaniem zaufania obywateli do organów państwa (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 października 2000 r., sygn. akt. IV SA 105/00 (LEX nr 53462). W powyższym tonie wypowiedział się również Naczelny Sąd Administracyjny w sprawie o sygn. akt I SAB 155/99 (publ. LEX nr 47244) uznając, że: ,,Brak akt, konieczność zebrania materiału dowodowego, czy powstanie zaległości nie może być okolicznością usprawiedliwiającą bezczynność organu w rozumieniu art. 17 ustawy z dnia 11 maja 1995 r. o Naczelnym Sądzie Administracyjnymi (Dz. U. Nr 74, poz. 368 ze zm.), ale są obrazem niedowładu organizacyjnego organu". Stanowisko to zachowuje aktualność również na tle obowiązujących przepisów prawa (tak m.in. Wojewódzkie Sądy Administracyjne w wyrokach: z dnia 6 października 2010 r. II SAB/Kr 81/10, z dnia 21 października 2010 r. I SAB/Wa 160/10, z dnia 24 listopada 2010 r. I SAB/Wa 235/10).

Z przedstawionych sądowi akt administracyjnych, nie wynika aby Starosta zwracał się do któregoś z wymienionych wyżej podmiotów o sporządzenia z akt niezbędnych temu organowi kopii dokumentów. Starosta mógł zatem przejrzeć akta, kiedy jeszcze znajdowały się u Wojewody D., dokonać potwierdzenia posiadanych kserokopii lub samodzielnie sporządzić niezbędne notatki, czy też wystąpić o wydanie kserokopii potrzebnych dokumentów znajdujących się w aktach. Nie można przy tym zapominać, że w wypadku konieczności udostępnienia akt sprawy do innego postępowania, obowiązkiem organu było wykonanie kopii akt, tak aby istniała możliwość rozpoznania wniosku strony (tak też Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 27 listopada 2008 r. sygn. akt II SAB/Gl 43/08). Także w sytuacji braku posiadani kopi przesłanych akt, przekazanie akt sprawy poza W. - Głównemu Inspektowi Nadzoru Budowlanego w Warszawie, a następnie Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Warszawie nie uzasadniało biernego oczekiwania na załatwienie tamtej sprawy i zwrot akt. W tym stanie rzeczy, obowiązkiem organu było niezwłoczne zwrócenie się do tych podmiotów o udostępnienie przedmiotowych akt, wykonanie ich fotokopii w zakresie niezbędnym do rozpoznania wniosku skarżącego.

W orzecznictwie sądowoadministracyjnym jednolicie przyjmuje się, że zawsze istnieje możliwość zwrócenia się do Sądu administracyjnego o wypożyczenie akt w okresie oczekiwania na wyznaczenie rozprawy, a w razie potrzeby, sporządzenia kserokopii dokumentów niezbędnych do rozpoznania wniosku strony. Ta ostatnia czynność w dobie dzisiejszej techniki nie nastręcza żadnych trudności. (por. m.in. Wojewódzkie Sądy Administracyjne w wyrokach: z dnia 14 września 2010 r. IV SAB/Wa 98/10, z dnia 14 listopada 2007 r. II SAB/Gl 24/07; z dnia 27 listopada 2008 r. SAB/Gl 43/08). Tymczasem z akt sprawy nie wynika, aby organ podjął w tym kierunki jakiekolwiek czynności.

W kontekście prowadzonych rozważań ocenić również należy za bezzasadne powoływanie się przez Starostę na treść art. 73 k.p.a. i twierdzenie, że zgodnie z tym przepisem zapoznanie się z aktami sprawy możliwe jest w siedzibie tego organu, który obecnie prowadzi postępowanie w sprawie, wobec powyższego skarżony organ nie mógł rozpatrzeć sprawy, gdyż rozstrzygnięcie wymaga wglądu w tą dokumentacje. Przedstawiona argumentacja jest całkowicie błędna. Powołany przez organ art. 73 k.p.a. dotyczy zasad i warunków przeglądania akt przez strony postępowania, nie zaś przez inne organy administracyjne. Organ administracji w zaistniałej w rozpoznawanej sprawie sytuacji, powinien skorzystać z przedstawionych wyżej szerokich możliwości uzyskania materiału aktowego, w oparciu o który powinien następnie załatwić sprawę dotyczącą sprostowania oczywistej omyłki.

Ponadto podkreślić należy, że jeżeli w art. 36 k.p.a. mówi się o nowym terminie załatwienia sprawy, to musi to być termin konkretny, określony zgodnie z zasadami przyjętymi w k.p.a., a więc określony w dniach, tygodniach i miesiącach (art. 57 k.p.a.). Nie do zaakceptowania jest zatem występująca w sprawie praktyka polegająca na uzależnieniu początku biegu trzydziestodniowego terminu na załatwienia sprawy od zdarzenia przyszłego jakim jest zwrot akt. Uzależnienie rozpoznania wniosku od zwrotu akt postępowania nie zwalniało organu z określenia konkretnego terminu załatwienia wniosku skarżącego.

Z powyższych względów, ponad 500 dniowa zwłoka Starosty w rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie oczywistej omyłki oceniona została jako bezczynność organu w rozumieniu art. 3 § 1 pkt 8 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. nr 153, poz. 1270 ze zm.). Udostępnienie akt innemu organowi administracyjnemu nie jest bowiem kodeksową przesłanką pozwalającą uznać niezasadnym zarzutu bezczynności. Dlatego, Sąd na podstawie art. 149 powołanej wyżej ustawy procesowej wyznaczył organowi termin trzydziestu dni do rozpatrzenia wniosku skarżącego, licząc ten termin od dnia doręczenia organowi przez Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu akt administracyjnych niniejszej sprawy dotyczącej bezczynności.