Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia NSA Iwona Tomaszewska (spr.), Sędziowie Sędzia NSA Stefan Kłosowski,, Sędzia NSA Elżbieta Makowska, Protokolant Aneta Kukla, po rozpoznaniu w Wydziale II na rozprawie w dniu 29 maja 2013 r. sprawy ze skargi K. P. na decyzję Prezesa Sądu Apelacyjnego z dnia [...] nr [...] w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej I. uchyla zaskarżoną decyzję i poprzedzającą ją decyzję Prezesa Sądu Okręgowego z dnia [...] Nr [...], II. stwierdza, że zaskarżona decyzja nie podlega wykonaniu do czasu uprawomocnienia się niniejszego wyroku, III. zasądza od Prezesa Sądu Apelacyjnego na rzecz skarżącego K. P. kwotę [...] zł ([...]) tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Wnioskiem z dnia [...] r. S. P., A. P.

i K. P. – reprezentowani przez adwokata E. K. – zwrócili się do Prezesa Sądu Okręgowego o wgląd do akt znajdujących się w Archiwum Sądu Okręgowego i udzielenie informacji :

- które akta spośród spraw [...] są przechowywane do dnia dzisiejszego w Archiwum Sądu Okręgowego, a ewentualnie zostały przeniesione do Archiwum Państwowego

- czy w Archiwum Sądu Okręgowego znajdują się akta innych, niż wyżej wymienionych spraw, w których stronami (uczestnikami) był z jednej strony W. P., ur. [...] a z drugiej choć jedna z następujących osób:

- E. P. z d. [...]

- B. P., ur. [...]

- E. P., ur. [...]

- czy toczyła się sprawa o zaprzeczenie ojcostwa W. P. nad B. P. z powództwa bądź W. P. bądź właściwego Prokuratora

- wskazanie sygnatur tych spraw i ich przedmiotu.

Uzasadniając wniosek pełnomocnik wnioskodawców podał, że przed Sądem Rejonowym pod sygnaturą akt [...] toczy się sprawa z wniosku B. P. o zmianę postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku po W. P., z udziałem S. P., A. P. i K. P. W związku z powyższym postępowaniem uczestnicy S. P., A. P. i K. P. powzięli wiedzę o tym, iż w przeszłości zmarły W. P. był stroną (uczestnikiem) szeregu spraw, które toczyły się przed sądami powszechnymi

, w których jego przeciwnikiem była między innymi matka B. P. – E. P., a ich przedmiot pozostawał w bliższym bądź dalszym związku z kwestią domniemanego ojcostwa zmarłego W. P. nad B. P. — a zatem istoty sporu w postępowaniu o sygn. akt [...].

Jednocześnie, pełnomocnik wniósł o udzielenie zgody na zaznajomienie się

z aktami w ten sposób ustalonych spraw znajdujących się w Archiwum Sądu Okręgowego ewentualnie o udzielenie informacji co do czynności, jakie należy wykonać, aby zgodę taką i wgląd w akta uzyskać.

W odpowiedzi na wniosek Prezes Sądu Okręgowego pismem

z dnia [...] r. wskazał, że na podstawie posiadanych spisów ustalono,

że w Archiwum znajdują się akta [...], do których dołączono akta

[...] oraz akta sprawy [...] Sprawa [...] została połączona ze sprawą [...]. Ponadto, w Archiwum znajdują się akta, nie wymienione we wniosku, o sygnaturach [...] - dotyczące skargi E. P. na czynności komornicze oraz [...] - sprawa o alimenty. Błędnie została podana sygnatura sprawy [...] , przy czym, że jeżeli

w rzeczywistości chodziło o sprawę [...] to, że w repertorium pod tą sygnaturą wpisane są inne osoby. Natomiast akta sprawy [...] zostały wybrakowane w [...] r.

Prezes Sądu Okręgowego poinformował również wnioskodawców,

że w pozostałym zakresie informacja, o którą wnoszą stanowi informację publiczną przetworzoną i zobowiązał stronę do wykazania szczególnego interesu publicznego uzasadniającego wytworzenie tej informacji.

W odpowiedzi na to pismo, pełnomocnik wnioskodawców w piśmie z dnia [...] r. wyjaśnił, że objęte wnioskiem informacje nie stanowią informacji publicznej przetworzonej w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. Udostępnienie bowiem tych informacji ma polegać jedynie na udostępnieniu danych, które Sąd posiada. Ustalenie sygnatur spraw i wyszukanie akt postępowań z udziałem W. P. i E. P. nie wymaga dokonania przez pracowników Archiwum Sądu Okręgowego analizy poszczególnych spraw, ale analizy odpowiednich wykazów, a zatem wykonania czynności technicznych, w związku z którymi nie powstanie nowa informacja.

Pełnomocnik zwrócił się nadto o udzielenie informacji o powodach wybrakowania akt o [...] oraz o przesłanie kopii protokołu z posiedzenia komisji przeprowadzającej czynności związane z ich brakowaniem.

Decyzją z dnia [...] r. Nr [...] Prezes Sądu Okręgowego na podstawie art. 104 § 1 Kpa oraz art. 16 ust. 1 w zw. z art. 3 ust.1 pkt 1, art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz. 1098 ze zm.), po rozpoznaniu wniosku S. P., A. P. i K. P. z [...] r., odmówił udzielenia informacji publicznej.

Zdaniem Prezesa Sądu Okręgowego, wnioskodawcy nie wykazali szczególnego interesu publicznego uzasadniającego wytworzenie informacji publicznej. Wskazane sygnatury spraw zostały sprawdzone na podstawie wykazów akt przyjętych do Sądowego Archiwum Międzyzakładowego. Informacja co do akt, które są w przedmiotowych wykazach, ujęte została przekazana w piśmie z dnia [...] r. W stosunku do pozostałych akt ich ustalenie nie polegało, na sprawdzeniu wykazów. W wykazach bowiem ujęte są tylko akta, które faktycznie zostały zdane do Archiwum. Wykazy nie zawierają informacji o sprawach, które np. połączone zostały z inną sprawą. Ustalenie innych sygnatur spraw i wyszukanie innych akt polegać musi na przeprowadzeniu szczegółowej kwerendy zapisów repertoriów wielu wydziałów oraz wielu tomów akt zgromadzonych w Archiwum.

Nie bez znaczenia dla rozpoznawanej sprawy jest to, że wiele z wydziałów na przestrzeni lat zmieniło swoje sygnatury, a także właściwości. Wobec czego odszukanie właściwych akt nie polega tylko i wyłącznie na przejrzeniu wykazów, ale również zarządzeń dotyczących właściwości wydziałów ich repertoriów, a następnie samych akt celem sprawdzenia, czy akta nie są połączone z inną sprawą.

Organ wskazał nadto, że udostępnił informacje, które w prosty sposób na podstawie posiadanych danych można było uzyskać, właśnie na podstawie posiadanych wykazów akt zdanych do Archiwum. Pozostałe akta nie były uwzględnione na wykazach wobec czego zachodziła konieczność przeprowadzenia drobiazgowych czynności w celu ich wyszukania nie tylko przez pracowników Archiwum, ale również wielu wydziałów Sądu Rejonowego. Przeprowadzenie kwerendy w takim zakresie zdezorganizuje pracę i negatywnie wpłynie na bieżące czynności wykonywane przez pracowników. Orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 9 sierpnia 2011 r.

sygn. akt I OSK 977/11 wyraźnie wskazuje, że jeżeli utworzenie zbioru informacji prostych wymaga takiego nakładu środków i zaangażowania pracowników, które negatywnie wpływa na tok realizowanych ustawowych zadań nałożonych

na zobowiązanego do udostępnienia informacji publicznej, a w szczególności gdy wymaga to analizowania całego zasobu posiadanych dokumentów w celu wybrania tylko tych, których oczekuje wnioskodawca, to jest to informacja przetworzona.

W ocenie Prezesa Sądu Okręgowego wnioskodawca nie wykazał szczególnego interesu publicznego uzasadniającego wytworzenie informacji publicznej przetworzonej.

Działając w imieniu i na rzecz S. P., A. P.

i K. P. adwokat E. K. złożyła odwołanie od decyzji Prezesa Sądu Okręgowego z dnia [...] r., wnosząc o uchylenie zaskarżonej decyzji w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania.

Zdaniem odwołujących się, zaskarżona decyzja wydana została

z naruszeniem art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, albowiem informacje, których udostępnienia żądali, nie stanowią informacji publicznej przetworzonej. W orzecznictwie sądów administracyjnych oraz piśmiennictwie przeważa wykładnia, zgodnie z którą z "przetworzeniem" informacji nie można zrównać samego faktu wyszukania w rejestrach, ewidencjach, czy innego rodzaju zestawieniach informacji określonych we wniosku. Udzielenie informacji przetworzonej poprzedzać musi wytworzenie nowej informacji, a zabieg ten - co do zasady - wymagać ma dokonania stosownych działań, takich jak analizy, obliczenia, zestawienia, podsumowania, które połączone są z zaangażowaniem intelektualnym (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia

17 października 2006 r., I OSK 1347/05, LexPolonica nr 418723)

W ocenie wnioskodawców, czynności, na których konieczność wykonania powołuje się Prezes Sądu Okręgowego w piśmie z dnia [...] r., a także w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji, nie prowadzą do wytworzenia nowych jakościowo informacji. Wymienione czynności, nie odbiegają bowiem, co do swojej istoty od tego, co już organ I instancji wykonał, udzielając wnioskodawcom częściowej odpowiedzi na zawarte we wniosku zapytania. Polegają one nadal na przeprowadzeniu szczegółowej kwerendy określonych "zestawień informacji" z tym, że innych, niż dotychczas, a mianowicie - repertoriów wydziałów cywilnych prowadzonych w poszczególnych wydziałach cywilnych samego Sądu Okręgowego jak i Sądów Rejonowych objętych obszarem właściwości Sądu Okręgowego. W szczególności, wyszukanie akt nie wymaga przeszukania samych akt celem sprawdzenia, czy akta te nie zostały połączone

z inną sprawą, albowiem fakt połączenia spraw uwidoczniany jest zawsze

w repertorium przez wpisanie czerwonym kolorem w rubryce "Uwagi" numeru porządkowego tej sprawy, z którą sprawę połączono. Nie jest zrozumiałym również stwierdzenie jakoby sygnatury objętych wnioskiem spraw miały ulec zmianie na skutek zniesienia Sądu Rejonowego i utworzenia w jego miejsce Sądu Rejonowego oraz Sądu Rejonowego skoro wniosek obejmuje sprawy prawomocnie zakończone wiele lat przed wskazanym przekształceniem, które nastąpiło

z początkiem [...] r.

Odwołujący się nie zgodzili się również z zaprezentowaną w decyzji wykładnią pojęcia "szczególnej istotności udzielanej informacji dla interesu publicznego".

Prezes Sądu Apelacyjnego decyzją z dnia [...] r.

Nr [...] działając na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r.

o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198 ze zm.) i art. 138 § 1 pkt 1 oraz art. 104 § 1 Kpa, po rozpoznaniu odwołania S., A. oraz K. P., utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję.

Zdaniem organu II instancji, zasadniczym problemem w przedmiotowej sprawie, wpływającym tak na rozpoznanie przedmiotowego odwołania, jak

i w dalszej perspektywie, wniosku o udzielenie informacji publicznej, było ustalenie rodzaju żądanej przez wnioskodawcę informacji, tj. czy żądana informacja jest informacją prostą, czy przetworzoną w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy

o dostępie do informacji publicznej, zwanej dalej u.d.i.p., które to dopiero rozstrzygnięcie w sytuacji uznania, że jest to żądanie udzielenia informacji przetworzonej, implikowałoby do oceny, czy wnioskodawca wykazał dostatecznie usprawiedliwione żądanie do udzielenia mu informacji przetworzonej, w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego.

Zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych informacja przetworzona jest jakościowo nową informacją nieistniejącą dotychczas w przyjętej treści i postaci (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia

13 kwietnia 2012 r., II SA/Wa 18/12, LEX nr 1145905). Informacja przetworzona jest zatem jakościowo inną informacją od tej, jaką dysponuje podmiot zobowiązany. Jednocześnie powszechnie podzielany jest pogląd, że takie czynności organu,

jak selekcja dokumentów i protokołów, ich analiza pod względem treści są zwykłymi czynnościami, które nie mają wpływu i nie dają podstaw do zakwalifikowania żądanych dokumentów, jako informacji przetworzonej. W wyniku stosowania takich czynności organu nie powstaje bowiem żadna nowa informacja. O przetworzeniu informacji nie stanowi też sięganie do materiałów archiwalnych, czy też źródłowych. Także czasochłonność oraz trudności organizacyjno-techniczne jakie wiążą się

z przygotowaniem informacji publicznej, nie mogą zwalniać zobowiązanego podmiotu z tego obowiązku, a tym samym kwestie te nie mogą ograniczać prawa do uzyskania informacji publicznej przewidzianego w art. 3 u.d.i.p., przy uwzględnieniu ograniczeń wynikających z art. 5 tej ustawy (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 11 stycznia 2012 r., VIII SA/Wa 1072/11, LEX nr 1107765). Z przetworzeniem informacji nie można też zrównać samego faktu wyszukania w rejestrach, ewidencjach, czy innego rodzaju zestawieniach informacji określonych we wniosku (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 18 sierpnia 2012 r., II SA/Gd 149/12).

Jednocześnie jednak, w sytuacjach wyjątkowych dopuszczono

w orzecznictwie sądów administracyjnych, odstępstwo od tak rygorystycznego pojmowania definicji informacji przetworzonej. Wskazuje się bowiem, że jeżeli utworzenie zbioru informacji prostych wymaga takiego nakładu środków

i zaangażowania pracowników, które negatywnie wpływa na tok realizacji ustawowych zadań nałożonych na zobowiązanego do udostępnienia informacji publicznej, a w szczególności gdy wymaga to analizowania całego zasobu posiadanych dokumentów w celu wybrania tylko tych, których oczekuje wnioskodawca, to jest to informacja przetworzona. Zbiór takich informacji nie stanowi informacji przetworzonej tylko wtedy, gdy jego wytworzenie nie wymusza analizowania posiadanego zasobu dokumentów i wyboru tylko niektórych dokumentów z tego zasobu według określonych kryteriów (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 9 sierpnia 2011 r., I OSK 977/11, LEX nr 1068557).

W kontekście powyższych uwag, organ II instancji ocenił, że żądana przez wnioskodawcę informacja nosi charakter informacji przetworzonej. Wprawdzie wskazanie sygnatur spraw, w których jako strony lub uczestnicy postępowania występowały osoby wskazane we wniosku, samo w sobie stanowi informację prostą i łatwo dostępną na podstawie stosownych urządzeń ewidencyjnych, ale w realiach tej sprawy rzecz ma się inaczej. Wnioskodawca bowiem domaga się wskazania sygnatur akt i przedmiotu wszystkich spraw, w których jako strona lub uczestnik postępowania występowali E., B. i E. P., a z drugiej strony W. P. Udzielenie zatem w tym zakresie stosownej informacji obejmuje konieczność przeanalizowania urządzeń ewidencyjnych wszystkich wydziałów cywilnych procesowych i nieprocesowych, a także rodzinnych wszystkich sądów okręgu Sądu Okręgowego Ponadto, uwzględniając daty urodzenia najstarszych z osób, które miały być stronami (uczestnikami) postępowań, niezbędne jest przeanalizowanie urządzeń ewidencyjnych wskazanych wyżej jednostek organizacyjnych od początku funkcjonowania Sądu Okręgowego. Niezbędne jest zatem przeanalizowanie, uwzględniając ilość sądów okręgu i ilość funkcjonujących w nich wydziałów, kilku tysięcy urządzeń ewidencyjnych obejmujących tysiące pozycji. Nawet zresztą gdyby przyjąć, że Prezes Sądu Okręgowego jest dysponentem jedynie informacji dotyczących tego sądu, a nie podległych mu sądów rejonowych, to i tak

w celu udzielenia stosownych informacji niezbędne jest przejrzenie setek urządzeń ewidencyjnych obejmujących tysiące danych zwłaszcza, że wnioskodawca nie sprecyzował o jaki rodzaj spraw chodzi (stwierdzenie, że w szczególności chodzi

o informację, czy toczyła się sprawa o zaprzeczenie ojcostwa, nie zawęża zakresu poszukiwania). W repertoriach poszczególnych wydziałów nie ma zawartych bliższych danych personalnych stron, czy uczestników postępowania,

co w przypadku zbieżności imienia i nazwiska wymagać będzie przejrzenia akt. Organ podkreślił dalej, że w przeciągu lat zmieniała się właściwość sądów,

co też nie pozostaje bez wpływu dla zakresu poszukiwań. Udzielenie zatem żądanej informacji wymaga zaangażowania co najmniej kilku osób na okres wielu dni. Taka zaś sytuacja niewątpliwie wiąże się z koniecznością poniesienia określonych środków finansowych i działań organizacyjnych trudnych do pogodzenia

z bieżącymi działaniami sądu (oderwanie pracowników od bieżących prac, konieczność ewentualnego ich dodatkowego wynagrodzenia itd.). Niczego

w rozważanym tutaj zakresie nie zmienia fakt udzielenia już przez Prezesa Sądu Okręgowego ,części żądanej informacji. Jak bowiem wynika

z uzasadnienia zaskarżonej decyzji oraz z akt sprawy, przekazane dane zostały ustalone na podstawie sygnatur akt wskazanych we wniosku oraz na podstawie przejrzenia wykazu akt zdanych do Archiwum Międzyzakładowego. Ponadto, zgodnie z art. 4 ust. 3 u.d.i.p., stosownych informacji udziela jedynie ten organ,

w którego dyspozycji żądane informacje się znajdują. O ile zatem w przypadku wykazów akt zdanych do Archiwum Międzyzakładowego i samego Archiwum, dysponentem informacji w ich zakresie jest Sąd Okręgowy, o tyle w przypadku przynajmniej części urządzeń ewidencyjnych sądów rejonowych, ich dysponentem są właśnie owe sądy. W tej zatem sytuacji Prezes Sądu Okręgowego faktycznie mógł udzielić informacji na temat sygnatur spraw, w których stronami (uczestnikami) były osoby wskazane we wniosku, jedynie w przypadku tych akt, które znajdują się w Archiwum Międzyzakładowym i informacji zawartych

w posiadanych wykazach akt zdanych. Z samych zaś wykazów, bez przeglądania akt, nie sposób było udzielić żądanej informacji pełnym zakresie. Również z tego powodu żądane informacji musiały zostać uznane za informacje przetworzone,

a sama decyzja jako słuszna. Konsekwencją takiego stanu rzeczy była konieczność wykazania przez wnioskodawcę, że uzyskanie żądanej informacji jest szczególnie istotne dla interesu publicznego. Przesłanka szczególnej istotności interesu publicznego wypełniona zostaje w sytuacji, w której jej udzielenie leży nie tylko

w interesie wnioskodawcy, ale także innych obywateli (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 7 grudnia 2011 r., I OSK 1505/11, LEX nr 1134288). Zdaniem organu odwoławczego, słuszny jest pogląd wyrażony w zaskarżonej decyzji, że w realiach przedmiotowej sprawy, gdy wnioskodawca domagał się wskazania sygnatur określonych spraw ze względu na prowadzenie przez Prokuraturę Rejonową czynności wyjaśniających przed wszczęciem postępowania o zaprzeczenie ojcostwa, nie sposób mówić o występowaniu w uzyskaniu żądanych informacji szczególnie istotnego interesu publicznego. Żądane informacje służyć bowiem mają w zasadzie interesowi prywatnemu, który nie dotyczy innych obywateli, oczywiście w szerszym znaczeniu. Zasadnie również Prezes Sądu Okręgowego stwierdził w odpowiedzi na odwołanie, że wnioskodawca dotychczas nie przedstawił postanowienia o wszczęciu stosownego postępowania przez prokuratora, a tym samym, że ten ostatni nie podjął jeszcze decyzji, czy w przedmiotowej sprawie, stosownie do treści art. 86 k.r.io. istnieje dobro dziecka lub interes społeczny, a co za tym idzie, że powoływanie się na ochronę szczególnie istotnego interesu społecznego jawiło się jako co najmniej przedwczesne. Poza tym interesu społecznego w rozumieniu tego ostatniego przepisu nie można utożsamiać ze szczególnie istotnym interesem publicznym w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej.

K. P., w imieniu którego wystąpiła adwokat E. K., wniósł skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego na decyzję Prezesa Sądu Apelacyjnego z dnia [...]

Zaskarżonej decyzji zarzucił naruszenie przepisów postępowania,

w szczególności art. 7 i 8 k.p.a. a także art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Na wstępie uzasadnienia skargi, K. P. oświadczył, że podtrzymuje w całości swoje stanowisko i zarzuty wyrażone w odwołaniu od decyzji organu

I instancji.

Następnie skarżący wskazał na zmienność rozstrzygnięć wydawanych

w niniejszej sprawie, będącą wynikiem braku spójności w prezentowanej przez organy obu instancji ocenie charakteru informacji publicznych, o których udzielenie wnosił. Decyzją z dnia [...] r. organ I instancji odmówił udzielenia części informacji spośród objętych jego pierwotnym wnioskiem, wskazując, że ustalenie sygnatur innych spraw, niż ujęte w wykazach, polegać musi na przeprowadzeniu szczegółowej kwerendy zapisów repertoriów wielu wydziałów i wielu tomów akt zgromadzonych w Archiwum. Okoliczność ta przesądzać miała o "przetworzonym", w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej, charakterze pozostałych informacji, a w związku z tym, wobec braku wykazania szczególnego ich znaczenia dla interesu publicznego, o odmowie ich udzielenia. Tymczasem, już po wydaniu decyzji organu II instancji, w uzasadnieniu której Prezes Sądu Apelacyjnego powtórzył za organem I instancji powyższe argumenty, pismem z dnia [...] r. poinformowano go o odnalezieniu w Archiwum szeregu kolejnych akt spraw, których stronami były osoby wskazane we wniosku. Co istotne, pośród tych akt znalazły się nie tylko te, których konkretne sygnatury powołał w uzupełniających pierwotny wniosek pismach z dnia [...] ale również akta spraw wskazanych w piśmie inicjującym niniejsze postępowanie, co do których decyzją organu I instancji odmówiono udzielania informacji (o sygn. [...].)

Zdaniem skarżącego, podejmowanie, przez organ I instancji, w tej samej sprawie tak przeciwstawnych działań, nie sprzyja realizacji określonej w art. 8 k.p.a. zasady budzenia zaufania obywateli do władzy publicznej. Uzasadniona jest w tym stanie rzeczy wątpliwość co do tego, czym w istocie kieruje się organ I instancji, podejmując decyzję o zakwalifikowaniu określonych informacji, raz jako stanowiących informacje przetworzone w rozumieniu ustawy, a raz jako takich informacji nie stanowiące. Jeśli bowiem założyć, że w istocie tylko te nie są informacjami publicznymi przetworzonymi, które są ujęte w wykazach akt zdanych do Archiwum Międzyzakładowego, to oznaczać by to musiało, że pierwotnie wykazy te nie zostały w sposób wystarczająco dokładny zweryfikowane. Z drugiej zaś strony, przy przyjęciu prawidłowej weryfikacji rzeczonych wykazów, należałoby uznać, że albo organ I instancji udzielił informacji przetworzonej bez wykazania jej szczególnego znaczenia dla interesu publicznego, albo w istocie udzielenie tych informacji nie wiązało się z koniecznością podjęcia aż tylu drobiazgowych czynności i zaangażowania tylu pracowników, jak organ I instancji pierwotnie zakładał.

Konstatacja ta potwierdza brak posiadania przez żądane informacje, cech informacji przetworzonych w rozumieniu ustawy.

Skarżący podkreślił następnie, że sama czasochłonność, kosztowność oraz trudności organizacyjno - techniczne lub biurowe, jakie wiążą się z przygotowaniem danej informacji publicznej, nie przesądzają same w sobie o tym, że na skutek ich przeprowadzenia powstaje nowa informacja — informacja publiczna przetworzona w rozumieniu ustawy o dostępie do informacji publicznej (tak np. WSA w Warszawie w wyroku z dnia 23 września 2009r., II SA/Wa 978/09). Tymczasem, analiza uzasadnień decyzji organów obu instancji, w powiązaniu z zakresem informacji udzielonych jednak przez organ I instancji do dnia wniesienia niniejszej skargi, prowadzi do wniosku, że nie konieczność wytworzenia nowo jakościowej informacji, a jedynie niechęć do przeprowadzenia opisanych czynności, decyduje w realiach niniejszej sprawy o udzielaniu bądź odmawianiu udzielenia określonych informacji.

Skarżący wniósł o uchylenie decyzji zarówno organu II jak i I instancji, jako wydanych z naruszeniem art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r.

o dostępie do informacji publicznej, w sposób nieuwzględniający jego słusznych interesów oraz niesprzyjający realizacji zasady pogłębiania jego zaufania do władzy publicznej.

W odpowiedzi na skargę Prezes Sądu Apelacyjnego wskazał, ze skarga nie zasługuje na uwzględnienie, bowiem nie odwołuje się do żadnych nowych okoliczności, które nie byłyby przedmiotem oceny organów obu instancji.

W uzupełnieniu skargi z dnia [...] r. skarżący podtrzymał w całości zarzuty i wnioski zawarte w skardze. Nadto skarżący wskazał, że do dnia dzisiejszego nie uzyskał żadnej informacji dotyczącej akt sprawy rozwodowej

o sygn. [...], mimo wskazania jej sygnatury i stron. Natomiast odnośnie akt sprawy o zaprzeczenie ojcostwa o sygn. akt [...], raz udzielono informacji

o wybrakowaniu tych akt w 1994 r., a drugim razem, poinformowano, że akta

te zostały wybrakowane jednak w roku [...]. Z kserokopii repertorium [...] wynika, iż postępowanie w sprawie [...] prawomocnie zakończyło się

w roku [...]. Ponadto w rubryce "Uwagi" widnieje wpis, o podjęciu sprawy

[...] ze sprawą "[...]", która była również sprawą o zaprzeczenie ojcostwa, pomiędzy tymi samymi stronami i co najważniejsze - akta tej sprawy nie zostały do dnia dzisiejszego wybrakowane i jeszcze znajdują się Sądowym Archiwum Międzyzakładowym przy Sądzie Okręgowym. Poza tym ocena akt typowanych do brakowania dokonana została w oparciu o rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 grudnia 1975 r. oraz 5 maja 1989 r. w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt spraw sądowych lub przekazywania ich archiwom państwowym. Sprawy o ustalenie lub zaprzeczenie pochodzenia dziecka zaliczone zostały do kategorii archiwalnej A (§ 10 ust. 1 pkt 1 rozp z 1975 r. oraz § 14 ust. 1 pkt 1 rozp z 1989 r.), a zatem po upływie 50 lat ich przechowywania w sądzie, powinny one były zostać przekazane archiwum państwowemu, a nie do zniszczenia. Wskazane okoliczności, wywołują – zdaniem strony - uzasadnione wątpliwości co do tego, czy akta sprawy o sygn. akt

[...] rzeczywiście zostały w roku [...] wybrakowane.

Wojewódzki Sąd Administracyjny z w a ż y ł, co następuje :

Zgodnie z brzmieniem art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo

o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269), sąd administracyjny sprawuje wymiar sprawiedliwości m.in. poprzez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem.

W wyniku tak przeprowadzonej kontroli zaskarżonej decyzji Sąd stwierdził,

że skarga K. P. zasługuje na uwzględnienie, albowiem zaskarżona decyzja, jak i decyzja ją poprzedzająca naruszają przepisy prawa materialnego

w stopniu mającym wpływ na wynik tej sprawy. Ponadto Sąd dopatrzył się również naruszenie przepisów postępowania administracyjnego w tej sprawie.

Podkreślić na wstępie należy, że gwarancją prawa obywatela do uzyskiwania informacji publicznej jest Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej, która w art. 61

ust. 1 stanowi, iż obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne.

Konkretyzacją tego prawa zajmuje się m.in. ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.) - zwana dalej "ustawą". W myśl art. 1, każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach

i w trybie określonym w tym akcie prawnym. W art. 2 ust. 1 ustawy zawarta jest ogólna zasada dostępu do informacji publicznej, zgodnie z którą prawo do informacji publicznej przysługuje każdemu, zaś odstępstwa od tej zasady wymagają istnienia wyraźnego przepisu prawa. Potwierdza to art. 2 ust. 2 ustawy, który zakazuje żądania od osoby wykonującej prawo do informacji publicznej wykazania interesu prawnego lub faktycznego.

Istotnym ograniczeniem prawa do informacji publicznej jest przepis art. 5 ust. 1 i 2 u.d.i.p., a także art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy, z którego wynika, że dla uzyskania informacji publicznej przetworzonej konieczne jest wykazanie przez wnioskodawcę, że udzielenie żądanej informacji publicznej jest szczególnie istotne dla interesu publicznego. Ustawa dzieli więc informacje publiczne na przetworzone, czyli takie, których udziela się w przypadku wykazania ich szczególnej istotności dla interesu publicznego oraz informacje publiczne nieprzetworzone (tzw. proste) udzielane bez potrzeby wskazywania przez wnioskodawcę na istnienie istotnego interesu publicznego.

Nie ulega wątpliwości Sądu, że informacja, której udzielenia domagał się we wniosku z dnia [...] r. skarżący i pozostali wnioskodawcy, jest informacją publiczną w rozumieniu ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Kwestia ta nie była negowana przez organy wydające decyzję w tej sprawie.

Natomiast istotą sporu w niniejszej sprawie jest kwestia, czy informacja publiczna objęta wnioskiem S. P., A. P. i skarżącego K. P., stanowi informację przetworzoną w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy, której uzyskanie wymagałoby wykazania przez wnioskodawców szczególnie istotnego interesu publicznego.

Według organów orzekających w sprawie tego wniosku, ustalenie innych sygnatur spraw, poza tymi, które już zostały podane stronie, i wyszukanie tych akt będzie wiązało się z koniecznością przeprowadzenia szczegółowej kwerendy zapisów urządzeń ewidencyjnych wszystkich wydziałów cywilnych procesowych

i nieprocesowych, a także rodzinnych wszystkich sądów okręgu Sądu Okręgowego od początku funkcjonowania Sądu Okręgowego Udzielenie zatem żądanej informacji wymaga zaangażowania co najmniej kilku osób na okres wielu dni, co niewątpliwie wiąże się z koniecznością poniesienia określonych środków finansowych i organizacyjnych trudnych do pogodzenia

z bieżącymi działaniami sądu. Zdaniem organu, w realiach przedmiotowej sprawy, wobec treści żądania skarżącego, zasadne jest stwierdzenie, że żądana informacja ma charakter informacji przetworzonej.

Zdaniem skarżącego, objęte wnioskiem z dnia [...] r. informacje nie stanowią informacji publicznej przetworzonej, ich udostępnienie bowiem ma polegać jedynie na udostępnieniu danych, które Sąd posiada. Podanie informacji o konkretnych, oznaczonych sygnaturami, sprawach, czy znajdują się one w Archiwum Sądu, czy też ustalenie sygnatur spraw i wyszukanie akt postępowań

z udziałem W. P. i E. P., B. P. i E. P., nie wymaga dokonania przez pracowników Archiwum Sądu Okręgowego analizy poszczególnych spraw, ale analizy odpowiednich wykazów, a zatem wykonania czynności technicznych. W związku z którymi nie powstanie nowa informacja.

W ocenie Sądu, udzielenie żądanej przez skarżącego (i pozostałych wnioskodawców) informacji publicznej nie wymagało od organu (Sądu) podjęcia takich czynności, które przesądzały by o "przetworzonym" charakterze tej informacji.

Nie sposób zaakceptować stanowiska organów, że wyszukanie informacji

o sprawach, które wskazał wnioskodawca, wymagać będzie kwerendy urządzeń ewidencyjnych wielu wydziałów cywilnych Sądów Rejonowych i dodatkowych, złożonych czynności pracowników sądu oraz dezorganizacji pracy danego wydziału. Wnioskodawcy wskazując konkretne sygnatury akt spraw, zwrócili się wyłącznie

z zapytaniem, czy akta te znajdują się w Międzyzakładowym Archiwum Sądu Okręgowego, czy też zostały przekazane do Archiwum Państwowego Odpowiedź zatem na tak postawione pytanie wymagała najpierw sprawdzenia odpowiedniego repertorium (np. Ns, C), gdzie w rubryce "Uwagi" każdej sprawy, wpisywane są informacje o zdaniu tych akt do Archiwum sądowego, jak też ewentualnie o połączeniu sprawy z inną sprawą, czy też o przekazaniu, wypożyczeniu akt. Następnie, w przypadku zdania konkretnej sprawy do Archiwum Zakładowego, aby ustalić czy została przekazana do Archiwum Państwowego, należało sięgnąć do odpowiednich spisów zdawczo-odbiorczych, tworzonych rocznikami spraw przekazywanych. W spisach tych ujęta jest sygnatura i dane przynajmniej powoda (wnioskodawcy, skarżącego). Opisane czynności dotyczyłyby kilkunastu tylko spraw, a zatem trudno uznać, że ich wykonanie wymagałoby na tyle zwiększonego nakładu pracy i środków, iż utworzenie takiego zbioru informacji prostych należy traktować jako informację przetworzoną. Poza tym istotną wskazówką dla Sądu, w kwestii ustalenia, czy dane akta powinny jeszcze znajdować się w Archiwum (i w którym), czy też podlegały zniszczeniu, są przepisy dotyczące okresu przechowywania spraw określonych kategorii. Aktualne rozporządzenie Ministrach Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz.U. 2004 r. Nr 46, poz. 443), w rozdziale przepisy przejściowe i końcowe, określa w § 31, że akta spraw o rozwód zakończonych do dnia [...] r. zaliczonych do kategorii A na podstawie przepisów obowiązujących do tego dnia, z wyłączeniem akt spraw zakończonych przed dniem [...] r. oraz zakończonych w roku: [...] zostają zaliczone do kategorii B i przechowuje się je przez okres 30 lat. W § 32 ustalono, że akta zakończonych do dnia 18 grudnia 1975 r. spraw: ze stosunków rodzinnych z wyłączeniem spraw o rozwód; spadkowych i o własność nieruchomości i prawa rzeczowe ograniczone na nieruchomościach, niezaliczone do kategorii A na podstawie przepisów obowiązujących po tym dniu, zostają zaliczone do kategorii A i przechowuje się je przez okres 50 lat.

Ponadto jak wyjaśnił skarżący, w oparciu o ówcześnie obowiązujące przepisy rozporządzenia w sprawie okresów przechowywania i warunków niszczenia akt sądowych lub ich przekazywania archiwom państwowym sprawy o zaprzeczenie lub ustalenie ojcostwa zaliczane były do kategorii archiwalnej A, a zatem po upływie

50 lat, winny być przekazane do archiwum państwowego.

Jest to na pewno istotna informacja w przypadku sprawy [...]

o zaprzeczenie ojcostwa, co do której organ udzielił stronie informacji, iż została wybrakowana, a pomimo żądania strony nie udostępnił kopii protokołu zniszczenia tych akt.

Zdaniem Sądu, organ I instancji, w tym postępowaniu, wykazał się pewną niedbałością w czynnościach, zarówno w kwestii powyżej wskazanej sprawy, jak

i sprawy o rozwód [...] , co do której w ogóle nie udzielił żadnej informacji, pomimo wskazania i sygnatury i stron postępowania. Poza tym Sąd dopatrzył się również pewnej niekonsekwencji w działaniu organu. Jak wynika z oświadczenia skarżącego, część informacji odnośnie wskazanych we wniosku spraw została skarżącemu (wnioskodawcom) udzielona jako informacja prosta (np. dot. akt

[...]), podano też stronie inne, nowe sprawy dotyczące wskazanych we wniosku osób. Z kolei część informacji o sprawach, objętych żądaniem strony, została udzielona już po wydaniu przez organ I instancji decyzji o odmowie udzielenia informacji publicznej co do tych spraw (np. [...] ), ustalono też kolejne sygnatury spraw dotyczących osób opisanych we wniosku inicjującym to postępowanie. Co do pozostałych spraw, jak już powyżej wskazano, organ uznał,

że ze względu na trudności organizacyjno-techniczne, są one informacją przetworzoną.

Organ II instancji nie odniósł się w swojej decyzji do opisanych rozbieżności w postępowaniu organu I instancji, jak też w zasadzie nie wyjaśnił z jakich powodów co do jednych spraw o konkretnej sygnaturze udzielenie informacji było możliwe

w prosty sposób, na podstawie odpowiedniego wykazu rzeczowego akt, zaś co do innych spraw oznaczonych sygnaturami, zaistniała konieczność wykazania szczególnego ich znaczenia dla interesu publicznego.

Takie niekonsekwentne postępowanie organu I instancji uchybia zasadom postępowania administracyjnego określonym w art. 7 i 8 Kpa, co słusznie podniósł skarżący w niniejszej skardze, zaś uzasadnienie organu II instancji nie spełnia wymogów z art. 107 § 3 Kpa.

Odnosząc się do kolejnego żądania z wniosku skarżącego, dotyczącego ustalenia sygnatur innych spraw z udziałem osób W. P. i E. P. B. P. i E. P., udzielenie tej informacji również- zdaniem Sądu - nie wymagało dokonania przez pracowników Archiwum Sądu Okręgowego skomplikowanej czynności analizy poszczególnych spraw, lecz sięgnięcia do protokołów zdawczo – odbiorczych akt zdawanych do Archiwum sądowego. Jak już powyżej Sąd wskazał, protokoły takie zawierają oznaczenie strony inicjującej dane postępowanie sądowe i są posegregowane rocznikami spraw, które były zdawane przez poszczególne wydziały w danym okresie.

Podobnie rzecz się ma z zapytaniem strony, czy toczyła się sprawa

o zaprzeczenie ojcostwa W. P. nad B. P. z powództwa bądź W. P. bądź właściwego Prokuratora. Ustalenie sprawy wymagało sięgnięcia do skorowidzów spraw zarejestrowanych i prowadzonych przez właściwy dla tej kategorii spraw sąd i wydział. Wskazać należy, że urządzenia ewidencyjne sądów powszechnych podlegają również archiwizacji. Poza tym określenie przez wnioskodawców przedmiotu sprawy pozwala ustalić właściwy do rozpoznania sprawy sąd i wydział, a wskazanie ewentualnych stron (W. P. lub Prokurator) inicjujących postępowanie o zaprzeczenie ojcostwa umożliwia odnalezienie sprawy w alfabetycznym skorowidzu spraw prowadzonym według strony inicjującej postępowanie.

Z powyższych względów, Sąd uznał, że wniosek z dnia [...] r., nie zawiera żądania udzielenia informacji "przetworzonej", które implikowałoby organ do oceny, czy wnioskodawca wykazał dostatecznie usprawiedliwione żądanie do udzielenia mu informacji przetworzonej, w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego. Dlatego też zobowiązanie strony do wykazania szczególnego interesu publicznego uzasadniającego wytworzenie tej informacji było nieuzasadnione. Z tego też powodu Sąd odstąpił od oceny rozważań organów nad zagadnieniem "szczególnego interesu publicznego" w tej sprawie.

Stanowisko Sądu odnośnie pojęcia "informacja przetworzona" w kontekście niniejszej sprawy, znajduje swoje oparcie w orzecznictwie sądów administracyjnych i literaturze prawa.

Podkreślić należy, że ustawodawca używając w art. 3 ust. 1 pojęcia "informacja przetworzona" nie zawarł równocześnie w ustawie jego legalnej definicji, konieczne więc było jej utworzenie na gruncie orzecznictwa i doktryny. Sąd orzekający w niniejszej sprawie podziela ukształtowany pogląd, że informacją prostą a nie przetworzoną jest informacja, którą podmiot zobowiązany może udostępnić

w takiej formie w jakiej ją posiada, przy czym jej wyodrębnienie ze zbiorów informacji (rejestrów, zbiorów dokumentów, akt postępowań), nie jest związane

z koniecznością poniesienia pewnych kosztów osobowych lub finansowych trudnych do pogodzenia z bieżącymi działaniami zobowiązanego do udzielenia informacji podmiotu. Informacja prosta nie zmienia się w informację przetworzoną poprzez proces przekształcenia. Za informację przetworzoną należy uznać zatem taką jaka, w zasadzie, w chwili złożenia wniosku nie istnieje. Jej wytworzenie wymaga przeprowadzenia przez podmiot zobowiązany pewnych czynności analitycznych, organizacyjnych i intelektualnych w oparciu o posiadane informacje proste. Informacja przetworzona będzie więc informacją, która została przygotowana specjalnie dla wnioskodawcy według podanych przez niego kryteriów (np. w formie tabelki). Wykaz taki byłby specjalnie stworzony na potrzeby wnioskodawcy według jego żądania (por. wyrok WSA w Warszawie z dnia 9 lipca 2010 r., II SA/Wa 1942/09). Natomiast takie czynności organu, jak np. zgromadzenie tych dokumentów, ich selekcja, analiza pod względem treści, są zwykłymi zabiegami związanymi z rozpatrywaniem wniosku o udzielenie informacji publicznej i nie noszą cech przetworzonej informacji.

Reasumując, informacja przetworzona jest jakościowo nową informacją, nieistniejącą dotychczas w przyjętej treści i postaci (por. wyrok NSA sygn. I OSK 2407/12 z dnia 9 stycznia 2013 r., wyrok WSA w Warszawie sygn. II SA/Wa 648/12 z dnia 5 czerwca 2012 r., publ. Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych, orzeczenia.nsa.gov.pl).

Takiego charakteru z całą pewnością nie można przypisać informacji

o konkretnych aktach spraw sądowych, której udzielenia domagał się skarżący.

Jak wynika z uzasadnienia decyzji organu I instancji - żądane w tej sprawie informacje wymagają przejrzenia istniejącego zbioru informacji (urządzeń ewidencyjnych sądu) i wyodrębnienia z niego danych interesujących skarżącego, według wskazanych przez niego kryteriów. Poza tym należy wskazać, że nawet jeśli przyjąć ową czynność za bardzo pracochłonną i wymagającą dużych nakładów pracy i finansowych, co ewentualnie uzasadniałoby uznanie informacji za "przetworzoną", to organy orzekające w tej sprawie w żaden sposób nie wykazały, nawet orientacyjnie, jaki to byłby mniej więcej okres czasu niezbędny do wykonania tych czynności i z jakimi wiązałoby się to kosztami i z jakim, zwiększonym nakładem pracy.

Z uwagi na powyższe okoliczności Sąd stwierdził, że uznanie organów obu instancji, iż wniosek S. P. A. P. i K. P. dotyczy informacji publicznej przetworzonej i jako taki wymagał wykazania przez nich istnienia interesu publicznego, co z kolei stało się podstawą do odmowy udzielenia wnioskowanej informacji publicznej, stanowiło naruszenie art. 3 ust. 1

pkt 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej oraz art. 2 ustawy, mającym wpływ na wynik sprawy. Zarzuty skargi okazały się zatem zasadne.

Przy ponownym rozpatrywaniu sprawy Prezes Sądu Okręgowego

będzie zobowiązany rozpoznać przedmiotowy wniosek zgodnie

z przedstawioną wyżej interpretacją przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Niezależnie od powyższego wyjaśnić dodatkowo należy, że w przypadku gdy organ nie jest w posiadaniu informacji, o którą wnosi strona, jak to wskazał

w uzasadnieniu organ II instancji, to powiadomienie o tym fakcie wnioskodawcy następuje w formie czynności materialno – technicznej. Nieposiadanie żądanej informacji publicznej, w żadnym wypadku nie upoważnia organu do wydania decyzji odmownej, bowiem odmowa w formie decyzji administracyjnej dotyczy jedynie informacji będącej w posiadaniu organu, jeżeli jej udostępnieniu stoją na przeszkodzie przepisy prawa. Również w sytuacji, gdy wnioskodawca żąda udzielenia informacji publicznych, w stosunku do których tryb dostępu odbywa się na odrębnych zasadach np. według przepisów kodeksu postępowania cywilnego, czy karnego, w przypadku żądania wglądu do akt swojej sprawy, to organ nie ma obowiązku wydawania decyzji o odmowie udzielenia informacji, lecz jedynie zawiadamia wnoszącego, że żądane dane podlegają udostępnieniu w odrębnym trybie.

W tym stanie rzeczy, zaskarżoną decyzję, jak i decyzję ją poprzedzającą należało uchylić na mocy art. 145 § 1 pkt 1 lit. a i c P.p.s.a. W sprawie kosztów Sąd orzekł na podstawie art. 200 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.