Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Joanna Kube, Sędzia WSA Ewa Marcinkowska (spr.), Sędzia WSA Tomasz Szmydt, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 11 marca 2021 r. sprawy ze skargi I. N. na postanowienie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] lipca 2020 r. nr [...] w przedmiocie odmowy wydania kserokopii dokumentów z akt sprawy 1. uchyla zaskarżone postanowienie; 2. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącej I. N. kwotę 100 (sto) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwany dalej Prezesem UODO) postanowieniem z dnia [...] lipca 2020 r. nr [...], działając na podstawie art. 74 § 2 w zw. z art. 73 § 1 i § 1a K.p.a., odmówił uwzględnienia wniosku I.N. o wydanie kopii dokumentów z akt sprawy o sygn. akt [...].

W uzasadnieniu postanowienia organ wyjaśnił, że prowadzi postępowanie administracyjne w sprawie skargi I.N. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania przez Komendanta Głównego Policji jej danych osobowych przetwarzanych w Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców.

W dniu [...] czerwca 2020 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynął wniosek skarżącej, w którym wniosła o przesłanie kserokopii zapytania skierowanego przez Prezesa UODO do Komendanta Głównego Policji, jak również materiału dowodowego dostarczonego do Prezesa UODO przez Komendanta Głównego Policji będącego odpowiedzią na zapytanie organu nadzorczego. We wniosku skarżąca wskazała, że pilnie występuje o wydanie kserokopii ww. dokumentów ze względu na śledztwo prowadzone przez Prokuraturę Rejonową w P. pod sygnaturą akt sprawy [...].

Powołując przepisy art. 73 § 1 i § 1a K.p.a. oraz art. 10 § 1 K.p.a. Prezes UODO wyjaśnił, że prawo do zapoznania się z treścią dokumentów znajdujących się w aktach sprawy nie oznacza, by organ administracji zobowiązany był do przesyłania zgromadzonych dokumentów do miejsca zamieszkania bądź siedziby podmiotu żądającego ich doręczenia. W ocenie Prezesa UODO przepis art. 73 § 1 K.p.a. obliguje organ administracji wyłącznie do umożliwienia stronie realizacji wskazanych w nim uprawnień, ich realizację pozostawiając jednakże stronie. Ustawodawca, przyznając stronie prawo do przeglądania akt sprawy, jednocześnie precyzyjnie ustalił bowiem, poprzez jakie działania może ona realizować to prawo, tj. poprzez umożliwienie zapoznania się z treścią znajdujących się w aktach dokumentów, jak również utrwalenia na własny użytek zawartych w nich wiadomości. Również w literaturze podnosi się, że strona zapoznaje się z aktami sprawy w siedzibie organu.

Zdaniem Prezesa UODO, organ administracji publicznej ma jedynie obowiązek umożliwić stronie realizację tych uprawnień, czyli powinien zapewnić jej dostęp do akt, a powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Prezes UODO podkreślił jednocześnie, że przepis art. 73 § 2 K.p.a. wskazuje, że strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione jej ważnym interesem. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego prezentowane jest stanowisko, że strona, żądając doręczenia uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, ma obowiązek wykazać w tym swój ważny interes, a organ – rozpatrując takie żądanie – dokonuje własnej oceny, czy w danej sprawie ze względu na okoliczność prowadzonego postępowania lub ze względu na potrzeby strony zaistniał ważny interes strony.

W ocenie Prezesa UODO powyższe oznacza, że żądanie musi być sprecyzowane w stopniu, co najmniej umożliwiającym organowi ocenę jego zasadności dla potrzeb rozstrzygnięcia.

Tymczasem, zdaniem organu, skarżąca we wniosku nie wykazała istnienia "ważnego interesu strony" poprzestając na wskazaniu jedynie, że zawiadomienie o możliwości naruszenia ochrony jej danych osobowych zostało zgłoszone do Prokuratury Rejonowej w P. i wszczęciu śledztwa przez ww. prokuraturę w sprawie przekroczenia uprawnień przez funkcjonariusza publicznego. Organ zaznaczył jednocześnie, że zgodnie z art. 32 K.p.a. strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Prezes UODO wyjaśnił dalej, że skarżąca w celu realizacji uprawnień określonych w art. 73 K.p.a., może ustanowić pełnomocnika, który działając w jej imieniu, zapozna się z aktami sprawy w siedzibie organu oraz sporządzi z nich notatki lub kopie.

A zatem, zdaniem organu, skarżąca ma prawo do zapoznania się z aktami sprawy na każdym etapie postępowania, także po jego zakończeniu, jednakże jest to możliwe w siedzibie organu.

W obszernej skardze na postanowienie Prezesa UODO z dnia [...] lipca 2020 r. I.N. zarzuciła organowi naruszenie przepisów mających istotny wpływ na treść rozstrzygnięcia, tj.:

– art. 2, art. 32, art. 51 ust. 3 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej

– art. 6 - 7a, art. 8-12 w związku z art. 73 K.p.a.,

– art. 73 § 1 K.p.a. oraz art. 74 § 2 K.p.a.,

– art. 15zzzzzn pkt 2) ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374).

W związku z ww. zarzutami skarżąca wniosła o uchylenie w całości zaskarżonego postanowienia Prezesa UODO z dnia [...] lipca 2020 r. oraz, w przypadku uznania skargi, zasądzenie od organu na rzecz skarżącej kwoty 100 złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.

W uzasadnieniu skargi skarżąca opisała czynności dokonywane w postępowaniu w systemie elektronicznym ePUAP. Wyjaśniła też, że [...] czerwca 2020 r., również poprzez ePUAP, zwróciła się do Prezesa UODO z wnioskiem o udostępnienie kopii akt sprawy w postaci kopii następujących dokumentów: wystąpienia Prezesa UODO do Komendanta Głównego Policji z dnia [...] czerwca 2020 r. w celu uzyskania wyjaśnień w sprawie przedstawionych w skardze zarzutów oraz odpowiedzi Komendanta Głównego Policji na ww. wystąpienie. Jako sposób przesłania kopii ww. dokumentów wskazała system teleinformatyczny ePUAP.

Wyjaśniła nadto, że w tym samym dniu, po rozmowie telefonicznej z pracownikiem UODO, uzupełniła złożony wniosek o udostępnienie kopii akt sprawy o argumenty związane z podstawą żądania. Jednak postanowieniem z dnia [...] lipca 2020 r. Prezes UODO odmówił wydania żądanych dokumentów.

Skarżąca powołała się na uchwałę Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 października 2018 r. sygn. akt I OPS 1/18 podkreślając, iż NSA rozstrzygnął w niej, że w ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 K.p.a. mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy.

Przytoczyła nadto szereg cytatów z literatury oraz z orzecznictwa sądowoadministracyjnego na potwierdzenie swojego stanowiska.

Skarżąca zaznaczyła też, że wniosła o udostępnienie kopii dokumentów znajdujących się w aktach sprawy, bez ich uwierzytelnia, tj. zgodnie z zapisem art. 73 § 1 K.p.a., a więc przepis art. 73 § 2 K.p.a. nie znajduje w sprawie zastosowania. Niezrozumiałym jest zatem dla skarżącej przytoczenie w treści postanowienia przepisu art. 73 § 2 K.p.a. oraz podniesienie, że nie wykazała istnienia ważnego interesu.

I.N. wyjaśniła jednocześnie, że kopie dwóch dokumentów potrzebne jej są do przedłożenia w Prokuraturze Rejonowej w P., prowadzącej śledztwo w sprawie przekroczenia uprawnień przez funkcjonariusza publicznego - funkcjonariusza [...] Komisariatu Policji w L., polegającego na pozyskaniu w sposób nieuprawniony i udostępnienia jej danych osobowych i działania przez to na jej szkodę, tj. o czyn z art. 231 § 1 kk. We wniosku o kopie akt prosiła jedynie o potraktowanie sprawy jako pilnej, tj. udostępnienie jej kopii dokumentów bez zbędnej zwłoki, co biorąc pod uwagę zakres żądania (dwa dokumenty) oraz sposób przekazania (ePUAP) znajduje swoje uzasadnienie.

Odnosząc się do sugestii organu w zakresie ustanowienia pełnomocnika, skarżąca stwierdziła, że byłoby to czynnością zbędną, która dodatkowo naraziłaby ją na niepotrzebne koszty.

W odpowiedzi na skargę Prezes UODO wniósł o jej oddalenie w całości, podtrzymując argumentację przedstawioną w zaskarżonym postanowieniu.

Prezes UODO poinformował jednocześnie, że skarżąca wykonała przysługujące jej prawa określone w art. 73 § 1 K.p.a. poprzez stawienie się osobiście w siedzibie organu oraz wykonanie fotokopii wybranych kart z akt sprawy o sygn. [...] w dniu [...] lipca 2020 r. Skarżącej została udostępniona do wglądu całość akt sprawy, a akta powyższej sprawy w całości prowadzone są w formie papierowej. W związku z powyższym zarzuty naruszenia art. 6 - 7a, art. 8-12 K.p.a. oraz art. 2. art. 32, art. 51 ust. 3 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej organ uznał za bezzasadne.

Odnosząc się do kwestii umożliwienia stronie przeglądania akt w swoim systemie teleinformatycznym, Prezes UODO zaznaczył, że przepis art. 73 § 3 K.p.a. nie nakłada na organ obowiązku udostępnienia akt w takim systemie, nie wskazuje w sposób wyraźny na przesłanki obligujące organ do takiego działania. Daje on natomiast dodatkową możliwość komunikowania się ze stroną dla organu dysponującego zapleczem technicznym i odpowiednimi środkami.

Skarżąca w piśmie procesowym z dnia [...] sierpnia 2020 r. podtrzymała zarzuty skargi. Odnosząc się do odpowiedzi na skargę oraz zawartej w niej informacji organu, że w dniu [...] lipca 2020 r. zapoznała się w siedzibie organy z aktami sprawy skarżąca podkreśliła, że skarga odnosi się do stanu faktycznego i prawnego na dzień wydania postanowienia z dnia [...] lipca 2020 r. Zaznaczyła jednocześnie, że jej osobista wizyta w siedzibie organu była spowodowania odmową wydania jej kserokopii wnioskowanych dokumentów. W sytuacji zatem, kiedy najpierw doszło do odmowy wydania stronie kserokopii akt, a następnie na jej skutek strona zapoznała się osobiście z aktami argument, iż nie doszło do naruszenia zarzucanych w skardze przepisów jest chybiony.

Skarżąca przypomniała, że jako sposób udostępnienia jej kopii wybranych dwóch dokumentów z akt sprawy wskazała system ePUAP. Zaznaczyła, że w polskim porządku prawnym od 9 czerwca 2011 r. istnieje możliwość załatwienia sprawy administracyjnej przy pomocy profilu zaufanego ePUAP (przy wykorzystaniu sieci internetowej), bez konieczności osobistego stawiennictwa w urzędzie lub pośrednictwa operatora pocztowego. Przywołała nadto przepisy art. 14 i art. 73 § 3 K.p.a.

W ocenie skarżącej przepis art. 73 § 3 K.p.a. powinien być rozumiany nie jako ograniczenie, ale jako uzupełnienie dyspozycji art. 73 § 1a K.p.a. Innym słowy, organ jest zobowiązany do udostępnienia stronie całości akt sprawy, w tym dokumentów elektronicznych. Oznacza to konieczność stworzenia warunków technicznych pozwalających stronie na zapoznanie się w siedzibie organu z treścią dokumentów elektronicznych włączonych do akt sprawy. Organ może także, zgodnie z dyspozycja art. 73 § 3 K.p.a., zapewnić stronie dostęp do dokumentów elektronicznych w swoim systemie teleinformatycznym.

Skarżąca ponownie też podkreśliła, że nie wnioskowała o wydanie uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy, a tym samym nie wnioskowała o dokonanie czynności przewidzianych w art. 73 § 2 K.p.a.

Wskazała też na przepis art. 15zzzzzn pkt 2) ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych podkreślając, że przepis ten przewiduje konkretne rozwiązania związane z relacją strona – organ, wpływające na usprawnienie postepowania, pozwalając stronie uzyskać dokumenty z akt sprawy i przeprowadzić czynność procesową bez konieczności wizyty w urzędzie co koreluje z art. 12 § 1, art. 14 § 1, art. 35 § 1 oraz art. 391 § 1 K.pa.

Skarżąca zgodziła się jednocześnie ze stwierdzeniem organu, że udostępnienie stronie akt sprawy lub poszczególnych dokumentów stanowiących akta sprawy również za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest uprawnieniem organu. Jednakże, w ocenie skarżącej uprawnienie to, w sytuacji gdy strona spełni nałożone na nią przepisami prawa wymogi, staje się obowiązkiem organu.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Skarga jest zasadna.

Przedmiotem kontroli Sądu jest postanowienie Prezesa UODO z dnia [...] lipca 2020 r. o odmowie wydania kopii dokumentów z akt sprawy administracyjnej.

Zgodnie z art. 73 K.p.a. strona ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania (§ 1). Czynności określone w § 1 są dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu (§ 1a). Strona może żądać uwierzytelnienia odpisów lub kopii akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony (§ 2). Organ administracji publicznej może zapewnić stronie dokonanie czynności, o których mowa w § 1, w swoim systemie teleinformatycznym, po uwierzytelnieniu strony w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (§ 3).

Analizowany przepis wywoływał rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych. Obok poglądów zaprezentowanych przez organ w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia, funkcjonował również pogląd, że prawo strony w zakresie dostępu do akt należy rozumieć szeroko, a więc nie tylko jako prawo wglądu do akt i osobistego sporządzania notatek, odpisów oraz kopii, ale także jako uprawnienie uzyskania kserokopii z akt sprawy, wykonanych przez organ administracji za zwrotem związanych z tym kosztów. Powyższa regulacja ma bowiem za zadanie zapewnić rzeczywiste funkcjonowanie zasady jawności postępowania wobec strony, a na tej zasadzie opiera się konstrukcja zasady czynnego udziału strony, co z kolei służy realizacji zasad prawdy obiektywnej i pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa.

Naczelny Sąd Administracyjny rozstrzygnął te rozbieżności podejmując w dniu 8 października 2018 r. w składzie siedmiu sędziów uchwałę o sygn. akt I OPS 1/18 (publ. CBOSA), w której stwierdził, że "W ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2017 r., poz. 1257 ze zm.) mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy."

Sąd w składzie orzekającym związany jest poglądem przedstawionym we wskazanej uchwale i pogląd ten podziela.

Z uzasadnienia uchwały wynika, że dostęp do akt bez możliwości utrwalenia ich treści nie tworzy gwarancji obrony zgodnej z art. 51 ust. 3 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, ani uszczegóławiającymi ją elementami wynikającymi z zasad prawa administracyjnego. Za słuszne Naczelny Sąd Administracyjny uznał także stanowisko dopuszczające wykorzystanie współczesnych technicznych możliwości, nieznanych w dacie uchwalania Kodeksu postępowania administracyjnego, do sporządzania notatek, odpisów i kopii z akt administracyjnych w ramach przepisu art. 73 § 1 K.p.a. Rozwój technologiczny sprzyja w niniejszym przypadku obywatelowi, pozwala bowiem na bardziej sprawne i efektywne kontakty z administracją. Jest to szczególnie ważne przy tak szybkim tempie rozwoju otaczającego świata. W tym celu mogą być użyte, zatem wszelkie urządzenia służące do zapisywania materiałów, w tym skanery, cyfrowe aparaty fotograficzne, kopiarki, pod warunkiem, że nie zniszczą struktury utrwalanych dokumentów.

W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, dokonując interpretacji przepisu art. 73 § 1 K.p.a., mieć należy również na względzie, że odmowa udostępnienia stronom urządzeń pozostających na wyposażeniu organu stawia w gorszym położeniu osoby o niższym statusie materialnym, których na takie urządzenia nie stać bądź też osoby, które z racji wieku lub ułomności np. fizycznych, nie mogą samodzielnie z nich skorzystać. Także z tego względu omawiane ograniczenie w dostępie do akt pozostawałoby, więc w sprzeczności z art. 32 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, naruszając również zasady sprawiedliwości społecznej, których gwarantem jest art. 2 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej.

Jednocześnie Naczelny Sąd Administracyjny wskazał na kwestie ponoszenia kosztów sporządzania kopii dokumentacji, jak również na ewentualne przyczyny odmowy jej udostępnienia. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, przepis art. 262 § 1 pkt 2 K.p.a. stanowi podstawę do obciążenia strony kosztami sporządzenia kopii dokumentacji, gdyż mieszczą się one w kosztach postępowania administracyjnego poniesionych na jej żądanie. Koszty te nie pozostają bowiem w bezpośrednim związku z rozstrzygnięciem sprawy, a tylko przez ten pryzmat odczytywać należy ustawowe obowiązki organu, o których mowa w tym przepisie, co w konsekwencji wyklucza obciążenie nimi organu.

Odmowa uwzględnienia wniosku strony o sporządzenie kserokopii z akt mogłaby nastąpić jedynie, gdyby organ wykazał konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania. Tylko więc w sytuacjach wymagających większego organizacyjnego zaangażowania ze strony pracowników organu, dopuszczalne byłoby wyznaczenie stronie określonych warunków realizacji wniosku w przedmiocie sporządzenia kserokopii dokumentów.

Oczywiście odmowa wydania kopii z akt sprawy może być też usprawiedliwiona w sytuacji, gdy strona w sposób oczywisty i świadomy nadużywa prawa wynikającego z art. 73 § 1 K.p.a. Takie rozumienie art. 73 § 1 K.p.a. nie oznacza zatem bezwzględnego związania organu żądaniem strony o wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy, lecz wprowadza ograniczenia mające wykluczyć nieuzasadnioną odmowę załatwienia wniosku w tym przedmiocie.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt niniejszej sprawy wskazać należy, że w zaskarżonym postanowieniu organ odmowę wydania stronie kopii dokumentów z akt sprawy oparł na błędnej wykładni art. 73 § 1 K.p.a. uznając, że prawo do zapoznania się z treścią dokumentów znajdujących się w aktach sprawy nie oznacza, by organ administracji zobowiązany był do przesyłania zgromadzonych dokumentów do miejsca zamieszkania bądź siedziby podmiotu żądającego ich doręczenia. W ocenie Prezesa UODO przepis art. 73 § 1 K.p.a. obliguje organ administracji wyłącznie do umożliwienia stronie realizacji wskazanych w nim uprawnień, ich realizację pozostawiając jednakże stronie. Ustawodawca, przyznając stronie prawo do przeglądania akt sprawy, jednocześnie precyzyjnie ustalił bowiem, poprzez jakie działania może ona realizować to prawo, tj. poprzez umożliwienie zapoznania się z treścią znajdujących się w aktach dokumentów, jak również utrwalenia na własny użytek zawartych w nich wiadomości.

Stanowisko zajęte przez organ w zaskarżonym postanowieniu nie uwzględnia wykładni art. 73 § 1 K.p.a. dokonanej przez Naczelny Sąd Administracyjny w powołanej wyżej uchwale z dnia 8 października 2018 r. sygn. akt I OPS 1/18. Nie zostały przy tym wskazane przez organ w zaskarżonym postanowieniu jakiekolwiek przeszkody związane z udostępnieniem kopii dokumentów w systemie teleinformatycznym, uniemożliwiające uwzględnienie żądania skarżącej.

Zawarte przez organ w zaskarżonym postanowieniu rozważania dotyczące art. 73 § 2 K.p.a., nie odnoszą się natomiast do meritum niniejszej sprawy, gdyż skarżąca nie wnosiła o wydanie uwierzytelnionych kopi dokumentów z akt sprawy. Jako podstawę prawną wniosku z dnia [...] czerwca 2020 r. o udostępnienie kopii dokumentów skarżąca wskazała art. 73 § 1 i 3 K.p.a.

Należy w tym kontekście zwrócić uwagę na tezę zawartą w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 14 lipca 2020 r. sygn. akt I OSK 2552/19 (publ. CBOS), iż z treści art. 73 § 3 K.p.a. nie wynika obowiązek organu administracyjnego przekształcania akt administracyjnych sprawy lub ich części (poszczególnych dokumentów) prowadzonych w postaci papierowej do postaci cyfrowej w celu ich udostępnienia stronie w tej formie, jak również obowiązek ich udostępniania w ogóle za pomocą jakichkolwiek środków komunikacji elektronicznej (np. poczty elektronicznej), lecz tylko za pośrednictwem własnego sytemu teleinformatycznego. Nie oznacza to jednak, że organ może odmówić stronie powyższego sposobu wglądu do akt sprawy, nie uzasadniając w sposób dostateczny swojego stanowiska w tym zakresie. Organ odmawiając stronie udostępnienia wglądu do akt sprawy w formie określonej w art. 73 § 3 K.p.a., przede wszystkim ma obowiązek podania, czy posiada własny system teleinformatyczny, a w konsekwencji techniczną możliwość zapewnienia stronie elektronicznego dostępu do akt sprawy w takim systemie oraz czy akta danej sprawy są w tym systemie prowadzone. W przypadku, gdy ww. wymogi są spełnione, w uzasadnieniu rozstrzygnięcia winien wykazać, dlaczego - mimo potencjalnej możliwości zapewnienia stronie dokonania czynności określonych w art. 73 § 1 K.p.a. w omawianej elektronicznej formie - odmawia stronie realizacji przysługującego jej prawa. Przy czym organ takie rozstrzygnięcie musi uzasadnić dostatecznie zindywidualizowanymi przesłankami, w taki sposób, aby nie można mu było zarzucić dowolności.

W uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia organ w żaden sposób nie ustosunkował się do wniosku skarżącej o udostępnienie wnioskowanych kopii dokumentów za pomocą posiadanego systemu teleinformatycznego.

Powołana natomiast przez Prezesa UODO w odpowiedzi na skargę okoliczność, iż skarżąca w dniu [...] lipca 2020 r. skorzystała z przysługującego jej prawa określonego w art. 73 § 1 K.p.a. poprzez stawienie się osobiście w siedzibie organu oraz wykonanie fotokopii wybranych kart z akt sprawy o sygn. [...] nie mogła mieć wpływu na ocenę prawidłowości zaskarżonego postanowienia.

Sąd administracyjny dokonuje bowiem oceny legalności zaskarżonego postanowienia, biorąc pod uwagę stan faktyczny i prawny istniejący na dzień jego wydania. Ocena legalności zaskarżonego postanowienia polegała więc na zbadaniu, czy Prezes UODO w dniu wydania tego postanowienia miał prawo rozstrzygnąć o wniosku skarżącej w dokonany przez siebie sposób. Innymi słowy, czy w stanie faktycznym i prawnym istniejącym w dniu wydania postanowienia, Prezes UODO mógł odmówić wydania kopii dokumentów z akt sprawy za pomocą systemu teleinformatycznego z powołaniem się na argumentację przywołaną w uzasadnieniu postanowienia.

Ponownie rozpoznając wniosek skarżącej z dnia [...] czerwca 2020 r. o udostępnienie dokumentów z akt sprawy w formie nieuwierzytelnionych kopii w systemie teleinformatycznym organ uwzględni powyższe wskazówki Sądu i o ile nie wystąpią przeszkody uniemożliwiające uwzględnienie żądania strony, organ zobligowany będzie do pozytywnego ustosunkowania do tego wniosku.

Organ rozpoznając wniosek skarżącej powinien mieć na względzie także obowiązującą aktualnie regulację szczególną związaną z ogłoszonym na terenie naszego kraju w dniu 20 marca 2020 r. stanem epidemii wprowadzoną w art. 15zzzzzn pkt 2) ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U z 2020 r. poz. 374 ze zm.), zgodnie z którą w okresie stany zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, w szczególności, gdy urząd administracji obsługujący organ administracji publicznej wykonuje zadania w sposób wyłączający bezpośrednią obsługę interesantów, organ administracji publicznej może zapewnić stronie udostępnienie akt sprawy lub poszczególnych dokumentów stanowiących akta sprawy również za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną na adres wskazany w rejestrze danych kontaktowych, o którym mowa w art. 20j ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub inny adres elektroniczny wskazany przez stron.

Mając powyższe na względzie, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c P.p.s.a. uchylił zaskarżone postanowienie uznając, że narusza ono przepisy postępowania, tj. art. 73 § 1 i 3 K.p.a., w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy. O kosztach postępowania obejmujących uiszczony wpis sądowy, Sąd postanowił w oparciu o art. 200 i art. 205 § 1 P.p.s.a.