Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący sędzia WSA Łukasz Krzycki (spr.), Sędziowie sędzia WSA Leszek Kobylski, sędzia WSA Iwona Owsińska-Gwiazda, Protokolant sekr. sąd. Marek Lubasiński, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 13 lipca 2016 r. sprawy ze skargi I. H. na decyzję Wojewody [...] z dnia [...] lutego 2016 r. nr [...] w przedmiocie odmowy udostępnienia aktów stanu cywilnego oddala skargę

Zaskarżonym aktem Wojewoda [...] utrzymał w mocy, na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2016 r., poz. 23 ze zm.), zwanej dalej "K.p.a.", decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego [...] z [...] grudnia 2015 r., w części w jakiej odmówiono nią udostępnienia p. I. H., zwanej dalej "Wnioskodawcą", aktów małżeństwa i aktów zgonu, sporządzonych w latach 1916-1934 w parafii J., w celu sfotografowania, dla potrzeb własnych poszukiwań genealogicznych oraz przekazania zdjęć P., które miałoby je umieścić na ogólnie dostępnej stronie internetowej.

Uzasadniając decyzję w danym zakresie przywołano następujące formalne i faktyczne okoliczności sprawy:

- przechowywanie aktów stanu cywilnego oraz ich udostępnianie - w zależności od daty ich sporządzenia - regulują: ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. poz. 1741 ze zm.) oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2015 r., poz. 1446 ze zm.); zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego, akty urodzenia i dokumenty, stanowiące akta zbiorowe tych aktów, są przechowywane przez kierownika urzędu stanu cywilnego, zwanego dalej "USC", przez 100 lat, a akty małżeństwa i akty zgonu wraz z aktami zbiorowymi - przez 80; bieg tych okresów liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego (ust. 2); po upływie tych okresów, kierownik USC przekazuje akta stanu cywilnego wraz z aktami zbiorowymi w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego (ust. 3); w okresie po zakończeniu okresu przechowywania aktów stanu cywilnego, ale przed przekazaniem ich do właściwego archiwum państwowego, kierownik USC udostępnia je na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (ust. 4); jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze (art. 128 ust. 1),

- w księgach metrykalnych parafii J. z lat 1914-1934, dla każdego roku, była prowadzona łącznie rejestracja urodzeń, małżeństw oraz zgonów w jednej księdze; okres przechowywania tych ksiąg w USC wynosi dla każdego rocznika 100 lat; w rezultacie akty stanu cywilnego mogą zostać udostępnione tylko na zasadach określonych w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego; art. 130 ust. 5 tej ustawy stanowi, że osobie uprawnionej do otrzymania odpisu można umożliwić nieodpłatnie sfotografowanie aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, jeżeli wykonanie fotokopii nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego; w myśl zaś art. 45 odpis aktu stanu cywilnego może otrzymać osoba, której akt dotyczy, lub jej małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy, opiekun, osoba, która wykaże w tym interes prawny, sąd, prokurator, organizacje społeczne, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organy administracji publicznej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań,

- powyższe jest konsekwencją wprowadzenia przez ustawodawcę do rejestracji stanu cywilnego zasady ograniczonej jawności ksiąg stanu cywilnego oraz sporządzonych aktów; przejawia się ona m. in. zawężonym dostępem do aktów stanu cywilnego; Wnioskodawca nie wykazał, aby należał do kręgu osób uprawnionych do otrzymania odpisu aktów stanu cywilnego, o sfotografowanie których wnosił; nie udzielił odpowiedzi na wezwanie organu I. instancji do sprecyzowania zakresu swoich badań; nie wyjaśnił, czy działa z ramienia organizacji społecznej,

- odmowa spełnienia żądania Wnioskodawcy była zatem słuszna i zasadna,

- jak stanowi art. 130 ust. 5 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego, osoba zainteresowana może wykonać nieodpłatnie jedynie fotokopie znajdujących się w papierowej księdze udostępnionych aktów stanu cywilnego, czyli sfotografować je własnym sprzętem fotograficznym; obowiązkiem kierownika USC jest tylko udostępnienie danej osobie określonych, papierowych ksiąg stanu cywilnego; art. 73 § 1 K.p.a. nie ma w tym przypadku zastosowania; w świetle przepisów ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego nie jest również możliwe udostępnienie odwołującej skorowidzów do wskazanych przez nią aktów stanu cywilnego; zgodnie z art. 130 ust. 6 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego, skorowidze aktów zgonu może przeglądać jedynie osoba uprawniona do otrzymania odpisu takiego aktu.

W skardze podniesiono:

- decyzja Wojewody [...], co do odmowy udostępnienia aktów małżeństw i aktów zgonów została wydana z naruszeniem przepisów prawa; argumentacja organu administracji opiera się na niewłaściwej interpretacji przepisów ustaw: Prawo o aktach stanu cywilnego, K.p.a. oraz o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

- na podstawie art. 28 ust. 1, 2 i 4 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego, po upływie 100 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu urodzenia, kierownik USC jest zobowiązany do jego udostępnienia na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach; oznacza to, że musi on być udostępniony na żądanie każdej osoby bez potrzeby wykazywania przez nią jakiegokolwiek interesu prawnego czy pokrewieństwa z osobą, której dotyczy sporządzony akt urodzenia; z kolei akty małżeństwa i akty zgonu są udostępniane na takich samych zasadach po upływie 80 lat; przed upływem powyższych okresów jawność powyższych aktów jest ograniczona; mogą być one udostępnione jedynie na zasadach określonych w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego, wyłącznie osobom w niej wskazanym,

- z art. 28 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego wynika jasno i jednoznacznie, że dotyczy on okresu przechowywania aktów stanu cywilnego i ich udostępniania po upływie tego okresu,

- kolejnym istotnym przepisem jest art. 128 ust. 1 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego; dotyczy on jednakże zupełnie innej materii niż art. 28 tej ustawy; reguluje zasady przekazywania przez kierownika USC do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego. wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi; art. 128 ust. 1 zd. 1 stanowi, że księgi te są przekazywane przez kierownika USC po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów; natomiast według art. 128 ust. 1 zd. 2, jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego, prowadzonej w danej księdze,

- w żadnym razie brzmienie art. 128 ust. 1 zd. 2 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego nie uzasadnia wniosku, że w wypadku, gdy rejestracja urodzeń małżeństw oraz zgonów była prowadzona łącznie w jednej księdze, zostają zmienione także zasady udostępniania aktów zgonu i małżeństw; gdyby tak było, w ustawie zostałoby to wyraźnie napisane; przepis art. 128 ust. 1 zd. 2 wprowadza jedynie wyjątek wobec art. 28 ust. 3, który stanowi, że po upływie okresów, o których mowa w ust. 1, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik USC przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego; działanie art. 128 ust. 1 zd. 2 ma ten skutek, że - pomimo upływu 2 lat - kierownik USC musi nadal przechowywać akty małżeństw i zgonów, ze względu na to, że są one zawarte w tej samej księdze co akty urodzeń; przepis ten jest konieczny, bowiem w przeciwnym wypadku doszłoby do absurdalnej sytuacji, w której kierownik USC byłby zmuszony do dzielenia księgi i przekazywania jej w częściach do właściwego archiwum; zatem niezbędne było ustalenie dla takich sytuacji jednego wspólnego okresu przechowywania księgi,

- jeden okres przechowywania księgi nie oznacza jednak, że jest także wspólny okres udostępniania akt; ani art. 28 ani art. 128 ust. 1 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego. nie uzasadniają takiego wniosku; nie można zarzucić ustawodawcy nieracjonalnego działania - przyjęcia jakoby, tylko przez fakt, że akty zgonów i małżeństw znajdują się w tej samej księdze co objęte częściową niejawnością akty urodzeń, stawały się one niejawne, natomiast przez sam fakt, że akty takie znajdują się w odrębnej księdze niż objęte ochroną akty urodzenia stają się one w pełni jawne,

- jest oczywiste, że w wypadku udostępniania aktów zgonów i małżeństw, zawartych w tej samej księdze co objęte okresem ochronnym akty urodzenia, wymagany jest szczególny nadzór pracownika USC (por. art. 73 § 1a K.p.a.); jednak sama odmowa udostępnienia jest uchybieniem art. 28 ust. 4 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego; w takich sytuacjach w "zasadach udostępnienia", mieści się także obowiązek sporządzenia przez USC odpisów skorowidzów jawnych aktów stanu cywilnego i udostępnienie ich stronie; USC jest także zobowiązany umożliwić żądającemu sporządzenie przez niego odpisów z żądanych aktów stanu cywilnego przy szczególnym nadzorze swojego pracownika,

- odmowa udostępnienia akt zgonów i małżeństw po okresie określonym w art. 28 ust. 1 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego stanowi naruszenie art. 28 ust. 4 tej ustawy; nakazuje on udostępnianie aktów przez kierownika USC na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,

- kierownik USC może ustalić szczegółowe warunki realizacji uprawnień w zakresie dostępu do ksiąg - w szczególności zastrzec, że wgląd do nich jest możliwy tylko w określonych godzinach albo po uprzednim ustaleniu daty i godziny ich udostępnienia; w lokalu USC muszą być stworzone warunki do spokojnego przeglądania dokumentów; rolą USC jest jednak umożliwienie stronie, a więc również Skarżącej, skorzystania z uprawnień jakie dają przepisy ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego,

- na podstawie art. 73 § 1 K.p.a., strona, a więc także Skarżąca, ma prawo przeglądania ksiąg stanu cywilnego oraz utrwalania na własny użytek informacji w nich zawartych poprzez sporządzanie notatek, odpisów a także kopii "akt sprawy", a więc nie tylko aktów stanu cywilnego, ale także dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego; tym samym kierownik USC jest prawnie zobowiązany umożliwić Skarżącej sporządzanie takich notatek i odpisów; odpisem jest wszystko to, co w sposób wierny odzwierciedla treść i układ dokumentu; będzie to więc kserokopia, jak i zdjęcie cyfrowe, czy też skan dokumentu jak również odpis dokumentu sporządzony ręcznie przez stronę poprzez opisanie wyglądu dokumentu i jego treści; technika sporządzania odpisów lub kopii jest dowolna (por. M. Wierzbowski, A. Wiktorowska, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, Warszawa 2013, art. 73, Nb 3, 4 i 6),

- powołany w zaskarżanej decyzji art. 130 ust. 5 i 6 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego nie ma w ogóle zastosowania w przedmiotowej sprawie; dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy akta, znajdujące się w USC, "są jeszcze w okresie przechowywania" określonym w art. 28 tej ustawy; powołanie się na ten przepis, jako podstawę odmowy wydania kserokopii skorowidzów, jest nietrafne; oczywiście i rażąco narusza przepisy prawa.

W odpowiedzi na skargę Wojewoda [...] wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko zawarte w zaskarżonej decyzji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Skarga, jako niezasadna podlega oddaleniu, ponieważ zaskarżona decyzja nie narusza prawa.

Stan faktyczny w sprawie, gdy chodzi o istotne elementy, nie jest sporny – księgi stanu cywilnego w przedmiotowym okresie były prowadzone łącznie – obejmowały zdarzenia, dla których okres przechowywania jest różny.

Trafne jest w danym przypadku rozumienie relacji norm określających zasady udostępniania ksiąg stanu cywilnego (pod pojęciem "ksiąg stanu cywilnego", rozumiane będą, w dalszej części uzasadnienia, także stosowne akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidze alfabetyczne) prezentowane przez organ administracji. Ponowne przytaczanie jego argumentacji byłoby zbędne, wobec uprzedniego zreferowania. Trafnie jedynie zauważono w skardze, że chybione było powoływanie dodatkowo przez organ art. 130 ust. 5 i 6 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego. Dotyczą one przepadków dostępu dla osób uprawnionych do udostępnienia danych z rejestrów stanu cywilnego, w rozumieniu art. 45 tej ustawy (w formie odpisów aktu stanu cywilnego i zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych). W sprawie nie jest natomiast sporne, że Skarżąca nie należy do tego kręgu. Zbędne przywołanie wskazanych regulacji nie miało jednak wpływu na to, że stosowna konstatacja organu, co do braku możliwości udostępnienia Skarżącej konkretnych ksiąg stanu cywilnego jest trafna.

Odnosząc się do argumentacji skargi dodatkowo trzeba wskazać.

Prawodawca, regulując zasady dostępu do informacji gromadzonych w księgach stanu cywilnego (ich odpowiednikiem są obecnie tzw. akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego), wprowadził - jak trafnie odnotowano też w skardze - pewne ograniczenia, co do kręgu podmiotów, mogących uzyskiwać informacje, objęte rejestracją stanu cywilnego. W art. 45 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego zawężono zarówno krąg podmiotów, którym mogą być udostępniane dane jak i formę ich udostępniania (odpisy itd.). Reguły te znajdują zastosowanie wyłącznie przez określony czas, wobec treści art. 51 ust. 1 ustawy, którym powiązano zasady w danym zakresie z terminami przechowywania stosownych danych przez USC. Ograniczona dostępność dotyczy określonych okresów i jest uzależniona od rodzaju zdarzeń objętych rejestracja (art. 28 ust. 1 ustawy). Nie są one jednolite. Po upływie stosownych okresów dane ujawniane są na zasadach udostępniania dokumentów archiwalnych (potwierdza to treść art. 28 ust. 3 i 4).

Dłużej ograniczono dostęp do informacji obejmujących także dane osobowe związane z urodzeniem (100 lat). Wynika to jednoznacznie z treści art. 28 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 51 ust. 1 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego. W takiej sytuacji dalsze przepisy ustawy należy rozumieć, jako służące także zapewnieniu tej samej reguły. W tym kontekście należy odczytywać również regulacje art. 128 ust. 1 zd. 2, który dotyczy sytuacji przechowywania ksiąg stanu cywilnego, zawierających m.in. dane o urodzeniach. Skoro prawodawca normatywnie bezpośrednio powiązał terminy przekazania dokumentów, obejmujących dane o stanie cywilnym, ze zmianą zasad ich udostępniania (art. 51 ust. 1 wobec art. 28 ust. 3 i 4), trafnie wywiódł organ, że w danym przypadku - gdy dane o zdarzeniach, które są odnotowywane w księgach, podlegałyby szerszemu udostępnieniu w różnym czasie, zawarte są w jednej księdze – wobec treści art. 128 ust. 1 zd. 1 w zw. z art. 51 ust. 1 - termin, gdy kończy się ograniczenie w dostępie, musi być liczony od daty przewidywanej wobec danych o tego rodzaju zdarzeniu, o którym są one szerzej ujawniane dla osób trzecich najpóźniej.

Odmienne rozumienie regulacji byłoby dowolne i pozostawałoby w oderwaniu od ratio legis stosownych przepisów. Skoro wolą prawodawcy była szersza dostępność danych o zdarzeniu urodzenia dopiero po 100 latach, nie jest możliwe takie rozumienie stosownych regulacji, aby cel ten był zniweczony. W ten sposób należy więc rozumieć relacje regulacji, dotyczących terminów zapewnienia szerszej jawności, w sytuacji, gdy dane o różnych zdarzeniach znajdują się w jednej księdze – art. 128 ust. 1 zd. 2 w zw. z art. 51 ust. 1 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego.

Chybiona jest przy tym argumentacja skargi, gdzie wywodzono, jakoby istniały inne środki dla zabezpieczania danych o zdarzeniach objętych księgami, do których szersza publiczna dostępność nie jest jeszcze dopuszczona. Mianowicie, wbrew wywodom skargi, regulacje normatywne ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego ani innych ustaw nie zawierają stosownej podstawy prawnej dla określenia w drodze rozstrzygnięcia indywidualnego warunków dostępu do ksiąg stanu cywilnego, tak aby zapewnić – w sytuacji, gdy określona księga zawiera dane o różnego rodzaju zdarzeniach – wgląd (możliwość kopiowania) jedynie informacji, do których dostęp nie podlega już ściślejszym ograniczeniom. W szczególności chybione jest przywoływanie treści art. 73 K.p.a. Regulacje te dotyczą wyłącznie dostępu akt administracyjnych rozumianych jako zespół dokumentów zgormadzonych w ramach określonego postępowania w sprawie indywidualnej. Chodzi przy tym o dostęp do niech osób, które są stroną w sprawie – a więc generalnie mają w interes prawny (w myśl art. 28 K.p.a.) co do rozstrzygnięcia, którym miałoby się zakończyć dane postępowanie administracyjne. Powoływane regulacje nie pozostają w ogóle w związku z przedmiotową sprawa. Dane przepisy znajdują zastosowanie jedynie, co do możliwości zaznajamiania się przez Skarżącą z dokumentami zgormadzonymi w ramach postępowania zakończonego wydaniem orzeczenia o odmowie udostępnia ksiąg stanu cywilnego, nie zaś co do udostępnienia przedmiotowych ksiąg.

Powołana wyżej okoliczność – brak regulacji które umożliwiłyby realne organicznie dostępu do zawartych w księgach danych o zdarzeniach, które (z jednoznacznie wyrażonej woli prawodawcy) nie podlegają szerszemu udostepnieniu - przemawia również za trafnością wykładni dokonanej przez organ administracji, gdy chodzi o relacje norm ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego, dotyczących zasad udostępnia danych o zdarzeniach, objętych wspólnymi księgami stanu cywilnego.

Wbrew wywodom skargi, prezentowane wyżej rozumienie norm obowiązującego prawa nie prowadzi do przypisania prawodawcy braku racjonalności. Wobec woli szerszego udostępnia danych o pewnych zdarzeniach dopiero w okresie późniejszym, poprzez zawarcie w ustawie stosownych zapisów przesądził on, że - w razie gdy są one objęte księgą wraz z innymi danymi - przez wzgląd na ochronę tych pierwszych szersze udostępnianie wszystkich danych następuje w późniejszym czasie. Tego rodzaju rozwiązanie jest zrozumiałe. Ma służyć realizacji konkretnych wartości – ochrony informacji o pewnych zdarzeniach (tu dane związane z urodzeniem osób).

W tej sytuacji chybione są zarzuty naruszenia przepisów prawa materialnego, regulujących terminy, od których udostępnienie danych o zdarzeniach objętych księgami stanu cywilnego podlegają szerszemu udostępnieniu niż zakreślony art. 45 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego. Sąd nie spostrzegł także z urzędu wad zaskarżonego aktu, które przemawiałyby za jego wyeliminowaniem z obrotu prawnego.

W tym stanie rzeczy Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 151 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2016 r., poz. 718), orzekł jak w sentencji wyroku.