Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Sławomir Fularski (spr.), Sędzia WSA Danuta Kania, Sędzia WSA Tomasz Szmydt, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 17 grudnia 2020 r. sprawy ze skargi P. J. na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpoznania skargi z dnia [...] maja 2020 r. w sprawie przetwarzania danych osobowych oddala skargę

P. J. (dalej jako "skarżący") w dniu [...] maja 2020 r. wniósł do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej jako "organ" lub "Prezes UODO") za pośrednictwem platformy e-PUAP skargę na Ministra Cyfryzacji. Treść skargi stanowiła załącznik do pisma o nazwie: "Skarga.pdf.xml".

Jak wynika z akt administracyjnych sprawy, po próbie otwarcia ww. pliku przez pracowników organu pojawił się ciąg liter wraz z liczbami, który nie stanowi żadnej logicznej treści.

Pismem z [...] lipca 2020 r. skarżący wniósł do Prezesa UODO ponaglenie

w trybie art. 37 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 265 ze zm., dalej jako "Kpa"), w którym zwrócił się o wyznaczenie ostatecznego terminu do załatwienia sprawy.

W związku z brakiem możliwości technicznych otwarcia załączonego pliku "skarga.pdf.xml" stanowiącego właściwą treść skargi, pismem z [...] lipca 2020 r. organ wezwał skarżącego do uzupełnienia - na podstawie art. 64 § 2 Kpa - braków formalnych poprzez nadesłanie skargi w formacie umożliwiającym jej odczytanie oraz

o wskazanie adresu poczty tradycyjnej. Ponadto w ww. piśmie informacyjnie wskazano skarżącemu jakie elementy musi zawierać skarga składana do Prezes UODO, aby można było nadać jej dalszy bieg. Pouczono również skarżącego, że braki formalne powinien usunąć i kompletne podanie wysłać do organu w ciągu 7 dni od dnia otrzymania niniejszego pisma, jeżeli zaś nie usunie braków we wskazanym terminie, podanie zgodnie z ww. przepisem pozostanie bez rozpoznania.

W odpowiedzi na ww. pismo, skarżący nie uzupełnił braków formalnych

o usunięcie których został poproszony. Wskazał zaś, że format "xml" został ujęty

w załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych

i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2247). Podniósł, że z powyższych regulacji wynika, iż organy administracji publicznej, co do zasady, zobowiązane są do przyjmowania dokumentów elektronicznych, także w formacie "xml". Wykorzystanie więc takiego formatu jest w pełni dopuszczalne przepisami prawa. Nadto wskazał adres strony internetowej na której znajduje się bezpłatne narzędzie pozwalające na weryfikację podpisu oraz zapoznanie się z dokumentem sporządzonym w ww. formacie.

Pismem z [...] sierpnia 2020 r. skarżący wniósł skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego na bezczynność Prezesa UODO zarzucając mu naruszenie art. 35 § 1 i 3 oraz art. 36 Kpa w związku z art. 7 ust. 1 i art. 62 ustawy z dnia 10 maja 2018 r.

o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) przez przekroczenie terminów do załatwienia sprawy i niewykonanie obowiązku polegającego na zawiadomieniu strony postępowania o każdym przypadku niezałatwienia sprawy

w terminie. Wniósł o zobowiązanie organu do wydania decyzji w terminie 14 dni, stwierdzenie dopuszczenia się przez organ bezczynności z rażącym naruszeniem prawa i zasądzenie kosztów postępowania.

W uzasadnieniu skargi skarżący wskazał, że wprawdzie bieg terminu na załatwienie przez organ decyzji, kończącej postępowanie wszczęte skargą na Ministra Cyfryzacji, nie rozpoczął się w dniu jej doręczenia organowi z uwagi na treść art. 15 zzs ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych

z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374, z późn. zm.), niemniej jednak Prezes UODO nie wydał w terminach określonych w Kpa stosownej decyzji. Dopiero bowiem po złożeniu przez skarżącego ponaglenia, organ podjął pierwszą czynność w sprawie, tj. skierował do niego pismo z [...] lipca 2020 r., w którym wezwał skarżącego do uzupełnienia braków formalnych. Nadto organ wskazał, że skarga z [...] maja 2020 r. nie mogła zostać odczytana, ponieważ posiadała format "xml".

Skarżący ponownie wskazał, że format "xml" został ujęty w załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2247). Tłumaczenie więc organu, że nie mógł odczytać skargi sporządzonej w formacie "xml" jest nieuzasadnione, zwłaszcza, że bezpłatne narzędzie do odczytania dokumentów sporządzonych w tym formacie dostępne jest pod adresem: https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany. Skarżący wykorzystał zaś udostępnione obywatelom narzędzie do podpisywania dokumentów. Dokument został wprawdzie sporządzony w formacie PDF, jednak po podpisaniu go z wykorzystaniem profilu zaufanego, automatycznie zmienił on format na XML. Nawet jeśli organ miał wątpliwości co do prawidłowości formatu, w jakim została złożona skarga, to mógł on w ustawowym terminie podjąć działania do usunięcia braków formalnych - jeśli uznał, że takowe istnieją.

Pismem z [...] września 2020 r. Prezes UODO, działając na podstawie art. 64 § 2 Kpa poinformował skarżącego o pozostawieniu podania bez rozpoznania w związku

z nieuzupełnieniem braków formalnych wskazanych w wezwaniu z [...] lipca 2020 r.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o oddalenie skargi.

W uzasadnieniu w pierwszej kolejności przedstawił stan faktyczny sprawy. Wskazał, że pozostawienie podania skarżącego bez rozpoznania nastąpiło w związku

z nieuzupełnieniem braków formalnych m.in. w zakresie adresu poczty tradycyjnej. Skarżący nie przedstawił skargi na Ministra Cyfryzacji w formacie umożliwiającym jej odczytanie. Organ podjął bezzwłoczne działania zmierzające do ustalenia, czy skarga skarżącego spełnia standardy techniczne do wypełnienia wymagań systemu informatycznego - rejestru publicznego - stanowiącego narzędzie obsługi elektronicznego zarządzania dokumentacją w Urzędzie Ochrony danych Osobowych. Skarga nie spełnia jednak ww. wymagań określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2247). Zgodnie bowiem z rozporządzeniem formatem właściwym do przesyłania dokumentów elektronicznych jest m.in. format "xml", natomiast załączony przez skarżącego dokument "Skarga.pdf.xml" zawiera rozszerzenie "pdf.xml", którego to rozszerzenia powyższe rozporządzenie nie przewiduje. Plik nie został więc nadesłany we właściwym formacie. Pod wskazanym zaś przez skarżącego linkiem (adresem internetowym) nie znajduje się narzędzie do otwierania plików o rozszerzeniu "xml", a jedynie wskazówki związane z prawidłowym podpisywaniem oraz załączaniem dokumentów w celu ich podpisania i wysłania przez profil zaufany.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie po rozpoznaniu sprawy

w trybie uproszczonym zważył, co następuje:

Stosownie do treści art. 3 § 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo

o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r., poz. 2325), dalej: "p.p.s.a.", kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje orzekanie w sprawie skarg na bezczynność organów w przypadkach określonych w art. 3 § 2 pkt 1-4a ww. ustawy.

W myśl art. 119 pkt 4 p.p.s.a., sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania, przy czym zgoda stron na rozpatrzenie skargi w trybie uproszczonym nie jest wymagana. Z uwagi na to, że przedmiotem złożonej skargi jest bezczynność Prezesa UODO – Sąd rozpoznał skargę w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym.

Przedmiotem skargi na bezczynność nie jest określony akt lub czynność organu administracji, lecz ich brak w sytuacji, gdy organ miał obowiązek podjąć działanie

w danej formie i w określonym przez prawo terminie.

W orzecznictwie sądów administracyjnych prezentowane jest stanowisko, że

z bezczynnością organu administracji publicznej mamy do czynienia wówczas, gdy

w ustalonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu lub też nie podjął stosownej czynności.

Celem skargi na bezczynność organu administracji publicznej jest zatem zwalczanie braku działania w załatwianiu sprawy administracyjnej i bez znaczenia pozostają tu okoliczność, z jakich powodów określony akt nie został podjęty lub czynność nie została dokonana. Dla uznania bezczynności konieczne jest zatem wyłącznie ustalenie, że organ był zobowiązany na podstawie przepisów prawa do wydania decyzji, innego aktu lub podjęcia czynności i tego zaniechał.

Skarga oceniana w świetle powyższych kryteriów nie zasługuje na uwzględnienie.

Przystępując do merytorycznego rozpoznania sprawy należy wyjaśnić, że bezczynność organu administracji publicznej w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 p.p.s.a. ma miejsce wówczas, gdy organ nie załatwił sprawy w terminie określonym w art. 35 Kpa lub w przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 Kpa.

Z niezałatwieniem sprawy przez organ administracji będziemy mieli do czynienia wówczas, gdy ten organ nie "zareagował" na wniosek wszczynający postępowanie

w jednej z prawnie dopuszczalnych form jego działania (por. np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z 17 kwietnia 2019 r. sygn. akt II SAB/Gl 2/19, LEX nr 2665562).

Jak wynika z akt administracyjnych sprawy, skarżący wniósł do organu za pośrednictwem platformy e-PUAP skargę na Ministra Cyfryzacji. Treść skargi stanowiła załącznik do pisma o nazwie: "Skarga.pdf.xml". Po próbie otwarcia ww. pliku przez pracowników organu pojawił się ciąg liter wraz z liczbami, który nie stanowi żadnej logicznej treści.

Poza sporem pozostaje, że w związku z brakiem możliwości technicznych otwarcia załączonego pliku "skarga.pdf.xml" stanowiącego właściwą treść skargi, organ pismem z [...] lipca 2020 r. zareagował na wniosek skarżącego wszczynający postępowanie i wezwał go do uzupełnienia - na podstawie art. 64 § 2 Kpa - braków formalnych poprzez nadesłanie skargi w formacie umożliwiającym jej odczytanie oraz

o wskazanie adresu poczty tradycyjnej. Organ pouczył również skarżącego, że braki formalne powinien usunąć i kompletne podanie wysłać do organu w ciągu 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wezwania, jeżeli zaś nie usunie braków we wskazanym terminie, podanie zgodnie z ww. przepisem pozostanie bez rozpoznania.

Bezspornym jest również, że skarżący w odpowiedzi na ww. pismo, nie uzupełnił braków formalnych o usunięcie których został poproszony, a przesłał jedynie wyjaśnienia związane z załącznikiem "Skarga.pdf.xml" stanowiącym treść skargi na Ministra Cyfryzacji oraz możliwością otwarcia.

Prezes UODO stwierdził, że wniesiona przez skarżącego skarga na Ministra Cyfryzacji nie spełnia wymagań określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2247). Zgodnie bowiem z ww. rozporządzeniem formatem właściwym do przesyłania dokumentów elektronicznych jest m.in. format "xml". Załączony zaś przez skarżącego dokument "Skarga.pdf.xml" zawiera rozszerzenie "pdf.xml", którego to rozszerzenia powyższe rozporządzenie nie przewiduje. Przedmiotowy plik nie został więc nadesłany we właściwym formacie. Z kolei pod wskazanym przez skarżącego w piśmie z [...] lipca 2020 r. linkiem (adresem internetowym) nie znajduje się narzędzie do otwierania plików o rozszerzeniu "xml", a jedynie wskazówki związane z prawidłowym podpisywaniem oraz załączaniem dokumentów w celu ich podpisania i wysłania przez profil zaufany.

Jak wynika z powyższego, organ podjął więc działania zmierzające do załatwienia sprawy skarżącego. Pismem z [...] lipca 2020 r. zwrócił się bowiem do skarżącego o ponowne przesłanie skargi w formacie umożliwiającym jej rozpatrzenie,

a tym samym nie można mu zarzucić bezczynności. Skoro zaś skarżący nie uzupełnił

w wyznaczonym terminie braków formalnych wskazanych w ww. piśmie, organ prawidłowo pozostawił jego podanie bez rozpoznania.

W ocenie Sądu, za niezasadny należy uznać zarzut skarżącego dotyczący naruszenia art. 35 § 1 i 3 oraz art. 36 Kpa w związku z art. 7 ust. 1 i art. 62 ustawy

z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781) przez przekroczenie terminów do załatwienia sprawy i niewykonanie obowiązku polegającego za zawiadomieniu strony postępowania o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie.

Zauważyć bowiem należy, że jak słusznie zauważył organ w odpowiedzi na skargę, z treści art. 35 § 4 Kpa wynika, iż przepisy szczególne mogą określać inne terminy do załatwienia sprawy niż terminy, o których mowa w § 3 i w § 3a. Za przepisy szczególne można uznać przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r., str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 127 z 23 maja 2018 r., str. 2 ze zm.). Zgodnie z art. 78 ust. 2 ww. rozporządzenia, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi. Powyższe oznacza, że termin 3 miesięcy nie wyznacza w każdym przypadku granicy jak długo organ może prowadzić postępowanie w sprawie. Termin ten został wskazany w kontekście niepoinformowania strony

o postępach w sprawie (por. wyrok WSA w Warszawie z 11 czerwca 2019 r., sygn. akt II SAB/Wa 95/19).

Wskazać należy również, że zgodnie z art. 15 zzs ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374, z późn. zm.), w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, a zatem od 14 marca 2020 r., bieg terminów procesowych w postępowaniach administracyjnych nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na ten okres. Wstrzymanie rozpoczęcia i zawieszenie biegu terminu w tym okresie dotyczy również: milczącego załatwienia przez organ sprawy; innej sprawy, w której brak wyrażenia przez organ sprzeciwu, wydania decyzji, postanowienia albo innego rozstrzygnięcia uprawnia stronę lub uczestnika postępowania do podjęcia działania, dokonania czynności albo wpływa na zakres praw i obowiązków strony lub uczestnika postępowania; wyrażenia przez organ stanowiska (art. 15 zzs ust.8 ww. ustawy).

W tym stanie rzeczy, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 151 p.p.s.a., orzekł jak w sentencji wyroku.