Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Hanna Knysiak-Sudyka (spr.) Sędziowie WSA Janusz Kasprzycki WSA Halina Jakubiec Protokolant Julia Mejer po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 5 listopada 2019 r. sprawy ze skargi J. Ż. na decyzję Wojewody z dnia 24 czerwca 2019 r. nr [...] w przedmiocie odmowy udostępnienia aktów stanu cywilnego I. uchyla zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu pierwszej instancji; II. zasądza od Wojewody na rzecz skarżącego J. Ż. kwotę 100 zł ( słownie: sto złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Wojewoda decyzją z dnia 24 czerwca 2019 r. znak [...], wydaną na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.; zwanej dalej "k.p.a."), w związku z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2018 r. poz. 2224 ze zm.; zwanej dalej "p.a.s.c.") po rozpatrzeniu odwołania skarżącego J. Ż. od decyzji Wójta Gminy S Nr [...] z [...] 2019 r. o odmowie wykonania fotokopii aktów małżeństw zawartych w parafii S z lat 1919-1921 utrzymał zaskarżoną decyzję w mocy.

Powyższa decyzja zapadła w następującym stanie faktycznym i prawnym:

W dniu 21 marca 2019 r. Wójt Gminy S, będący z mocy prawa Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w S, wydał decyzję Nr [...], mocą której, po rozpatrzeniu wniosku skarżącego J. Ż., odmówił wykonania fotokopii aktów małżeństw zawartych w parafii S z lat 1919-1921.

Pismem z 10 kwietnia 2019 r. skarżący wniósł odwołanie od powyższej decyzji.

Organ odwoławczy wskazał, że pismem z 14 listopada 2018 r. skarżący wystąpił do Urzędu Stanu Cywilnego w S o "wykonanie i przesłanie (...) fotokopii aktów małżeństw zawartych w parafii S

1918-7 K. W. z K. J.

1918-21 C. J. z Ż. A.

1918-34 K. J. z Ż. A.

1918-35 I. F. z Ż. A.

1919-17 M. F. z C. J.

1920-5 M. W. z G. H.

1920-7 W. P. z Ż. S.

1920-13 lub 15 K. P. z R. F.

1920-17 B. J. z Ż. J.

1920-27 B. J. z K. M.

1921-9 G. S. z K. A.

1921-10 C. A. z K. Ł.

1921-15 K. P. z Ż. Z.

1921-16 B. J. z G. M.

1921-32 K. B. z G. W.

1921-37 K. I. z K. Ł.".

W uzasadnieniu wniosku skarżący wskazał, że wszystkie wyżej wymienione akty są po upływie okresu przechowywania i nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, a ich udostępnienie odbywa się na zasadach określonych w ustawie o zasobach archiwalnych i archiwach. Potrzebne są one skarżącemu do badania powiązań rodzinnych i poszukiwań genealogicznych jego rodziny i rodzin spokrewnionych. Skarżący wskazał, że w czasie jego wizyty w USC S odmówiono mu dostępu do tych akt i nie mógł osobiście wykonać fotokopii.

Organ I instancji wezwał skarżącego o podanie stopnia pokrewieństwa pomiędzy nim a osobami, których akty stanu cywilnego pozostają w jego zainteresowaniu oraz wskazał, że mogą zostać udostępnione jedynie wnioskowane akty małżeństwa z księgi obejmującej rok 1918 - co do której okres przechowywania w urzędzie stanu cywilnego już upłynął, w odniesieniu do pozostałych aktów małżeństwa (z lat 1919-1921), dla uzyskania ich fotokopii konieczne jest wykazanie stopnia pokrewieństwa skarżącego i wymienionych w podaniu osób.

W odpowiedzi skarżący nie zgodził się z przedstawioną przez organ I instancji wykładnią przepisów, w szczególności wskazując, że znaczenie dla możliwości udostępnienia aktów stanu cywilnego na zasadach archiwalnych ma okres przechowywania ksiąg stanu cywilnego w urzędzie. Następnie poprosił o wykonanie fotokopii nieuwierzytelnionych aktów małżeństw z 1918 r. i przesłanie ich w postaci cyfrowej, podtrzymując jednocześnie wniosek o wykonanie fotokopii także pozostałych aktów małżeństw - z lat 1919-1921, lub wydanie decyzji o odmowie ich udostępnienia.

Dwoma odrębnymi pismami z 12 lutego 2019 r. organ I instancji zawiadomił skarżącego o wszczęciu postępowania administracyjnego w przedmiocie wykonania fotokopii aktów małżeństwa zawartych w parafii S z lat 1919-1921, a także wezwał do złożenia pisemnych wyjaśnień w sprawie, poprzez podanie stopnia pokrewieństwa wiążącego go z osobami, których fotokopie aktów małżeństwa chce uzyskać. Niezależnie od powyższego do skarżącego skierowane zostało kolejne pismo, dotyczące udostępnienia fotokopii żądanych aktów małżeństwa z 1918 r. Poinformowano w nim skarżącego o treści przepisu art. 130 ust. 5 p.a.s.c. wskazując, że rolą kierownika USC nie jest wykonanie fotokopii aktów, a jedynie udostępnienie stosownej księgi skarżącemu, w celu ich wykonania - co jest możliwe po ustaleniu dogodnego dla niego terminu. Skarżący odpowiedział, iż uzgodni termin i samodzielnie wykona interesujące go fotokopie. Odnosząc się natomiast do wezwania w sprawie złożenia wyjaśnień dotyczących pozostałych aktów małżeństwa (z lat 1919-1921) wskazał, nie jest wymagane podanie stopnia pokrewieństwa z osobami z tych aktów.

W tym stanie rzeczy 21 marca 2019 r. organ I instancji - ustosunkowując się do złożonego w sprawie wniosku na mocy decyzji Nr [...], wydanej na podstawie art. 2 ust. 6 p.a.s.c i art. 12 ust. 1 p.a.s.c. orzekł o odmowie wykonania fotokopii aktów małżeństw zawartych w parafii S w latach 1919-1921.

W uzasadnieniu decyzji przedstawiono w pierwszej kolejności uregulowania p.a.s.c. dotyczące okresów przechowywania ksiąg stanu cywilnego w urzędzie stanu cywilnego, zasad i terminów przekazywania ksiąg stanu cywilnego do właściwych archiwów państwowych oraz udostępniania ksiąg stanu cywilnego znajdujących się w urzędzie stanu cywilnego po upływie określonego przepisami prawa okresu ich przechowywania, przed przekazaniem ksiąg do archiwum państwowego.

Organ I instancji wskazał, że w księgach parafii S z lat 1919-1921 dla każdego roku prowadzona była łącznie rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów w jednej księdze, a zatem czas przechowywania tych ksiąg w USC wynosi 100 lat (okres właściwy dla aktów urodzenia). W rezultacie akty stanu cywilnego mogą zostać udostępnione tylko na zasadach wynikających z ustawy prawo o aktach stanu cywilnego. W konkluzji stwierdzono, że skarżący nie wykazał stopnia pokrewieństwa z osobami, których akta stanu cywilnego żąda, zatem nie został wykazany interes prawny, aby wykonać fotokopię tych aktów.

W złożonym odwołaniu skarżący zakwestionował sposób działania organu I instancji oraz wniósł o uchylenie w całości zaskarżonej decyzji Wójta Gminy S z dnia 21 marca 2019 r. jako wydanej z rażącym naruszeniem przepisów prawa oraz o orzeczenie, że żądane akty winny były mu być bezwarunkowo udostępnione.

Wojewoda wskazał, że podstawę orzekania w przedmiotowej sprawie stanowią przepisy - obowiązującej od 1 marca 2015 r. - ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2018 r. poz. 2224 ze zm.).

Organ odwoławczy wskazał, że akty stanu cywilnego będące przedmiotem zainteresowania skarżącego, to akty małżeństwa sporządzone w znajdujących się w posiadaniu Urzędu Stanu Cywilnego w S księgach z parafii S z lat 1918-1921. Z akt sprawy wynika jednak, że w odniesieniu do aktów pochodzących z roku 1918 organ I instancji uznał możliwość udostępnienia ich skarżącemu na zasadach archiwalnych. Z tego względu zaskarżona decyzja odmowna dotyczy wskazanych przez skarżącego aktów małżeństwa z lat 1919-1921.

Co do zasady 80-letni okres przechowywania aktów małżeństwa w urzędzie stanu cywilnego liczony jest od końca roku kalendarzowego w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego (art. 28 ust. 2 p.a.s.c.). Gdyby zatem księgi parafialne, w których zostały sporządzony akty małżeństwa będące przedmiotem zainteresowania skarżącego były "samodzielnymi" księgami małżeństw obejmującymi kolejne lata (1919, 1920, 1921), to według stanu prawnego na dzień wydania zaskarżonej decyzji odmownej w istocie okres ich przechowywania w Urzędzie Stanu Cywilnego w S upłynąłby odpowiednio z końcem: 1999, 2000 oraz 2001 r. W konsekwencji, w dacie złożenia wniosku w niniejszej sprawie (22 listopada 2018 r. - data wpływu do Urzędu), do udostępnienia tego aktu zastosowanie miałyby już przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Jak jednak wynika z akt sprawy, a w szczególności z treści decyzji wydanej przez organ I instancji: "W księgach metrykalnych parafii S z lat 1919-1921 dla każdego roku była prowadzona łącznie rejestracja urodzeń małżeństw i zgonów". Skoro zaś księgi te zawierają akty różne rodzajowo, to muszą być one przechowywane w Urzędzie Stanu Cywilnego w S przez okres właściwy dla znajdujących się w nich ksiąg urodzenia - dla których termin przechowywania (100 lat) jeszcze nie upłynął. Z treści przepisu art. 128 ust. 1 p.a.s.c. wynika w szczególności, że jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Tym samym okres przechowywania wyznaczający początek dwuletniego terminu na przekazanie ksiąg do właściwego archiwum (art. 28 ust. 3 p.a.s.c.), w trakcie którego możliwe jest udostępnianie aktów stanu cywilnego na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, upłynie dopiero z końcem odpowiednio: 2019, 2020 i 2021 r. a dodatkowo - zgodnie z nowym (obowiązującym od 4 maja 2019 r.) uregulowaniem art. 128 ust. 1a p.a.s.c. - będzie również uzależniony od tego, czy dla osób, których konkretne akty stanu cywilnego dotyczą, sporządzono już akty zgonu lub zarejestrowano informację o zgonie. Organ wskazał, że wbrew twierdzeniu skarżącego, a zgodnie ze stanowiskiem organu I instancji do tego czasu nie jest możliwe udostępnianie aktów stanu cywilnego z tej księgi w sposób określony dla materiałów archiwalnych. Może się to odbywać jedynie na podstawie przepisów:

art. 44 i 45 p.a.s.c. - poprzez wydawanie osobom do tego uprawnionym odpisów i zaświadczeń z rejestru stanu cywilnego (po uprzednim zmigrowaniu odpowiednich aktów do tego rejestru);

130 ust. 5 p.a.s.c. - poprzez umożliwienie osobie uprawnionej do otrzymania odpisu nieodpłatnego wykonanie, nie posiadającej mocy dokumentu urzędowego fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego (o ile jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego).

W obydwu przypadkach warunkiem koniecznym jest jednak wykazanie w odpowiedni sposób, że wnioskodawca należy do kręgu osób uprawnionych do otrzymania tych dokumentów w myśl art. 45 p.a.s.c.

Jeżeli zatem akt stanu cywilnego znajduje się w księdze, w stosunku do której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, to podlega on przepisom ustawy p.a.s.c. Z uwagi na regulację zawartą w art. 128 ust. 1 p.a.s.c. to samo dotyczy sytuacji, z jaką mamy do czynienia w niniejszej sprawie - gdy akt stanu cywilnego znajduje się w księdze "zbiorczej", tj. obejmującej różne rodzajowo księgi - w tym takie, co do których okres przechowywania jeszcze nie upłynął. Udostępnianie takich aktów na zasadach właściwych dla materiałów archiwalnych możliwe jest dopiero po upływie okresu przechowywania ksiąg w urzędzie stanu cywilnego, a przed przekazaniem ich do właściwego archiwum.

Skoro będące w posiadaniu Urzędu Stanu Cywilnego w S księgi parafialne z lat 1919, 1920 i 1921 są księgami łączonymi, zawierającymi wszystkie trzy rodzaje aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa i zgonu), to - wbrew twierdzeniu skarżącego - ich okres przechowywania (wynoszący - jak w przypadku aktów urodzenia - 100 lat) jeszcze nie upłynął. Tym samym udostępnianie aktów z tych ksiąg winno się odbywać na zasadach określonych w ustawie p.a.s.c. Jeżeli więc w złożonym w niniejszej sprawie wniosku, dotyczącym wykonania fotokopii wybranych aktów małżeństwa, z tych ksiąg skarżący wskazał jedynie, że dokumenty te są mu potrzebne do badania powiązań rodzinnych i poszukiwań genealogicznych rodziny i rodzin spokrewnionych, to obowiązkiem organu I instancji było ustalenie, czy jest on osobą uprawnioną do uzyskania takich fotokopii (art. 134 ust 5 p.a.s.c. w związku z art. 45 p.a.s.c.).

Wojewoda podniósł, iż sposób rozstrzygnięcia niniejszej sprawy w zaskarżonej decyzji Wójta Gminy S z [...] 2019 r. uznać należy za trafny. Ustalone zostało bowiem, że aktualnie nie ma podstaw do udostępnienia będących w zainteresowaniu skarżącego aktów małżeństwa z parafii S z lat 1919-1921 na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Jednocześnie Wnioskodawca nie wykazał, że należy do kręgu osób uprawnionych do otrzymania odpisów tych aktów zgodnie z dyspozycją art. 45 p.a.s.c. Tym samym nie spełnił również warunku, od którego zależne było umożliwienie mu wykonania fotokopii tych aktów.

Skargę na powyższą decyzję wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie skarżący J. Ż., wnosząc o uchylenie decyzji Wojewody oraz poprzedzającej ją decyzji Wójta Gminy S z dnia [...] 2019 r. nr [...].

Skarżący wskazał, że problem wynika z faktu, że w księgach metrykalnych parafii S z lat 1918-1921 dla każdego roku rejestracja urodzeń małżeństw oraz zgonów była prowadzona łącznie w jednej fizycznej księdze. W ocenie skarżącego jeden okres przechowywania księgi nie oznacza, że jest także wspólny okres udostępniania akt. Skarżący podkreślił, że pomimo, iż w księdze stanu cywilnego znajdują się trzy księgi, nie oznacza to w żadnym razie, że była to jedna wspólna księga urodzin-małżeństw-zgonów. Wskazuje na to przede wszystkim fakt, że w ramach każdej księgi prowadzona była odrębna numeracja znajdujących się w niej aktów stanu cywilnego.

Skarżący wskazał, że pogląd przedstawiony przez niego w niniejszej skardze wynika jednoznacznie z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 stycznia 2019 r., II OSK 417/17, który zapadł w identycznym stanie faktycznym i prawnym jak ten będący przedmiotem niniejszego sporu.

Organ w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko wyrażone w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył co następuje:

Zakres sądowoadministracyjnej kontroli administracji publicznej obejmuje orzekanie między innymi w sprawach skarg na decyzje administracyjne (art. 3 § 1 w związku z § 2 pkt 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz.U. z 2018 r., poz. 1302 ze zm., powoływanej dalej jako "p.p.s.a."). Przewidziane w art. 1 § 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jedn. Dz.U. z 2018 r., poz. 2188 ze zm.) kryterium legalności umożliwia sądowi administracyjnemu wyeliminowanie z obrotu prawnego zarówno decyzji administracyjnej uchybiającej prawu materialnemu, jeżeli naruszenie to miało wpływ na wynik sprawy (art. 145 § 1 pkt 1 lit. a p.p.s.a.), jak też rozstrzygnięcia dotkniętego wadą warunkującą wznowienie postępowania administracyjnego (lit. b), a także wydanego bez zachowania reguł postępowania, jeżeli uchybienie to mógł mieć istotny wpływ na wynik sprawy (lit. c). Zakres tej kontroli wyznacza przepis art. 134 p.p.s.a., co oznacza, że Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy i nie jest związany wyartykułowanymi zarzutami i sformułowanymi wnioskami skargi oraz powołaną w niej podstawą prawną, lecz ocenia sprawę w całokształcie okoliczności faktycznych i prawnych.

Dokonując tak rozumianej oceny zaskarżonej decyzji Sąd doszedł do przekonania, że skarga zasługiwała na uwzględnienie.

Przedmiotem skargi w niniejszej sprawie jest decyzja Wojewody z dnia 24 czerwca 2019 r., którym to rozstrzygnięciem organ odwoławczy utrzymał w mocy decyzję organu I instancji z dnia 21 marca 2019 r. o odmowie wykonania fotokopii aktów małżeństw zawartych w parafii S z lat 1919-1921.

Materialnoprawną podstawą decyzji organów obu instancji były przepisy ustawy z 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz.U. z 2018 r., poz. 2224 ze zm.; dalej powoływana jako "p.a.s.c."). Art. 28 (w aktualnym brzmieniu, obowiązującym w dacie wydania decyzji przez organ odwoławczy) powyższej ustawy stanowi:

"1. Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:

1) 100 lat - akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu urodzenia;

2) 80 lat - akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

2. Okresy, o których mowa w ust. 1, są liczone od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu stanu cywilnego.

3. Jeżeli osoba, której dotyczy akt urodzenia lub akt małżeństwa, żyje dłużej niż okres przechowywania tego aktu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, akt jest przechowywany do czasu sporządzenia dla tej osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.

4. Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego.

5. Po upływie okresów, o których mowa w ust. 1 i 3, a przed przekazaniem akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego, ich udostępnianie następuje zgodnie z art. 26 ust. 4.". Zgodnie z art. 26 ust. 4 p.a.s.c. "Dokumenty z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, na żądanie sądu, prokuratora, osoby, której akt stanu cywilnego dotyczy, lub osoby mającej interes prawny, mogą być wydawane w formie dokumentu elektronicznego, kopii lub wydruku dokumentu elektronicznego poświadczonych za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego.".

Jednakże art. 130 ust. 4 p.a.s.c. stanowi, że "Akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730).". Zgodnie z art. 128 p.a.s.c. "1. Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.

1a. Jeżeli dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby, której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby.".

Zdaniem Sądu z powyższych regulacji prawnych wynika, że organ powinien był udostępnić żądane akty stanu cywilnego na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730). Zgodnie z art. 16a ust. 1 powyższej ustawy każdemu przysługuje prawo dostępu do materiałów archiwalnych. Ograniczenie zasady powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych przewidziano w art. 16b ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zgodnie z którym: "1. Dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu:

1) w zakresie i na zasadach określonych w przepisach:

a) o ochronie informacji niejawnych,

b) o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych;

2) ze względu na ochronę:

a) dóbr osobistych,

b) danych osobowych;

3) ze względu na potrzebę zachowania integralności składników państwowego zasobu archiwalnego zagrożonego uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.".

Zgodnie z art. 16b ust. 2 cytowanej wyżej ustawy "Materiały archiwalne podlegają udostępnianiu nie wcześniej niż w przypadku:

1) aktów stanu cywilnego lub ksiąg stanu cywilnego, od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło odpowiednio sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi, dotyczących:

a) urodzeń - po 100 latach,

b) małżeństw i zgonów - po 80 latach".

Zgodnie z art. 128 ust. 1 p.a.s.c. "Kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze.".

Zdaniem Sądu aktualny – mimo zmiany regulacji prawnej – pozostaje pogląd wyrażony przez Naczelny Sąd Administracyjny w uzasadnieniu wyroku z 22 stycznia 2019 r., sygn. akt II OSK 417/17, jak również przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 4 kwietnia 2019 r., sygn. akt IV SA/Wa 538/19, iż "brak jest podstaw do uznania, że trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych, w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia, znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu – stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 materiał archiwalny, mogą wprowadzać ograniczenia w obowiązującej zasadzie powszechnego dostępu. Sposób prowadzenia ksiąg nie może bowiem ograniczać zasady powszechnego dostępu wynikającej z art. 16a ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Terminy wskazane w art. 128 ust. 1 ustawy o aktach stanu cywilnego odnoszą się do terminów przekazywania ksiąg stanu cywilnego przez kierowników USC do właściwych archiwów państwowych". Sąd podziela pogląd, iż art. 128 ust. 1 zdanie 2 p.a.s.c. nie wprowadza zmian w zakresie samej zasady udostępniania aktów zgonu i małżeństw. Okres przechowywania księgi nie oznacza, że wspólny jest także okres udostępniania akt, gdyż art. 130 ust. 4 p.a.s.c. wyraźnie stanowi, że akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, a ich udostępnianie oraz udostępnianie akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Zdaniem Sądu organy dokonały błędnej wykładni wskazanych wyżej przepisów art. 28 ust. 4, art. 128 ust. 1 i art. 130 ust. 4 p.a.s.c. Ponownie rozpoznając sprawę organ winien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, uwzględniając ocenę prawną wyrażoną w niniejszym wyroku i rozpoznać wniosek skarżącego w oparciu o zasady wskazane w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W szczególności organ powinien zbadać, czy nie zachodzą przesłanki uzasadniające ograniczenie powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych skonstruowane w art. 16b ust. 1 powołanej wyżej ustawy.

W tym stanie rzeczy Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie orzekł jak w punkcie I sentencji wyroku, to jest uchylił zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu I instancji, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a p.p.s.a. w związku z art. 135 p.p.s.a.

O kosztach postępowania Sąd orzekł zgodnie z zasadą odpowiedzialności za wynik postępowania, wynikającą z art. 200 p.p.s.a. Na koszty postępowania złożyła się kwota 100 zł tytułem wpisu od skargi.