Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Janina Guść Sędziowie: Sędzia WSA Wanda Antończyk Sędzia WSA Dorota Jadwiszczok (spr.) Protokolant Starszy Sekretarz Sądowy Agnieszka Dobroń po rozpoznaniu w dniu 26 stycznia 2011 r. na rozprawie sprawy ze skargi G. L. na postanowienie Wojewody z dnia 25 maja 2010 r., nr WI.I/EK/7111-121/10 w przedmiocie wydania kopii projektu architektoniczno-budowlanego z akt postępowania administracyjnego 1. uchyla zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Prezydenta Miasta z dnia 22 marca 2010 r., nr [...], 2. zasądza od Wojewody na rzecz skarżącej G. L. kwotę 100 (sto) zł tytułem zwrotu kosztów postępowania.

W trakcie prowadzonego postępowania administracyjnego w przedmiocie wydania pozwolenia na budowę, dotyczącego budynku mieszkalnego jednorodzinnego, zlokalizowanego przy ul. [...] w G. jedna ze stron postępowania, G. L. wystąpiła do Prezydenta Miasta G. o wydanie kserokopii projektu architektoniczno – budowlanego podając, że chce się z nim dokładnie zapoznać.

Prezydent Miasta G. postanowieniem z dnia 22 marca 2010 r., działając na podstawie m.in.: art. 74 § 2 k.p.a. i art. 123 k.p.a. odmówił uwzględnienia wniosku skarżącej. Jak wyjaśnił w uzasadnieniu, żądanie G. L. nie może zostać uwzględnione, gdyż dotyczy utworu chronionego prawem autorskim. Poprzez wykonanie uwierzytelnionych kopii powstaną nowe dokumenty, które mogą być wykorzystane poza prowadzonym postępowaniem administracyjnym. Zdaniem organu możliwość zapoznania się z projektem została skarżącej zapewniona poprzez skierowanie do wszystkich stron postępowania zawiadomienia o wszczęciu postępowania. W przekonaniu organu w prawie do przeglądania akt mieści się możliwość zapoznania się z treścią wszystkich dokumentów, w tym przejrzenia projektu budowlanego, jego części graficznej i opisowej oraz uzgodnień, jak również sporządzenie na własny użytek notatek lub odpisów. Tylko w tym zakresie strony mogą korzystać z przysługującego im prawa.

W zażaleniu na to postanowienie G. L. wskazała, że organ źle zinterpretował jej żądanie przyjmując, iż uczestniczka postępowania wnosiła o wydanie uwierzytelnionych kserokopii, podczas jej żądanie obejmowało zwykłe kopie. Dodała, powołując się na orzecznictwo sądów administracyjnych, że sporządzenie i wydanie stronie postępowania kserokopii projektu budowlanego jest dopuszczalne.

Postanowieniem z dnia 25 maja 2010 r. Wojewoda P. utrzymał w mocy postanowienie Prezydenta Miasta G.. W uzasadnieniu tego rozstrzygnięcia zwrócił uwagę na art. 73 k.p.a., który przewiduje dwa odrębne stany faktyczno-prawne i związane z nimi obowiązki organu oraz uprawnienia strony – § 1 dotyczy przeglądania akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów, natomiast w § 2 przewidziane zostało uprawnienie, uzasadnione ważnym interesem strony, do żądania uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy,.

Wojewoda P. wyjaśnił, że przepis powyższy jest jasny, natomiast sprawą sporną pozostaje kwestia techniki utrwalania akt administracyjnych. W ocenie organu, skoro strona ma prawo sporządzać notatki lub odpisy z wszelkich pism znajdujących się aktach sprawy, to brak podstaw do odmowy sporządzenia tych pism za pomocą kserokopiarki, jak również innych nowoczesnych urządzeń służących do powielania i gromadzenia materiałów i informacji. Niemniej strona postępowania nie może żądać, aby to organ wykonywał i dostarczał tak utrwalone pisma, gdyż nadal pozostaje to obowiązkiem strony. Skoro zatem G. L. pismem z dnia 15 marca 2010 r. zażądała wydania kserokopii projektu budowlanego w celu zapoznania się z nim, to odmowa uwzględnienia żądania skarżącej była zasadna.

Odnosząc do stanowiska organu pierwszej instancji, Wojewoda wyjaśnił, iż projekt budowany objęty jest ochroną przez prawo autorskie, jednakże taka ochrona ma miejsce wyłącznie wtedy, gdy cudzy utwór (np. projekt architektoniczny) jest wykorzystywany twórczo i poddany pewnym przekształceniom w zakresie formy lub treści, prowadzącym do powstanie innego utworu, a taka sytuacja nie zachodzi w przypadku wydawania odpisów projektu z akt sprawy.

W skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku złożonej na to postanowienie (nazwanej zażaleniem) G. L. wyjaśniła, że jest stroną w sprawie o wydanie pozwolenia na budowę budynku mieszkalnego na sąsiedniej działce i dlatego kopia projektu architektoniczno – budowlanego jest jej niezbędna do obrony swoich praw.

Dodała, że wbrew twierdzeniom organów wielokrotnie zwracała się do Prezydenta Miasta G. pisemnie i ustnie o umożliwienie jej sporządzenia odpisów we własnym zakresie przy pomocy kamery video czy aparatu fotograficznego i zawsze spotykała się z odmową. Nadmieniła, że nie zwracała się do organu z wnioskiem o wydanie i dostarczenie takich odpisów, lecz o jedynie o umożliwienie ich sporządzenia. Wyjaśniła także, że w świetle treści przepisów k.p.a. i orzecznictwa administracyjnego możliwości utrwalania dokumentów za pomocą sprzętu elektronicznego została już dawno przesądzona.

W odpowiedzi na skargę Wojewoda P. wniósł o jej oddalenie, powołując się na swoje stanowisko wyrażone w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. nr 153, poz. 1269, ze zm.) Sąd administracyjny sprawuje w zakresie swej właściwości kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej.

W myśl natomiast art. 134 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. nr 153, poz. 1270 ze zm.) dalej jako P.p.s.a. Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

W ramach kontroli legalności Sąd stosuje przewidziane prawem środki w celu usunięcia naruszenia prawa w stosunku do aktów lub czynności wydanych lub podjętych we wszystkich postępowaniach prowadzonych w granicach sprawy której dotyczy skarga, jeżeli jest to niezbędne dla końcowego jej załatwienia, o czym stanowi art. 135 P.p.s.a..

Dokonując tak określonej kontroli w niniejszej sprawie Sąd uznał, iż skarga zasługuje na uwzględnienie.

Przedmiotowa sprawa dotyczy możliwości żądania przez stronę wydania przez organ kserokopii dokumentów znajdujących się w aktach sprawy. Zasadnicze znaczenie ma jednak odpowiedz na pytanie, czy obowiązek sporządzenia kserokopii spoczywa na organie, czy na stronie. W uzasadnieniu decyzji obu instancji organy stanęły na stanowisku, że sporządzenie przez organ kserokopii wskazanych przez stronę dokumentów nie mieści się w uprawnieniach jakie jej przysługują z mocy art. 73 § 1 k.p.a. ponieważ sporządzanie odpisów, w tym także kserokopii, jest obowiązkiem strony.

Zgodnie z przepisem art. 73 § 1 k.p.a. w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Przewidziane natomiast w § 2 art. 73 k.p.a. uprawnienie strony dotyczy wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów lub uwierzytelnienia sporządzonych przez stronę odpisów.

W ocenie Sądu wyraźnie sformułowane żądanie skarżącej dotyczyło sporządzenia kserokopii projektu architektoniczno – budowlanego, znajdującego się w aktach administracyjnych sprawy i mieści się w pojęciu wykonania odpisu tego dokumentu. Użycie kserokopiarki czy też innego urządzenia oznacza bowiem tylko szczególny sposób sporządzenia odpisu. Niewątpliwie kserokopia jest współczesną formą odpisu, a nie wskazanie jej w treści art. 73 § 1 k.p.a. wynika z tego, że w chwili wejścia w życie tego przepisu sporządzanie odpisów w formie kserokopii nie było praktyką powszechną.

W judykaturze oraz w doktrynie prawa administracyjnego podkreśla się również, że brak literalnego wskazania w art. 73 § 1 k.p.a. "sporządzenia kserokopii" nie może być rozumiany jako wyłączenie możliwości domagania się sporządzenia kopii dokumentów za pomocą kserokopiarki (patrz wyroki WSA w Olsztynie z dnia 19 grudnia 2007 r., II SA/Ol 1008/07, LEX Nr 510939 oraz z dnia 4 grudnia 2008 r., I SA/Ol 458/08, LEX Nr 521953, wyrok NSA z dnia 22 października 2008 r., II OSK 1270/07, LEX Nr 575146). W ostatnio wymienionym wyroku NSA podkreślił, że prawo strony do przeglądania akt sprawy i utrwalania na własny użytek informacji zawartych w aktach sprawy musi być rozumiane szeroko i to nie tylko w związku z czynnym udziałem strony w postępowaniu ale także w związku z szeroko rozumianą zasadą jawności działania administracji publicznej. Należy pamiętać także o konieczności interpretacji szczegółowych przepisów k.p.a. (takich jak art. 73 i 74 k.p.a.) przez pryzmat zasad ogólnych postępowania (m. in. art. 9 i 10 k.p.a.) – vide postanowienie NSA z dnia 19 stycznia 2010 r., sygn. akt II OSK 2043/09.

Zgodzić się należy częściowo ze stanowiskiem Wojewody P., że realizacja tego prawa nie oznacza oczywiście, że kopie muszą być zawsze sporządzone przez organ administracji, wystarczy gdy umożliwi on sporządzenie takich kopii stronie na jej koszt. Aktualny i zgodny ze stanowiskiem składu orzekającego w niniejszej sprawie pozostaje pogląd zawarty w wyroku WSA w Olsztynie z dnia 19 grudnia 2007 r., II SA/Ol 1008/07, iż organ powinien zabezpieczyć stronie możliwość wykonania odpisów dokumentów, np. poprzez ustawienie w urzędzie płatnej kserokopiarki, czy też innego urządzenia, przy pomocy którego strona mogłaby utrwalić materiał dowodowy. Jednakże, co warto podkreślić, jeżeli zabezpieczenie stronie takiej sposobności jest z różnych przyczyn niemożliwe, to wówczas organ winien sporządzić takie kserokopie, obciążając kosztami ich uzyskania stronę. Także jeżeli strona postępowania żąda wydania z akt sprawy uwierzytelnionych kserokopii, to wówczas obowiązek ich sporządzenia leży po stronie organu, co wynika z językowej wykładni art. 74 § 2 k.p.a.

Wobec nieprecyzyjnego sformułowania żądania skarżącej o wydanie jej kopii projektu architektoniczno – budowlanego we wniosku z dnia 15 marca 2010 r., oraz odmiennego żądania sformułowanego w zażaleniu na postanowienie organu pierwszej instancji odmowa ich wydania wskazuje na naruszenie przez organ art. 73 § 1 i § 2 k.p.a. oraz art. 74 § 2 k.p.a. Wadliwe jest również rozstrzygnięcie organu drugiej instancji, który utrzymał postanowienie pierwszoinstancyjne w mocy.

Odnosząc się końcowo do stanowiska Prezydenta Miasta G., który odmówił wydania G. L. kserokopii projektu architektoniczno – budowlanego powołując się na ochronę praw autorskich wynikającą z ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorski i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. 2006 r. Nr 90 poz. 631 ze zm.), wskazać należy, że chociaż projekt architektoniczno – budowlany jest utworem objętym ochroną przez prawo autorskie, to na mocy art. 332 cytowanej ustawy, wolno korzystać z utworów dla celów bezpieczeństwa publicznego lub na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub prawodawczych oraz sprawozdań z tych postępowań. Postanowienia tego przepisu czynią twierdzenia organu pierwszej instancji bezzasadnymi w tej kwestii.

Z przytoczonych względów Sąd uznał, iż stwierdzone naruszenia przepisów postępowania mogły mieć istotny wpływ na wynik sprawy i w oparciu o art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) P.p.s.a. uchylił zaskarżone postanowienie i poprzedzające je postanowienie Prezydenta Miasta G. z dnia 22 marca 2010 r.

Z uwagi na charakter zaskarżonego postanowienia, które nie przyznaje żadnych praw i obowiązków, Sąd na podstawie art. 152 P.p.s.a. odstąpił od określenia, czy i jakim zakresie może być ono wykonane.

O kosztach Sąd orzekł w oparciu o przepis art. 200 P.p.s.a.