Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: Sędzia NSA Piotr Korzeniowski po rozpoznaniu w dniu 12 maja 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia J.D. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 9 marca 2026 r. sygn. akt II SA/Gl 1261/25 o odmowie przywrócenia terminu do uzupełnienia braku formalnego skargi J.D. na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Bielsku-Białej z dnia 24 lipca 2025 r. nr SKO.V.428/219/2025 w przedmiocie nakazu usunięcia odpadów postanawia oddalić zażalenie.

Postanowieniem z 9 marca 2026 r. sygn. akt II SA/Gl 1261/25 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach odmówił przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi w sprawie ze skargi J.D. (dalej: "skarżący") na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Bielsku-Białej z dnia 24 lipca 2025 r. nr SKO.V.428/219/2025 w przedmiocie nakazu usunięcia odpadów.

Pismem z 3 września 2025 r. skarżący, reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika, wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach skargę na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego z 24 lipca 2025 r. w przedmiocie nakazu usunięcia odpadów.

W wykonaniu zarządzenia Przewodniczącego Wydziału II z 7 października 2025 r. pełnomocnik skarżącego został wezwany do uzupełnienia braków formalnych skargi w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem odrzucenia skargi, poprzez nadesłanie pełnomocnictwa procesowego. Przesyłka zawierająca wezwanie, po jej dwukrotnym awizowaniu w dniach 14 i 22 października 2025 r., została zwrócona do Sądu z adnotacją "nie podjęto w terminie" i uznana za skutecznie doręczoną z dniem 28 października 2025 r. W wyznaczonym terminie, który upłynął w dniu 4 listopada 2025 r., nie uzupełniono braku formalnego skargi. Pełnomocnictwo zostało nadane w dniu 5 listopada 2025 r. (data stempla pocztowego).

Postanowieniem z dnia 24 listopada 2025 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach odrzucił skargę, wskazując, iż brak formalny został uzupełniony po terminie.

Skarżący nie zgodził się z powyższym rozstrzygnięciem, wnosząc zażalenie, a jednocześnie wniosek o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi. W uzasadnieniu zażalenia wskazano, że uchybienie terminowi nastąpiło bez winy skarżącego, a jego przyczyną było zastosowanie przez operatora publicznego niewłaściwego trybu doręczenia. Podniesiono, że zarówno pierwsze, jak i drugie awizo nie dotarło do adresata, pomimo zgłoszenia zmiany siedziby kancelarii zarówno listonoszowi, jak i nowemu najemcy lokalu.

Odwołując się do historii śledzenia przesyłki wskazano, że drugie awizo zostało dokonane dopiero w dniu 22 października 2025 r., zaś zwrot przesyłki nastąpił w dniu 30 października 2025 r., co w ocenie pełnomocnika dawało możliwość jej odbioru w dniu 29 października 2025 r. Zaznaczono również, że na podstawie treści awiza nie było możliwe ustalenie, czy przesyłka dotyczy postępowania cywilnego czy sądowoadministracyjnego, co ma znaczenie dla długości terminu jej odbioru.

Pełnomocnik podniósł, że dochował należytej staranności, podejmując czynności zmierzające do ustalenia statusu przesyłki, w tym wykonując telefony do sądów, przed którymi prowadzone były sprawy z jego udziałem. Wskazał, że dniu 5 listopada 2025 r. uzyskał z Sądu informację o przesyłce oraz jej zwrocie, co nastąpiło już po upływie terminu do uzupełnienia braków formalnych, i tego samego dnia nadał stosowne pełnomocnictwo. Wskazał, że przyczyną uchybienia terminowi było niedoręczenie awiza oraz zastosowanie niewłaściwego trybu doręczenia, co skutkowało uzyskaniem błędnej informacji o dacie upływu terminu, a tym samym przyczyna uchybienia była od niego niezależna. Końcowo zwrócono uwagę na przysługujące stronie prawo do dokonania czynności w ostatnim dniu terminu, który zdaniem pełnomocnika, nie mógł być ustalony inaczej niż w oparciu o informacje przekazane przez operatora pocztowego w zawiadomieniu o próbach doręczenia przesyłki.

W piśmie procesowym z dnia 17 grudnia 2025 r. pełnomocnik skarżącego przedłożył pismo operatora pocztowego, stanowiące odpowiedź na złożoną reklamację dotyczącą doręczenia przesyłki zawierającej wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi.

Postanowieniem z dnia 5 lutego 2026 r. sygn. akt III OZ 5/26, Naczelny Sąd Administracyjny oddalił zażalenie skarżącego. W uzasadnieniu wskazano, że pełnomocnik zobowiązany był do złożenia pełnomocnictwa przy pierwszej czynności procesowej dokonanej w niniejszej sprawie. Ponadto uznano, iż wezwanie do uzupełnienia braków formalnych zostało skutecznie doręczone w trybie art. 73 § 4 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przez sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935, dalej: "p.p.s.a."), a doręczenie należało uznać za dokonane w dniu 28 października 2025 r.

Podkreślono, że domniemanie skuteczności doręczenia może zostać obalone jedynie poprzez wykazanie, iż wynikające z niego okoliczności nie odpowiadają rzeczywistości. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego pełnomocnik nie wykazał w sposób przekonujący, iż awizo nie zostało pozostawione, a przedstawione pismo operatora pocztowego nie stanowiło wystarczającego dowodu w tym zakresie. W konsekwencji przyjęto, że wobec niepodjęcia przesyłki w terminie doręczenie nastąpiło z upływem okresu przewidzianego w przepisach, co skutkowało uznaniem, iż brak formalny skargi nie został uzupełniony w terminie.

Postanowieniem z dnia 9 marca 2026 r. sygn. akt II SA/Gl 1261/25, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach odmówił przywrócenia terminu do uzupełnienia braku formalnego skargi. Sąd wskazał, że wniosek nie mógł zostać uwzględniony, gdyż nie uprawdopodobniono braku winy po stronie reprezentowanej przez profesjonalnego pełnomocnika. Skoro pełnomocnik powziął informację o pochodzeniu przesyłki od pracownika sądu administracyjnego, to w ramach miernika należytej staranności zawodowej był zobowiązany do samodzielnego obliczenia terminu na uzupełnienie braków skargi. Wiedząc, że pismo pochodzi z sądu administracyjnego, winien przyjąć 14-dniowy termin wynikający z art. 73 § 4 p.p.s.a., liczony od daty pierwszej awizacji. Zaznaczono również, iż zmiana siedziby pełnomocnika nastąpiła 1 października 2025 r., choć skarga została nadana już 3 września 2025 r. Pełnomocnik winien był zatem przewidzieć, że po przekazaniu skargi przez organ (zgodnie z art. 54 § 2 p.p.s.a.) sprawa wpłynie do sądu w przewidywalnym terminie. Tymczasem kontaktu z sądem dopełnił on dopiero 5 listopada 2025 r., co świadczy o braku należytej dbałości o bieg postępowania.

Na powyższe postanowienie skarżący wniósł zażalenie, zaskarżając je w całości oraz wnosząc o jego uchylenie.

Naczelny Sąd Administracyjny, zważył co następuje:

Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie.

Zgodnie z art. 86 § 1 p.p.s.a., przywrócenie terminu do dokonania czynności procesowej jest możliwe wyłącznie pod warunkiem, że strona nie dopełniła jej bez własnej winy. Wniosek w tym przedmiocie winien zostać wniesiony w terminie siedmiu dni od ustania przyczyny uchybienia, przy jednoczesnym dopełnieniu uchybionej czynności (art. 87 § 1 i 4 p.p.s.a.). W niniejszej sprawie skarżący zachował powyższe rygory, co stanowi o formalnej dopuszczalności wniosku.

Niemniej jednak, dla merytorycznego uwzględnienia żądania niezbędna jest kumulatywna realizacja wszystkich przesłanek ustawowych, w tym przede wszystkim uprawdopodobnienie braku winy w uchybieniu terminu (art. 87 § 2 p.p.s.a.). W orzecznictwie i doktrynie przyjmuje się konsekwentnie, że jakikolwiek stopień zawinienia strony (w tym nawet lekkie niedbalstwo) wyklucza możliwość przywrócenia terminu. Instytucja ta ma bowiem charakter nadzwyczajny i znajduje zastosowanie wyłącznie w przypadku zaistnienia obiektywnych, niezależnych od woli strony okoliczności, które mimo dołożenia najwyższej staranności w prowadzeniu własnych spraw, udaremniły dokonanie czynności w czasie. To na skarżącym spoczywał zatem ciężar uwiarygodnienia, że podjął on wszelkie możliwe działania w celu dotrzymania terminu, a powstała przeszkoda miała charakter zewnętrzny i była nie do przezwyciężenia.

Należy zaznaczyć, że rygoryzm formalny procedury administracyjnej oraz sądowoadministracyjnej obliguje strony do podejmowania czynności w ściśle określonym czasie i formie. Taka systematyzacja postępowania stanowi gwarancję pewności obrotu prawnego oraz jego przewidywalności, zapewniając uczestnikom bezpieczeństwo i transparentność. Jednolite wymogi formalne wobec wszystkich stron procesu są wyrazem zasady bezstronności i pełnią istotną funkcję ochronną. W tym kontekście instytucja przywrócenia terminu musi być postrzegana jako środek o charakterze nadzwyczajnym. Jej zastosowanie ogranicza się wyłącznie do przypadków, w których uchybienie terminowi nastąpiło wskutek okoliczności obiektywnie niezależnych od strony, mających charakter przeszkody nie do przezwyciężenia.

Trzeba przy tym wskazać, że pojęcie winy strony w uchybieniu terminu obejmuje swym zakresem także winę osób trzecich upoważnionych przez stronę do dokonania określonej czynności, w tym również pełnomocnika (por. np. postanowienie NSA z 30 października 2018r., sygn. akt II FZ 631/18). Pełnomocnictwo jest stosunkiem opartym na zaufaniu, ustanawiając pełnomocnika w postępowaniu administracyjnym, strona ponosi skutki wynikające z ewentualnego błędu pełnomocnika i to niezależnie od tego, czy jest to pełnomocnik profesjonalny czy nieprofesjonalny. Każdy pełnomocnik ma obowiązek dbania o interesy swego mocodawcy poprzez zapewnienie sprawnej obsługi postępowania. Decydując się zatem na udzielenie pełnomocnictwa mocodawca zarazem przyjmuje na siebie wszelkie konsekwencje działalności pełnomocnika, zarówno te pozytywne, jak i negatywne (zob. postanowienia: NSA z 6 października 2014 r., sygn. akt I FZ 328/14, oraz WSA w Opolu z 13 listopada 2019r., sygn. akt I SA/Op 400/19). Dodatkowo, gdy jest to pełnomocnik profesjonalny, przy ocenie możliwości przywrócenia terminu (również przy ocenie formalnych aspektów wniosku) należy uwzględniać wiedzę i konieczność zachowania należytej staranności przez tego pełnomocnika (wyrok SN z 21 lutego 2002 r., sygn. akt I PKN 903/00, publ. Prok. i Pr. 2003, Nr 15, poz. 39 - dodatek).

Stosownie do art. 73 § 1 p.p.s.a., w razie niemożności doręczenia pisma w sposób przewidziany w art. 65-68, art. 69 § 1 oraz art. 70-72, pismo składa się na okres czternastu dni w placówce pocztowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe albo w urzędzie gminy, dokonując jednocześnie zawiadomienia określonego w § 2. Zawiadomienie o złożeniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy w terminie siedmiu dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, a gdy to nie jest możliwe, na drzwiach mieszkania adresata lub w miejscu wskazanym jako adres do doręczeń, na drzwiach biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe (art. 73 § 2 p.p.s.a.). W przypadku niepodjęcia pisma w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od dnia pierwszego zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy (art. 73 § 3 p.p.s.a.). Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1 (art. 73 § 4 p.p.s.a.).

W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, profesjonalny charakter reprezentacji procesowej wyklucza możliwość usprawiedliwiania uchybienia terminu poleganiem na informacjach od osób trzecich. Na pełnomocniku spoczywa autonomiczny obowiązek prawidłowego obliczenia terminu na podstawie przepisów prawa. Bezkrytyczne przyjęcie daty podanej przez inne podmioty, bez jej weryfikacji w oparciu o art. 73 § 1 i 4 p.p.s.a., stanowi naruszenie standardów starannego działania. Mechanizm fikcji doręczenia jest konstrukcją ustawową o charakterze sztywnym, a termin czternastodniowy biegnie nieuchronnie od daty pierwszej awizacji, co profesjonalista winien brać pod uwagę przy kalkulacji czasu na dokonanie czynności.

Choć prawo do wykorzystania pełnego ustawowego terminu na dokonanie czynności procesowej jest niesporne, to jednak decyzja o podjęciu działania w jego końcowym biegu wiąże się z przejęciem przez stronę pełnej odpowiedzialności za ewentualne błędy decyzyjne. Strategia procesowa polegająca na działaniu w granicach terminów końcowych nakłada na podmiot obowiązek zachowania szczególnej rzetelności, gdyż ewentualne pomyłki w obliczeniach są wówczas traktowane jako ryzyko obciążające stronę.

Wzorzec należytej staranności zawodowej nakłada na pełnomocnika obowiązek precyzyjnego ustalenia daty doręczenia pisma na podstawie dostępnych danych o awizacji przesyłki. Ewentualna niepewność co do sposobu liczenia terminów w reżimie doręczeń zastępczych winna skłaniać profesjonalnego uczestnika obrotu do wcześniejszego dopełnienia czynności, celem wyeliminowania ryzyka uchybienia terminowi. W niniejszej sprawie nadmierność zwłoki jest tym mniej zrozumiała, że czynność procesowa miała charakter techniczny, dotyczyła uzupełnienia braku pełnomocnictwa i nie wiązała się z koniecznością podejmowania złożonych działań prawnych.

Na marginesie należy wskazać, że przywołana przez autora zażalenia argumentacja, oparta na orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, zgodnie z którą odrzucenie skargi wniesionej po terminie może nastąpić dopiero po prawomocnym rozpoznaniu wniosku o przywrócenie terminu, nie przystaje do stanu faktycznego niniejszej sprawy. Przedmiotem niniejszego postępowania nie jest bowiem kwestia wniesienia skargi z uchybieniem terminu, lecz nieuzupełnienie jej braków formalnych w wyznaczonym czasie.

Mając na uwadze powyższe, Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. 184 w zw. z art. 197 § 1 i 2 p.p.s.a. oddalił zażalenie.