Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w składzie następującym: Przewodniczący SWSA Elżbieta Mazur - Selwa Sędziowie WSA Piotr Godlewski /spr./ AWSA Karina Gniewek - Berezowska Protokolant specjalista Anna Mazurek - Ferenc po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 9 lutego 2022 r. sprawy ze skargi M. K. na decyzję Wojewody z dnia [...] sierpnia 2021 r. nr [...] w przedmiocie odmowy udostępnienia i możliwości wykonania fotokopii ksiąg metrykalnych I. uchyla zaskarżoną decyzję i decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego z dnia [...] lipca 2021 r. nr [...]; II. zasądza od Wojewody na rzecz skarżącej M. K. kwotę 100 zł /słownie: sto złotych/ tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.

II SA/Rz 1540/21

U z a s a d n i e n i e

Przedmiotem skargi M.K. jest decyzja Wojewody z [...] sierpnia 2021 r. nr [...] dotycząca odmowy udostępnienia i możliwości wykonania fotokopii ksiąg metrykalnych.

Jak wynika z uzasadnienia tej decyzji i akt administracyjnych sprawy, wnioskiem z [...] maja 2021 r. M.K. zwróciła się do Urzędu Stanu Cywilnego w [...] o udostępnienie i możliwość wykonania fotokopii ksiąg metrykalnych (akta urodzeń, zgonów i ślubów) miejscowości [...] na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r., poz. 164, dalej: u.n.z.a.), których okres przechowywania już upłynął i nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. W uzasadnieniu wniosku wskazała, że wyżej wymienione akty są jej potrzebne do badania powiązań rodzinnych i poszukiwań genealogicznych rodziny i rodzin spokrewnionych.

Pismem z [...] czerwca 2021 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w [...] poinformował wnioskodawczynię, iż Urząd jest w posiadaniu 1 niezamkniętej księgi parafialnej wsi [....] i [...] z lat 1877 – 1926, zawierającej akty urodzeń, małżeństw i zgonów (tzw. księga łączona), której okres przechowywania zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2021 r., poz. 709, dalej: P.a.s.c.) wynosi 100 lat. W związku z tym zawarte w przedmiotowej księdze akty stanu cywilnego nie stanowią dokumentu archiwalnego i nie podlegają udostępnieniu we wnioskowanym trybie. Ich udostępnienie jest możliwe na podstawie art. 130 ust. 5 P.a.s.c., po wykazaniu przez wnioskodawczynię stosownego pokrewieństwa lub interesu prawnego w myśl art. 45 tej ustawy.

Pismem z [...] czerwca 2021 r. skierowanym do USC w [...] M.K. poinformowała, że skierowane do niej wezwanie do wykazania interesu prawnego jest bezzasadne i opiera się na niewłaściwej interpretacji przepisów prawa. W związku z tym ponowiła żądanie zawarte w złożonym wniosku.

Decyzją z [...] lipca 2021 r. nr [...] - wydaną na podstawie art. 12 ust. 1 w zw. z art. 28 ust. 1, 2 i 4, art. 128 ust. 1 i 1a, art. 130 ust. 5 i art. 45 ust. 1 P.a.s.c. oraz art. 104 § 1 i art. 107 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2021 r., poz. 735, dalej: k.p.a.) - Kierownik USC w [...] odmówił udostępnienia i możliwości wykonania fotokopii ksiąg metrykalnych (akta urodzeń, zgonów i ślubów) miejscowości [...] w celu badań powiązań rodzinnych i poszukiwań genealogicznych rodziny wnioskodawcy i rodzin spokrewnionych. W uzasadnieniu wskazał, że księga dla wsi [...] i [...] z lat 1877 - 1926 zawiera akty urodzenia, a ostatni rocznik zarejestrowanych urodzeń to 1926 r. Okres jej przechowywania wynoszący 100 lat upłynie z końcem 2026 r. i dopiero z początkiem 2027 r. księga stanie się dokumentem archiwalnym udostępnianym na podstawie u.n.z.a.

Od w/w decyzji M.K. złożyła odwołanie, wnosząc o jej uchylenie w całości jako wydanej z rażącym naruszeniem przepisów prawa i ustalenie, że żądane przez nią akty stanu cywilnego powinny być jej bezwarunkowo udostępnione.

Wskazaną na wstępie decyzją z [...] sierpnia 2021 r. Wojewoda - działając na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 k.p.a. w zw. z art. 11 ust. 2, art. 2 ust. 6, art. 45 ust. 1 i art. 130 ust. 5 P.a.s.c. - utrzymał w mocy decyzję Kierownika USC z [...] lipca 2021 r.

Wskazał, że kwestia zasad dostępu do ksiąg stanu cywilnego sporządzonych przed wejściem w życie P.a.s.c. i zawartych w nich aktów stanu cywilnego oraz rodzaju wydawanych dokumentów uzależniona jest od daty zamknięcia danej księgi. Na gruncie obowiązujących przepisów, kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie P.a.s.c. wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów, o czym stanowi art. 128 ust. 1 P.a.s.c. Jeśli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, to termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W efekcie księga stanu cywilnego zawierająca księgi urodzeń, małżeństw i zgonów powinna być przechowywana przez okres właściwy dla księgi urodzeń, czyli przez najdłuższy możliwy. Udostępnianie aktów stanu cywilnego znajdujących się w takiej księdze, dla której nie upłynął jeszcze okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, podlega przepisom P.a.s.c.

USC w [...] jest w posiadaniu jednej niezamkniętej księgi parafialnej dla wsi [...] i [...] z lat 1877-1926. W księdze tej zawarte są akty urodzeń, akty małżeństw oraz akty zgonów i stanowi ona tzw. księgę łączoną, dla której okres przechowywania wynosi 100 lat. Skoro księgi te zawierają akty różne rodzajowo, muszą być one przechowywane w USC w [...] przez okres właściwy dla znajdujących się w nich ksiąg urodzenia, dla których termin przechowywania (100 lat) jeszcze nie upłynął. W rezultacie akty stanu cywilnego mogą zostać udostępnione tylko na zasadach wynikających z P.a.s.c.

Przedmiotowa sprawa dotyczy odmowy udostępnienia i możliwości wykonania fotokopii ksiąg metrykalnych. Kierownik urzędu stanu cywilnego zobowiązany jest więc w pierwszej kolejności do ustalenia, czy osoba występująca z takim żądaniem jest do tego upoważniona i należy do katalogu podmiotów uprawnionych do uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego określonych w art. 45 P.a.s.c. W przypadku, gdy wnioskodawcą nie jest osoba której stan cywilny został w akcie stwierdzony, wymagane są inne dokumenty na podstawie których można ustalić stopień pokrewieństwa wnioskodawcy w stosunku do osoby której odpisu aktu żąda, lub dokumenty które potwierdzą interes prawny osoby wnioskującej. Stosownie do art. 130 ust. 5 P.a.s.c., jedynie osobie uprawnionej do otrzymania odpisu można umożliwić nieodpłatne wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, o ile jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Wnioskodawczyni nawet nie próbowała wykazać stopnia pokrewieństwa względem osób których akty stanu cywilnego miałyby zostać jej udostępnione. Nie wykazała zatem interesu prawnego w sprawie. Samo wskazanie we wniosku inicjującym sprawę, że dokumenty te są jej potrzebne do badania powiązań rodzinnych i poszukiwań genealogicznych rodziny i rodzin spokrewnionych nie może być rozumiane jako interes prawny, bowiem nie ma oparcia w przepisach prawa.

W ocenie organu odwoławczego, ustawodawca określając termin przechowywania akt stanu cywilnego nie rozdziela w ustawie okresu przechowywania od okresu udostępniania, co znaczy, że są to okresy tożsame. W związku z powyższym istnieje możliwość wydania na wniosek osoby uprawnionej odpisu żądanego aktu stanu cywilnego po zmigrowaniu go do aplikacji obsługującej System Rejestrów Państwowych "Źródło", bądź umożliwić nieodpłatne wykonanie fotokopii.

Nie jest zasadny zarzut odwołania, że każda księga znajdująca się w łączonej księdze metrykalnej z lat 1877-1926 dla miejscowości [....] stanowi odrębną księgę stanu cywilnego, więc terminy ich przechowywania w Urzędzie Stanu Cywilnego powinny być liczone dla każdej z osobna. Przepis art. 128 ust. 1 P.a.s.c. jasno stanowi, że jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. Zatem powszechna dostępność do takiego aktu rozpoczyna się z momentem zamknięcia księgi stanu cywilnego, co w przypadku księgi łączonej jest równoznaczne z zamknięciem ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze i dopiero wówczas kierownik urzędu stanu cywilnego uzyskuje uprawnienie do udostępnienia aktu stanu cywilnego zarejestrowanego w tej księdze przy zastosowaniu u.n.z.a. (o ile nie nastąpiło faktyczne przekazanie księgi do archiwum państwowego). Co istotne, udostępnianie przez kierownika urzędu stanu cywilnego aktu stanu cywilnego zarejestrowanego w księdze stanu cywilnego, dla której jako całości nie upłynął okres jej przechowywania w urzędzie stanu cywilnego, jest możliwe tylko na wniosek uprawnionego podmiotu. Odwołująca się nie wykazała, że takie uprawnienia posiada.

We wniesionej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie skardze na decyzję Wojewody z [...] sierpnia 2021 r. M.K. podnosząc rażące naruszenie prawa wniosła o jej uchylenie oraz orzeczenie o obowiązku umożliwienia jej przez USC Gminy [...] wykonania fotokopii ksiąg metrykalnych miejscowości [...], tj. aktów urodzeń sporządzonych w latach 1877 - 1920 oraz aktów zgonów i ślubów sporządzonych w latach 1877 - 1926.

W uzasadnieniu skargi wywiodła, że argumentacja przedstawiona w zaskarżanej decyzji opiera się na niewłaściwej interpretacji przepisów P.a.s.c. oraz u.n.z.a.

Wyjaśniła, że nie żądała udostępnienia akt stanu cywilnego sporządzonych w latach które uzasadniałyby wykazanie posiadania przez nią interesu prawnego. Księgi metrykalne parafii [...] z lat 1877 - 1926 były prowadzone łącznie w jednej fizycznej księdze (woluminie). Zasady prowadzenia w owym czasie ksiąg stanu cywilnego regulował Kodeks cywilny Królestwa Polskiego z 13 czerwca 1825 r. (dalej: k.c.KP) obowiązujący od 1 stycznia 1826 r. Jego art. 72 stanowił, że każdy akt stanu cywilnego był pisany na dwie ręce, tj. w księdze która pozostawała na miejscu (w parafii - art. 71 k.c.KP) i w księdze, która corocznie była składana do Archiwum hipotecznego. Dla każdego rodzaju aktów, tj. urodzenia, małżeństwa i śmierci była oddzielna księga miejscowa. W przypadku aktów które były pisane na drugą rękę i corocznie składane do Archiwum hipotecznego, te powinny były być pisane w jednej księdze złożonej z trzech części. Jak jednak wynika z wcześniejszego akapitu art. 72 k.c.KP, każda z tych części była oddzielną księgą stanu cywilnego. Wskazuje na to także art. 74 k.c.KP, zgodnie z którym utrzymujący księgi (tj. duchowny przełożony parafii - art. 71 k.c.KP) był zobowiązany zamknąć je przy końcu każdego roku. Oddzielnie zamykana była zatem księga urodzin, oddzielnie małżeństw oraz oddzielnie zgonów. Przepisy te skarżąca przytoczyła w odwołaniu, ale Wojewoda w swojej decyzji w ogóle się do nich nie odniósł. Wg powołanych przepisów k.c.KP, pomimo że w księdze stanu cywilnego znajdowały się trzy księgi, nie oznacza to, że była to jedna wspólna księga urodzin -małżeństw - zgonów. Wskazuje na to także fakt, że w ramach każdej księgi prowadzona była odrębna numeracja znajdujących się w niej aktów stanu cywilnego.

W ocenie skarżącej, brzmienie art. 128 ust. 1 zdanie 2 P.a.s.c. nie uzasadnia wniosku, że w wypadku gdy rejestracja urodzeń, małżeństw oraz zgonów była prowadzona łącznie w jednej księdze, zmienione zostają także zasady udostępniania aktów zgonu i małżeństw, jak błędnie twierdzi Wojewoda. Przepis ten wprowadza jedynie wyjątek od art. 28 ust. 3 P.a.s.c., który stanowi, że po upływie okresów o których mowa w ust. 1 (100 i 80 lat), akta stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje w ciągu 2 lat do właściwego archiwum państwowego. Działanie art. 128 ust. 1 zdanie 2 P.a.s.c. ma ten skutek, że pomimo upływu 2 lat kierownik urzędu stanu cywilnego musi nadal przechowywać akty małżeństw i zgonów ze względu na to, że są one zawarte w tej samej księdze co akty urodzeń. Przepis ten jest konieczny, bowiem w przeciwnym wypadku doszłoby do absurdalnej sytuacji, w której kierownik urzędu stanu cywilnego byłby zmuszony do dzielenia fizycznej księgi (woluminu) i przekazywania jej w częściach do właściwego archiwum. Zatem niezbędne było ustalenie dla takich sytuacji jednego wspólnego okresu przechowywania księgi. Jeden okres przechowywania księgi nie oznacza, że jest także wspólny okres udostępniania akt, jak nietrafnie twierdzi Wojewoda. Przepisy art. 28 ust. 4 oraz 128 ust. 1 P.a.s.c. dotyczą okresu przechowywania i przekazywania akt do archiwów, a nie odnoszą się w ogóle do zasad udostępniania aktów stanu cywilnego. Z przepisów tych jednoznacznie wynika, że w przypadku, gdy księgi urodzeń, małżeństwa i zgonów są prowadzone w odrębnych woluminach, okres ich przechowywania w urzędzie stanu cywilnego oraz ich przekazywania do archiwum jest różny i niezależny od siebie. Natomiast jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze. W przepisie nie ma mowy o zamknięciu księgi (woluminu) jako całości, jak błędnie wywodzą organy. Trudno sobie wyobrazić, aby w przypadku gdy w jednym woluminie są prowadzone razem księga urodzeń, małżeństwa i zgonów, urząd stanu cywilnego dzielił ten wolumin w celu odłączenia od niego ksiąg prowadzonych dla aktów ślubów i zgonów. Analogicznie należy postępować, gdy w jednym woluminie są dodatkowo prowadzone księgi z wielu lat. W spornej sprawie zachodzą oba te przypadki. Natomiast niczym nie jest usprawiedliwiony wniosek, jakoby zasady przechowywania akt stanu cywilnego dotyczyły również ich udostępniania. Gdyby przyjąć odmiennie, wówczas okres 80 lat ustalony dla aktów małżeństw i zgonów byłby fikcyjny. Bowiem musiałyby one "czekać" jeszcze 20 lat aby upłynął okres przechowywania aktów urodzenia, a w przypadku gdy w jednej księdze (woluminie) są sporządzone nie tylko wszystkie trzy rodzaje aktów stanu cywilnego, ale jeszcze dodatkowo są one sporządzone od bardzo wielu lat np. od 1808 r. do np. 1996 r. Takie sytuacje w przypadku małych parafii nie są wcale odosobnione. W spornej sprawie w jednej księdze (woluminie) prowadzonej dla wsi [...] i wsi [...] są akta stanu cywilnego tylko z lat z lat 1877-1926. Gdyby przyjąć za poprawną tezę Wojewody, to w pierwszym przypadku wszystkie akty urodzeń, małżeństw i zgonów nie mogłyby być powszechnie udostępniane do roku 2096. W skrajnym przypadku, gdyby księgi zawierały akty od 1808 r. (co wcale nie jest rzadkością), byłoby to przez 288 lat. W spornym przypadku zakaz powszechnego udostępniania będzie obowiązywał do 2026 r. W skrajnym przypadku będzie to 149 lat. Taki wniosek jest sprzeczny z art. 28 ust. 1, 2 i 4 oraz 128 ust. 1 P.a.s.c.

Kolejnym zagadnieniem błędnie zinterpretowanym przez Wojewodę jest problematyka udostępniania aktów stanu cywilnego, dla których upłynął okres ich przechowywania określony w art. 28 ust. 1 i 2 oraz 128 ust. 1 P.a.s.c. W decyzji Wojewoda ponownie błędnie i bez jakiegokolwiek uzasadnienia powołuje się na art. 130 ust. 5 P.a.s.c. Przepis ten nie dotyczy spornej sytuacji. Stanowi on, że osobie uprawnionej do otrzymania odpisu można umożliwić nieodpłatnie wykonanie fotokopii aktu stanu cywilnego sporządzonego w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, jeżeli jej wykonanie nie zagraża trwałości księgi i zawartych w niej aktów stanu cywilnego. Z przepisu tego wyraźnie wynika, że odnosi się on tylko do aktów stanu cywilnego dla których nie upłynął okres ich przechowywania. W takim przypadku osoba uprawniona może żądać również nieodpłatnie wykonania fotokopii aktu stanu cywilnego. Ponieważ skarżąca nie żąda udostępnienia aktów których okres przechowywania jeszcze nie upłynął, nie jest zobowiązana do wykazywania pokrewieństwa lub interesu prawnego. Takie żądanie jako niepoparte żadnymi przepisami prawa jest całkowicie bezzasadne.

Zasady udostępniania aktów stanów cywilnego dla których już upłynął okres przechowywania ustala art. 130 ust. 4, a nie art. 130 ust. 5 P.a.s.c. Natomiast Wojewoda w ogóle nie zauważa istnienia tego przepisu i w żaden sposób nie odnosi się do twierdzeń zawartych już w odwołaniu od decyzji USC w [....] Wg art. 130 ust. 4 P.a.s.c., akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 r. poz. 164). W cytowanym ustępie nie ma odwołania do całości art. 128 ust. 1 i 1a, a tylko do tego ich fragmentu, który ustala okresy przechowywania. W przypadku art. 128 ust. 1 jest to wyłącznie zdanie pierwsze. Gdyby przyjąć, że również zdanie drugie dotyczy okresu udostępniania, to w przypadku małych parafii w których księgi są prowadzone w jednym woluminie od np. 1808 r. a nierzadko zdarza się że i wcześniejsze nawet księgi ponad dwustuletnie nie mogłyby być udostępnione tylko przez sam fakt, że akty takie znajdują się w tej samej księdze będącej de facto tylko zbiorem trzech ksiąg stanu cywilnego, co objęte częściową niejawnością akty urodzeń, stają się niejawne, jak niesłusznie przyjął Wojewoda. Jest natomiast oczywiste, że w takim wypadku przy udostępnianiu aktów zgonów i małżeństw zawartych w tej samej księdze co objęte okresem ochronnym akty urodzenia wymagany jest szczególny nadzór pracownika urzędu stanu cywilnego (por. art. 73 § 1a k.p.a.).

Kolejnym argumentem, który został podniesiony w decyzji USC w [...] jest przepis art. 128 ust. 1a P.a.s.c., do którego Wojewoda w ogóle się nie odniósł. Wg tego przepisu, gdy dla osoby, dla której sporządzono akt urodzenia lub akt małżeństwa w księdze stanu cywilnego prowadzonej przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy nie sporządzono aktu zgonu lub nie zarejestrowano informacji o zgonie, księgę urodzeń i księgę małżeństw, mimo upływu okresów, o których mowa w ust. 1, przechowuje się do czasu sporządzenia dla osoby której akt dotyczy, aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby. W odwołaniu skarżąca zwróciła uwagę na fakt, iż USC w [...] stwierdził, iż "przy aktach urodzeń i małżeństw w księdze ze wsi [...] i [...] brak jest informacji o zgonach danych osób, przede wszystkim z powodu, iż w 1951 r. dokonano zmiany granicy państwa polskiego, w związku z czym ludność która zamieszkiwała dotychczasowe miejscowości została przesiedlona poza teren obecnej Polski". Oznacza to, że przez ponad dwa lata od dnia wejścia w życie art. 128 ust. 1a P.a.s.c. (tj. od 4 maja 2019 r.) USC w [...] nie zrobił nic, żeby na jakimkolwiek akcie urodzenia i małżeństwa stosowną wzmiankę zamieścić. Przez zaniechanie uniemożliwia tym samym udostępnienie aktów osobom uprawnionym.

Ponadto w odwołaniu skarżąca zwróciła także uwagę na pominięcie przez USC w [...] art. 128 ust. 1b P.a.s.c., przez co stworzone zostało mylne wrażenie, że ustawodawca nie przewidział możliwości wystąpienia sytuacji opisanej przez USC w decyzji i wręcz nie wiedział o tym, że dokonano zmiany granicy państwa polskiego. Ponadto pominięcie tego przepisu stwarza mylne wrażenie jakoby ustawodawca wymagał od urzędów stanu cywilnego wręcz prowadzenia poszukiwań osób dla których zostały sporządzone akty stanu cywilnego. Tymczasem o czym innym świadczy art. 128 ust. 1b P.a.s.c. Stosownie do postanowień tego przepisu weryfikacji sporządzenia dla osoby aktu zgonu lub zarejestrowania informacji o zgonie tej osoby dokonuje się w rejestrze stanu cywilnego lub rejestrze PESEL. W przypadku stwierdzenia, że dla osoby nie sporządzono aktu zgonu i nie zarejestrowano informacji o zgonie oraz stwierdzenia że osoba nie ma nadanego numeru PESEL, kierownik urzędu stanu cywilnego jest uprawniony do przekazania ksiąg do właściwego archiwum państwowego po upływie okresów o których mowa w art. 128 ust. 1 P.a.s.c. Również i do tego problemu Wojewoda się nie odniósł. Nie jest więc prawdą twierdzenie Wojewody, że "cała niniejsza decyzja jest odpowiedzią na zarzuty zawarte w odwołaniu".

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie z przyczyn wywiedzionych w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2021 r., poz. 137), sąd administracyjny sprawuje kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem, jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Jej zakres wyznacza art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 ze zm., dalej: P.p.s.a.), wg którego sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy, nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Stosownie do art. 145 § 1 P.p.s.a., Sąd zobligowany jest do uchylenia decyzji bądź postanowienia (jeżeli dotknięte są naruszeniem prawa materialnego które miało wpływ na wynik sprawy, naruszeniem prawa dającym podstawę do wznowienia postępowania bądź innym naruszeniem przepisów postępowania jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy), do stwierdzenia ich nieważności lub ich wydania z naruszeniem prawa (jeżeli zachodzą przyczyny określone w K.p.a. lub innych przepisach).

Przedmiotem kontroli Sądu jest decyzja Wojewody z [...] sierpnia 2021 r., utrzymująca w mocy decyzję Kierownika USC w [....] z [...] lipca 2021 r. o odmowie udostępnienia i możliwości wykonania przez skarżącą fotokopii ksiąg metrykalnych (akta urodzeń, zgonów i ślubów) miejscowości [...] w celu badań powiązań rodzinnych i poszukiwań genealogicznych.

Istota sprawy sprowadza się do oceny prawidłowości stanowiska orzekających w sprawie organów administracji, czy z uwagi na okoliczność, iż posiadana przez USC w [...] księga parafialna dla wsi [...] i [...] z lat 1877 – 1926 jest tzw. księgą łączoną (zawierającą akty urodzeń, małżeństw i zgonów) której termin przechowywania wynoszący 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń (kończący się z upływem 2026 r.) jeszcze nie minął, nie jest możliwe jej udostępnienie skarżącej w celu wykonania fotokopii ksiąg metrykalnych z uwagi na brak wykazania przez nią pokrewieństwa względem osób których akty stanu cywilnego miałyby zostać jej udostępnione, a także z uwagi na brak wykazania interesu prawnego.

Poddawszy kontroli we wskazanym wyżej zakresie zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu I instancji Sąd stwierdził zasadność skargi wynikającą z uznania, że zapadły one z naruszeniem przepisów prawa materialnego mającym wpływ na wynik sprawy.

Materialnoprawną podstawę tych decyzji stanowiły przepisy ustawy P.a.s.c., z których kluczowy dla rozstrzygnięcia sprawy jest jej art. 128 ust. 1.

Zgodnie z tym przepisem, "kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje do właściwych archiwów państwowych księgi stanu cywilnego prowadzone przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy wraz z aktami zbiorowymi rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzami alfabetycznymi po upływie 100 lat od zamknięcia księgi urodzeń, a po upływie 80 lat od zamknięcia księgi małżeństw i księgi zgonów. Jeżeli w księdze stanu cywilnego była prowadzona więcej niż jedna księga stanu cywilnego, termin jej przechowywania jest liczony od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze".

W okolicznościach sprawy nie budzi wątpliwości, że będąca w posiadaniu USC w [...] księga parafialna dla wsi [...] i [...] z lat 1877 – 1926 jest tzw. księgą łączoną, zawierającą akty urodzeń, małżeństw i zgonów. W świetle zdania drugiego powołanego wyżej przepisu, termin przechowywania tej księgi liczony jest od daty zamknięcia ostatniej księgi stanu cywilnego prowadzonej w danej księdze (łączonej), co w sprawie dotyczy księgi urodzeń; ponieważ księga ta podlega zamknięciu po upływie 100 lat, termin ten kończy się z upływem 2026 r.

W kontekście tego przepisu istotne pozostaje, iż jego wykładnia językowa (jako podstawowy rodzaj wykładni) w odniesieniu do takiej sytuacji mówi o przechowywaniu przez kierownika u.s.c. księgi łączonej przez okres czasu liczony od zamknięcia ostatniej księgi (cząstkowej), a nie że każda z poszczególnych ksiąg cząstkowych zamyka się w dacie zamknięcia ostatniej z nich.

W związku z tym istotne dla rozpoznania wniosku o udostępnienie zawartych w takiej księdze danych pozostaje, czy wniosek taki został złożony przed czy po zamknięciu księgi; w pierwszym przypadku udostępnienie następuje na zasadach określonych w art. 45 P.a.s.c. (co w przypadku osób których dane nie dotyczą generalnie związane jest z wykazaniem przez wnioskodawcę interesu prawnego), w drugim przypadku zaś odbywa się na zasadach określonych w u.n.z.a. (oznaczających de facto zgodnie z jej art. 16a ust. 1 dostęp powszechny przysługujący każdemu zainteresowanemu).

Jak stanowi art. 130 ust. 4 P.a.s.c., "akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1 i 1a, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego. Udostępnianie ich oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach".

Zdaniem Sądu z powyższych regulacji wynika więc, że organ powinien był udostępnić skarżącej na zasadach określonych w u.n.z.a. żądane akty stanu cywilnego, tj. te których okres przechowywania liczony dla poszczególnych ksiąg wchodzących w skład księgi łączonej już upłynął bez żądania wykazania interesu prawnego.

Sąd w pełni podziela stanowisko (wyrażone m.in. w wyroku WSA w Krakowie z 5 listopada 2019 r. III SA/Kr 925/19 wyroku NSA z 22 stycznia 2019 r. II OSK 417/17 oraz wyroku WSA w Warszawie z 4 kwietnia 2019 r. IV SA/Wa 538/19), iż brak jest podstaw do uznania, że trudności techniczne w udostępnieniu materiałów archiwalnych (w szczególności w sytuacji, gdy objęte okresem ochronnym akty urodzenia znajdują się w tej samej księdze co akty małżeństwa i zgonu – stanowiące zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 2 materiał archiwalny) mogą wprowadzać ograniczenia w obowiązującej zasadzie powszechnego dostępu.

W tej sytuacji zdaniem Sądu orzekające w sprawie organy dokonały błędnej wykładni wskazanych wyżej przepisów art. 128 ust. 1 i art. 130 ust. 4 P.a.s.c., co uzasadniało ich uchylenia na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a) P.p.s.a.

Wskazania co do dalszego postępowania dla organów administracji wynikają wprost z przedstawionych wyżej uwag odnoszących się do stosowania w/w przepisów.

O należnych skarżącej kosztach postępowania sądowego obejmujących opłacony od skargi wpis orzeczono stosownie do art. 200 w zw. z art. 205 § 1 P.p.s.a.