Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: Sędzia NSA Marzenna Linska-Wawrzon po rozpoznaniu w dniu 19 lutego 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia M. Sp. z o.o. z siedzibą w W. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 3 grudnia 2025 r. sygn. akt VII SA/Wa 1213/25 odmawiające przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi w sprawie ze skargi M. Sp. z o.o. z siedzibą w W. na postanowienia Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie z dnia 19 marca 2025 r., znak: KOA/4037/Zs/24 w przedmiocie wydania zaświadczenia o samodzielności lokalu postanawia: oddalić zażalenie.

Postanowieniem z dnia 3 grudnia 2025 r., sygn. akt VII SA/Wa 1213/25 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie odmówił M. Sp. z o.o. z siedzibą w W. przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi M. Sp. z o.o. z siedzibą w W. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie z dnia 19 marca 2025 r., znak: KOA/4037/Zs/24.

W uzasadnieniu Sąd I instancji wskazał, że M. Sp. z o.o. z siedzibą w W. wniosła skargę na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie z 19 marca 2025r., znak: KOA/4037/Zs/24.

Pismem z dnia 21 lipca 2025r. w wykonaniu zarządzenia Przewodniczącego Wydziału VII z dnia 7 lipca 2025r. wezwano skarżącą spółkę do usunięcia braków formalnych skargi przez złożenie dokumentu określającego umocowanie do reprezentowania strony skarżącej (odpis pełny z KRS). Jednocześnie zarządzeniem z 30 maja 2025 r. wezwano również skarżącą Spółkę do uiszczenia wpisu sądowego od skargi w kwocie 100 złotych. Powyższe braki należało uzupełnić w terminie 7 dni od daty doręczenia wezwania i odpisu zarządzenia, pod rygorem odrzucenia skargi.

Niniejsze wezwanie i odpis zarządzenia wysłano skarżącej Spółce za pośrednictwem Poczty Polskiej na adres wskazany w skardze. Pomimo dwukrotnego zawiadomienia o możliwości odebrania tej korespondencji (w dniach 24 lipca 2025 r. i 1 sierpnia 2025 r.) nie została ona podjęta.

Z uwagi na brak uiszczenia wpisu sądowego i nieuzupełnienia braków formalnych skargi do dnia 14 listopada 2025 r. Sąd I instancji postanowieniem z dnia 19 listopada 2025 r. odrzucił skargę.

Następnie 25 listopada 2025 r. skarżąca spółka wniosła o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi. W uzasadnieniu wniosku wskazała, że obsługą księgowo- administracyjną skarżącej zajmuje się E. Biuro Rachunkowe spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, która to spółka także świadczy usługę wynajmu wirtualnego biura skarżącej. Wspomniane wirtualne biuro stanowi jednocześnie siedzibę M. sp. z o.o. w W. Upoważnioną przez skarżącą do odbioru przesyłek pocztowych była Prezes Zarządu E. Biuro Rachunkowe sp. z o.o. - E. M. Jednakże w okresie, w którym przesyłka z wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych była doręczana, jak również awizowana, wymieniona Prezes Zarządu zmarła. Na skutek śmierci upoważnionej niezbędne było wystawienie nowego pełnomocnictwa dla osoby uprawnionej, co nastąpiło już po terminie doręczenia wezwania. Jak wynika z KRS E. Biuro Rachunkowe sp. z o. o. zmarła E. M. pełniła funkcję Prezesa Zarządu od 30 stycznia 2020 r. do dnia swojej śmierci, tj. do 27 czerwca 2025 r., natomiast zmiana w KRS ww. spółki w rzeczonym zakresie nastąpiła dopiero 18 sierpnia 2025 r. Dopiero po powołaniu nowego zarządu skarżąca mogła upoważnić nowe osoby do odbioru korespondencji.

Skarżąca wskazała, że z 19 listopada 2025 r. udała się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie i wówczas dowiedziała się, iż skarga została odrzucona przez Sąd z powodu nieusunięcia braków formalnych.

Do wniosku skarżąca dołączyła odpis KRS skarżącej oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty od skargi. Ponadto oświadczenie z 24 listopada 2025 r. E. Biuro Rachunkowe spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Sąd I instancji wskazał, że w niniejszej sprawie niespornym jest, że skarżąca spółka nie zachowała terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi. Jednocześnie Sąd uznał, że strona zachowała 7 dniowy termin określony w art. 87 § 1 p.p.s.a na złożenie wniosku o przywrócenie terminu.

Sąd Wojewódzki zaznaczył, że skarżąca powołała jako przyczynę uchybienia terminu okoliczność, że osoba prowadząca biuro rachunkowe zajmujące się obsługą spraw skarżącej zmarła. Ww. biuro rachunkowe - E. Biuro Rachunkowe sp. z o.o. posiadało pełnomocnictwo do odbioru wszelkiej korespondencji skarżącej i w miejscu siedziby ww. biura rachunkowego mieściła się też wirtualna siedziba skarżącej. Osoba prowadząca ww. biuro rachunkowe zmarła 27 czerwca 2025 r. Sąd I instancji uznał, że z okoliczności sprawy wynika, iż skarżącej można przypisać winę w niedochowaniu terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi. Sąd wskazał, że od śmierci osoby prowadzącej biuro rachunkowe do odrzucenia skargi minął okres prawie pięciu miesięcy. Jest to zdaniem Sądu wystarczająco długi okres, by – należycie dbając o swoje sprawy – dowiedzieć się o stanie prowadzonej sprawy sądowej i w odpowiedni sposób zorganizować odbiór korespondencji, zwłaszcza przez podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Skarżąca prowadząc sprawę sądową i wiedząc o śmierci pełnomocnika powinna dowiedzieć się w Sądzie o tym, czy była kierowana do niej korespondencja, ew. wskazać nowy adres dla doręczeń. Skarżąca dopiero po prawie pięciu miesiącach od śmierci wskazanego przez nią pełnomocnika do doręczeń podjęła próbę dowiedzenia się co dzieje się w jej sprawie. W dniu 19 listopada 2025 r. przedstawiciel skarżącej zaznajomił się w Sądzie ze stanem sprawy. Tak długi okres od śmierci pełnomocnika skarżącej, wskazuje na zaniedbanie w prowadzeniu własnych spraw. W tej sytuacji Sąd uznał, że skarżąca ponosi wyłączną winę za uchybienie terminu. Zdaniem Sądu Wojewódzkiego, w niniejszej sprawie nie doszło do nadzwyczajnej sytuacji, która doprowadziłaby do powstania przeszkody, której strona nie mogła usunąć, nawet przy największym w danych warunkach wysiłku. Z tego względu wskazać należy, że – zdaniem Sądu – wina skarżącej jest oczywista, bowiem skarżąca nie dochowując należytej staranności po śmierci pełnomocnika nie zorganizowała w sposób właściwy swoich spraw.

Zażalenie na powyższe postanowienie wniosła skarżąca spółka zarzucając:

- naruszenie przepisów postępowania, tj. art. 86 § 2 p.p.s.a. polegające na błędnym ustaleniu stanu faktycznego i dowolnej ocenie dowodów przez Sąd I instancji,

W uzasadnieniu zażalenia wskazano, że zdarzenie jakim jest nagła choroba i śmierć pełnomocnika, wskutek których pełnomocnik nie wyręczył się osobą trzecią i nie przekazał informacji o niepodjętej korespondencji, nie mogą być interpretowane inaczej niż tym, że strona nie mogła usunąć ww. przeszkód. Zdarzenie, jak choroba i śmierć nie sprzyjają także zasięganiu u pełnomocnika informacji o jakichkolwiek doręczeniach korespondencji. Nowy pełnomocnik oświadczył, że po otrzymaniu pełnomocnictwa informacji o korespondencji nie przekazywał do spółki. Następnie skarżąca spółka wskazała, że po raz pierwszy bierze udział w postępowaniu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym i nie miała żadnych przesłanek do uznania, że zajęto się już jej sprawą.

Na podstawie art. 197 § 2 w zw. z art. 185 § 1 p.p.s.a. Spółka wniosła o uchylenie zaskarżonego postanowienia oraz przekazanie sprawy Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Warszawie celem jej ponownego rozpoznania.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Zażalenie nie zasługiwało na uwzględnienie.

Stosownie do treści przepisu art. 86 § 1 p.p.s.a. jeżeli strona nie dokonała w terminie czynności w postępowaniu sądowym bez swojej winy, sąd na jej wniosek postanowi o przywróceniu terminu. Instytucja przywrócenia uchybionego terminu ma na celu usunięcie ujemnych następstw procesowych wynikłych wskutek uchybienia terminowi procesowemu, gdy strona nie ponosi winy w tym uchybieniu. W świetle orzecznictwa administracyjnego przywrócenie terminu do dokonania czynności procesowej ma charakter wyjątkowy i może mieć miejsce wyłącznie wtedy, gdy uchybienie terminu nastąpiło wskutek przeszkody, której strona nie mogła usunąć, nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Ocena co do braku winy w uchybieniu terminu powinna być dokonana z wykorzystaniem wszystkich okoliczności sprawy, w sposób uwzględniający obiektywny miernik staranności, jakiej można wymagać od strony dbającej należycie o swoje interesy. Innymi słowy nie jest możliwe przywrócenie terminu, gdy z okoliczności sprawy będzie wynikało, że strona dopuściła się choćby lekkiego niedbalstwa (por. postanowienia NSA z dnia: 4 kwietnia 2024 r. II OZ 170/24; 20 stycznia 2015r. II GZ 896/14; 20 listopada 2024 r. II OZ 643/24).

Wbrew zarzutom zawartym w zażaleniu, Sąd Wojewódzki zasadnie przyjął, że Spółka nie wykazała spełnienia przesłanek przywrócenia jej terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi, stosownie do wymienionego przepisu.

Z przedstawionej przez skarżącą argumentacji wynika, że ustanowiła ona pełnomocnika do "prowadzenia spraw biura będącego jej siedzibą", a także do odbioru korespondencji pocztowej, który zmarł w trakcie postępowania. Zdaniem skarżącej nie mając wiedzy na temat nieodebranej korespondencji miała ona prawo uznać, że sprawa nie została jeszcze rozpatrzona przez WSA, tym bardziej, że profesjonalny podmiot, jakim był pełnomocnik strony, nie zawiadamiał o żadnych zdarzeniach w tej sprawie. W ocenie skarżącej, na należyte podejście do sprawy wskazuje także fakt, że udała się do siedziby Sądu, a po podjęciu stosownych informacji o sprawie i złożyła wniosek o przywrócenie terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi.

Odnosząc się do powyższej argumentacji wskazać należy w pierwszej kolejności, że wezwania sądowe awizowane były 24 lipca 2025 r. i 1 sierpnia 2025 r., natomiast ustanowiona pełnomocnik do odbioru korespondencji zmarła 27 czerwca 2025 r.

Zauważyć zatem należy, że ze strony skarżącej Spółki brak było starannych działań, skoro w ciągu miesiąca od śmierci wspomnianej osoby nie zapewniła sobie obsługi w zakresie odbioru korespondencji.

Nadto zgodzić należało się z Sądem Wojewódzkim, że skarżąca wiedząc o śmierci pełnomocnika powinna wskazać nowy adres do doręczeń i natychmiastowo ustalić stan prowadzonej sprawy sądowej. Słusznie również Sąd pierwszej instancji zwrócił uwagę na fakt, że skarżąca dopiero po upływie kilku miesięcy od śmierci wskazanego przez nią pełnomocnika do doręczeń udała się do Sądu. Podkreślić należy, że obowiązkiem Spółki prowadzącej działalność gospodarczą jest takie zorganizowanie swojej obsługi administracyjnej, które zapewni sprawne dokonywanie czynności w postępowaniach administracyjnych lub sądowych. W szczególności na Spółce spoczywał obowiązek zorganizowania stosownej komunikacji z osobą uprawnioną do odbioru korespondencji, aby zapewnić właściwą ochronę swojego interesu w prowadzonych postępowaniach administracyjnych i sądowych. Nie mogła zatem odnieść zamierzonego skutku ani argumentacja dotycząca choroby i śmierci pełnomocnika, ani braku wiedzy na temat nieodebranej korespondencji. Na należyte prowadzenie swoich spraw nie mógł wskazywać fakt, że skarżąca udała się do siedziby Sądu po sześciu miesiącach od złożenia skargi.

Podsumowując, słusznie Sąd Wojewódzki uznał, że w przedmiotowej sprawie przywrócenie terminu nie było dopuszczalne, bowiem Spółka nie dołożyła należytej staranności w prowadzeniu własnych spraw, w tym odbioru korespondencji, co udaremniło dokonanie czynności w terminie. Skoro uchybienie terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi było zawinione, to zasadnie Sąd Wojewódzki odmówił przywrócenia terminu do uzupełnienia braków formalnych skargi.

W tym stanie rzeczy, Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 184 z związku z art. 197 § 2 p.p.s.a., oddalił zażalenie