Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Tamara Dziełakowska Sędziowie: Sędzia WSA Janina Guść Sędzia WSA Dorota Jadwiszczok (spr.) Protokolant: Starszy Sekretarz Sądowy Agnieszka Szczepkowska po rozpoznaniu w dniu 11 września 2013 r. w Gdańsku na rozprawie sprawy ze skargi Z. W. na postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia 21 marca 2013 r., nr [...] w przedmiocie wydania kopii pism w sprawie przywrócenia stosunków wodnych na gruncie 1. uchyla zaskarżone postanowienie i poprzedzające je postanowienie Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia 25 lutego 2013 r., nr [...], 2. zasądza od Samorządowego Kolegium Odwoławczego na rzecz skarżącego Z. W. kwotę 257 (dwieście pięćdziesiąt siedem) zł tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Postanowieniem z 25 lutego 2013 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcz, na podstawie art. 73 § 2 i art. 74 § 2 k.p.a., odmówiło Z. W. wydania kserokopii dokumentów z akt sprawy nr [...]. Postanowieniem z 21 marca 2013 r., po rozpoznaniu wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, SKO utrzymało powyższe postanowienie w mocy.

SKO, wskazując na treść przepisu art. 73 § 1 k.p.a. podniosło, że jego obowiązkiem jest jedynie umożliwienie stronie zapoznania się z aktami sprawy, sporządzenia notatek i odpisów dokumentów, jednakże z uwzględnieniem możliwości technicznych jakimi dysponuje organ. Kolegium podkreśliło, że organ decyduje, w jakiej formie ma możliwość udostępnienia stronie akt sprawy. Oznacza to, że nie ma obowiązku sporządzania odpisów wskazywanych dokumentów i dostarczania ich stronie. Kolegium poinformowało ponadto Z. W., że ma możliwość sporządzenia kserokopii dokumentów w jego siedzibie.

Powyższe postanowienia zapadły w ramach postępowania zainicjowanego przez R. sp. z o.o. w K., która wniosła o wznowienie postępowania zakończonego ostateczną decyzją SKO z 22 lutego 2011 r. wydaną w sprawie [...]. Postanowieniem z 16 października 2012 r. Kolegium wznowiło przedmiotowe postępowania pod sygn. [...], a następnie decyzją z 22 kwietnia 2013 r. w sprawie [...] Kolegium odmówiło uchylenia ostatecznej decyzji własnej z 22 lutego 2011 r.

Skarżący Z. W. wniósł skargę na postanowienie o odmowie wydania mu kserokopii z akt sprawy nr [...]. Wskazał, że zapoznał się z aktami sprawy w siedzibie Kolegium w dniu 21 lutego 2013 r. i bezpośrednio po przejrzeniu akt ustnie zwrócił się do pracownika sekretariatu Kolegium o wydanie kserokopii trzech pism z akt celem przekazania ich Prokuraturze, a następnie złożył pisemny wniosek o sporządzenie kserokopii pisma z 17 sierpnia 2012 r. i z 28 sierpnia 2012 r. oraz notatki z 21 lutego 2013 r. W odpowiedzi skarżący otrzymał negatywne postanowienie SKO z 25 lutego 2013 r. Podkreślił skarżący, że odmówiono mu wykonania kserokopii gdy zwracał się o nie bezpośrednio w siedzibie Kolegium.

W odpowiedzi na skargę organ odwoławczy wniósł o jej oddalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku zważył, co następuje:

Istota sporu w przedmiotowej sprawie dotyczy dopuszczalności odmownego załatwienia wniosku skarżącego o wydanie kserokopii trzech dokumentów z akt sprawy prowadzonej w Samorządowym Kolegium Odwoławczym pod sygnaturą 4719.

Materialnoprawną podstawę wydanego w niniejszej sprawie postanowienia stanowił art. 73 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm. – dalej jako: k.p.a.). Podkreślenia wymaga, że regulujący zasady udostępniania akt przepis art. 73 k.p.a. składa się z trzech paragrafów normujących zasady postępowania w różnych sytuacjach, przy czym dla oceny legalności postanowień wydanych w niniejszej sprawie zasadnicze znaczenie miała treść art. 73 § 1 i 2 k.p.a.. W aktualnym brzmieniu pierwszy z nich dotyczy udostępniania stronie akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów (§ 1). Natomiast przedmiotem regulacji art. 73 § 2 k.p.a. jest uwierzytelnianie sporządzonych przez strony oraz wydawanie stronie z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów.

Zauważyć należy, że orzekający organ wskazał jako podstawę wydawanego postanowienia przepis art. 73 § 2 k.p.a.. Z akt sprawy wynika natomiast, że skarżący domagał się wydania jedynie kserokopii wskazanych dokumentów, nie wskazując jednocześnie, że mają one zostać przez organ uwierzytelnione. Wadliwie zatem organ zakwalifikował wniosek jako wypełniający dyspozycje przepisu art. 73 § 2 k.p.a..

Obowiązek wydania kserokopii dokumentów w niniejszej sprawie wynika jednoznacznie z wykładni przepisu art. 73 § 1 k.p.a.. Przede wszystkim podkreślić należy, że regulacja przepisu art. 73 k.p.a. ma za zadanie zapewnić rzeczywiste funkcjonowanie zasady jawności postępowania wobec strony. Na tej zasadzie opiera się konstrukcja zasady czynnego udziału strony, co z kolei służy realizacji zasad prawdy obiektywnej i pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa. Stosownie do treści art. 73 § 1 k.p.a. realizacji zasady jawności służyć ma możliwość przeglądania akt sprawy w każdym stadium postępowania oraz sporządzania z nich notatek, odpisów i kserokopii. Nie budzi przy tym wątpliwości, że również sporządzenie kopii pisma z akt sprawy za pomocą kserokopiarki zaliczyć należy do pojęcia udostępniania akt w rozumieniu art. 73 § 1 k.p.a.. Przywołać w tym miejscu należy pogląd wyrażony w uzasadnieniu postanowienia Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 stycznia 2010 r., sygn. II OSK 2043/09, zgodnie z którym "Organ ma swobodę przy tworzeniu warunków sporządzania kserokopii, lecz odmowa ich wydania narusza art. 73 § 1 k.p.a." W myśl art. 73 § 1 k.p.a. do obowiązku organu prowadzącego sprawę należy umożliwienie stronie sporządzania notatek i kopii. W ramach tego obowiązku organ ten powinien umożliwić stronie uzyskanie kopii zwłaszcza gdy - jak w rozpoznawanej sprawie – Kolegium nie kwestionuje faktu, że istnieje możliwość wykonania tej kserokopii na urządzeniu należącym do organu. W tym stanie rzeczy przyjąć należy, iż obowiązkiem organu jest sporządzenie tejże kserokopii. Problem w takiej sytuacji, jak zauważa się w orzecznictwie, sprowadzać się może jedynie do ustalenia zasad odpłatności (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 8 kwietnia 1998 r., I SA/Gd 1657/97, postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 stycznia 2010 r., sygn. II OSK 2043/09, wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, II SA/Kr 3477/01).

W tym stanie rzeczy niezasadne są poglądy Samorządowego Kolegium Odwoławczego zawarte w uzasadnieniu obu wydanych w sprawie postanowień.

Warto w tym miejscu zauważyć również, iż udostępnianie akt sprawy, o którym mowa w art. 73 § 1 k.p.a. nie jest uwarunkowane istnieniem ważnego interesu strony, o którym mowa w art. 73 § 2 k.p.a.

Skoro zatem uprawnienie do sporządzania odpisów z akt sprawy może być realizowane również przez sporządzenie kserokopii pism zawartych w aktach, a ich wydanie nie zostało przez ustawodawcę uzależnione od wykazania ważnego interesu strony, to odmowę wydania kserokopii dokumentów z akt sprawy uznać należy za naruszającą art. 73 § 1 k.p.a..

Jeszcze na marginesie należy wskazać, że analizując akta kontrolowanej sprawy Sąd doszedł też do wniosku, że organ bezzasadnie utożsamiał obowiązek umożliwienia skarżącemu sporządzenia kserokopii dokumentu z obowiązkiem sporządzenia kserokopii na koszt organu oraz wysłania na własny koszt. Czym innym jest jednak obowiązek urzędowego doręczania kserokopii z akt sprawy na koszt administracji, a czym innym obowiązek organu udostępnienia akt stronie w formie uzyskania kserokopii na koszt zainteresowanego. Organ może ustalić odpłatność za realizacje takiego wniosku o wykonanie kserokopii i wysyłkę takich dokumentów.

Z powyższych względów koniecznym było uchylenie zaskarżonego postanowienia oraz postanowienia je poprzedzającego zgodnie z art. 145 § 1 pkt 1 lit. a) i c) oraz art. 135 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2012 r., poz. 270 ze zm.). Przy ponownym rozpoznaniu sprawy rzeczą organów będzie uwzględnienie wytycznych zawartych w niniejszym wyroku i załatwienie wniosku z uwzględnieniem treści zawartego w nim żądania, a także wzięcie pod rozwagę konieczności interpretacji szczegółowych przepisów k.p.a. przez pryzmat zasad ogólnych postępowania (m. in. art. 9 i 10 k.p.a.)

O kosztach postępowania Sąd orzekł na podstawie art. 200 i art. 205 § 2 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz przepisów rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 września 2002 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów pomocy prawnej udzielonej przez radcę prawnego ustanowionego z urzędu (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 490). Na zasądzone koszty składa się kwota 257 zł obejmująca wynagrodzenie radcy prawnego wraz z opłatą od pełnomocnictwa (17 zł).