III OSK 602/25 - Wyrok

Data orzeczenia	2025-10-01	
Data wpływu	2025-04-02	
Sąd	Naczelny Sąd Administracyjny	
Sędziowie	Maciej Kobak /sprawozdawca/
Olga Żurawska - Matusiak
Przemysław Szustakiewicz /przewodniczący/	
Symbol z opisem	6480
658	
Hasła tematyczne	Dostęp do informacji publicznej	
Sygn. powiązane	II SAB/Kr 194/24	
Skarżony organ	Wójt Gminy~Wójt Gminy	
Treść wyniku	Oddalono skargę kasacyjną	
Powołane przepisy	Dz.U. 2024 nr 0 poz 935; art. 133 § 1 p.p.s.a.; Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)	
Sentencja
Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: sędzia NSA Przemysław Szustakiewicz Sędziowie sędzia NSA Olga Żurawska-Matusiak sędzia del. WSA Maciej Kobak (spr.) po rozpoznaniu w dniu 1 października 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej Wójta Gminy K. od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 14 listopada 2024 r. sygn. akt II SAB/Kr 194/24 w sprawie ze skargi M. P. na bezczynność Wójta Gminy K. w przedmiocie udzielenia informacji publicznej na wniosek z dnia 10 czerwca 2024 r. 1. oddala skargę kasacyjną; 2. zasądza od Wójta Gminy K. na rzecz M. P. kwotę 240 (dwieście czterdzieści) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania kasacyjnego.	
Uzasadnienie
Wyrokiem z dnia 14 listopada 2024 r. sygn. akt II SAB/Kr 194/24 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie po rozpoznaniu sprawy ze skargi M. P. na bezczynność Wójta Gminy K. w przedmiocie udzielenia informacji publicznej na wniosek z 10 czerwca 2024 r. stwierdził że Wójt Gminy K. dopuścił się bezczynności w rozpoznaniu wniosku z dnia 10 czerwca 2024 r., a bezczynność ta nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa (pkt I), zobowiązał Wójta Gminy K. do wydania aktu lub dokonania czynności w terminie 14 dni od dnia doręczenia prawomocnego wyroku wraz z aktami sprawy (pkt II), oraz zasądził zwrot kosztów postępowania (pkt III).

Powyższy wyrok został wydany w następujących okolicznościach faktycznych i prawnych sprawy.

W uzasadnieniu skargi wniesionej do sądu administracyjnego skarżący podał, że w dniu 10 czerwca 2024 r. zwrócił się mailowo do organu o udzielenie informacji publicznej. Podał, że treść wniosku obejmowała następujące pytania: 1. Jaka była łączna wartość projektów zrealizowanych przez samorząd w latach 2018-2023 które były współfinansowane z funduszy UE? 2. Ile łącznie samorząd uzyskał pieniędzy z unijnych funduszy w latach 2018-2023? 3. Jaki był łączny koszt współfinansowania przez samorząd projektów realizowanych przy wsparciu dotacji z UE w latach 2018-2023? 4. Ile łącznie samorząd zaciągnął kredytów w związku z realizacją projektów unijnych w latach 2018-2023? Do kiedy będą one spłacane? 5. Ilu urzędników samorządowych zajmowało się pozyskiwaniem unijnych dotacji i realizacją dotacyjnych projektów w poszczególnych latach od 2018-2023? Jaki był łączny koszt pracy tych osób - zarządzanie/koordynowanie (płace ubruttowione. stanowisko pracy) w poszczególnych latach i poszczególnych projektach? 6. Jeśli samorząd korzystał z pomocy firm zewnętrznych przy pisaniu wniosków o dotacje z UE - jaki był to koszt w latach (...) w poszczególnych projektach? 7 Jeśli samorząd korzystał z pomocy firm zewnętrznych przy pisaniu wniosków o dotacje z UE - jaki był koszt pracy tych firm za zarządzanie/koordynowanie (płace ubruttowione, stanowisko pracy) w poszczególnych latach i poszczególnych projektach? 8. Ile wynosiło zadłużenie samorządu na koniec każdego roku od 2018 do 2022 plus ostatnie dane za rok 2023? 9. Ile łącznie samorząd dokłada rocznie do utrzymania funkcjonowania obiektów (świetlice, kluby seniora) zrealizowanych przez podmioty samorządowe przy współudziale unijnych dotacji?

W załączeniu skargi przedstawiono zrzut ekranu, zawierający email wysłany na adres klucze@gmina-k.pl.

W odpowiedzi na skargę organ administracji wniósł o jej oddalenie podnosząc, że przedmiotowy wniosek nie został prawidłowo złożony, a brak jego wpływu wynikał z błędów w komunikacji elektronicznej na linii nadawca - odbiorca lub błędnego wpisania adresu poczty e-mail odbiorcy.

Opisanym na wstępie wyrokiem Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie uwzględnił skargę. W ocenie Sądu pierwszej instancji organ nie wykazał dostatecznie, że wiadomość skarżącego do niego nie dotarła. Organ w odpowiedzi na skargę wyjaśnił, że przeprowadzono czynności wyjaśniające, ale – zdaniem Sądu – przedłożone wraz z odpowiedzią na skargę dowody w postaci wydruków korespondencji pomiędzy informatykiem Gminy K. a dostawcą i administratorem Internetu nie stanowią wystarczającego dowodu na to, że wiadomość skarżącego na adres Gminy nie dotarła. Sąd zauważył, że przedłożona Sądowi korespondencja nie jest kompletna, kończy się bowiem sugestią administratora przesłania nagłówka spornego maila celem dokładniejszej weryfikacji. Wskazuje też na możliwe błędy w adresie wiadomości mailowych, których jednak organ nie wykazał. Sąd zauważa natomiast, że w przekazanych aktach nie ma chociażby wydruku ze skrzynki mailowej Gminy (także obejmującego tzw. spam), czy też oświadczenia pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie tej skrzynki, że w istocie taka wiadomość do Gminy nie wpłynęła, jak też dowodu wyniku dodatkowej weryfikacji przez administratora Internetu odnoszącej się do tej konkretnej wiadomości.

Skład orzekający podkreślił, że w orzecznictwie sądów administracyjnych podkreśla się konieczność zachowania przez organy władzy publicznej szczególnej dbałości w zakresie prowadzenia poczty elektronicznej, której adres podano do powszechnej wiadomości. Podanie przez organ do powszechnej wiadomości adresu poczty elektronicznej powinno się traktować jako zobowiązanie do tego, że wiadomości wysłane na ten adres będą odbierane. Do obowiązków organu administracji publicznej, jak też innych podmiotów wykonujących zadania publiczne, należy taka konfiguracja poczty elektronicznej, w tym filtrów antyspamowych, oraz takie zorganizowanie obsługi technicznej poczty elektronicznej, aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesyłanych na ten adres podań, wobec prawnej dopuszczalności ich wnoszenia także drogą elektroniczną (por. postanowienie NSA z 10 września 2015 r., I OSK 1968/15). WSA przypomniał, że postępowanie w przedmiocie udzielenia informacji publicznej jest postępowaniem odformalizowanym, a z ustawy o dostępnie do informacji publicznej nie wynikają jakiekolwiek wymagania formalne co do wniosku, poza jego utrwaleniem. Sposobem utrwalenia wniosku jest skierowanie go pocztą elektroniczną (e-mail). obowiązkiem organów jest dochowanie szczególnych aktów staranności związanych z mailowym sposobem komunikacji, których wykonanie będzie ewentualnie stanowiło podstawę do przyjęcia, iż wiadomość mailowa nie została skutecznie skierowana do organu.

Skargę kasacyjną od powyższego wyroku wniósł organ zaskarżając go w całości zarzucając naruszenie przepisów postępowania tj. art. 133 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r. poz. 935, dalej: "p.p.s.a.") przez sprzeczność istotnych ustaleń Sądu z treścią zebranego w sprawie materiału dowodowego – przez przyjęcie na podstawie akt sprawy i dowodów zgromadzonych w aktach sprawy, że mimo niezwłocznie przeprowadzonego wnikliwego i dogłębnego postępowania wyjaśniającego i zarządzonej wewnętrznej i zewnętrznej weryfikacji rzeczywistego wpływu wniosku o udzielenie informacji publicznej pocztą e-mail na adres skrzynki odbiorczej Gminy K.: klucze@gmina-k.pl zarówno przez informatyka Gminy odpowiedzialnego za sprawne działanie przedmiotowej skrzynki odbiorczej oraz systemów komunikacji elektronicznej i poczty elektronicznej w Urzędzie Gminy K., jak i podmiot zewnętrzny – dostawcę Internetu i administratora serwera poczty elektronicznej na którym obsługiwany jest ww. adres skrzynki odbiorczej – firmę X S.A. (nie zainteresowaną w żaden sposób wynikiem sprawy) oraz ustalenia na podstawie wyników tych 2 niezależnych postępowań wyjaśniających, że w dniu 10.06.2024 r. nie odnotowano wpływu na serwer obsługujący ww. skrzynkę odbiorczą spornego wniosku o udzielenie informacji publicznej, Wójt Gminy K. jako organ administracji publicznej nie dochował wystarczających aktów staranności co do weryfikacji wpływu przedmiotowego wniosku na skrzynkę odbiorczą Gminy K., mimo stwierdzenia przez WSA w Krakowie w uzasadnieniu zaskarżonego wyroku (str. 6 uzasadnienia), że odpowiedzialność organu władzy publicznej za doręczenie wiadomości mailowych skierowanych na ich adres poczty elektronicznej nie ma charakteru absolutnego i jest limitowana zachowaniem aktów należytej staranności związanych z mailowym sposobem komunikacji, których wykonanie będzie stanowiło podstawę do dokonania oceny i przyjęcia, iż wiadomość mailowa nie została skutecznie skierowana do organu.

Z uwagi na powyższy zarzut wniesiono o uchylenie zaskarżonego wyroku w całości i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Krakowie, zasądzenie kosztów postępowania kasacyjnego, w tym kosztów zastępstwa procesowego, oraz o rozpatrzenie sprawy na posiedzeniu niejawnym.

W odpowiedzi na skargę kasacyjną wniesiono o jej oddalenie oraz zasądzenie od organu kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa procesowego.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Stosownie do art. 183 § 1 p.p.s.a., Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, biorąc pod rozwagę z urzędu jedynie nieważność postępowania. W rozpoznawanej sprawie nie zachodzi żadna

z okoliczności skutkujących nieważnością postępowania, o jakich mowa w art. 183 § 2 p.p.s.a. i nie zachodzi żadna z przesłanek, o których mowa w art. 189 p.p.s.a., które Naczelny Sąd Administracyjny rozważa z urzędu dokonując kontroli zaskarżonego skargą kasacyjną wyroku. W tych okolicznościach w sprawie badaniu podlegały wyłącznie zarzuty podniesione w skardze kasacyjnej na uzasadnienie przytoczonych podstaw kasacyjnych.

Skarga kasacyjna jest niezasadna i jako taka podlega oddaleniu. Sformułowano w niej wyłącznie jeden zarzut: naruszenia prawa procesowego tj. art. 133 § 1 p.p.s.a., w ramach którego wytknięto Sądowi pierwszej instancji, iż wadliwie ocenił materiał dowodowy zgromadzony w aktach sprawy, w wyniku czego sformułował błędną konkluzję, że organ nie dochował należytej staranności w procedurze odbioru korespondencji mailowej od skarżącego z 10 czerwca 2024 roku, w której znajdował się wniosek o udostępnienie informacji publicznej.

Przed przystąpieniem do analizy uwarunkowań faktyczno-prawnych niniejszej sprawy należy przypomnieć, że w orzecznictwie sądów administracyjnych wykształcił się spójny i jednolity zestaw wymaganych standardów, w zakresie odbioru korespondencji elektronicznej zawierającej wnioski o udostępnienie informacji publicznej. Sądy zwracają uwagę, że ryzyko nieodebrania czy też nieodczytania przez organ wysłanego do niego przy użyciu poczty elektronicznej wniosku, skierowanego na oficjalnie podany adres poczty elektronicznej obciąża ten organ a nie nadawcę (por. postanowienie NSA z 18 listopada 2015 r., I OSK 2897/15; wyrok NSA z dnia 24 maja 2023 r., III OSK 4146/21). Z poglądu tego wynika w istocie domniemanie, że jeżeli wiadomość została prawidłowo nadana na oficjalny adres poczty elektronicznej organu, to dotarła ona do adresata. Potwierdzenie faktu wysłania wiadomości pozwala przenieść ciężar dowodu, że wniosek nie został doręczony, na organ administracji, na którego adres poczty elektronicznej skierowany został wniosek. Zwraca się przy tym uwagę, że odmienne zapatrywanie prowadziłoby w praktyce do sytuacji, w której prawo do wnioskowania o informację publiczną za pomocą poczty elektronicznej byłoby iluzoryczne, a jego skuteczność zależna od arbitralnej woli organu. Godziłoby to również w regulacje konstytucyjne, wymagające zapewnienia sprawności działania władz publicznych (preambuła Konstytucji), jak też dostępność informacji publicznej - art. 61 ust. 1 Konstytucji (por. wyrok NSA z 13 grudnia 2019 r., I OSK 1890/18, z 31 marca 2019 r., I OSK 708/17). W konsekwencji powyższego, jeżeli organ chciał zakwestionować przedstawiony przez stronę skarżącą wydruk z jego poczty elektronicznej powinien oprócz zawarcia takiego twierdzenia w odpowiedzi na skargę przedłożyć przykładowo wydruk ze swojej skrzynki odbiorczej z dnia, w którym skarżąca twierdziła, że taki wniosek nadała, wraz z oświadczeniem pracownika odpowiedzialnego za przyjmowanie poczty elektronicznej, że również w skrzynce obejmującej "spam" nie odnaleziono takiego maila (por. wyrok NSA z 26 lutego 2020 r., I OSK 3397/18). Do obowiązków organu administracji publicznej należy taka konfiguracja poczty elektronicznej, w tym filtrów antyspamowych oraz takie zorganizowanie obsługi technicznej poczty elektronicznej organu, aby zapewnić bezproblemowy i niezwłoczny odbiór przesyłanych na ten adres podań, wobec prawnej dopuszczalności ich wnoszenia także drogą elektroniczną (zob. postanowienia NSA z 10 września 2015 r., I OSK 1968/15 i 3 listopada 2015 r., I OSK 1940/15). Skutki trudności, błędów czy nieprawidłowości w zakresie kształtowania i obsługiwania przez organy administracji publicznej oficjalnych systemów służących do komunikacji z tymi organami (np. poczty elektronicznej, systemu ePUAP) nie mogą być przerzucane na korzystających z tych systemów (zob. postanowienie NSA z 5 listopada 2015 r., I OZ 1414/15, wyrok NSA z 16 lutego 2016 r.,I OSK 2186/14).

Ocena okoliczności faktycznych stanowiących podstawę sformułowanych przez WSA ocen prawnych przez pryzmat wyżej podanych wymagań obsługi elektronicznych wniosków dostępowych prowadzi do wniosku, że wyrok WSA odpowiada prawu.

Na poziomie skargi kasacyjnej nie zakwestionowano, że wydruk z elektronicznej skrzynki nadawczej skarżącego jest wadliwy. Wynika z niego jednoznacznie, że w dniu 10 czerwca 2024 roku o godz. 12:14 skarżący skierował wniosek dostępowy na adres email: klucze@gmina.k.pl. Skarżący kasacyjnie organ nie kwestionuje, że ten konkretny adres jest właściwy dla korespondencji zawierającej wniosek o udostępnienie informacji publicznej. W toku całego postępowania nie wykazano, że skarżący błędnie wpisał adres email. Z korespondencji prowadzonej przez organ z dostawcą usług internetowych i administratorem skrzynki odbiorczej – firmą X S.A. wynika, że brak wpływu korespondencji skarżącego do skrzynki odbiorczej organu mógł być następstwem wadliwego wpisania adresu email, jednakże okoliczność ta w żaden sposób nie została wykazana i co najważniejsze, nie wynika

z wydruku skrzynki nadawczej skarżącego. Jak słusznie zauważył Sąd a quo do akt nie dołączono wydruku ze skrzynki odbiorczej organu, z korespondencją otrzymaną

w dniu 10 czerwca 2024 roku. Nie ma w niej również oświadczenia właściwego pracownika, że wiadomość skarżącego nie znajdowała się w folderze SPAM. W tej kwestii trzeba zwrócić uwagę, że w nadesłanej przez organ w odpowiedzi na skargę korespondencji z administratorem skrzynki odbiorczej znajduje się wiadomość z 11 września 2024, w której organ zadaje pytanie: "Czy to, że taki mail nie przyszedł, oznacza że nie wylądował on też w spamie? A jeżeli nie przyszedł dnia 10 czerwca 2024, to czy może przyszedł mail z tego adresu w jakimś innym dniu?". Organ nie przedłożył do akt sprawy odpowiedzi administratora na przedmiotowe pytanie, co pozwala wywieść dwa istotne dla sprawy wnioski. Zadane pytanie wskazuje po pierwsze, że organ na dzień 11 września 2024 nie zweryfikował i nie posiadał wiadomości o tym, czy wniosek skarżącego znajduje się w folderze SPAM, a po drugie, że organ nie wyjaśnił tej zasadniczej okoliczności w toku postępowania przed Sądem pierwszej instancji. Prawidłowo wytknął również WSA, że korespondencja organu z administratorem skrzynki odbiorczej kończy się na wiadomości, w której administrator prosi organ o nadesłanie nagłówka spornego maila celem dalszej weryfikacji. Do akt nie załączono dokumentów pozwalających ustalić, czy i jakie ustalenia poczynił administrator celem wyjaśnienia tej istotnej w sprawie okoliczności. W tym stanie rzeczy, biorąc pod uwagę, że to na organie spoczywał ciężar wykazania, że wniosek dostępowy skarżącego, mimo nadania go pocztą email na prawidłowy adres organu, faktycznie nie wpłynął na jego skrzynkę odbiorczą, sformułowany w skardze zarzut bezczynności należało uznać za zasadny, co też uczynił w swoim rozstrzygnięciu Sąd pierwszej instancji.

W takim układzie, wobec bezzasadności zarzutów skargi kasacyjnej, Naczelny Sąd Administracyjny działając na podstawie art. 184 p.p.s.a. orzekł jak w sentencji wyroku.

O kosztach postępowania kasacyjnego rozstrzygnięto na podstawie art. 204 pkt 2 w zw. z art. 205 § 2 p.p.s.a.