Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: Sędzia NSA Olga Żurawska-Matusiak po rozpoznaniu w dniu 4 lutego 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia Stowarzyszenia [...] na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z dnia 20 listopada 2025 r. sygn. akt II SAB/Ol 67/25 o odmowie przywrócenia terminu do złożenia wniosku o uzasadnienie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z dnia 2 października 2025 r. sygn. akt II SAB/Ol 67/25 w sprawie ze skargi Stowarzyszenia [...] na bezczynność Burmistrza Miasta [...] w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej postanawia: oddalić zażalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie postanowieniem z 20 listopada 2025 r., II SAB/Ol 67/25, po rozpoznaniu wniosku Stowarzyszenia [...] (dalej: "stowarzyszenie") o przywrócenie terminu do złożenia wniosku o uzasadnienie wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z 2 października 2025 r., II SAB/Ol 67/25 w sprawie ze skargi stowarzyszenia na bezczynność Burmistrza Miasta [...] w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej, odmówił przywrócenia terminu.

W uzasadnieniu orzeczenia Sąd pierwszej instancji odnotował, że wniosek stowarzyszenia motywowany był tym, że reprezentujący je W.O. (dalej: "przedstawiciel") od 30 września do 30 października 2025 r., przebywał na zagranicznym wyjeździe, co uniemożliwiło mu osobisty odbiór korespondencji sądowej oraz podjęcie właściwej czynności procesowej w terminie. Zdaniem przedstawiciela korespondencja była nieprawidłowo zaadresowana bezpośrednio do niego, a nie do stowarzyszenia, które reprezentuje. Z tego powodu przesyłka została wydana 13 października 2025 r., A.S., czyli teściowi przedstawiciela, który nie posiadał upoważnienia do odbioru pism adresowanych do stowarzyszenia, lecz tylko do przesyłek prywatnych. Przedstawiciel wskazał, że o treści doręczonego pisma i upływie terminu dowiedział się dopiero 30 października 2025 r., czyli w dniu powrotu z wyjazdu.

Biorąc powyższe pod uwagę, Sąd Wojewódzki podkreślił, że przywrócenie terminu ma charakter wyjątkowy i może mieć miejsce tylko wtedy, gdy jego uchybienie nastąpiło wskutek przeszkody, której strona nie mogła usunąć, nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Jeżeli strona dopuściła się choćby lekkiego niedbalstwa nie jest możliwe przywrócenie terminu. Kryterium braku winy, jako przesłanka zasadności wniosku o przywrócenie terminu, polega na dopełnieniu przez stronę obowiązku dołożenia szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności procesowej.

Zdaniem Sądu Wojewódzkiego kierowanie korespondencji do przedstawiciela było prawidłowe, gdyż działał on w imieniu stowarzyszenia i reprezentował je. Nikt inny nie reprezentował stowarzyszenia w tej sprawie, a korespondencja nie była wysyłana na żaden inny adres, tylko na adres przedstawiciela, który ją odbierał.

W ocenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie, przedstawiciel wyjeżdżając w długą podróż, należycie dbając o interesy stowarzyszenia, powinien dopilnować żeby osoba odbierająca za niego korespondencję poinformowała go o nadesłanym piśmie z sądu. To pozwoliłoby mu podjąć odpowiednie kroki procesowe, nawet poza granicami Polski. Jeśli zdecydował się on bowiem być przedstawicielem stowarzyszenia, to w sytuacji długiego wyjazdu zagranicznego, powinien przedsięwziąć odpowiednie kroki organizacyjne, aby zadbać o jego interesy.

Z uwagi na powyższe, zdaniem Sądu pierwszej instancji, argumentacja przedstawiona we wniosku o przywrócenie terminu nie zasługiwała na uwzględnienie.

Stowarzyszenie złożyło zażalenie na powyższe postanowienie zaskarżając je w całości i zarzucając mu naruszenie:

1) art. 86 § 1 w zw. z art. 87 § 2 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024 r., poz. 935, dalej: "p.p.s.a."), przejawiające się oddaleniem wniosku o przywrócenie terminu de złożenia wniosku o sporządzenie na piśmie uzasadnienia wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Olsztynie z 2 października 2025 r., Il SAB/OI 67/25, na skutek przyjęcia, że stowarzyszenie z własnej winy uchybiło terminowi do jego złożenia i nie wykazało okoliczności przemawiających za przywróceniem terminu, w sytuacji gdy:

a) uzasadnienie ww. wyroku zostało zaadresowane na dane osoby prywatnej, podczas gdy wyrok dotyczył stowarzyszenia,

b) doręczenie ww. wyroku nastąpiło rąk osoby nieupoważnionej do odbioru korespondencji kierowanej do stowarzyszenia, która przekazała ją przedstawicielowi reprezentującemu stowarzyszenie dopiero 30 października 2025 r.,

2) art. 67 § 2 p.p.s.a., przez uznanie, że wyrok z 20 listopada 2025 r., Il SAB/OI 67/25 został skutecznie doręczony w sytuacji, gdy doręczenie ww. wyroku nastąpiło do rąk osoby nieuprawnionej do odbioru korespondencji kierowanej do stowarzyszenia w związku z czym należało uznać doręczenie za bezskuteczne,

3) błąd w ustaleniach faktycznych polegający na uznaniu, że przedstawiciel nie dopilnował, aby osoba odbierająca korespondencję poinformowała go o nadesłanym piśmie, z jednoczesnym pominięciem, że gdyby korespondencja była zaadresowana na dane stowarzyszenia, a nie na prywatne dane przedstawiciela, to przesyłka zostałaby awizowana i odebrana przez członka stowarzyszenia.

Z uwagi na powyższe stowarzyszenie wniosło o uchylenie postanowienia i przekazanie sprawy do ponownego rozpatrzenia Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Olsztynie.

W uzasadnieniu zażalenia przedstawiono argumentację przemawiająca za zasadnością jego uwzględnienia.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje.

Zażalenie nie zasługuje na uwzględnienie.

W świetle art. 86 i 87 p.p.s.a. warunkiem przywrócenia uchybionego terminu do dokonania czynności jest spełnienie łącznie następujących przesłanek: 1) złożenie przez stronę wniosku o przywrócenie terminu w ciągu 7 dni od ustania przeszkody, która uniemożliwiła dochowanie terminu, 2) dokonanie jednocześnie czynności, której w zakreślonym terminie nie dokonano, 3) powstanie w wyniku uchybienia terminu ujemnych dla strony skutków procesowych, 4) uprawdopodobnienie, że uchybienie terminu nastąpiło bez winy strony.

W niniejszej sprawie niekwestionowane jest spełnienie trzech pierwszych przesłanek. Przedmiotem sporu jest to, czy uchybienie terminu nastąpiło bez winy strony.

Kryterium braku winy jako przesłanka zasadności wniosku o przywrócenie terminu, polega na dopełnieniu przez stronę obowiązku dołożenia szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności procesowej. Oceniając wystąpienie tej przesłanki, sąd powinien przyjąć obiektywny miernik staranności, której można wymagać od każdego należycie dbającego o swoje interesy. O braku winy w uchybieniu terminu można mówić jedynie wtedy, gdy strona nie mogła usunąć przeszkody nawet przy użyciu największego w danych warunkach wysiłku. Innymi słowy jedynie zaistnienie wyjątkowych, nieprzewidywalnych i niezależnych od strony okoliczności, których nie mogła usunąć w terminie do dokonania danej czynności, może uzasadniać jego przywrócenie.

Obowiązek wykazania należytej staranności w uprawdopodobnieniu braku winy w uchybieniu danego terminu ciąży na podmiocie składającym wniosek o przywrócenie terminu. W orzecznictwie przyjmuje się, że uprawdopodobnienie istnienia danej okoliczności jest środkiem zastępczym wobec dowodu i jako taki nie daje pewności, lecz tylko wiarygodność (prawdopodobieństwo) twierdzenia o jakimś fakcie (por. M. Jagielska, A. Wiktorowska, P. Wajda [w:] R. Hauser, M. Wierzbowski, R. Stankiewicz (red.), Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, wyd. 9, 2025, art. 86.).

Odnosząc się w pierwszej kolejności do zarzutu nieprawidłowego adresowania pism w postępowaniu sądowoadministracyjnym należy odnotować, że złożona w niniejszej sprawie skarga została opatrzona uchwałą walnego zebrania członków, na mocy której upoważniono przedstawiciela do działania w imieniu stowarzyszenia. Z uwagi na to, korespondencja w sprawie konsekwentnie adresowana była bezpośrednio do przedstawiciela, na wskazany przez niego adres. W ten sposób doręczone zostało m.in. pismo z 10 czerwca 2025 r., o wezwaniu do uiszczenia wpisu, wezwanie z 8 lipca 2025 r., do nadesłania złożonego przez stowarzyszenie wniosku o udostępnienie informacji publicznej, a także zawiadomienie z 22 sierpnia 2025 r., o wyznaczeniu posiedzenia niejawnego i składzie rozpoznającym sprawę. Podkreślić należy, że w toku postępowania przedstawiciel nie tylko nie zgłaszał zastrzeżeń do sposobu komunikacji, ale także aktywnie odpowiadał na kierowane do niego wezwania. W takiej sytuacji, wbrew zawartym w zażaleniu wskazaniom, nie sposób zgodzić się z tezą, że skarżący nie mógł przypuszczać, że korespondencja zaadresowana na dane przedstawiciela, w istocie dotyczy stowarzyszenia. Podkreślić należy także, że na kopercie zawierającej sentencję orzeczenia wskazano sygnaturę postępowania oraz oznaczenie rodzaju pisma: "doręczenie sentencji wyroku z dn. 2.10.25". Precyzyjnie wskazano zatem przedmiot doręczanej przesyłki.

Biorąc pod uwagę okoliczności niniejszej sprawy, zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, należy podzielić ocenę Sądu pierwszej instancji, który uznał, że przedstawiciel stowarzyszenia, należycie dbając o jego interesy, powinien dopilnować żeby osoba odbierająca za niego korespondencję poinformowała go o nadesłanym piśmie z sądu. Dodatkowo przed wyjazdem zagranicznym, powinien on podjąć odpowiednie kroki organizacyjne, aby zadbać o interesy stowarzyszenia. Tym bardziej, iż 11 września 2025 r., czyli dwa tygodnie przed planowanym wyjazdem, odebrał on pismo zawierające informację o wyznaczonym w sprawie składzie orzekającym, a także pouczenie o sposobie i warunkach sporządzania uzasadnienia wyroku, w tym terminie na złożenie ewentualnego wniosku. Powinien on zatem spodziewać się, że wkrótce zaadresowane do niego zostanie także orzeczenie Sądu Wojewódzkiego i w związku z tym konieczne może być podjęcie dalszych działań w sprawie.

W konsekwencji należy uznać, ze w sprawie nie doszło do sytuacji wyjątkowej, nieprzewidywalnej i niezależnej od strony, a przedstawiciel nie dołożył szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności procesowych. Zatem w ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego, nie zostały spełnione przesłanki do przywrócenia terminu na złożenie wniosku o uzasadnienie wyroku.

W świetle powyższych rozważań i ocen nie jest też trafny zarzut dotyczący naruszenia art. 67 § 2 p.p.s.a. Jak trafnie wskazuje się w orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego, jednostka organizacyjna (w tym przypadku stowarzyszenie zwykłe) powinna przygotować swoją działalność w taki sposób, aby odbioru korespondencji dokonywała osoba upoważniona, a więc to właśnie owa jednostka ponosi odpowiedzialność za właściwe zorganizowanie przyjmowania pism i obiegu korespondencji (por. wyrok NSA z 23 sierpnia 2016 r., II OSK 2952/14, postanowienie NSA z 18 grudnia 2013 r., II GSK 2335/13, postanowienie NSA z 7 lipca 2011 r., I OZ 474/11, wyrok NSA z 6 lipca 1999 r., sygn. akt I SA/Po 1829/98). Jednostka organizacyjna powinna podjąć konkretne działania celem wykluczenia możliwości odbioru przesyłek przez osoby nieuprawnione (zob. postanowienie NSA z 10 maja 1995 r., sygn. akt V SA 1692/94). W orzecznictwie trafnie przyjęto, że nie do przyjęcia jest nałożenie na organ doręczający obowiązku sprawdzania "za każdym razem", czy kwitujący odbiór przesyłki posiada formalne upoważnienie do obioru pism (por. postanowienie NSA z 5 marca 2019 r., II GZ 29/19, postanowienie NSA z 28 listopada 2018 r., I GZ 403/18, wyrok NSA z 16 stycznia 2019 r., II GSK 4916/16). W warunkach niniejszej sprawy odebranie korespondencji przez teścia przedstawiciela należy uznać za dopuszczalne. Niepodjęcie oczekiwanych działań, po otrzymaniu pisma, a w konsekwencji spóźnione złożenie wniosku, nie może stanowić okoliczności usprawiedliwiającej stowarzyszenie i jej przedstawiciela.

Mając powyższe na uwadze, Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 184 z związku z art. 197 § 2 i art. 198 p.p.s.a., orzekł, jak w sentencji postanowienia.