Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący Sędzia NSA Wojciech Jakimowicz po rozpoznaniu w dniu 29 maja 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia I. W. na postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 11 marca 2026 r., sygn. akt II SA/Wa 2299/25 w sprawie ze skargi I. W. na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 17 października 2025 r. znak DWKSN.523.50.2025 w przedmiocie przetwarzania danych osobowych postanawia: oddalić zażalenie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie postanowieniem z dnia 11 marca 2026 r., sygn. akt II SA/Wa 2299/25 odrzucił skargę I. W. (dalej także jako: skarżąca) na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 17 października 2025 r., nr DWKSN.523.50.2025 w przedmiocie przetwarzania danych osobowych.

W uzasadnieniu postanowienia Sąd I instancji wskazał, że pismem z dnia 11 lutego 2026 r., wykonując zarządzenie Przewodniczącego Wydziału II wezwał skarżącą do uzupełnienia, w terminie 7 dni, braków formalnych skargi poprzez nadesłanie podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym skargi. Skarżąca w odpowiedzi na wezwanie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w dniu 19 lutego 2026 r. nadesłała podpisane pismo przewodnie, do którego załączyła skargę. Załączona do pisma przewodniego skarga nie została jednak podpisana.

W związku z powyższym Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że z akt sprawy wynika, że skarżąca nie uzupełniła braku formalnego skargi – nie nadesłała podpisanej skargi, mimo prawidłowego doręczenia wezwania z dnia 11 lutego 2026 r. w ww. zakresie oraz prawidłowego pouczenia, że niewykonanie wezwania skutkować będzie odrzuceniem skargi. Sąd I instancji wyjaśnił, że w odpowiedzi na wezwanie skarżąca nadesłała bowiem podpisane jedynie pismo przewodnie z dnia 19 lutego 2026 r. W ocenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie nie można było natomiast uznać pisma przewodniego za skargę, gdyż nie zawierało ono żądania. Jak wyjaśnił Sąd I instancji, żądania skargi zostały bowiem zawarte w niepodpisanej skardze na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia 17 października 2025 r. nr DWKSN.523.50.2025.

Pismem z dnia 30 marca 2026 r. skarżąca wniosła zażalenie na powyższe postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie i wniosła o jego uchylenie i skierowanie sprawy do rozpoznania. Zaskarżonemu postanowieniu zarzucono:

1. błąd w ustaleniach faktycznych poprzez oparcie się na nieprawdziwych ustaleniach, iż skarga nie została podpisana, co uzasadniało wezwanie do uzupełnienia braków formalnych, mimo że z akt sprawy wynika w sposób oczywisty zarówno fakt podpisania skargi w dacie jej złożenia (k. 16-20 akt sprawy), jak i jej ponowne podpisanie oraz wniesienie w dniu 19 lutego 2026 r., a ewentualne wątpliwości w tym zakresie nie zostały usunięte, pomimo istnienia możliwości weryfikacji w systemie teleinformatycznym oraz przede wszystkim w dokumentacji akt sprawy;

2. naruszenie art. 58 § 1 pkt 3 ustawy Prawo i postępowaniu przed sądami administracyjnymi, przez jego błędne zastosowanie i przyjęcie, że skarga nie została podpisana, mimo że z akt sprawy, a w szczególności kart akt nr 16-20 oraz dokumentów elektronicznych, w tym plików XML dotyczących podpisu skargi, jednoznacznie wynika istnienie, ważność i prawidłowość podpisu zaufanego złożonego pod skargą w dniu 17 listopada 2025 r.;

3. naruszenie art. 46 § 2a i § 2b ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi przez błędną wykładnię polegającą na utożsamieniu braku podpisu w wizualnej warstwie dokumentu z brakiem podpisu elektronicznego istniejącego i weryfikowalnego w systemie teleinformatycznym;

z ostrożności procesowej zarzucono również:

1. naruszenie art. 49 § 1 oraz art. 58 § 1 pkt 3 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi przez odrzucenie skargi pomimo skutecznego usunięcia ewentualnego braku formalnego w terminie, tj. przez pominięcie skargi ponownie podpisanej i wniesionej w dniu 19 lutego 2026 r.;

2. naruszenie art. 45 ust. 1 Konstytucji RP przez zastosowanie nadmiernie formalistycznej wykładni przepisów procesowych i bezzasadne zamknięcie skarżącej drogi do merytorycznego rozpoznania sprawy.

W uzasadnieniu skarżąca podniosła, że postanowienie o odrzuceniu skargi zostało wydane na podstawie ustaleń sprzecznych ze zgromadzonym materiałem dowodowym. Zdaniem skarżącej, w realiach niniejszej sprawy brak było podstaw do przyjęcia, że skarga nie została podpisana, a nawet przy hipotetycznym założeniu istnienia takiego braku został on skutecznie usunięty w terminie.

Skarżąca podkreśliła, że skarga została wniesiona w niniejszej sprawie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w dniu 17 listopada 2025 r., za pośrednictwem systemu e-Doręczeń i podpisana tego samego dnia podpisem zaufanym. Następnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych przekazał ją wraz z całą dokumentacją - w tym potwierdzeniami doręczeń i plikiem podpisu - do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie za pośrednictwem systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), gdzie dokumenty te zostały włączone do akt sprawy jako załączniki. Skarżąca zaznaczyła, że okoliczność ta wynika w sposób jednoznaczny z akt sprawy, w szczególności z kart o numerach od 16 do 20. W ocenie skarżącej powyższe oznacza, że ustalenie Sądu I instancji, jakoby skarga nie została podpisana, pozostaje w oczywistej sprzeczności z materiałem dowodowym zgromadzonym w aktach sprawy.

Skarżąca podkreśliła, że z kart akt sprawy nr 16-20 wynika, że podpis skargi został rozpoznany przez system jako "ważny" i "prawidłowy". Ponadto, oryginalny pakiet dokumentu elektronicznego obejmuje plik podpisu ("Skarga_WSA_UODO-sig.docx.xml") oraz strukturę podpisu elektronicznego (ds:Signature), co potwierdza istnienie podpisu w warstwie systemowej dokumentu. Skarżąca zaznaczyła również, że z urzędowych dokumentów e-Doręczeń wynika, że skarga wraz z plikiem podpisu została skutecznie nadana i doręczona adresatowi. Podkreślono, że działając z ostrożności procesowej skarżąca ponownie podpisała i wniosła skargę w dniu 19 lutego 2026 r.

Skarżąca w uzasadnieniu zażalenia wskazała, że Sąd I instancji błędnie utożsamił brak widocznej prezentacji podpisu w warstwie graficznej dokumentu z brakiem podpisu jako takiego. W ocenie skarżącej, w przypadku dokumentów elektronicznych podpis nie musi być ujawniony w warstwie wizualnej pliku w sposób odpowiadający tradycyjnemu podpisowi własnoręcznemu, a istotne jest istnienie podpisu w warstwie systemowej dokumentu oraz możliwość jego weryfikacji, co w niniejszej sprawie zostało spełnione.

Niezależnie od powyższego skarżąca zaznaczyła, że w dniu 19 lutego 2026 r. wniosła do Sądu I instancji pismo zatytułowane "Usunięcie braków formalnych skargi z dnia 17 listopada 2025 r.", załączyła ponownie podpisaną skargę, przesłała dokument przez system teleinformatyczny, opatrzyła go podpisem elektronicznym, którego dane systemowe wskazują datę podpisu: 2026-02-19T13:25:19Z oraz uzyskała urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP). Skarżąca podniosła, że Sąd I instancji pomimo tego pominął dokument wniesiony w odpowiedzi na wezwanie i błędnie przyjął, że brak formalny nie został usunięty.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Zażalenie nie mogło zostać uwzględnione.

Zgodnie z art. 46 § 1 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 z późn. zm.) - zwanej dalej p.p.s.a., każde pismo strony powinno zawierać podpis tej strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika. Natomiast z art. 46 § 2a p.p.s.a. wynika, że w przypadku gdy pismo strony jest wnoszone w formie dokumentu elektronicznego, powinno ponadto zawierać adres elektroniczny oraz zostać podpisane przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Z kolei zgodnie z art. 46 § 2b p.p.s.a., zasady podpisywania przewidziane w art. 46 § 2a dotyczą także załączników do pism wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego.

W myśl art. 49 § 1 p.p.s.a., jeżeli pismo strony nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę do jego uzupełnienia lub poprawienia w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej. Takim przepisem szczególnym jest art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a., zgodnie z którym skarga, której braków formalnych nie uzupełniono w terminie, podlega odrzuceniu.

Wbrew twierdzeniom skarżącej, okoliczności niniejszej sprawy nie pozwalają na uznanie, że wniesiona przez nią do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skarga została prawidłowo podpisana, jak i że brak formalny skargi w postaci braku podpisu został przez skarżącą skutecznie uzupełniony, Jak wynika z akt sprawy, skarżąca w dniu 17 listopada 2025 r. wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę w formie elektronicznej. Jedno z pism – prawidłowo podpisane przez skarżącą – zawierało informację, że skarżąca w załączeniu przesyła do Sądu I instancji skargę. Drugie pismo zostało zatytułowane przez skarżącą jako "Podpisywanie załącznika Skarga_WSA_UODO.docx", jednak z akt sprawy wyraźnie wynika, że skarżąca podpisała w tym zakresie wyłącznie pismo przewodnie, niezawierające treści, poza tytułem. Natomiast załącznik do ww. pisma, który zawierał rzeczywistą treść skargi, nie został przez skarżącą podpisany. Na załączniku do ww. pisma widnieje adnotacja pracownika Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, z której wynika, że nie zidentyfikowano na nim podpisu (k. 21-26).

Rację ma skarżąca, że na kartach od 16 do 20 w aktach sprawy znajdują się dokumenty potwierdzające przeprowadzenie weryfikacji podpisu, z których wynika skuteczne i właściwe podpisanie plików, których podpisy te dotyczą. Jednak żaden z nich nie dotyczy załącznika do pisma "Podpisywanie załącznika Skarga_WSA_UODO.docx", zawierającego rzeczywistą treść skargi, do którego podpisania wzywał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie.

Ponadto, wbrew twierdzeniom zażalenia, skarżąca wykonując w dniu 19 lutego 2026 r. wezwania Sądu I instancji do podpisania skargi, ponownie nadesłała pismo w formie elektronicznej, w którym prawidłowo elektronicznie zostało podpisane wyłącznie pismo przewodnie, zaś załącznik do niego – zawierający rzeczywistą treść skargi nie został przez skarżącą podpisany (k. 308-316). Przy czym nie ma racji skarżąca, że Sąd I instancji oceniając ww. pismo "błędnie utożsamił brak widocznej prezentacji podpisu w warstwie graficznej dokumentu z brakiem podpisu jako takiego". Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznając brak podpisu pod ww. dokumentem bazował na wynikach weryfikacji podpisu elektronicznego przeprowadzonej przez pracownika Sądu, a wynik tej weryfikacji znajduje się w aktach sprawy.

Treść art. 46 § 1 pkt 4 oraz art. 46 § 2a i § 2b p.p.s.a. nie pozostawia wątpliwości, że uniemożliwia to uznanie, że braki formalne skargi zostały przez skarżącą skutecznie uzupełnione, co w konsekwencji nie pozwala na nadanie jej - jako wciąż obarczonej brakiem formalnym - dalszego biegu i stanowi podstawę do jej odrzucenia. Słusznie zatem Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że okoliczności niniejszej sprawy stanowiły podstawę do odrzucenia skargi skarżącej w oparciu o art. 58 § 1 pkt 3 p.p.s.a.

Z powyższych względów nie było podstaw do uwzględnienia wniesionego zażalenia, co skutkowało jego oddaleniem w oparciu o art. 184 w zw. z art. 197 § 1 i § 2 p.p.s.a.