II SA/Wr 885/25 - Wyrok

Data orzeczenia	2026-02-24	
Data wpływu	2025-12-18	
Sąd	Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu	
Sędziowie	Dominik Dymitruk /przewodniczący sprawozdawca/	
Symbol z opisem	6052 Akty stanu cywilnego	
Hasła tematyczne	Akta stanu cywilnego
Administracyjne postępowanie	
Skarżony organ	Wojewoda	
Treść wyniku	*Uchylono zaskarżoną decyzję	
Powołane przepisy	Dz.U. 2026 nr 0 poz 143;  art. 151a par. 2; Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi	
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w składzie następującym: Przewodniczący: Asesor WSA Dominik Dymitruk (spr.) po rozpoznaniu w Wydziale II na posiedzeniu niejawnym w dniu 24 lutego 2026 r. sprawy ze sprzeciwu P. S. od decyzji Wojewody Dolnośląskiego z dnia 31 października 2025 r., nr SOC-OP.6231.29.2025.DT w przedmiocie odmowy sprostowania aktu urodzenia oraz dołączenia do aktu urodzenia wzmianki o zmianie płci I. uchyla zaskarżoną decyzję; II. zasądza od Wojewody Dolnośląskiego na rzecz strony skarżącej kwotę 580 zł (słownie: pięćset osiemdziesiąt) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.	
Uzasadnienie
Wojewoda Dolnośląski (dalej: organ odwoławczy, Wojewoda), zaskarżoną decyzją z dnia 31 października 2025 r. (nr SOC-OP.6231.29.2025.DT), działając na podstawie art. 138 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572 z późn. zm.; dalej: k.p.a.) oraz art. 2 ust. 6, art. 35 ust. 1 i art. 24 w zw. z art. 108 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 594 z późn. zm.; dalej: p.a.s.c.), uchylił w całości decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Z. (dalej: organ pierwszej instancji, Kierownik USC) z dnia 21 lipca 2025 r. (nr USC.5352.50.2025.MJ) orzekającej o odmowie sprostowania aktu urodzenia P. S. oraz dołączenia wzmianki o zmianie płci do aktu urodzenia ww. osoby i przekazał sprawę do ponownego rozpatrzenia organowi pierwszej instancji.

W uzasadnieniu rozstrzygnięcia organ przedstawił stan faktyczny sprawy i wyjaśnił, że w dniu 18 kwietnia 2025 r. do organu pierwszej instancji wpłynął wniosek P. S.(1) (wcześniej P. S.; dalej: skarżąca), działającej przez profesjonalnego pełnomocnika, o sprostowanie aktu urodzenia w zakresie zmiany płci z "mężczyzna" na "kobieta". Pełnomocnik skarżącej stwierdził we wniosku, że zmiana imienia P. S.(1) (wcześniej P. S.) w amerykańskim akcie urodzenia jest w trakcie procedowania. Oświadczył ponadto, że jego mocodawczym, jako obywatelowi amerykańskiemu, sporządzono akt urodzenia zgodnie z prawem amerykańskim, na podstawie którego następnie sporządzono polski akt urodzenia nr [...] w Urzędzie Stanu Cywilnego w Z. Stwierdził, że w dniu 18 listopada 2024 r. wydany został nowy akt urodzenia dla ww. osoby przez właściwy organ stanu I., w którym został sporządzony pierwotny akt urodzenia, i że w nowym akcie urodzenia wprowadzono prawidłowe dane dotyczące płci, zamieniając "mężczyzna" na "kobieta". Stwierdził, że akt urodzenia wnioskodawczym sporządzony w Urzędzie Stanu Cywilnego w Z. zawiera dane niezgodne z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego przez co podlega sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził.

W toku prowadzonego postępowania pełnomocnik skarżącej – precyzując zakres żądania – oświadczył, że wnioskuje o dołączenie wzmianki do aktu urodzenia w trybie art. 24 p.a.s.c., a w przypadku nieuwzględnienia tego wniosku wnosi o zmianę tego aktu na podstawie art. 35 tej ustawy. Wniósł jednocześnie o przedłużenie terminu załatwienia sprawy, uzasadniając, że skarżąca posiada dokumentację medyczną dokumentującą jej prawidłową płeć i że przetłumaczenie i przesłanie tej dokumentacji we wskazanym przez Kierownika USC terminie nie jest możliwe.

Z akt administracyjnych wynika nadto, że Kierownik USC zwrócił się do Konsulatu Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w C. o udzielenie informacji w sprawie dokumentów wydawanych po dokonaniu zmiany płci. W odpowiedzi Konsulat Generalny Rzeczypospolitej Polskiej w C. poinformował organ pierwszej instancji, że w stanie I. osoba chcąca zmienić płeć nie musi przechodzić żadnych zmian fizycznych ani operacji i że tożsamość płciowa nie jest zależna od procedur medycznych. Poinformowano także, że osoba urodzona w stanie I. i posiadająca akt urodzenia stanu I. może złożyć formularz, prosząc o zmianę płci w swoim akcie urodzenia, a następnie zostanie wydany poprawiony akt urodzenia. Wyjaśniono również, że proces ten nie jest nadzorowany ani sprawdzany przez sądy i nie można go kwestionować w sądach stanu I.

Decyzją z dnia 21 lipca 2025 r. (nr USC.5352.50.2025.MJ) Kierownik USC odmówił sprostowania aktu urodzenia P. S. oraz dołączenia wzmianki o zmianie płci do aktu urodzenia ww. osoby. W uzasadnieniu tej decyzji organ pierwszej instancji stwierdził, że przedmiotowy akt urodzenia sporządzony w 1997 r. zawiera dane zgodne z dokumentami stanowiącymi podstawę sporządzenia tego aktu, natomiast przedłożony do sprostowania aktualny zagraniczny dokument stanu cywilnego (amerykański akt urodzenia o tym samym numerze, co pierwotny akt urodzenia osoby), w którym odnotowana jest zmiana płci, która nastąpiła później niż pierwotnie sporządzony akt, czyli stwierdza zdarzenie późniejsze, nie jest podstawą sprostowania polskiego aktu. Organ pierwszej instancji stwierdził również, że dołączenie do aktu urodzenia skarżącej wzmianki o zmianie płci na podstawie zagranicznego aktu urodzenia tej osoby byłoby sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej i że w polskim porządku prawnym nie przewidziano możliwości zmiany płci jedynie na podstawie oświadczenia woli.

Po rozpoznaniu odwołania, zaskarżoną decyzją z dnia 31 października 2025 r. (nr SOC-OP.6231.29.2025.DT) Wojewoda uchylił w całości decyzję Kierownika USC i przekazał sprawę temu organowi do ponownego rozpatrzenia.

W uzasadnieniu organ wyjaśnił, że Kierownik USC w jednej decyzji rozpatrzył sprawę na podstawie jednocześnie dwóch różnych przepisów, dotyczących różnych kwestii i przewidujących różne formy załatwienia sprawy. Jak wskazał organ pierwszej instancji, podstawę rozstrzygnięcia w przedmiotowej sprawie stanowią art. 24 i art. 108 p.a.s.c., a jednocześnie w podstawie prawnej tej decyzji podano również art. 35 ust. 1 i 2 tej ustawy. Zgodnie z art. 35 ww. ustawy akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził (ust. 1). Sprostowanie aktu stanu cywilnego może być dokonane na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie wystawienia jest on uznawany za dokument stanu cywilnego, lub innego dokumentu zagranicznego potwierdzającego stan cywilny, wydanego w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli zawierają one dane, które podlegają sprostowaniu, stwierdzają zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych (ust. 2). Natomiast art. 24 ma trzy ustępy, a art. 108 p.a.s.c. ma cztery ustępy, zaś organ pierwszej instancji nie wskazał, które ustępy tych artykułów stanowiły podstawę wydania decyzji. Jednocześnie z uzasadnienia decyzji, w którym powołano się na art. 1146 § 1 pkt 7 oraz art. 1148 k.p.c., wynika, że organ nie uznał dokumentu przedłożonego przez skarżącą odnośnie do złożonego oświadczenia woli dotyczącego zmiany płci, przy czym organ ten wskazał możliwość wystąpienia przez skarżącą do sądu powszechnego o rozstrzygnięcie, czy przedłożony przez nią dokument organu państwa obcego, inny niż orzeczenie sądu, podlega lub nie podlega uznaniu.

Powyższe wskazuje – zdaniem Wojewody – że organ pierwszej instancji zastosował w sprawie przepis art. 108 ust. 4 p.a.s.c. Jednakże, jak stanowi ten przepis, kierownik urzędu stanu cywilnego, który odmawia na podstawie art. 1146 k.p.c. dokonania czynności na podstawie orzeczenia organu państwa obcego, zawiadamia na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej wnioskodawcę o przyczynach odmowy, informując o prawie wystąpienia w trybie art. 1148 tego Kodeksu do sądu powszechnego o rozstrzygnięcie, czy orzeczenie organu państwa obcego podlega albo nie podlega uznaniu. W takim przypadku ustawodawca przewidział odmienną niż decyzja administracyjna formę działania kierownika USC, tj. pisemne powiadomienie, gdyż przepis art. 108 ust. 4 nie wskazuje możliwości wydania decyzji administracyjnej. Przepis ten jednocześnie jest przepisem szczególnym w stosunku do określonej w art. 2 ust. 6 tej ustawy zasady ogólnej, zgodnie z którą odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego następuje w drodze decyzji administracyjnej. Zatem w sytuacji odmowy uznania przedłożonego dokumentu zagranicznego organ pierwszej instancji powinien jedynie zawiadomić pełnomocnika skarżącej o tej odmowie oraz o prawie wystąpienia do sądu zwykłym pismem, a nie wydać w tej sprawie decyzję administracyjną. Wobec powyższego w tym zakresie decyzja została wydana bez podstawy prawnej, co stanowiłoby podstawę stwierdzenia nieważności tej decyzji, jednakże nie jest to możliwe w postępowaniu odwoławczym, w którym w takim przypadku należy uchylić decyzję i przekazać sprawę do ponownego rozpatrzenia organowi I instancji.

Mając jednocześnie na uwadze, że nie jest możliwe przekazanie do ponownego rozpatrzenia sprawy jedynie w części, a w pozostałej części rozpatrzenie sprawy merytorycznie przez organ odwoławczy, Wojewoda uznał, że niezasadne jest na tym etapie rozpatrywanie przedmiotowej sprawy przez ten organ w zakresie odmowy sprostowania aktu urodzenia na podstawie art. 35 ust. 1 i 2 p.a.s.c.

W sprzeciwie od wskazanej decyzji Wojewody z dnia 31 października 2025 r. (błędnie oznaczonym jako "odwołanie") skarżąca, wnosząc o uchylenie zaskarżonej decyzji w całości i przekazanie sprawy organowi odwoławczemu do ponownego rozpatrzenia ze wskazaniem konieczności dokonania wzmianki w akcie stanu cywilnego, a także zasądzenie zwrotu kosztów postępowania, zarzuciła zaskarżonej decyzji naruszenie:

1. art. 24 p.a.s.c. poprzez jego niezastosowanie w sprawie niniejszej,

2. art. 2, art. 30, art. 47 i art. 32 Konstytucji Rzeczpospolitej Polskiej w zw. z art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, poprzez stwierdzenie, że wyłącznie wzmianka dotycząca korekty płci w akcie stanu cywilnego wnioskodawczyni jest sprzeczna z podstawami porządku prawnego Rzeczpospolitej Polskiej, podczas to sytuacja gdzie wnioskodawczyni posiada dokumenty zagraniczne inne niż dokumenty polskie jest sytuacją niezgodną z zasadami demokratycznego państwa prawa, zasadą godności, prawa do prywatności i ochrony życia osobistego oraz zasadą równości wobec prawa,

3. art. 108 p.a.s.c. w zw. z art. 1146 § 1 pkt 7 k.p.c. poprzez stwierdzenie, że dokonanie wpisu wzmianki w akcie stanu cywilnego co do płci wnioskodawczyni, na podstawie zagranicznego aktu urodzenia, jest sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku Rzeczpospolitej Polskiej wobec czego organ pierwszej instancji powinien nie wydawać decyzji, a wyłącznie poinformować wnioskodawczynię o konieczności skierowania sprawy na drogę postępowania cywilnego, podczas gdy w rzeczywistości:

- prawo polskie dopuszcza zmianę płci, nie jest to więc sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku Rzeczpospolitej Polskiej,

- prawo polskie wprost przewiduje nawet zapisy (art. 24 p.a.s.c.), dotyczący wpisu wzmianki w akcie stanu cywilnego, na podstawie aktu zagranicznego;

4. art. 7 k.p.a. poprzez jego niezastosowanie, co objawiało się ustaleniem niepełnego stanu faktycznego i prawnego w sprawie, mimo licznych wniosków wnioskodawczyni.

W odpowiedzi na sprzeciw Wojewoda wniósł o jego oddalenie, podtrzymując dotychczas wyrażone stanowisko w sprawie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu zważył, co następuje.

Sprzeciw podlegał uwzględnieniu.

W pierwszej kolejności Sąd wskazuje, że zgodnie z art. 3 § 1 ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143, dalej: p.p.s.a.), sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie. Zgodnie natomiast z art. 64a p.p.s.a., od decyzji, o której mowa w art. 138 § k.p.a. skarga nie przysługuje, jednakże strona niezadowolona z treści decyzji może wnieść od niej sprzeciw. Rozpoznając sprzeciw od decyzji, sąd ocenia jedynie istnienie przesłanek do wydania decyzji, o której mowa w art. 138 § 2 k.p.a. Według art. 64b § 1 p.p.s.a., do sprzeciwu od decyzji stosuje się odpowiednio przepisy o skardze, jeżeli ustawa nie stanowi inaczej.

Dokonując uruchomionej sprzeciwem kontroli sądowoadministracyjnej decyzji kasacyjnej trzeba mieć na uwadze, że wprawdzie ustawodawca wąsko zakreślił granice tej kontroli, bowiem nie dotyczy ona zgodności zaskarżonej decyzji ze wszystkimi przepisami prawa, lecz wyłącznie zgodności z art. 138 § 2 k.p.a., to jednak zakres postępowania wyjaśniającego determinują przepisy stanowiące podstawę rozstrzygnięcia merytorycznego w sprawie (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia: 28 listopada 2017 r., sygn. akt I OSK 1299/17; 28 lipca 2016 r., sygn. akt I OSK 2465/14 i I OSK 2411/14; 12 czerwca 2015 r., sygn. akt I OSK 2386/13, wszystkie powołane w uzasadnieniu orzeczenia dostępne są w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych pod adresem: http://orzeczenia.nsa.gov.pl). W związku z tym przepisy materialnoprawne mają znaczenie w sprawie sądowoadministracyjnej dotyczącej sprzeciwu od decyzji, jednakże wyłącznie w związku z przepisami postępowania określającymi jego aspekt wyjaśniający. To, co organ ma wyjaśnić, rekonstruowane jest na podstawie przesłanek rozstrzygnięcia sprawy (hipotezy normy prawnej stanowiącej podstawę rozstrzygnięcia), bowiem tylko okoliczności relewantne z perspektywy tych przesłanek można uznać za mające wpływ na wynik sprawy (zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 sierpnia 2018 r., sygn. akt I OSK 2045/18).

Jak wynika z treści art. 138 § 2 k.p.a. organ odwoławczy może uchylić zaskarżoną decyzję w całości i przekazać sprawę do ponownego rozpatrzenia organowi pierwszej instancji, gdy decyzja ta została wydana z naruszeniem przepisów postępowania, a konieczny do wyjaśnienia zakres sprawy ma istotny wpływ na jej rozstrzygnięcie. Przekazując sprawę, organ ten powinien wskazać, jakie okoliczności należy wziąć pod uwagę przy ponownym rozpatrzeniu sprawy. Treść art. 138 § 2 k.p.a. oznacza, że wydanie przez organ odwoławczy decyzji kasacyjnej jest dopuszczalne w przypadku, gdy zostaną spełnione określone w nim przesłanki. Po pierwsze, gdy organ stwierdzi, że zaskarżona decyzja wydana została z naruszeniem przepisów postępowania i po drugie, gdy uzna, że konieczny do wyjaśnienia zakres sprawy ma istotny wpływ na jej rozstrzygnięcie. Użycie w przepisie przeciwstawnego spójnika "a" oznacza, że samo stwierdzenie naruszenia przepisów postępowania, aczkolwiek jest konieczną przesłanką uchylenia zaskarżonej decyzji, nie jest przesłanką wystarczającą, niezbędne jest także dodatkowo wykazanie, że "konieczny do wyjaśnienia zakres sprawy ma istotny wpływ na jej rozstrzygnięcie" (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 4 listopada 2014 r., sygn. akt II OSK 2279/13).

Należy zauważyć także, że zastosowanie przez organ odwoławczy przepisu art. 138 § 2 k.p.a. ma charakter wyjątkowy i nie może podlegać wykładni rozszerzającej. Zasadą jest bowiem, że organ odwoławczy wydaje rozstrzygnięcie co do istoty sprawy, co zgodnie z treścią art. 138 § 1 k.p.a. następuje przez wydanie rozstrzygnięcia merytorycznego, natomiast uprawnienie organu odwoławczego do wydania decyzji kasacyjnej jest jedynie odstępstwem od tej ogólnej zasady. Rozstrzygnięcie kasacyjne organu odwoławczego powinno mieć wyjątkowy charakter, gdyż zgodnie z ustanowioną w art. 15 k.p.a. zasadą dwuinstancyjności, każda sprawa administracyjna winna podlegać dwukrotnemu merytorycznemu rozstrzygnięciu, przez dwa różne organy administracji publicznej. Skuteczne wniesienie odwołania przenosi na organ II instancji ciężar ponownego rozpoznania i rozstrzygnięcia sprawy indywidualnej, a postępowanie odwoławcze nie ogranicza się jedynie do kontroli decyzji I instancji. Stosownie do treści art. 136 § 1 k.p.a., organ odwoławczy może przeprowadzić na żądanie strony lub z urzędu dodatkowe postępowanie w celu uzupełnienia dowodów i materiałów w sprawie albo zlecić przeprowadzenie tego postępowania organowi, który wydał decyzję. W sytuacji więc, gdy nie ma przeszkód do ponownego rozpatrzenia sprawy administracyjnej w drugiej instancji i zakończenia jej merytoryczną decyzją na etapie postępowania odwoławczego, niedopuszczalne jest, wydanie decyzji kasacyjnej. Instytucja przewidziana w art. 136 k.p.a. nie może być jednak wykorzystywana w razie konieczności dokonania szeregu brakujących ustaleń istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy. W takim przypadku dochodzi bowiem do naruszenia zasady dwuinstancyjności, o której mowa w art. 15 k.p.a. Treść przesłanek z art. 136 k.p.a. określających granice postępowania wyjaśniającego przed organem odwoławczym powinna tym samym być interpretowana łącznie z przepisem art. 138 § 2 k.p.a., dotyczącym warunków uchylania decyzji pierwszoinstancyjnych i przekazywania ich do ponownego rozpoznania.

Jak wskazuje się ponadto w judykaturze, przepis art. 64e p.p.s.a. nie eliminuje stosowania art. 134 § 1 p.p.s.a. Sąd administracyjny rozpoznając sprzeciw od decyzji nie może oceniać, czy zostały spełnione przesłanki do wydania przez organ administracji decyzji pozytywnej czy też negatywnej, lecz ocenia, czy zostały wyjaśnione wszystkie okoliczności istotne dla rozstrzygnięcia tej sprawy (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia: 6 marca 2019 r., sygn. akt II OSK 392/19; 24 listopada 2020 r., sygn. akt II OSK 2785/20).

Należy na wstępie zaznaczyć, że choć wnosząc sprzeciw skarżąca kwestionuje w istocie sposób zastosowania w sprawie przepisów prawa materialnego, nie mogły one jednak stanowić wzorca kontroli sądowoadministracyjnej decyzji kasacyjnej organu, na co Sądu zwrócił już uwagę. Niemniej jednak, analizując przyczyny wydania decyzji kasacyjnej w zakresie tak nakreślonej kognicji, Sąd stwierdził, że sprzeciw zasługuje na uwzględnienie, bowiem zaskarżone rozstrzygnięcie nie jest zgodne z prawem.

Zaskarżona decyzja Wojewody i poprzedzająca ją decyzja Kierownika USC zostały wydane na podstawie art. 2 ust. 6 w zw. z art. 35 ust. 1, art. 24 oraz art. 108 p.a.s.c. Wobec tego przypomnieć należy, że rejestracja stanu cywilnego następuje w formie aktów stanu cywilnego (art. 2 ust. 2 p.a.s.c.). Natomiast czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, innych niż akty stanu cywilnego, w formie decyzji administracyjnej albo czynności materialnotechnicznej (art. 2 ust. 5 p.a.s.c.), przy czym formę decyzji przewidziano wprost przy odmowie dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego (art. 2 ust. 6 p.a.s.c.).

Zgodnie z regułą ogólną, wyrażoną w art. 22 p.a.s.c., rejestracji stanu cywilnego dokonuje się na podstawie dowodów potwierdzających prawdziwość zgłoszonych danych. W przypadku uznania tych dowodów za niewystarczające, stan faktyczny ustala się w postępowaniu wyjaśniającym. Według przepisu art. 24 ust. 1 p.a.s.c. wpis wpływający na treść lub ważność aktu stanu cywilnego dołącza się do aktu stanu cywilnego w formie wzmianki dodatkowej. Wzmiankę dodatkową dołącza się m.in. na podstawie odpisów zagranicznych dokumentów stanu cywilnego lub innych dokumentów pochodzących od organów obcego państwa, niewymagających uznania (art. 24 ust. 2 pkt 5 p.a.s.c.). Z kolei tryb dołączania wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego na podstawie dokumentów zagranicznych reguluje art. 108 p.a.s.c., w którym zawarte są regulacje szczególne, względem wyżej przywołanych przepisów ogólnych (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 6 sierpnia 2014 r., sygn. akt II OSK 407/13, dotyczący poprzedniego stanu prawnego). Zgodnie z ust. 1 tego przepisu, kierownik urzędu stanu cywilnego dołącza wzmiankę dodatkową do aktu stanu cywilnego (w drodze czynności materialno-technicznej), jeżeli orzeczenie sądu państwa obcego, lub rozstrzygnięcie innego organu państwa obcego, podlega uznaniu na podstawie przepisów ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego, wiążących Rzeczpospolitą Polską wielostronnych i dwustronnych umów międzynarodowych lub prawa Unii Europejskiej. Natomiast według art. 108 ust. 2 p.a.s.c. kierownik urzędu stanu cywilnego może dołączyć wzmiankę dodatkową do aktu stanu cywilnego, lub zamieścić przypisek przy tym akcie, na podstawie innego dokumentu, niewymagającego uznania, pochodzącego od organu państwa obcego, jeżeli nie jest to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

Z akt sprawy oraz uzasadnienia decyzji organów obu instancji wynika, że skarżąca urodziła się [...] 1994 r. na terytorium Stanów Zjednoczonych Ameryki Północnej. Jako obywatelowi amerykańskiemu sporządzono dla niej akt urodzenia, na podstawie którego sporządzono następnie w dniu 13 czerwca 1997 r. polski akt urodzenia nr [...]. Transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego nastąpiła na podstawie decyzji Kierownika USC z dnia 13 czerwca 1997 r. w oparciu o ówcześnie obowiązujący art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2011 r. Nr 212, poz. 1264 z późn. zm., dalej: p.a.s.c. z 1986 r.). Transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego jest tzw. rejestracją wtórną w formie aktu stanu cywilnego (art. 7 ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 2 p.a.s.c. z 1986 r.), w wyniku której powstaje polski akt urodzenia dziecka. Bezpośrednim skutkiem prawnym transkrypcji jest utworzenie polskiego aktu stanu cywilnego, który ma moc dowodową równą aktom stanu cywilnego utworzonym w Polsce w wyniku rejestracji zdarzenia prawnego (art. 4 p.a.s.c. z 1986 r.).

Zagraniczny akt stanu cywilnego z chwilą wpisania go do polskich ksiąg stanu cywilnego staje się odtąd polskim aktem stanu cywilnego, oderwanym od aktu, na którym został oparty, podlega więc tym samym przepisom jak akty stanu cywilnego sporządzone w Polsce. Jego dalsze losy są w polskim porządku prawnym niezależne od losów zagranicznego aktu, który był przedmiotem transkrypcji. W konsekwencji unieważnienie, sprostowanie lub uzupełnienie aktu transkrybowanego dokonane za granicą nie ma bezpośredniego wpływu na status aktu w Polsce, a unieważnienie, sprostowanie lub uzupełnienie aktu w Polsce jest niezależne od tego, czy takie same zdarzenia miały miejsce za granicą. Stanowisko takie zostało wyrażone w uchwale Sądu Najwyższego z dnia 5 listopada 1980 r., sygn. akt III CZP 56/80 (OSNCP 1981, Nr 5, poz. 72) czy z dnia 20 listopada 2012 r., sygn. akt III CZP 58/12 i jest ono również przyjmowane w doktrynie.

Jak wskazano w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 kwietnia 2025 r., sygn. akt II OSK 1685/22, wpis zmiany płci następuje w formie wzmianki dodatkowej. Zgodnie bowiem z art. 24 ust. 1 p.a.s.c. wpis wpływający na treść lub ważność aktu stanu cywilnego dołącza się do aktu stanu cywilnego w formie wzmianki dodatkowej. Skoro w akcie urodzenia umieszcza się m.in. dane o nazwisku i imieniu (imionach) dziecka (art. 60 pkt 1 p.a.s.c.) oraz płci dziecka (art. 60 pkt 3 p.a.s.c.), to nie ulega wątpliwości, że zmiany w tym zakresie podlegają wpisowi w formie wzmianki dodatkowej. W przypadku zmiany płci taką formę ujawnienia w akcie urodzenia potwierdzono w orzeczeniach NSA (tak wyrok z dnia 16 lipca 2008 r., sygn. akt II OSK 845/07) i Sądu Najwyższego (zob. wyrok z dnia 10 stycznia 2019 r., sygn. akt II CSK 371/18).

Stanowisko Wojewody co do konieczności zastosowania art. 108 ust. 4 p.a.s.c. byłoby uzasadnione, gdyby wzmianka o zmianie płci była dokonywana na podstawie orzeczenia organu państwa obcego. Wówczas wątpliwości co do sprzeczności z podstawowymi zasadami porządku prawnego RP (art. 1146 § 1 pkt 7 k.p.c.) - bez konieczności orzekania w tym przedmiocie przez organ - mogłyby zostać wyjaśnione poprzez wystąpienie w trybie art. 1148 k.p.c. do sądu powszechnego o rozstrzygnięcie, czy orzeczenie organu państwa obcego podlega uznaniu, o czym Kierownik USC winien zawiadomić wnioskodawcę na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, wskazując na przyczyny odmowy dokonania czynności

W analizowanym jednak przypadku, skarżąca domaga się dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego na podstawie odpisu zagranicznego dokumentu stanu cywilnego (art. 24 ust. 2 pkt 5 p.a.s.c.), co Kierownik USC może uczynić, jeżeli nie jest to sprzeczne z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej, na co wskazuje art. 108 ust. 2 p.a.s.c. Wobec takiego brzmienia przepisów, zastosowanie w sprawie znajdzie przepis ogólny art. 2 ust. 6 p.a.s.c., w myśl którego odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego następuje w formie decyzji administracyjnej. Prawidłowo więc organ pierwszej instancji uznał, że odmowa dołączenia do transkrybowanego aktu urodzenia wzmianki dodatkowej o zmianie płci, wymagała w tym wypadku rozstrzygnięcia w drodze decyzji administracyjnej.

Wbrew stanowisku Wojewody, organ pierwszej instancji nie powołała się ani wprost, ani też pośrednio na treść art. 108 ust. 4 p.a.s.c., co uzasadniałoby stanowisko organu odwoławczego o braku podstaw prawnych do załatwienia sprawy dołączenia wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego w formie decyzji administracyjnej, a tym samym mogłoby stanowić podstawę do orzeczenia kasacyjnego na podstawie art. 138 § 2 k.p.c. Sąd dostrzega jednakże, że powołując się błędnie na treść art. 1148 k.p.c., Kierownik USC zwrócił uwagę na możliwość rozstrzygnięcia przez sąd powszechny o uznaniu zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, choć przepis ten znajduje zastosowanie jedynie w sprawach o uznanie orzeczenia sądu zagranicznego, nie zaś innego dokumentu, niewymagającego uznania, pochodzącego od organu państwa obcego, o czym stanowi art. 108 ust. 2 p.a.s.c. Jak wynika w tym względzie z akt administracyjnych, w systemie prawa stanu I. nie wydaje się orzeczenia o zmianie płci, stąd nie mógł mieć zastosowania tryb przewidziany w k.p.c. uznawania orzeczenia sądu obcego lub organu cywilnego w zakresie wzmianki dotyczącej zmiany płci.

Wobec tak ukształtowanego stanu faktycznego i prawnego nie było podstaw do wydania przez Wojewodę rozstrzygnięcia kasacyjnego w trybie art. 138 § 2 k.p.a. Organ pierwszej instancji, choć w rzeczywistości rozstrzygnął w kontrolowanej decyzji dwie sprawy administracyjne, które mogłyby być przedmiotem dwóch odrębnych decyzji, uczynił to jednak w sytuacji, gdy miały one wspólną podstawę faktyczną, zaś ich rozstrzygnięcie nastąpiło w oparciu o odrębne podstawy materialnoprawne, tj. pierwsza na podstawie art. 24 w zw. z art. 108 ust. 2 oraz art. 2 ust. 6 p.a.s.c., druga natomiast w oparciu o art. 35 w zw. z art. 2 ust. 6 p.a.s.c. W zaskarżonej sprzeciwem decyzji Wojewoda uchylił się od merytorycznej oceny którejkolwiek z nich, poprzestając wyłącznie na stwierdzeniu, że skoro organ pierwszej instancji zastosował art. 108 ust. 4 p.a.s.c., nie był uprawniony do wydania w tym przedmiocie decyzji administracyjnej, lecz o odmowie dokonania czynności winien zawiadomić skarżącą na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej. Sąd przesądził jednakże, że wskazany przepis nie miał w sprawie zastosowania, zresztą sam organ pierwszej instancji nie powołała się na niego ani wprost, ani też pośrednio przez przytoczenie jego treści.

W związku z tym Sąd, na podstawie art. 151a § 1 p.p.s.a., uchylił zaskarżoną decyzję w części, o czym rozstrzygnął w pkt I sentencji wyroku.

O kosztach postępowania sądowego - pkt II sentencji wyroku - orzeczono na podstawie art. 200 oraz art. 205 § 2 p.p.s.a. w związku z w zw. z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. a w zw. z § 2 pkt 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2026 r. poz. 215). Na sumę zasądzonych kosztów składają się: wpisu od skargi w kwocie 100 zł oraz wynagrodzenie pełnomocnika w wysokości 480 zł.

Ponownie rozpoznając sprawę, organ odwoławczy będzie się kierować wiążącą oceną prawną i wskazaniami, co do dalszego postępowania wyrażonymi przez Sąd w uzasadnieniu niniejszego wyroku.