II SA/Wa 754/10 - Wyrok

Data orzeczenia	2010-10-29	
Data wpływu	2010-05-12	
Sąd	Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie	
Sędziowie	Anna Mierzejewska
Ewa Marcinkowska
Sławomir Antoniuk /przewodniczący sprawozdawca/	
Symbol z opisem	647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych	
Hasła tematyczne	Ochrona danych osobowych	
Sygn. powiązane	I OSK 182/11	
Skarżony organ	Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych	
Treść wyniku	Uchylono zaskarżone postanowienie i poprzedzające je postanowienie	
Powołane przepisy	Dz.U. 2000 nr 98 poz 1071;   art. 73  par. 2; Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.- Kodeks postępowania administracyjnego - tekst jednolity	
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Sławomir Antoniuk (spr.) Sędzia WSA Ewa Marcinkowska Sędzia WSA Anna Mierzejewska Protokolant asystent sędziego Beata Gibzińska po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 29 października 2010 r. sprawy ze skargi K. C. na postanowienie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] marca 2010 r. nr [...] w przedmiocie odmowy sporządzenia i przesłania uwierzytelnionych kserokopii dokumentów z akt sprawy 1. uchyla zaskarżone postanowienie oraz postanowienie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] stycznia 2010 r. nr [...] 2. stwierdza, że zaskarżone postanowienie nie podlega wykonaniu w całości, 3. zasądza od Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych na rzecz K. C. kwotę 328 (trzysta dwadzieścia osiem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania.	
Uzasadnienie
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych postanowieniem z dnia [...] marca 2010 r. nr [...] wydanym na podstawie art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 144 i art. 73 § 2 oraz art. 74 § 2 k.p.a., w zw. z art. 22 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.), utrzymał w mocy własne postanowienie z dnia [...] stycznia 2010 r. nr [...] odmawiające uwzględnienia wniosku K. C. o sporządzenie i przesłanie na jego adres uwierzytelnionych kserokopii dokumentów.

W uzasadnieniu powyższego postanowienia Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych podniósł, iż pismem z dnia 22 grudnia 2009 r. poinformował K. C. – stronę postępowania w sprawie z wniosku wymienionego o niezgodne z prawem przetwarzanie jego danych osobowych przez "R." [...] Spółka jawna z siedzibą w Z. – o przysługującym mu prawie wglądu do akt sprawy oraz sporządzania z nich notatek i odpisów, jak również o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.

Pismem z dnia 30 grudnia 2009 r. K. C. wniósł o sporządzenie i przesłanie na jego adres uwierzytelnionych kserokopii dokumentów cyt.: "(...) odpowiedź Sądu Okręgowego w O., odpowiedź Komendy Powiatowej Policji w S., odpowiedź Komendy Powiatowej Policji w K., zapytanie GIODO kierowane do ww. instytucji, zapytanie GIODO i odpowiedź spółki R.(...)". W uzasadnieniu ww. wniosku strona wskazała, iż cyt.: "ze względu na bardzo dużą odległość mojego miejsca zamieszkania od siedziby GIODO nie jestem w stanie zrealizować swojego uprawnienia do zapoznania się z materiałami postępowania we wskazanym terminie 7 dni (...)" i "(...) jeśli to możliwe, bardzo proszę o opatrzenie kserokopii pieczęcią uwierzytelniającą (...)".

Postanowieniem z dnia [...] stycznia 2010 r. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych odmówił K. C. uwzględnienia ww. wniosku stwierdzając, iż strona nie wykazała przesłanki "ważnego interesu", o której mowa w art. 73 § 2 k.p.a.

W zażaleniu na powyższe postanowienie K. C. podniósł, iż w dniu 30 grudnia 2009 r. odbył rozmowę telefoniczną z pracownikiem Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, który powiedział mu, iż jest możliwe uzyskanie kserokopii dokumentów wchodzących w skład akt niniejszego postępowania i poprosił o przysłanie pisemnego wniosku z konkretnym wskazaniem dokumentów, o które strona występuje. Zamiast wnioskowanych kopii dokumentów skarżący otrzymał postanowienie odmowne, czym naruszono art. 8 k.p.a. i zasadę czynnego uczestnictwa strony w postępowaniu. Skarżący podniósł ponadto, iż w sprawę spółki R. został wciągnięty poprzez prywatne rozgrywki właścicieli spółki, a niejako przy okazji pomówiony o niejasności związane z fakturami. Dlatego też chciałby on wiedzieć, "jak tę sprawę przedstawiły inne strony postępowania i o co w tym wszystkim chodzi". Zdaniem skarżącego, powyższe świadczy o posiadaniu "ważnego interesu" w uzyskaniu żądanych od organu Ochrony Danych Osobowych dokumentów. Do zażalenia skarżący załączył wydruk wskazujący na przeprowadzenie przez niego w dniu 30 grudnia 2009 r. rozmowy telefonicznej z sekretariatem Departamentu Orzecznictwa, Legislacji i Skarg Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz wysłanie faksu do Kancelarii Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Po przeanalizowaniu zażalenia K. C. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych utrzymał zaskarżone postanowienie z dnia [...] stycznia 2010 r. w mocy.

Argumentując zajęte w sprawie stanowisko organ wskazał, iż stosownie do dyspozycji art. 73 § 2 k.p.a., strona może żądać wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Tymczasem nie jest ważnym interesem, o którym mowa w powołanym przepisie, odległe od siedziby organu miejsce zamieszkania strony, a także chęć zapoznania się z materiałem dowodowym zgromadzonym w sprawie, a w szczególności stanowiskiem zajętym przez pozostałe strony postępowania. Ponadto, stosownie do dyspozycji art. 73 § 1 k.p.a., w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. W prawie do przeglądania akt mieści się zapoznanie z treścią wszystkich dokumentów, jak utrwalenie na własny użytek wiadomości zawartych w aktach przez ich notowanie lub wykonywanie odpisów. Natomiast w myśl art. 10 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań. Przepisy k.p.a. realizację uprawnienia strony do zapoznania się z materiałem dowodowym pozostawiają zatem jej samej, zaś rolą organu jest wyłącznie umożliwienie realizacji stronie przysługujących jej uprawnień.

Mając powyższe na uwadze, organ stwierdził, iż w jego ocenie, w niniejszej sprawie nie zachodzi przesłanka "ważnego interesu", o której mowa w art. 73 § 2 k.p.a. uprawniająca do uzyskania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów. Przepisy k.p.a. nie nakładają na organ prowadzący postępowanie administracyjne obowiązku skopiowania i wysłania kopii jakiejkolwiek części akt sprawy stronie postępowania. Powołany przepis art. 73 § 1 k.p.a. nakłada bowiem na organ administracji wyłącznie obowiązek umożliwienia stronie realizacji wskazanych w nim uprawnień, ich realizację pozostawiając jednakże stronie. Wobec treści pisma Generalnego Inspektora z dnia 22 grudnia 2009 r. oczywistym jest, iż organ prowadzący niniejsze postępowanie umożliwił stronie realizację uprawnień, o których mowa w art. 73 § 1 k.p.a. Decydujące zaś w sprawie jest to, że skarżący złożył wniosek z dnia 30 grudnia 2009 r., który nie spełniał wymogów z k.p.a. warunkujących wydanie mu uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy. Natomiast rzekoma rozmowa z pracownikiem Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, na której przeprowadzenie powołuje się skarżący, pozostaje bez żadnego znaczenia dla rozstrzygnięcia zawartego w zaskarżonym postanowieniu.

Postanowienie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] marca 2010 r. stało się przedmiotem skargi wniesionej przez K. C. do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Wnosząc o uchylenie zaskarżonego, jak i poprzedzającego go postanowienia oraz zasądzenie od organu na rzecz skarżącego kosztów postępowania skarżący podniósł, iż w telefonicznej rozmowie z dnia 30 grudnia 2009 r. z pracownikiem Departamentu Orzecznictwa, Legislacji i Skarg Biura GIODO zapytał o możliwość uzyskania kserokopii kilku wybranych dokumentów (4-5 pism). Prośbę argumentował tym, że mieszka ponad 300 km od Warszawy i koszt przyjazdu po kilka kartek kserokopii dokumentów byłby niewspółmiernie wysoki do kosztów wysłania ich drogą pocztową. Dodatkowo przełom grudnia i stycznia br. był okresem intensywnych opadów śniegu i swoistego paraliżu komunikacyjnego. Pociąg ekspresowy z O. do W. jechał wówczas około 10 godzin. Zgodnie z ustaleniami telefonicznej rozmowy, wówczas pracownik Biura GIODO zapewniał o możliwości pozytywnego rozpatrzenia wniosku, zainteresowany w tym samym dniu sporządził i wysłałem faksem pisemny wniosek. Poinformowanie zatem skarżącego o tym, że jego prośba zostanie spełniona, nabrało walorów zachowania o jakim mowa w art. 14 § 2 k.p.a. Na mocy art. 110 k.p.a. Generalny Inspektor związany był decyzją (postanowieniem) uprawnionego pracownika, której w toku dalszego postępowania już nie miał prawa zmieniać.

Skarżący ponadto wskazał, iż Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w uzasadnieniach wydanych postanowień nie odniósł się do kwestii rozmowy telefonicznej z dnia 30 grudnia 2009 r. Strona postępowania administracyjnego nie może z tego tytułu ponosić jakichkolwiek negatywnych następstw lub konsekwencji. Tym bardziej, że w zażaleniu na postanowienie skarżący podniósł, iż treść rozmowy telefonicznej, jak również informacji, których w trakcie tej rozmowy mu udzielono były jednoznaczne i niebudzące żadnych wątpliwości. Zainteresowany otrzymał jasną i wyraźną obietnicę uzyskania kopii kilku dokumentów, a ich wskazanie miało znajdować się we wniosku, do którego sporządzenia został zobowiązany. W ocenie skarżącego jego wniosek był uzasadniony, albowiem urząd Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych nie posiada delegatur zamiejscowych, a odległość do niego z najdalszych zakątków kraju wynosi kilkaset kilometrów. Biorąc pod uwagę sytuację pogodową w Polsce na przełomie grudnia i stycznia br., do W. skarżący musiałby przyjechać dzień wcześniej i nocować w hotelu po to tylko, aby otrzymać kserokopie czterech dokumentów.

W odpowiedzi na skargę Generalny Inspektora Ochrony Danych Osobowych wniósł o jej oddalenie oraz podtrzymał argumentację zaprezentowaną w uzasadnieniu zaskarżonego postanowienia.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem. Oznacza to, że w zakresie dokonywanej kontroli Sąd bada, czy organ administracji orzekając w sprawie nie naruszył prawa w stopniu mogącym mieć wpływ na wynik sprawy. Zgodnie z treścią art. 134 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.), Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skarga zasługuje na uwzględnienie.

Zgodnie z art. 73 § 1 k.p.a., w każdym stadium postępowania organ administracji publicznej obowiązany jest umożliwić stronie przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek i odpisów. Przepis art. 73 § 2 k.p.a. stanowi zaś, że strona może żądać uwierzytelnienia sporządzonych przez siebie odpisów z akt sprawy lub wydania jej z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Wskazać należy, iż art. 73 k.p.a. odróżnia przeglądanie akt sprawy z możliwością sporządzania z nich notatek i odpisów od uwierzytelnienia odpisów z akt sprawy. Są to dwa odrębne uprawnienia strony. Uprawnienie strony do przeglądania akt sprawy o jakim mowa w art. 73 § 1 k.p.a., obejmuje zapoznanie się z treścią wszystkich dokumentów znajdujących się w aktach administracyjnych danej sprawy, jak też utrwalenie na własny użytek wiadomości zawartych w aktach sprawy przez ich notowanie lub wykonanie odpisów. W tym zakresie nie ma żadnych ograniczeń z wyjątkiem tego, że prawo to przysługuje stronie. Uzyskanie natomiast uwierzytelnionych odpisów, a uwzględniając nowe techniki potwierdzonych kopii kserograficznych - pozostaje pod kontrolą organu administracyjnego. Z tego względu przepis art. 73 § 2 k.p.a. odnośnie do uwierzytelnienia odpisów z akt sprawy wymaga od strony ważnego interesu w uzyskaniu tego dokumentu (przykładowo wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 listopada 2006 r. sygn. akt I OSK 82/06 LEX nr 293179).

Treść przepisu art. 73 § 1 k.p.a. jednoznacznie wskazuje na prawo strony do wydania jej na wniosek uwierzytelnionych odpisów dokumentów z akt, o ile jest to uzasadnione ważnym interesem strony. Oznacza to, że nie każdy wniosek musi być zawsze uwzględniany przez organ, ale obowiązek taki po stronie organu powstaje wówczas, gdy strona swój wniosek uzasadni ważnym interesem. Pojęcie "ważnego interesu strony" w rozumieniu art. 73 § 2 k.p.a. nie zostało przez ustawodawcę zdefiniowane. Zarówno w orzecznictwie sądów administracyjnych, jak też w piśmiennictwie dominuje pogląd, że "ważnym interesem strony, o którym mowa w art. 73 § 2 in fine k.p.a., może być posiadanie uwierzytelnionych odpisów poszczególnych dokumentów z akt administracyjnych, tak dla potrzeb prowadzonego postępowania w sprawie, jak i w celu ich wykorzystania w innych postępowaniach prawnych (przykładowo wyrok NSA z dnia 23 stycznia 1998 r. sygn. akt SA/Łd 770/96, publik. nr LEX 31771).

Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpoznawanej sprawy, należy dostrzec, że w istocie we wniosku z dnia 30 grudnia 2009 r. skarżący nie powołał się na okoliczności uzasadniające twierdzenie, iż żądanie swoje opiera na "ważnym interesie" w rozumieniu przepisu art. 73 § 2 k.p.a. Jednakże nie można pominąć, iż w tym wniosku zawarł prośbę alternatywną o przesłanie kserokopii niektórych dokumentów z akt sprawy, a jeżeli będzie to możliwe, w formie uwierzytelnionego odpisu. Brak należytego uzasadnienia wniosku strony wynikał z ustaleń, jakie skarżący poczynił w rozmowie telefonicznej z pracownikiem Biura GIODO. Te ustalenia pozwoliły skarżącemu przyjąć, iż jego wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie. Istotne w sprawie jest jednak to, że w zażaleniu na postanowienie organu z dnia [...] stycznia 2010 r. skarżący wskazał na wystąpienie ważnego interesu w żądaniu wydania uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy. Strona powołała się bowiem na potrzebę dysponowania wnioskowanymi dokumentami z uwagi na postępowanie toczące się przed Sądem Okręgowym w O. oraz postępowania przygotowawcze prowadzone przez funkcjonariuszy Komendy Powiatowej Policji w S.oraz Komendy Powiatowej Policji w K. i potrzebę wiedzy, w jakim celu jest on angażowany w te postępowania oraz jakie dla niego skutki prawne przebieg tych postępowań wywoła. Ponadto skarżący wnosząc skargę do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oczekiwał określonego rezultatu i aby ten cel osiągnąć - przedstawić swoje stanowisko w sprawie, poprzez określone czynności procesowe - strona musi mieć możliwość wglądu do akt sprawy, jak też dysponowania istotnymi z punktu widzenia strony dokumentami z tych akt. To z kolei, wbrew twierdzeniu Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, stanowi ważny interes strony w rozumieniu art. 73 § 2 k.p.a.

Trzeba także wskazać, iż co do zasady obowiązek sporządzenia uwierzytelnionych odpisów i przesłania ich stronie lub jej pełnomocnikowi obciąża organ administracji państwowej wtedy, gdy strona lub jej pełnomocnik nie mają możliwości sporządzenia odpisów ww. dokumentów i uzyskania ich uwierzytelnienia w trybie art. 73 § 1 w zw. z art. 73 § 2 in initio k.p.a. W niniejszej sprawie jednak nie sposób pominąć, że skarżący wskazał na szczególne okoliczności, jakie pozwalały organowi, uwzględniwszy ważny interes strony, przyjąć, iż taka właśnie sytuacja zaistniała. Skarżący jednoznacznie wskazał na utrudnienia komunikacyjne, a wręcz paraliż Polskich Kolei Państwowych na przełomie grudnia 2009 r. i stycznia 2010 r. W zaistniałej sytuacji wniosek strony o przesłanie jej uwierzytelnionych odpisów wybranych dokumentów z akt postępowania jawi się jako wniosek zasadny.

Skoro zaskarżone postanowienie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, jak i postanowienie je poprzedzające, zostały wydane z naruszeniem przepisu prawa procesowego (art. 73 § 2 k.p.a.), co miało istotny wpływ na wynik sprawy, to wymienione postanowienia nie mogły się ostać w obrocie prawnym.

Rozpoznając ponownie wniosek strony o wydanie uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych będzie obowiązany powyższe rozważania Sądu wziąć pod uwagę.

W zaistniałym stanie rzeczy Sąd, na podstawie przepisów art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) w związku z art. 152 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, orzekł jak w sentencji. W przedmiocie zwrotu kosztów postępowania Sąd rozstrzygnął na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 1 tej ustawy.