Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w składzie następującym: Przewodniczący: Sędzia WSA Olga Białek, Sędziowie: Sędzia NSA Halina Filipowicz - Kremis, Asesor WSA Dominik Dymitruk (spr.), Protokolant: starszy referent Tomasz Gołębiowski, po rozpoznaniu w Wydziale II na rozprawie w dniu 24 lutego 2026 r. sprawy ze skargi A. P. na decyzję Wojewody Dolnośląskiego z dnia 22 września 2025 r. nr SOC-OP.6233.5.2025 w przedmiocie umorzenia postępowania w sprawie zmiany imion i nazwiska I. uchyla zaskarżoną decyzję oraz poprzedzającą ją decyzję organu pierwszej instancji; II. zasądza od Wojewody Dolnośląskiego na rzecz strony skarżącej kwotę 697 (słownie: sześćset dziewięćdziesiąt siedem) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.

Wojewoda Dolnośląski (dalej także jako: Wojewoda, organ odwoławczy), zaskarżoną decyzją z dnia 22 września 2025 r. (nr SOC-OP.6233.5.2025) utrzymał w mocy decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego we W. (dalej: organ pierwszej instancji, Kierownik USC) z dnia 22 lipca 2025 r. (nr USC-DSU.5355.1287.2024.BG) orzekającej o umorzeniu postępowania w sprawie zmiany imion A. na imię B. oraz nazwiska P. na A.

Przedmiotowa decyzja wydana została w następujących okolicznościach faktycznych i prawnych.

W dniu 19 listopada 2024 r. do Urzędu Stanu Cywilnego we W. wpłynął wniosek A. P. (dalej: skarżący) o zmianę jego danych, tj. imion A. na imię B. oraz nazwiska P. na A. We wniosku tym wskazano, że w dniu 18 stycznia 2021 r. skarżący wniósł już o taką zmianę imion i nazwiska, w wyniku czego Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w W.(1) decyzją z dnia 29 marca 2021 r. (nr USC-I-I-ZIN.5355.3.157.2021.LSA) odmówił żądanej zmiany, jednakże obecna sprawa nie jest tożsama z tamtą, bowiem obecnie występuje inny stan faktyczny w sprawie, a więc sprawy te nie są tożsame. Z uwagi na powyższe skarżący oświadczył, że w tej samej sprawie nie został już złożony wniosek do innego Kierownika USC i nie została wydana decyzja odmowna. Skarżący, wskazując powody, z jakich domaga się wskazanej zmiany danych, powołał się na używanie imienia i nazwiska B. A. od prawie 15 lat z uwagi na trudne relacje z ojcem, a ponadto korzystanie z takich danych już wcześniej, m.in. w ramach swojej działalności aktywistycznej czy studenckiej oraz w pracy, zaś od 2020 r. danymi tymi posługuje się jako student Szkoły [...] w Ł. i podpisuje nimi swoje prace artystyczne. Wyjaśnił również, że wiąże z takimi danymi swoją dalszą działalność artystyczną. Skarżący podkreślił przy tym, że w obecnej sprawie występują dwa nowe fakty prawotwórcze, tj. działalność artystyczna i podpisywanie swoich dotychczasowych dzieł jako "B. A.", a także dalsze wydłużenie okresu korzystania w życiu ze wskazanych danych (już blisko przez połowę swojego życia).

Po zapoznaniu się z treścią ww. decyzji wydanej przez Kierownika USC m. st. W.(1), postanowieniem z dnia 27 lutego 2025 r. (nr USC-DSU.5355.1287.2024.BG) Kierownik USC odmówił wszczęcia postępowania administracyjnego w sprawie zmiany imion A. na imię B. oraz nazwiska P. na A., stwierdzając w uzasadnieniu tego postanowienia, że w obu sprawach nie uległ zmianie stan prawny, a zakres wniosków w tych sprawach jest tożsamy, zatem skoro w obrocie prawnym pozostaje ostateczna decyzja odmawiająca żądanej zmiany danych, to nie jest możliwe wszczęcie nowego postępowania administracyjnego w tym samym zakresie, bowiem naruszałoby to zasadę trwałości decyzji.

Na skutek zażalenia skarżącego, Wojewoda i postanowieniem z dnia 30 maja 2025 r. (nr SOC-OP.6233.2.2025.MR) uchylił powyższe rozstrzygnięcie organu pierwszej instancji i stwierdził, że otrzymany wniosek skutecznie wszczął postępowanie administracyjne przed tym organem, ponieważ w rozpatrywanej sprawie nie można było bez przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego przez ten organ stwierdzić tożsamości spraw administracyjnych.

Wydaną następnie decyzją z dnia 22 lipca 2025 r. (nr USC-DSU.5355.1287.2024.BG) Kierownik USC umorzył postępowania w sprawie zmiany imion A. na imię B. oraz nazwiska P. na A., uznając, że w niniejszym przypadku zachodzi tożsamość sprawy administracyjnej ze sprawą, która została zakończona wydaniem decyzji przez Kierownika USC m. st. W.(1) z dnia 29 marca 2021 r. (nr USC-I-I-ZIN.5355.3.157.2021.LSA) odmawiającej żądanej zmiany danych i nie doszło dotychczas do zmiany stanu faktycznego w zakresie mogącym mieć znaczenie dla orzeczenia dotyczącego zmiany imienia czy nazwiska. Organ pierwszej instancji stwierdził bowiem, że w stosunku do poprzedniej sprawy z 2021 r. jedynie wydłużył się o 4 lata okres używania przez skarżącego żądanych danych, a tym samym – w ocenie tegoż organu - nie jest możliwe ponowne orzekanie w sprawie rozstrzygniętej już wcześniej decyzją ostateczną i obecne postępowanie stało się zatem bezprzedmiotowe.

Po rozpatrzeniu odwołania skarżącego, Wojewoda zaskarżoną decyzją z dnia 22 września 2025 r. (nr SOC-OP.6233.5.2025) utrzymał w mocy decyzję Kierownika USC.

W uzasadnieniu organ odwoławczy wyjaśnił, że skarżący wniósł o zmianę imion i nazwiska A. P. na imię i nazwisko B. A. Bezspornie zatem zarówno w tej sprawie, jak i w sprawie zakończonej wydaniem ww. decyzji Kierownika USC m. st. W.(1) występuje ten sam podmiot oraz dotyczą one tego samego przedmiotu i stanu prawnego. Za sporne uznał Wojewoda to, czy w obecnej sprawie nie zmienił się stan faktyczny w stosunku do postępowania zakończonego już ww. decyzją ostateczną. W ocenie organu odwoławczego wskazane przez skarżącego kwestie, a mianowicie dłuższy okres używania żądanych danych oraz realizowanie działalności artystycznej pod pseudonimem B. A., nie dają podstaw do stwierdzenia, że zmienił się stan faktyczny istniejący aktualnie. W porównaniu do poprzedniej sprawy z 2021 r. rozstrzygniętej już wcześniej decyzją ostateczną wydłużył się tylko o 4 lata okres używania przez wnioskodawcę żądanych danych, a realizowanie działalności artystycznej pod wskazanym pseudonimem jest podobne do działalności aktywistycznej oraz w ramach koła naukowego. Skoro zatem w obu sprawach, tej z 2021 r. oraz niniejszej, zachodzi tożsamość, to postępowanie administracyjne wszczęte obecnie w takiej samej sprawie jako bezprzedmiotowe podlegało umorzeniu.

W skardze na powyższe rozstrzygnięcie, wnosząc o uchylenie zaskarżonej decyzji w całości oraz poprzedzającej ją decyzji organu pierwszej instancji w całości, a także zasądzenie od organu na rzecz skarżącego kosztów postępowania, skarżący zarzucił naruszenie:

1. art. 77 § 1 k.p.a. w zw. z art. 80 k.p.a. w zw. z. art. 7 k.p.a., poprzez wybiórczą i dowolną ocenę materiału dowodowego zebranego w sprawie, polegającą na:

a. przyjęciu, że okres dodatkowych czterech lat korzystania z danych "B. A." nie stanowił faktu prawotwórczego w sprawie, podczas gdy okres ten doprowadzić do faktu, że skarżący korzysta z danych "B. A." przez blisko połowę swoje życia, tj. większość świadomego życia, a wskazane cztery lata stanowiły ok. 13% całości życia skarżącego w momencie składania wniosku i miały wpływ na wzmocnienie jego funkcjonowania w społeczeństwie pod tymi właśnie danymi; a tym samym materiał ten stanowi nowy fakt prawotwórczy, co miało istotny wpływ na wynik sprawy;

b. przyjęciu, że działalność artystyczna nie stanowiła odrębnego faktu prawotwórczego, ponieważ "jest podobna do działalności aktywistycznej oraz w ramach koła naukowego", i podczas gdy rzekome podobieństwo (którego organ w żaden sposób nie uargumentował) nie jest tożsamością między dwoma zjawiskami a tym samym; działalność artystyczna stanowi nowy fakt prawotwórczy, co miało istotny wpływ na wynik sprawy;

2. w konsekwencji – art. 105 § 1 k.p.a., poprzez przyjęcie na podstawie błędnie przeanalizowanego stanu faktycznego, że przedmiotowe postępowanie było bezprzedmiotowe, podczas gdy prawidłowe i wyczerpujące rozpatrzenie materiału dowodowego, oparte na jego całokształcie, prowadzi do wniosku, że w przedmiotowej sprawie stań faktyczny różni się od tego przedstawionego we wniosku skarżącego z 2021 r. (dwa nowe fakty prawotwórcze- działalność artystyczna oraz dłuższy okres używania danych, który obecnie trwa ok. połową życia skarżącego). Tym samym przedmiotowe postępowanie jest przedmiotowe, co miało wpływ na wynik sprawy;

3. art 8 ust. 1 Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wartości poprzez nieuwzględnienie standardów wynikających z orzecznictwa Europejskiego Trybunału Praw Człowieka, w Strasburgu, podczas gdy te standardy wskazują, że sprawy dotyczące imienia i nazwiska jednostki mieszczą się w ramach ochrony prawa do życia prywatnego i rodzinnego.

W odpowiedzi na skargę Wojewoda wniósł o jej oddalenie, podtrzymując dotychczas przedstawioną argumentację.

Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu zważył, co następuje:

Skarga podlegała uwzględnieniu.

Stosownie do art. 1 ustawy z 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1267) oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2026 r. poz. 143, dalej: p.p.s.a), sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej, a kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem zarówno materialnym, jak i procesowym. Zaznaczyć trzeba, że sądowa kontrola legalności zaskarżonych orzeczeń administracyjnych sprawowana jest w granicach danej sprawy, a sąd nie jest związany zarzutami, wnioskami skargi, czy też powołaną w niej podstawą prawną (art. 134 § 1 p.p.s.a.).

Dokonując kontroli w tak zakreślonych granicach, Sąd stwierdził, że zaskarżona decyzja oraz poprzedzająca ją decyzja organu pierwszej instancji naruszały prawa, a tym samym wywiedziona skarga okazała się uzasadniona.

Podstawę materialnoprawną zaskarżonej decyzji stanowiły przepisy ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2021 r. poz. 1988), która określa zasady zmiany imienia lub nazwiska na inne imię lub nazwisko oraz właściwość organów administracji publicznej i tryb postępowania w sprawach zmiany imienia lub nazwiska (art. 1). W myśl art. 12 ust. 1 tej ustawy, decyzję o zmianie imienia lub nazwiska, bądź decyzję o odmowie zmiany imienia lub nazwiska, wydaje kierownik urzędu stanu cywilnego, do którego został złożony wniosek, albo jego zastępca.

W analizowanej sprawie, odmawiając zmiany imienia i nazwiska skarżącego, organy obu instancji uznały bezprzedmiotowość prowadzonego postępowania, uznając, że zachodzi tożsamość sprawy z już uprzednio zakończoną ostateczną decyzją Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego dla m.st. W.(1) z dnia 29 marca 2021 r. (nr USC-I-I-ZIN.5355.3.157.2021.LSA).

W pierwszej kolejności Sąd wskazuje, że zarówno doktryna jak i orzecznictwo sądowe wypracowały jednolite stanowisko, uznając, iż jeżeli w obrocie prawnym istnieje już ostateczna decyzja administracyjna dotycząca podmiotowo i przedmiotowo tego samego zdarzenia prawnego, kolejne postępowanie w tej samej sprawie należy uznać za bezprzedmiotowe i w konsekwencji należy je umorzyć na podstawie art. 105 § 1 k.p.a. (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 marca 2025 r., sygn. akt I OSK 550/24 - wszystkie powołane w uzasadnieniu orzeczenia dostępne są w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych pod adresem: http://orzeczenia.nsa.gov.pl).

Do bezprzedmiotowości postępowania administracyjnego z przyczyn przedmiotowych należy więc niewątpliwie zaliczyć fakt istnienia w obiegu prawnym ostatecznej decyzji wydanej w tożsamej sprawie. Tożsamość spraw, tj. tożsamość sprawy, która została zakończona wydaniem decyzji ostatecznej oraz sprawy objętej wnioskiem o wszczęcie postępowania oznacza, że w obu tych sprawach musi zaistnieć tożsamość podmiotowa - występują te same strony w obu sprawach, jak i przedmiotowa - sprawa dotyczy tego samego przedmiotu. Jest to rozumiane jako tożsamość żądania w niezmienionym stanie faktycznym i prawnym, przy czym ten ostatni warunek dotyczy regulacji prawnej, na podstawie której decyzję wydano, a która to regulacja wpływa lub może wpływać na zasadność roszczenia zgłoszonego na nowo. W razie zaistnienia takiego stanu rzeczy, tj. ustalenia, że postępowanie, które zostało wszczęte na wniosek strony lub z urzędu było już przedmiotem rozstrzygnięcia organu decyzją ostateczną w niezmiennym stanie prawnym, obliguje organ do umorzenia wszczętego postępowania (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 stycznia 2020 r., sygn. akt I OSK 3648/18).

W analizowanej sprawie nie budzi wątpliwości, że mamy do czynienia z podmiotowo i przedmiotowo tym samym zdarzeniem prawnym, spór dotyczy natomiast tego, czy uległ zmianie stan faktyczny będący podstawą wniosków skarżącego zakończonych opisanymi na wstępie decyzjami administracyjnymi.

Możliwość ponownego orzekania w sprawie uzależniona jest bądź od eliminacji z obrotu prawnego istniejącej decyzji, bądź od stwierdzenia, że doszło do zmiany stanu faktycznego lub prawnego, który miał miejsce po wydaniu uprzedniej decyzji, a z którego wynika, że doszło do zmiany elementów sprawy administracyjnej, które umożliwiałyby organowi wydanie merytorycznego rozstrzygnięcia w nowej sprawie administracyjnej (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 22 maja 2024 r., sygn. akt III SA/Kr 15/24).

Zdaniem Sądu, należało podzielić stanowisko skarżącego wskazujące na brak tożsamości podstawy faktycznej pomiędzy wnioskiem rozpoznanym uprzednio a wnioskiem będącym przedmiotem zaskarżonej decyzji.

Z akt sprawy wynika bowiem, że w dacie złożenia nowego wniosku doszło do istotnego wydłużenia okresu posługiwania się przez skarżącego innym imieniem i nazwiskiem, a także nastąpiło rozszerzenie zakresu używania tego imienia i nazwiska na kolejne obszary jego aktywności, w szczególności w sferze prowadzonej działalności artystycznej. Okoliczności te nie istniały – ani nie mogły być oceniane – w dacie wydania poprzedniej decyzji odmownej. Sąd nie podziela zatem stanowiska organów, że wskazane okoliczności należało potraktować jako tożsame z tymi, które legły u podstaw poprzednio rozstrzygniętej sprawy.

Sąd podkreśla, że podobieństwo stanu faktycznego nie jest równoznaczne z jego tożsamością. Fakt, że nowy wniosek dotyczy tego samego rodzaju zdarzeń (posługiwania się innym imieniem i nazwiskiem), nie oznacza automatycznie, że sprawa administracyjna jest ta sama, jeżeli zjawisko to uległo utrwaleniu w czasie, zwiększyła się jego intensywność oraz zakres oddziaływania społecznego, pojawiły się nowe fakty prawnie relewantne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Nowy wniosek nie stanowił zatem prostego powtórzenia żądania, lecz opierał się na odmiennym, aktualnym stanie faktycznym, który wymagał samodzielnej oceny przez organ.

Przyjęcie więc, że każdorazowe powołanie się na wcześniejszą decyzję zwalnia organ z obowiązku analizy zmienionych okoliczności faktycznych, prowadziłoby do niedopuszczalnego ograniczenia prawa strony do rozpoznania jej sprawy na podstawie aktualnego stanu rzeczy. Tym samym błędne przyjęcie przez organ istnienia tożsamości sprawy skutkowało nieuprawnionym umorzeniem postępowania i pozbawieniem strony prawa do merytorycznego rozpoznania jej wniosku, a zatem doszło do istotnego naruszenia art. 7 k.p.a., art. 77 § 1 k.p.a., art. 80 k.p.a. oraz art. 105 § 1 k.p.a. W tych okolicznościach zaskarżona decyzja nie mogła się ostać.

Mając powyższe na uwadze, Sąd – na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. w zw. z art. 135 p.p.s.a. – uchylił zaskarżoną decyzję Wojewody z dnia 22 września 2025 r. (nr SOC-OP.6233.5.2025) oraz poprzedzają ją decyzję Kierownika USC z dnia 22 lipca 2025 r. (nr USC-DSU.5355.1287.2024.BG), wskazując na obowiązek ponownego rozpoznania sprawy z uwzględnieniem aktualnego stanu faktycznego istniejącego na dzień złożenia wniosku.

O należnych skarżącemu kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 § 1 p.p.s.a. Na zasądzone koszty złożyła się suma wpisu od skargi w wysokości 200 zł, wynagrodzenie pełnomocnika w wysokości 480 zł wynikające z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2023 r. poz. 1964 ze zm.) oraz 17 zł uiszczonych tytułem opłaty skarbowej od udzielonego pełnomocnictwa.