Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Iwona Maciejuk (spr.), Sędzia WSA Piotr Borowiecki, Sędzia WSA Andrzej Wieczorek, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 27 lutego 2024 r. sprawy ze skargi K. B. na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpoznania skargi z dnia [...] maja 2022 r. na niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się bezczynności w rozpoznaniu skargi K. B. z dnia [...] maja 2022 r. na niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych, 2. stwierdza, że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa, 3. oddala skargę w pozostałym zakresie, 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz strony skarżącej K. B. kwotę 100 (sto) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Pismem z dnia 4 września 2023 r. K. B. wniósł do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na bezczynność Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpatrzenia wniosku (skargi) z dnia [...] maja 2022 r. [...]. Skarżący wniósł o stwierdzenie,

że bezczynność organu miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa; zobowiązanie organu do dokonania czynności w przedmiocie postępowania; zasądzenie zwrotu kosztów postępowania; przyznanie od organu na rzecz skarżącego rekompensaty za bezczynność organu w wysokości 1.000,00 zł.

W uzasadnieniu skarżący podniósł, że wniosek (skargę) do organu w przedmiocie postępowania złożył w dniu [...] maja 2022 roku. W dniu 7 lipca 2022 roku skarżący złożył skargę na podmiot współpracujący z podmiotem będącym źródłem skargi. Obie skargi dotyczyły tego samego przedmiotu postępowania. Podał, że w międzyczasie kilkukrotnie był wzywany przez organ do uzupełnienia braków w przedmiocie postępowania. Wskazał, że w dniu 16 listopada 2022 roku skarżący został poinformowany przez organ o połączeniu spraw. Podał, że w dniu 20 lutego 2023 r. zawiadomił organ, iż pomimo prowadzenia postępowania w przedmiotowej sprawie podmiot dalej dokonuje czynności będących źródłem skargi do organu. W dniu [...] lutego 2023 r. otrzymał pismo, w który organ informował o zwróceniu się do podmiotu będącego źródłem skargi o dodatkowe wyjaśnienia w jej przedmiocie. W dniu 26 kwietnia 2023 r. otrzymał pismo od organu o zebraniu materiału dowodowego niezbędnego do wydania decyzji. W dniu 15 lipca 2023 r. złożył do organu wniosek o przyśpieszenie rozpatrzenia sprawy. Podał, że na tym wszelka korespondencja prowadzona za pośrednictwem platformy ePUAP pomiędzy nim a organem została zakończona bez rozstrzygnięcia do dnia złożenia skargi do Sądu.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w odpowiedzi na skargę wniósł o jej odrzucenie, ewentualnie z ostrożności procesowej, w razie nieuwzględnienia wniosku o odrzucenie skargi, o jej oddalenie.

Organ podał, że w dniu 25 maja 2022 r. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga K. B. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez A. sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w P. Pismem z dnia 2 czerwca 2022 r. Prezes Urzędu zwrócił się do skarżącego o uzupełnienie braków formalnych wniesionej przez niego skargi, m. in. poprzez wskazanie na czym dokładnie polega kwestionowane przez niego działanie skarżonego podmiotu oraz jakich działań oczekuje od Prezesa UODO. Na powyższe wezwanie skarżący odpowiedział pismem z dnia 2 czerwca 2022 r. podnosząc, że nie wie, której skargi dotyczy wezwanie organu. Ponownie organ wezwał skarżącego do uzupełnienia braków formalnych skargi w dniu 8 czerwca 2022 r. Skarżący odpowiedział w tym samym dniu. Pismami z dnia 22 czerwca 2022 r. Prezes Urzędu poinformował strony o wszczęciu postępowania w sprawie i wezwał Spółkę do udzielenia pisemnych wyjaśnień oraz poinformował skarżącego o podjętych czynnościach w sprawie. W dniu 11 lipca 2022 r. wpłynęła odpowiedź Spółki na powyższe wezwanie. W dniu 6 lipca 2022 r. do Urzędu wpłynęło pismo skarżącego stanowiące zawiadomienie o dodatkowych okolicznościach w sprawie. W związku z powyższym Prezes Urzędu pismami z dnia 20 lipca 2022 r. zwrócił się do Spółki o ustosunkowanie się do nowych okoliczności podniesionych przez Skarżącego oraz poinformował skarżącego o podjętych czynnościach w sprawie. W dniu 4 sierpnia 2022 r. wpłynęła odpowiedź Spółki na powyższe wezwanie. Następnie pismami z dnia 14 października 2022 r. Prezes Urzędu wezwał Spółkę do uzupełnienia wyjaśnień w sprawie oraz poinformował skarżącego o podjętych czynnościach w sprawie. W dniu 28 października 2022 r. wpłynęła odpowiedź Spółki na powyższe wezwanie.

W międzyczasie, tj. w dniu 6 lipca 2022 r. do organu wpłynęło pismo skarżącego z dnia 5 lipca 2022 r., stanowiące skargę na nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych skarżącego przez B. S.A. z siedzibą w W. (obecnie V. S.A. z siedzibą w W.), polegające na przetwarzaniu danych osobowych skarżącego bez podstawy prawnej, w tym do celów marketingowych. Sprawę zarejestrowano pod sygnaturą [...] Pismami z dnia 20 lipca 2022 r. Prezes Urzędu poinformował o wszczęciu postępowania w sprawie i wezwał B. do udzielenia pisemnych wyjaśnień oraz poinformował skarżącego o podjętych czynnościach w sprawie. W dniu 4 sierpnia 2022 r. wpłynęła odpowiedź B. na powyższe wezwanie. Pismami z dnia 18 października 2022 r. Prezes Urzędu wezwał B. do uzupełnienia wyjaśnień oraz poinformował skarżącego o podjętych czynnościach w sprawie. Na powyższe wezwanie B. odpowiedział pismem z dnia 28 października 2022 r. (data wpływu do Urzędu: 7 listopada 2022 r.).

Organ podał, że postanowieniem z dnia 16 listopada 2022 r. połączył sprawy dotyczące przetwarzania danych osobowych skarżącego prowadzone pod sygnaturami [...] oraz [...], gdyż uznał, że oba postępowania dotyczą tego samego stanu faktycznego , tj. przetwarzania danych osobowych skarżącego dotyczących wierzytelności z tytułu szkody komunikacyjnej z dnia z dnia [...] listopada 2020 r., przekazania numeru telefonu skarżącego, a następnie wykonywania na ten numer połączeń w celach marketingowych. W związku z powyższym postępowanie to prowadzone było dalej pod sygnaturą [...] w przedmiocie nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych skarżącego przez A. sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w P., oraz V. S.A. z siedzibą w W. (wcześniej: D. S.A. z siedzibą w W. oraz B. S.A. z siedzibą w W.), polegające na przetwarzaniu danych osobowych skarżącego bez podstawy prawnej, w tym do celów marketingowych oraz udostępnieniu tych danych innym podmiotom bez podstawy prawnej.

Pismem z dnia 20 lutego 2023 r. skarżący ponownie poinformował o wystąpieniu nowych okoliczności w sprawie. Wobec powyższego Prezes Urzędu zwrócił się pismami z dnia [...] lutego 2023 r. do Spółki B. o ustosunkowanie się do pisma skarżącego z dnia 20 lutego 2023 r. oraz złożenie wyjaśnień w sprawie oraz poinformował skarżącego o podjętych czynnościach w sprawie. Na powyższe wezwanie B. odpowiedziała pismem z dnia 7 marca 2023 r., a Spółka A. pismem z dnia 6 marca 2023 r. , które wpłynęły w dniu 13 marca 2023 r. Pismami z dnia 26 kwietnia 2023 r. Prezes Urzędu poinformował skarżącego, Spółkę A. i B. (obecnie V. S.A.), o zebraniu materiału dowodowego wystarczającego do wydania decyzji w sprawie, jednocześnie pouczając strony o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, a także dokonaniu wglądu w akta, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów. W dniu 15 lipca 2023 r. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynął wniosek skarżącego o przyśpieszenie rozpatrzenia sprawy, pod rygorem złożenia ponaglenia i skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Odnosząc się do skargi na bezczynność Prezes Urzędu wskazał, że w dniu [...] października 2023 r. wydał decyzję w przedmiotowej sprawie.

Uzasadniając żądanie odrzucenia skargi organ wskazał, że dopuszczalność drogi sądowoadministracyjnej uzależniona jest od uprzedniego wyczerpania środków zaskarżenia, jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie. Organ wskazał, że skarżący pismem z dnia 15 lipca 2023 r. wniósł do Prezesa Urzędu wniosek o przyspieszenie rozpatrzenia sprawy [...], pod rygorem złożenia ponaglenia i skargi do Sądu. Następnie natomiast złożył wyłącznie skargę do Sądu na bezczynność. Z powyższego wynika, że skarżący zaniechawszy wniesienia do niniejszego organu ponaglenia, o którym mowa w art. 37 § 1 k.p.a., nie wyczerpał przysługujących mu środków zaskarżenia. W konsekwencji skarżący przed wniesieniem do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargi na bezczynność organu, nie wyczerpał trybu określonego w powyższym przepisie, co czyni skargę niedopuszczalną.

Jednakże z ostrożności procesowej, odnosząc się do zarzutu skarżącego dotyczącego bezczynności organu, podniesiono, że w aktualnym stanie prawnym i faktycznym skarga jest bezzasadna.

Prezes Urzędu wskazał, że od momentu złożenia przez skarżącego skargi na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych, podejmował czynności mające na celu wyjaśnienie okoliczności faktycznych sprawy, a następnie po dokonaniu oceny zebranego materiału dowodowego wydał rozstrzygnięcie kończące postępowanie, w postaci decyzji administracyjnej. Organ w żadnym razie nie uchylał się od wydania rozstrzygania w przedmiotowej sprawie. Przeciwnie, organ do spraw ochrony danych osobowych - w ramach swoich możliwości - przedsięwziął wszelkie przewidziane prawem czynności służące wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy i zebraniu materiału dowodowego potrzebnego do rozstrzygnięcia jej decyzją administracyjną. Czynności te podejmował zaś szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia zgodnie z zasadą, o której mowa w art. 12 ust. 1 k.p.a. Zdaniem organu w realiach niniejszej sprawy nie doszło tym samym do zarzucanej w skardze przewlekłości, a tym bardziej bezczynności organu. Podniesiono, że zgodnie z art. 78 ust. 2 RODO, organ nadzorczy zobligowany jest do poinformowania osoby, której dane dotyczą w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrzenia skargi. W tym zakresie Prezes Urzędu podziela stanowisko wyrażone przez Sąd w wyroku z dnia 11 czerwca 2019 roku w sprawie o sygn. II SAB/Wa 95/19, w którym sąd ten zauważył, iż art. 78 ust. 2 RODO stanowi przepis szczególny względem uregulowań k.p.a. Konieczność stosowania przepisów RODO bezpośrednio przed przepisami k.p.a. potwierdza także stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie wyrażone w wyroku z dnia 11 czerwca 2019 r. w sprawie o sygnaturze akt II SAB/Wa 95/19, z którym Prezes Urzędu się zgadza.

Organ wskazał jednocześnie, że art. 78 ust. 2 RODO nie określa granicznego terminu rozpoznania skargi przez organ nadzorczy. W ocenie Prezesa Urzędu powyższe wynika ze specyfiki postępowań toczących się w przedmiocie nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Postępowania te są z reguły skomplikowane i czasochłonne, gdyż występują w nich co najmniej dwie strony o spornych interesach. Wskazano, że decyzje Prezesa Urzędu nie mają charakteru związanego, a zatem nie jest możliwe wydanie decyzji wyłącznie w oparciu o stwierdzenie spełnienia bądź nie, warunku do wydania decyzji w oparciu o elementy wniosku kierowanego do organu. Do wskazanych w przepisach prawa okresów rozpoznania sprawy nie można wliczyć okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu. Tym samym z powyższego okresu należy wyłączyć okres oczekiwania na udzielenie wyjaśnień przez strony.

Ponadto, Prezes Urzędu podziela pogląd doktryny, zgodnie z którym cyt.: "Odnosząc się do zarzutu bezczynności organu jako podstawy do skorzystania ze środka ochrony prawnej na gruncie postępowania sądowego, rozważyć należy, czy wskazany w komentowanym przepisie okres 3 miesięcy należy traktować jako dyrektywę dla określenia maksymalnego terminu do rozstrzygnięcia sprawy przez organ. Wydaje się, że treść ust. 2 komentowanego artykułu nie pozwala na przyjęcie takiego stanowiska. Należy bowiem zwrócić uwagę, że obowiązek informacyjny, który ma w tym czasie zrealizować organ, dotyczy nie tylko efektów rozpatrzenia skargi, ale może także obejmować, w zależności od specyfiki konkretnej sprawy,

rozporządzenie o ochronie danych. Komentarz. Opublikowano: WKP 2018 LEX https://sip.lex.pI/#/commentary/587747219)

Organ wskazał, że podjął czynności w przedmiotowej sprawie z zachowaniem terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2 RODO, gdyż skarżący został poinformowany o podjęciu czynności w jego sprawie przed upływem trzech miesięcy od daty wniesienia skargi. Organ wezwał wówczas podmiot wskazany w treści skargi do złożenia wyjaśnień w sprawie. Wyjaśnienia przedkładane przez Spółkę oraz B. w toku niniejszego postępowania nie były wystarczające do wydania decyzji administracyjnej wobec czego Prezes Urzędu kilkakrotnie zwracał się do skarżonych podmiotów o ich uzupełnienie. Skarżący za każdym razem był informowany o podejmowanych w sprawie czynnościach, które nie miały charakteru działań pozornych, a zmierzały bezpośrednio do ustalenia stanu faktycznego sprawy i jej załatwienia. Nadto skarżący kilkakrotnie składał pisma wskazując na nowe okoliczności w sprawie, które Prezes Urzędu musiał następnie weryfikować wzywając skarżone podmioty do wyjaśnień.

Organ wskazał, że spoczywa na nim statuowany w art. 77 k.p.a. obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego sprawy. Wydanie decyzji administracyjnej w sprawie należącej do właściwości Prezesa Urzędu musi być poprzedzone dokładnym zbadaniem jej okoliczności faktycznych i zebraniem kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego. Organ podejmował wszelkie czynności w przedmiotowej sprawie, wykorzystując dla ustalenia stanu faktycznego sprawy instrumenty prawne, przyznane mu przepisami ustawy o ochronie danych osobowych - jak wymagają tego ww. przepisy. Na każdym etapie postępowania skarżący był informowany o podejmowanych w sprawie działaniach, co znajduje odzwierciedlenie w pismach znajdujących się w aktach sprawy.

Podkreślił, że jest zobowiązany jest do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy, co wymaga zebrania materiału dowodowego, przede wszystkim w postaci wyjaśnień od skarżonych podmiotów. Wobec tego Prezes Urzędu nie może z góry określić daty zakończenia postępowania, bowiem jego przebieg uzależniony jest od pozyskiwanych w trakcie tego postępowania informacji, które mogą generować ewentualną konieczność podjęcia dalszych czynności oraz określać ich charakter.

Organ wskazał też, że niezasadne jest stwierdzenie, że zarzucana przez skarżącego bezczynność miała charakter rażącego naruszenia prawa. Organ zgadza się w pełni ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego zawartym w wyroku z dnia 17 stycznia 2020 r. w sprawie o sygn. I OSK 416/19, zgodnie z którym "dla uznania rażącego naruszenia prawa nie jest wystarczające samo przekroczenie przez organ ustawowych obowiązków, czyli także terminów załatwienia sprawy. Przekroczenie musi być zatem bardzo znaczne i wskazywać na złą wolę organu lub powodować dolegliwe dla strony skutki".

W ocenie Prezesa Urzędu nie można uznać, że doszło do przewlekłości mającej postać kwalifikowaną, gdyż organu nie cechowała zła wola, skutkująca naruszeniem prawa, a tym bardziej naruszeniem prawa w sposób rażący.

Niezasadny jest nie tylko wniosek o stwierdzenie rażącego naruszenia prawa, lecz również wniosek o przyznanie od organu na rzecz skarżącego sumy pieniężnej o której mowa w art. 149 § 2 P.p.s.a. w zw. z 154 § 6 P.p.s.a. tj. kwoty 1000,00 zł (tysiąc złotych). Organ powołał się m.in. na wyrok NSA z dnia 19 grudnia 2019 r. w sprawie o sygn. I OSK 271/19. Organ wskazał, że wniosek o przyznanie sumy pieniężnej winien zawierać uzasadnienie, w którym skarżący powinien nawiązać do uszczerbku wywołanego bezczynnością lub przewlekłością postępowania. Aktywność sądu jest w takiej sytuacji uwarunkowana wskazaną argumentacją. Oceny tej nie zmienia przewidziana w art. 149 § 2 P.p.s.a. możliwość przyznania przez sąd sumy pieniężnej z urzędu. Skarżący nie uzasadnił swojego wniosku w żaden sposób.

Organ podkreślił, że decyzja kończąca postępowanie w niniejszej sprawie została wydana przez Prezesa Urzędu w dniu 3 października 2023 r.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje.

Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2022 r., poz. 2492) oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2023 r., poz. 1634 ze zm.), zwanej dalej P.p.s.a., sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej.

Zgodnie z art. 119 pkt 4 i art. 120 P.p.s.a., sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów. Stosownie zaś do art. 3 § 2 pkt 8 P.p.s.a. kontrola działalności administracji publicznej przez sądy administracyjne obejmuje m.in. orzekanie w sprawach skarg na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadkach określonych w pkt 1 - 4 lub przewlekłe prowadzenie postępowania w przypadku określonym w pkt 4a.

Stosownie do treści art. 52 § 1 i 2 P.p.s.a. skargę można wnieść po wyczerpaniu środków zaskarżenia, jeżeli służyły one skarżącemu w postępowaniu przed organem właściwym w sprawie, chyba że skargę wnosi prokurator,

Rzecznik Praw Obywatelskich lub Rzecznik Praw Dziecka. Przez wyczerpanie środków zaskarżenia należy rozumieć sytuację, w której stronie nie przysługuje żaden środek zaskarżenia, taki jak zażalenie, odwołanie lub ponaglenie, przewidziany w ustawie.

W przypadku skargi na bezczynność wniesienie skargi należy poprzedzić ponagleniem do właściwego organu prowadzącego postępowanie. W myśl art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a. stronie służy prawo do wniesienia ponaglenia, jeżeli nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 (bezczynność). Natomiast stosownie do art. 37 § 3 k.p.a. ponaglenie wnosi się: 1) do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego postępowanie; 2) do organu prowadzącego postępowanie - jeżeli nie ma organu wyższego stopnia.

Zgodnie z art. 53 § 2b P.p.s.a. skargę na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania można wnieść w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia do właściwego organu.

W ocenie Sądu skarga na bezczynność Prezesa UODO w przedmiocie rozpatrzenia skargi (wniosku) z dnia [...] maja 2022 r. jest dopuszczalna. Wbrew twierdzeniu organu skarżący przed jej wniesieniem wystąpił do organu z ponagleniem z dnia 15 lipca 2023 r. Choć nadał temu środkowi nazwę "wniosek o przyspieszenie rozpatrzenia sprawy" to w ocenie Sądu, z treści pisma jednoznacznie wynika, że stanowi ono ponaglenie, albowiem skarżący jednoznacznie żąda w nim wydania decyzji administracyjnej w swojej sprawie. Nie ma w tych okolicznościach znaczenia, że równocześnie strona w piśmie tym zapowiada dopiero złożenie ponaglenia, gdyby organ do 15 sierpnia 2023 r. nie wydał decyzji. Skarżący wskazał w ponagleniu, że sprawa dotyczy postępowania zainicjowanego jego skargą z dnia [...] maja 2022 r., podkreślił, że dotychczas (do czasu złożenia tego pisma, tj. do 5 lipca 2023 r.) organ nie wydał decyzji. Skarżący powołał się na art. 35 § 3 k.p.a., art. 36 § 1 k.p.a. i art. 37 § 1 k.p.a. Wobec treści pisma strony z dnia 15 lipca 2023 r. nie ma wątpliwości, że nalezy traktować je jako ponaglenie. Skarżący wyczerpał zatem środek zaskarżenia przed wniesieniem skargi na bezczynność organu i nie ma podstaw do odrzucenia tej skargi przez Sąd.

Zgodnie z art. 149 § 1 P.p.s.a., sąd uwzględniając skargę na bezczynność lub przewlekle prowadzenie postępowania przez organy w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 1–4 albo na przewlekłe prowadzenie postępowania w sprawach określonych w art. 3 § 2 pkt 4a, 1) zobowiązuje organ do wydania w określonym terminie aktu, interpretacji albo do dokonania czynności, 2) zobowiązuje organ do stwierdzenia albo uznania uprawnienia lub obowiązku wynikających z przepisów prawa, 3) stwierdza, że organ dopuścił się bezczynności lub przewlekłego prowadzenia postępowania. Jednocześnie sąd stwierdza, czy bezczynność organu lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez organ miały miejsce z rażącym naruszeniem prawa (art. 149 § 1a P.p.s.a.). Sąd w przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 1 i 2, może ponadto orzec o istnieniu lub nieistnieniu uprawnienia lub obowiązku, jeżeli pozwala na to charakter sprawy oraz niebudzące uzasadnionych wątpliwości okoliczności jej stanu faktycznego i prawnego (§ 1b). W myśl art. 149 § 2 P.p.s.a., sąd, w przypadku, o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 154 § 6.

Wskazania wymaga, że przepisy P.p.s.a nie definiują pojęcia bezczynności.

W doktrynie przyjmuje się jednak, że bezczynność organu administracji publicznej zachodzi wówczas, gdy w prawnie ustalonym terminie organ ten nie podjął żadnych czynności w sprawie lub wprawdzie prowadził postępowanie, ale mimo istnienia ustawowego obowiązku nie zakończył go wydaniem w terminie decyzji, postanowienia lub też innego aktu lub nie podjął stosownej czynności (T. Woś [w:] T. Woś, H. Knysiak-Molczyk, M. Romańska, Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2011, s. 109).

Bezczynność organu administracji publicznej, w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 P.p.s.a. ma miejsce wówczas, gdy organ nie załatwił sprawy ani w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub w przepisach szczególnych, ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a.

Wskazania wymaga, że od dnia 25 maja 2018 r. w polskim porządku prawnym obowiązuje ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781), zwana dalej u.o.d.o. oraz rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. Seria L. rok 2016 nr 119 str. 1 z dnia 2016.05.04 z późn. zm.), zwane dalej RODO. RODO stosuje się bezpośrednio. Zgodnie z art. 7 ust. 1 u.o.d.o., w postępowaniach prowadzonych przez Prezesa UODO, stosuje się przepisy k.p.a. w sprawach nieuregulowanych w u.o.d.o.

Zgodnie z art. 35 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Stosownie zaś do art. 35 § 3 k.p.a., załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Przepis art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a. wprost stanowi, że bezczynność ma miejsce, gdy nie załatwiono sprawy w terminie określonym w art. 35 lub w przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1.

Stosownie do art. 78 ust. 2 RODO, bez uszczerbku dla innych administracyjnych lub pozasądowych środków ochrony prawnej każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do skutecznego środka ochrony prawnej przed sądem, jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował osoby, której dane dotyczą, w terminie trzech miesięcy o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77.

Zatem, zgodnie ze szczególnym przepisem art. 78 ust. 2 RODO termin rozpatrzenia skargi dotyczącej ochrony danych osobowych bądź poinformowania osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wynosi trzy miesiące.

W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazuje się bowiem,

że "(...) trzymiesięczny termin z art. 78 ust. 2 RODO nie odnosi się tylko do obowiązku poinformowania osoby, której dane dotyczą, o postępach lub efektach rozpatrywania skargi wniesionej zgodnie z art. 77 RODO, ale w pierwszej kolejności odnosi się do rozpatrzenia skargi, co wynika z treści przepisu ("jeżeli organ nadzorczy właściwy zgodnie z art. 55 i 56 nie rozpatrzył skargi lub nie poinformował ..."). Rozpatrzenie skargi w rozumieniu art. 78 ust. 2 RODO w zw. z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1000 ze zm.) , dalej: u.o.d.o., oznacza wydanie decyzji administracyjnej. Nie jest więc uprawnione twierdzenie, że art. 78 ust. 2 RODO nie wyznacza terminu na załatwienie sprawy administracyjnej. Skoro upływ trzymiesięcznego terminu, o jakim mowa w art. 78 ust. 2 RODO, uprawnia do wniesienia skargi na bezczynność (jak podnosi przywołana wyżej doktryna; zob. też P. Fajgielski [w:] Komentarz do ustawy o ochronie danych osobowych [w:] Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ustawa o ochronie danych osobowych. Komentarz, wyd. II, Warszawa 2022, art. 62, uw. 4) – a bezczynność wiąże się z niezałatwieniem sprawy w terminie określonym w art. 35 lub przepisach szczególnych ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a. (zob. art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a.) – to termin z art. 78 ust. 2 RODO musi być traktowany jako termin szczególny, w rozumieniu art. 35 § 4 k.p.a. (...)", (v. wyrok NSA z dnia 29 listopada 2023 r. sygn.. akt III OSK 1959/22, orzeczenia.nsa.gov.pl).

Nie można się zgodzić w świetle powyższego z poglądem organu wyrażonym w odpowiedzi na skargę, że art. 78 ust. 2 RODO nie określa granicznego terminu rozpoznania skargi przez organ nadzorczy i że wynika to ze specyfiki postępowań toczących się w przedmiocie nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych.

Postępowanie w sprawie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych jest postępowaniem administracyjnym (art. 7 ust. 1 u.o.d.o.), do którego stosuje się przepisy k.p.a., z modyfikacjami wynikającymi z regulacji ustawy o ochronie danych osobowych.

Skoro skarga (wniosek) z dnia [...] maja 2022 r. wszczynająca postępowanie przed Prezesem UODO została rozpatrzona przez organ i postępowanie zostało zakończone decyzją administracyjną w dniu [...] października 2023 r., to brak jest podstaw do zobowiązania Prezesa UODO do rozpatrzenia skargi K. B. z dnia [...] maja 2022 r.

Z zestawienia powyższych dat wynika natomiast bezspornie, że skarga na bezczynność w dniu jej wniesienia była zasadna. Organ nie dotrzymał trzymiesięcznego terminu, o którym mowa w art. 78 ust. 2 RODO, a zatem dopuścił się bezczynności. Postępowanie prowadzone było bowiem przez okres 1 roku i ponad 4 miesięcy. Organ dopuścił się zatem bezczynności w rozpatrzeniu skargi (wniosku) strony z dnia [...] maja 2022 r., termin ten nie został przez organ przedłużony. Decyzja wydana została dopiero miesiąc po wniesieniu skargi do Sądu na bezczynność organu w tej sprawie.

Dokonując oceny charakteru bezczynności organu w niniejszej sprawie Sąd stwierdził, że - mimo podejmowania przez organ czynności w postępowaniu, które zakończyło się ostatecznie wydaniem decyzji administracyjnej – miała ona charakter rażącego naruszenia prawa. Sąd nie podważa przy tym twierdzenia organu, że czynności w postaci kierowania do Spółek żądania złożenia wyjaśnień, miały na celu zebranie materiału dowodowego.

Sąd przeanalizował działania organu podejmowane w sprawie i na podstawie akt administracyjnych stwierdził, że w postępowaniu miało miejsce wiele nieuzasadnionych okresów niepodejmowania czynności, których nie da się usprawiedliwić nawet przy uwzględnieniu specyfiki postępowania w sprawie ochrony danych osobowych. Nie ma tu przy tym mowy o okresach oczekiwania na odpowiedzi Spółek, czy innych okresów opóźnień, które były niezależne od organu, albowiem ich nie wlicza się do okresów rozpoznania sprawy.

Z akt administracyjnych jednoznacznie wynika, że po wpłynięciu do organu wniosku (skargi) z dnia [...] maja 2022 r. organ zwrócił się 2 czerwca 2022 r. do skarżącego o uzupełnienie braków formalnych wniesionej skargi. Wobec odpowiedzi strony, która nie wiedziała jakiej skargi dotyczy pytanie, organ ponowił wezwanie w dniu 8 czerwca 2022 r. Skarżący odpowiedział w tym samym dniu. Dopiero po 2 tygodniach, bo 22 czerwca 2022 r. organ wezwał Spółkę A. Sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w P., której dotyczyła skarga do złożenia wyjaśnień oraz poinformował stronę o podjętych czynnościach w sprawie. Wyjaśnienia wpłynęły w dniu 11 lipca 2022 r. i organ w dniu 20 lipca 2022 r., wystąpił do Spółki ponownie w nawiązaniu do dotychczasowej korespondencji o złożenie uzupełniających wyjaśnień. Zwrócić też trzeba uwagę, że choć odpowiedź od Spółki z dnia 1 sierpnia 2022 r., której dotyczyła skarga wpłynęła w dniu 4 sierpnia 2022 r. organ dopiero po upływie 2 miesięcy (14 października 2022 r.) zdecydował o ponowieniu wezwania do uzupełnienia wyjaśnień.

W sprawie nie można pominąć też tego, że skarżący 5 lipca 2022 r. skierował do organu kolejną skargę na nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych przez nowy podmiot, tj. B. SA z siedziba w W., a po podjęciu działań w tej sprawie, tj. wezwaniu w dniu 20 lipca 2022 r. i 18 października 2022 r. tego podmiotu do złożenia wyjaśnień i poinformowaniu strony (18 października 2022 r.) o podjętych czynnościach, Prezes UODO wydał postanowienie w dniu 16 listopada

2022 r., którym połączył obie sprawy skarżącego i postanowił prowadzić sprawę pod sygnaturą nadaną postępowaniu ze skargi z dnia [...] maja 2022 r.

W tym miejscu trzeba zauważyć, że po połączeniu spraw organ nie oczekiwał już na wyjaśnienia żadnej ze Spółek, Spółki odpowiedziały już bowiem na wcześniejsze wezwania organu (ostatnie wyjaśnienia wpłynęły do organu 7 listopada 2022 r.).

Zatem od 16 listopada 2022 r. w sprawie nic się nie działo przez 3 miesiące, kiedy to skarżący ponownie poinformował (pismem z dnia 20 lutego 2023 r.) o nowych okolicznościach.

W wyniku powyższego organ ponownie podjął działanie i zwrócił się do obu Spółek [...] lutego 2023 r. o kolejne wyjaśnienia. Wyjaśnienia Spółek wpłynęły do dnia 13 marca 2023 r., a organ nie ponawiał już wtedy wezwania do wyjaśnień, zatem miał materiał dowodowy w sprawie. Jednakże dopiero 26 kwietnia 2023 r. poinformował skarżącego i Spółki o zebraniu materiału dowodowego wystarczającego do wydania decyzji w sprawie. Jednocześnie organ pouczył strony o możliwości wypowiedzenia się w sprawie zebranych dowodów i materiałów w terminie 7 dni.

Zatem od wpływu ostatnich wyjaśnień Spółek, organ przez ponad miesiąc i 2 tygodnie nie podejmował żadnych działań, po czym zdecydował, że materiał dowodowy jest wystarczający do wydania rozstrzygnięcia.

Zawiadomienia o uprawnieniach z art. 10 k.p.a. i art. 73 k.p.a. doręczone zostały stronom w dniu 4 maja i 10 maja 2023 r. Spółka B. (obecnie V. S.A., jak wskazał organ) zapoznała się z aktami w dniu 10 maja 2023 r.

Zatem najpóźniej w dniu 17 maja 2023 r. w postępowaniu administracyjnym dokonane były wszystkie czynności i można było wydać decyzję administracyjną rozstrzygającą w sprawie. Decyzja nie była jednak wydawana jeszcze przez długi czas, wydana została dopiero bowiem [...] października 2023 r., a zatem po upływie prawie 5 miesięcy od momentu, gdy możliwe było podjęcie rozstrzygnięcia. Nie sposób usprawiedliwić całkowitej bezczynności organu w okresie choćby tych ostatnich prawie 5 miesięcy. Organ nie zareagował przy tym na wniosek skarżącego z 15 lipca 2023 r., w którym zwrócił się o przyspieszenie rozpatrzenia jego skargi. Dopiero skarga do Sądu na bezczynność organu doprowadziła, po miesiącu od jej wniesienia, do wydania decyzji administracyjnej.

Oceniając całościowo przebieg postępowania administracyjnego stwierdzić trzeba, że poza rażąco długim okresem, w którym nie była wydawana decyzja, choć organ dysponował pełnym materiałem dowodowym (prawie 5 miesięcy) także wcześniej, w toku samego postępowania wyjaśniającego występowały wskazane już wyżej nieuzasadnione, długie przerwy, łącznie sprowadzające się do okresu ponad 4 miesięcy i nie były do okresy przewidziane dla dokonania określonych czynności, czy oczekiwania na odpowiedzi Spółek, których nie wlicza się do terminów określonych w k.p.a., co wskazano już wyżej.

Jest oczywiście bezsporne, że organ obowiązany jest do wszechstronnego rozważenia wszystkich okoliczności przy wydawaniu decyzji, jednakże nie sposób usprawiedliwić, nawet przy skomplikowanej sprawie, braku oceny materiału dowodowego przez wielomiesięczny okres. W ocenie Sądu przekroczenie przez organ terminu rozpatrzenia tej sprawy miało charakter rażącego naruszenia prawa. Nie może zmienić powyższego samo wystosowanie przez organ do skarżącego trzykrotnie, jeszcze przed wydaniem postanowienia o połączeniu spraw, informacji o podjętych w sprawie czynnościach.

Niewątpliwie brakiem właściwych działań organ rażąco naruszył art. 78 ust. 2 RODO, jak również art. 8 k.p.a., tj. zasadę pogłębiania zaufania do organu władzy publicznej. Nadto, organ rażąco naruszył art. 36 k.p.a., albowiem nie zawiadomił strony o przyczynach zwłoki, nie wskazał, po upływie 3 miesięcy, nowego terminu załatwienia sprawy. Naruszenie terminu rozpatrzenia sprawy jest w tym przypadku niewątpliwe i oczywiste.

Odnosząc się do wniosku skarżącego o przyznanie sumy pieniężnej wskazania wymaga, że zgodnie z art. 149 § 2 P.p.s.a. sąd, w przypadku, o którym mowa w § 1, może ponadto orzec z urzędu albo na wniosek strony o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości określonej w art. 154 § 6 lub przyznać od organu na rzecz skarżącego sumę pieniężną do wysokości połowy kwoty określonej w art. 156 § 6.

Powołany wyżej przepis nie precyzuje charakteru przyznawanej kwoty pieniężnej. W orzecznictwie Naczelnego Sądu Administracyjnego prezentowany jest pogląd, który podziela także Sąd rozpoznający niniejszą sprawę, że instytucja sumy pieniężnej, podobnie jak i grzywna, pełni funkcję represyjną oraz prewencyjną – mającą na celu wzmocnienie instytucji przeciwdziałających bezczynności. Podobnie jak w przypadku grzywny, jej celem jest zdyscyplinowanie organu do załatwienia sprawy. Jest to zatem dodatkowa gwarancja terminowego załatwienia sprawy, a jednocześnie dodatkowe wzmocnienie ochrony interesów skarżącego. Suma pieniężna pełni również funkcję kompensacyjną, jako że jest zadośćuczynieniem dla skarżącego za oczekiwanie na zakończenie jego sprawy i ta jej funkcja ma szczególne znaczenie (v. wyrok NSA z dnia 21 lutego 2018 r. sygn. akt I OSK 2229/17, wyrok NSA z dnia 27 lutego 2019 r. sygn. akt I OSK 1189/17, wyrok NSA z dnia 11 kwietnia 2017 r. sygn. akt I OSK 1506/16, wyrok NSA z dnia 18 grudnia 2018 r. sygn. akt I OSK 3800/18, orzeczenia.nsa.gov.pl).

Użycie przez ustawodawcę w powołanym wyżej przepisie zwrotu "sąd (...) może" oznacza, że rozstrzygnięcie w przedmiocie grzywny lub przyznania od organu sumy pieniężnej ma charakter fakultatywny. Zaznaczyć przy tym należy że ustawodawca nie powiązał stwierdzenia rażącego naruszenia prawa z obowiązkiem przyznania od organu sumy pieniężnej.

W stanie faktycznym tej sprawy Sąd nie znalazł podstaw do uwzględnienia wniosku o przyznanie od organu sumy pieniężnej. Organ ostatecznie podjął w niniejszej sprawie działanie i rozstrzygnął sprawę skarżącego wydając decyzję administracyjną z dnia [...] października 2023 r.

Mając powyższe na uwadze, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 i § 1a w zw. z art. 119 pkt 4 i art. 120 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi orzekł, jak w punkcie 1 i 2 wyroku. W punkcie 3 wyroku Sąd orzekł na podstawie art. 151 powołanej ustawy. O zwrocie kosztów postępowania, jak w punkcie 4 wyroku Sąd orzekł na podstawie art. 200 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Do kosztów tych Sąd zaliczył uiszczony przez skarżącego wpis sądowy od skargi w wysokości 100 zł.