II SA/Wa 218/24 - Wyrok

Data orzeczenia	2024-07-09	
Data wpływu	2024-02-14	
Sąd	Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie	
Sędziowie	Ewa Radziszewska-Krupa /przewodniczący sprawozdawca/
Iwona Maciejuk
Mateusz Rogala	
Symbol z opisem	647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych	
Hasła tematyczne	Ochrona danych osobowych	
Skarżony organ	Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych	
Treść wyniku	Oddalono skargę	
Powołane przepisy	Dz.U. 2024 nr 0 poz 935;  art. 151; Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)	
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Radziszewska-Krupa (spr.), Sędzia WSA Iwona Maciejuk, Asesor WSA Mateusz Rogala, Protokolant specjalista Joanna Głowala po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 9 lipca 2024 r. sprawy ze skargi [...] Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w [...] na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] listopada 2023 r. nr [...] w przedmiocie przetwarzania danych osobowych oddala skargę	
Uzasadnienie
I. Stan sprawy przedstawia się następująco:

1. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwany dalej "Prezesem UODO") decyzją z [...] listopada 2023r. nr [...] udzielił [...] sp. z o.o. sp.k. z siedzibą w [...] (zwana dalej "Spółką") upomnienia za naruszenie art. 12 ust. 3 w związku z art. 15 ust. 3 RODO, polegające na nieudzielaniu odpowiedzi na żądanie Uczestniczki z [...] sierpnia 2020r. w zakresie udostępnienia kopii Jej danych osobowych, utrwalonych na nagraniu z monitoringu wizyjnego zarejestrowanego [...] marca 2020r. pomiędzy godz. 10:00 a 11:00, w terminie określonym w art. 12 ust. 3 RODO.

W uzasadnieniu ww. decyzji wskazano, że do UODO wpłynęła skarga E. J., reprezentowanej przez T. R., prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą [...] T. R. (zwanej dalej "Uczestnikiem") na nieprawidłowości w procesie przetwarzania Jej danych osobowych przez Spółkę, polegające na odmowie udostępnienia danych osobowych Uczestnika w postaci kopii zapisu monitoringu wizyjnego w formie nagrania z [...] marca 2020r. z godziny pomiędzy 10:00 a 11:00. Uczestniczka wniosła o spowodowanie wydania kopii nagrania i ukaranie Spółki jako administratora danych.

Prezes UODO w toku postępowania ustalił, że Uczestniczka w piśmie z [...] sierpnia 2020r. zwróciła się do Spółki z żądaniem udostępnienia kopii ww. danych osobowych. Ww. nagranie utrwalono w sklepie [...] przy ul. [...] w [...] (zwany dalej "Sklepem") i na ten adres wysłano żądanie. Spółka [...] stycznia 2021r. odpowiedziała na ww. żądanie, wzywając Uczestniczkę do przedłożenia kopii paragonu z ww. sklepu i do udzielenia informacji o tym komu i kiedy zgłoszono zdarzenie w sklepie. Uczestniczka [...] lutego 2021r. odpowiedziała na wezwanie Spółki, informując, że Uczestniczka nie ma paragonu, a nikt z pracowników Spółki nie zareagował na wypadek (pismo z [...].03.2020r. – data wpływu do Prezesa UODO 23.03.2021r.).

Spółka wyjaśniła, że Uczestniczka była [...] marca 2020r. w ww. sklepie Spółki i tego dnia pozyskano jej wizerunek pochodzący z monitoringu wizyjnego, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35, zwane dalej "RODO"), z uwagi na prawnie uzasadniony interes Spółki w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia. Spółka wyjaśniła, że ustosunkowała się do wezwania Uczestniczki z [...] sierpnia 2020r. dotyczącego przekazania kopii nagrania [...] marca 2021r. i przedłożyła pismo stanowiące dowód na spełnienie żądania. Opóźnienie w przekazaniu kopii danych Uczestniczki wynikało ze zdarzeń niezależnych od niej, w tym z powodu przesłania żądania na adres sklepu, w którym prowadzony był monitoring, nie zaś na adres Spółki. Do Spółki 14 grudnia 2020r. wpłynęło pismo zgłaszające szkodę poniesioną przez Uczestniczkę i ponowne wezwanie do udostępnienia kopii jej danych osobowych z powołaniem się na pismo z [...] sierpnia 2020r.

Prezes UODO w uzasadnieniu decyzji podniósł, że Uczestniczka już [...] sierpnia 2020r. zwróciła się do Spółki na adres sklepu, w którym prowadzony był monitoring, działając na podstawie art. 15 ust. 3 RODO, o udostępnienie ww. nagrania z monitoringu wizyjnego, na którym utrwalono dane osobowe Uczestniczki w zakresie Jej wizerunku. Spółka dopiero [...] stycznia 2021r. zażądała od Uczestniczki przedłożenia kopii paragonu oraz udzielenia informacji komu i kiedy na terenie sklepu zgłosiła zdarzenie. Spółka podniosła, że [...] marca 2021r. spełniła żądanie i wydała Uczestniczce kopię ww. nagrania. Wskazała także, że opóźnienie w realizacji prawa Uczestniczki wynikało ze zdarzeń niezależnych od niej, w tym z powodu przesłania żądania na adres sklepu, w którym prowadzony był monitoring, nie zaś na adres Spółki. Spółka o żądaniu Uczestniczki dowiedziała się [...] grudnia 2020r., kiedy do Spółki wpłynęło pismo Uczestniczki zgłaszające szkodę i ponownie wzywające do udostępnienia kopii danych osobowych Uczestniczki z powołaniem się na pismo z 4 sierpnia 2020r.

Prezes UODO nie zgodzić się ze stanowiskiem Spółki, według którego opóźnienie było spowodowane zdarzeniami niezależnymi od Spółki oraz wyjaśnił, że Uczestniczka prawidłowo skierowała pismo do administratora danych - do Spółki na adres sklepu należącego do Spółki. Obowiązkiem Spółki jest realizacja praw przysługujących podmiotom danych w terminach wskazanych w RODO. W tym celu administrator danych powinien wprowadzać właściwe procedury, które umożliwią realizację tychże praw w terminach wynikających z aktów prawnych. Spółka do wyjaśnień przedłożyła pismo Uczestniczki z [...] sierpnia 2020r., co jednoznacznie wskazuje, że pismo dotarło do Spółki. Jeśli nawet ww. pismo dotarłoby do Spółki, bądź jej właściwego działu, z opóźnieniem, to wyłączną odpowiedzialność za to zaniechanie ponosi Spółka. Zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO, Spółka zobowiązana była udzielić odpowiedzi na żądanie Uczestniczki bez zbędnej zwłoki – a w każdym razie w terminie miesiąca od otrzymania jej żądania. W związku z tym, Spółka dopuściła się naruszenia art. 12 ust. 3 RODO w zw. z art. 15 ust. 3 RODO, za co udzielono Spółce, na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b RODO upomnienia.

2. Spółka w skardze do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 10 stycznia 2024r. zarzuciła ww. decyzji Prezesa UODO naruszenie:

a) art. 7, art. 77 § 1 i art. 80 ustawy z 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2023r., poz. 775 ze zm., zwana dalej "k.p.a.") – przez brak dokładnego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego i niepodjęcie wszelkich kroków niezbędnych do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i załatwienia sprawy, przejawiające się w braku zebrania i zbadania dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych prowadzonej przez Spółkę;

b) art. 107 § 3 k.p.a. - przez brak dostatecznego uzasadnienia faktycznego i prawnego zaskarżonej decyzji;

c) art. 12 ust. 3 RODO - przez błędną wykładnię pojęcia "otrzymania żądania", użytego w zd. 1 tego przepisu;

d) art. 15 ust. 3 RODO - przez błędne przyjęcie, że Spółka nie udzieliła odpowiedzi na żądanie osoby, której dane dotyczą w zakresie udostępnienia kopii jej danych osobowych;

e) art. 58 ust. 2 lit. b RODO - przez jego błędne zastosowanie i udzielenie Spółce upomnienia z tytułu naruszenia przepisów, choć Spółka nie dopuściła się naruszenia przepisów RODO.

Spółka, powołując się na ww. zarzuty. wniosła o uchylenie zaskarżonej decyzji i zasądzenie od organu na Jej rzecz kosztów postępowania, w tym kosztów zastępstwa prawnego, według norm przypisanych oraz o przeprowadzenie dowodu uzupełniającego.

3. Prezes UODO w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie, podtrzymując dotychczasowe stanowisko w sprawie.

4. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na rozprawie 9 lipca 2024r., na mocy art. 106 § 3 ustawy z 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024r., poz. 935 ze zm., zwana dalej "P.p.s.a.") dopuścił załączone przez Spółkę do skargi dowody z dokumentów.

II. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje.

1. skargę należało oddalić.

2. Sąd na wstępie wyjaśnia, że zgodnie z art. 1 § 1 i 2 ustawy z 25 lipca 2002r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (z 2023r., poz. 2492 ze zm.) kontrola sądowa zaskarżonych decyzji, postanowień bądź innych aktów, wymienionych w art. 3 § 2 ustawy z 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2024r., poz. 935 ze zm., zwana dalej "P.p.s.a.") sprawowana jest przez Sądy administracyjne w oparciu o kryterium zgodności z prawem. W związku z tym, aby wyeliminować z obrotu prawnego akt wydany przez organ administracji publicznej konieczne jest stwierdzenie, że doszło w nim do naruszenia bądź przepisu prawa materialnego w stopniu mającym wpływ na wynik sprawy, bądź przepisu postępowania w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na rozstrzygnięcie, albo też przepisu prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania, lub ewentualnie ustalenie, że decyzja lub postanowienie organu dotknięte jest wadą nieważności (art. 145 § 1 lit. a)-c) i § 2 P.p.s.a.).

Sąd w zakresie swojej właściwości ocenia więc zaskarżoną decyzję z punktu widzenia zgodności z prawem materialnym i przepisami postępowania administracyjnego, według stanu faktycznego i prawnego obowiązującego w dacie wydania tego aktu lub podjęcia spornej czynności.

3. Zdaniem Sądu skarga analizowana z uwzględnieniem ww. przepisów nie zasługiwała na uwzględnienie.

Niezasadne były w szczególności zarzuty naruszenia przez Prezesa UODO przepisów postępowania. Jakkolwiek Spółka odwołuje się do naruszenia art. 107 § 3 k.p.a. - przez brak dostatecznego uzasadnienia faktycznego i prawnego zaskarżonej decyzji i do naruszenia art. 7 k.p.a. - przez wadliwe przeprowadzenie postępowania dowodowego, co doprowadziło do wydania decyzji w oparciu o niekompletny materiał dowodowy oraz do naruszenia art. 77 k.p.a. - w związku z nie przejawianiem aktywnej postawy przez Prezesa UODO w ustalaniu wszelkich okoliczności towarzyszących sprawie, które są istotne dla jej rozstrzygnięcia - zarzuty te, zdaniem Sądu - nie zasługują na uwzględnienie. W aktach sprawy zgromadzono bowiem obszerny materiał dowodowy z uwzględnieniem zasady prawdy materialnej przewidzianej w art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a. jak również zagwarantowano Spółce możliwość czynnego udziału w sprawie oraz przedkładania stosownych dokumentów potwierdzających Jej racje. Warto też stwierdzić, że z poglądów ugruntowanych o judykaturze wynika, że obowiązku gromadzenia przez organ administracji publicznej materiału dowodowego nie należy pojmować w ten sposób, że wyłącznie organ administracji publicznej jest w każdym wypadku obowiązany do wyszukiwania faktów uzasadniających lub uzupełniających twierdzenia stron oraz poszukiwania i zbierania dowodów mających wykazać istnienie lub nieistnienie tych faktów (prawdziwość lub fałszywość twierdzeń o faktach). Obowiązek zebrania całego materiału dowodowego przez organ administracji publicznej należy rozumieć w ten sposób, że organ albo czyni to z własnej inicjatywy, jeżeli uważa to za konieczne do prawidłowego rozstrzygnięcia sprawy, albo gromadzi w aktach sprawy dowody wskazane lub dostarczone przez strony, jeżeli mają one znaczenie w sprawie. Ma to potwierdzenie w redakcji art. 7 k.p.a., w którym wskazano, że na wniosek strony lub z urzędu organy administracyjne podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego Analogiczne stanowisko prezentuje w tym zakresie doktryna (por. A. Wróbel w komentarzu do art. 77 [w:] M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el. 2023,). Należy też odwołać się do wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 25 maja 2017r. sygn. akt II GSK 5398/16, LEX nr 2314767, w którym stwierdzono, że co do zasady rozkład ciężaru dowodu wynika z przepisu prawa materialnego, który organ administracji publicznej ma, na podstawie art. 6 k.p.a., obowiązek zastosować w sprawie. Może również zaistnieć sytuacja, w której w świetle przepisu prawa materialnego udowodnienie określonej okoliczności faktycznej obciąża stronę postępowania, nie zaś organ. Skoro w rozpoznawanej sprawie zarówno Spółka, jak i Uczestniczka miały możliwość przed wydaniem zaskarżonej decyzji przedkładania dowodów wskazujących na ich racje i dowody te zostały w sposób należyty rozpatrzone przez Prezesa UODO, na co wskazuje uzasadnienie zaskarżonej decyzji, to należało przyjąć, że niezasadne są podnoszone przez Spółkę zarzuty naruszenia przepisów prawa procesowego. Zdaniem Sądu Prezes UODO podjął w sprawie wszelkie kroki w celu zebrania zupełnego i wiarygodnego materiału dowodowego, przy czynnym udziale Spółki, a ponadto rozpatrzył cały zebrany w sprawie materiał dowodowy i uznał go za wystarczający do wydania zaskarżonej decyzji. Prezes UODO wyciągnął też ze znajdującego się w aktach sprawy materiału dowodowego logiczne i spójne wnioski, które przemawiały za zastosowaniem wobec Spółki jednej z najłagodniejszej sankcji przewidzianej w art. 58 RODO - upomnienia za stwierdzone naruszenie art. 12 ust. 3 RODO w zw. z art. 15 ust. 3 RODO. Zdaniem Sądu trefnie też organ przyjął, wbrew zarzutom Spółki, że był to środek adekwatny. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem orzecznictwa oraz wedle powszechnego rozumienia, słowo "upomnienie" oznacza czynność zwrócenia komuś uwagi - przypomnienia o obowiązkach. Prezes UODO, stosując uprawnienie naprawcze wynikające z art. 58 ust. 2 lit. b) RODO w postaci upomnienia, zwrócił zatem uwagę Spółce, że jako administrator danych osobowych, nie wypełniła należycie swoich obowiązków, gdy Spółka była do zobowiązana do udzielenia odpowiedzi na żądanie Uczestniczki, w terminie wskazanym w RODO. Udzielenie Spółce upomnienia, w tej sprawie, było więc prawidłowe, a zarzuty i argumenty Spółki z tego zakresu nie mogły być uznane za zasadne.

W pierwszej kolejności należy zauważyć, że Spółka do skargi załączyła trzy dokumenty, które Sąd dopuścił, stosownie do art. 106 § 3 P.p.s.a., jako dowody w sprawie. Warto zauważyć, że dwa pierwsze dokumenty przedłożone przez Spółkę, zawierające informacje dotyczące monitoringu prowadzonego w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia na terenie Sklepu (k. 21 i k. 22 akt sądowych) nie zawierają daty. Natomiast trzeci z załączonych do skargi dokumentów (k. 23-50 akt sądowych) wskazuje, że stanowi wersję aktualną na [...] września 2021r. Tym samym, na podstawie załączonych przez Spółkę do skargi trzech dokumentów nie można przyjąć, że istniały one i mogły być wiążące dla Uczestniczki w dniu ww. zdarzenia polegającego na utrwaleniu danych osobowych Uczestniczki na nagraniu monitoringu wizyjnego z [...] marca 2020r., pomiędzy godz. 10:00 a 11:00, ani w dniu [...] sierpnia 2020r., kiedy Uczestniczka zwróciła się do Spółki, na adres Sklepu, z żądaniem udostępnienia kopii ww. danych osobowych. Załączone dokumenty nie mogą też podważyć skutecznie ustalenie Prezesa UODO zawartych w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji. Podkreślić bowiem należy, że z załączonych do akt sprawy dokumentów wynika, że do [...] marca 2021r. do Uczestniczki postępowania wysyłano korespondencję na papierze firmowym "[...}", na którym widnieje adres Spółki (k. 8, 28, 36 akt administracyjnych). Dodatkowo należy wyjaśnić, że Spółka w wyjaśnieniach z [...] maja 2021r. jednoznacznie wskazała, że dopuściła się opóźnienia w spełnieniu żądania Uczestniczki udostępnienia kopii nagrania z kamer Sklepu, podnosząc, że zasadniczą przyczyną opóźnienia w realizacji tego żądania był fakt, że Uczestniczka przesłała wezwanie do przekazania kopii nagrania z monitoringu na adres Sklepu, a nie - tak jak powinna to uczynić- na adres Spółki. Zdaniem Sądu prawidłowa była też ocena Prezesa UODO wyrażona w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji, że nie może zgodzić się ze stanowiskiem Spółki, że nastąpiło to z przyczyn niezależnych od Spółki. Skoro bowiem pismo Uczestniczki skierowano do administratora danych - do Spółki, na adres ww. Sklepu - należącego do Spółki - to obowiązkiem Spółki była realizacja praw przysługujących podmiotom danych w terminach wskazanych w RODO. W tym celu administrator danych powinien wprowadzać właściwe procedury, które umożliwią realizację tychże praw w terminach wynikających z aktów prawnych. Załączone przez Spółkę do skargi ww. dokumenty nie potwierdzają, że procedury te działały w Spółce w chwili ww. zdarzenia (rejestracja przy pomocy monitoringu wizyjnego), albo w chwili wystąpienia przez Uczestniczkę z ww. żądaniem udostępnienia Jej danych osobowych w sierpniu 2020r. Warto też wskazać, że [...] stycznia 2021r. Spółka na papierze firmowym zawierającym jej adres poinformowała Uczestniczkę – w odpowiedzi na pismo (bez podania jego daty) dotyczące zdarzenia z [...] marca 2020r., że zarejestrowała zgłoszenie. Ponadto należy też stwierdzić, że Spółka w toku postępowania przed Prezesem UODO przedłożyła pismo Uczestniczki z [...] sierpnia 2020r. (k. 29 akt administracyjnych), co dowodzi, że pismo to dotarło do Spółki i jego treść była Spółce znana najpóźniej 11 stycznia 2021r.

Tym samym należało przyjąć w sposób najbardziej korzystny dla Spółki, że najpóźniej w terminie miesiąca od tej daty, stosownie do art. 12 ust. 3 RODO, należało dopełnić wobec Uczestniczki obowiązków wynikających ze stosownych przepisów RODO, co w sprawie nie miało miejsca. Nie można zatem kwestionować stanowiska Prezesa UODO wyrażonego w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji, bo jeśli nawet ww. pismo Uczestniczki z 4 sierpnia 2020r. dotarłoby do Spółki, bądź Jej właściwego działu, z opóźnieniem, to wyłączną odpowiedzialność za to zaniechanie ponosi Spółka, a ponadto począwszy od 11 stycznia 2021r. Spółka sama przyznaje, że wie o istnieniu żądania Uczestniczki.

Sąd w związku z tym stwierdza, że oceny Prezesa UODO z tego zakresu wyrażone w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji są logiczne i spójne oraz nie świadczą o poczynieniu przez organ błędnych ustaleń faktycznych. Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem, wyczerpujące rozpatrzenie materiału dowodowego polega na takim ustosunkowaniu się do każdego ze zgromadzonych w sprawie dowodów z uwzględnieniem wzajemnych powiązań między nimi, aby uzyskać jednoznaczność ustaleń faktycznych i prawnych. Ocena materiału dowodowego następuje natomiast zgodnie z zasadą swobodnej oceny dowodów, określoną w art. 80 k.p.a., z czego – zdaniem Sądu - wywiązał się Prezes UODO, dokonując rzetelnych ocen w kontekście poszczególnych dowodów przedłożonych przez samą Spółkę i Uczestniczkę w toku postępowania administracyjnego.

Zdaniem Sądu niezasadne są też ponoszone w skardze zarzuty naruszenia przepisów prawa materialnego w zaskarżonej decyzji. Warto bowiem wskazać, odnosząc się do nie wzięcia pod rozwagę przez Prezesa UODO art. 13 RODO, że przedmiotem skargi Uczestniczki przed organem administracyjnym była odmowa przez Spółkę udostępnienia danych osobowych Uczestniczki w postaci kopii zapisu monitoringu wizyjnego, w formie nagrania z [...] marca 2020r. z pomiędzy godz. 10:00 a 11:00. Tym samym Prezes UODO nie badał prawidłowości wypełniania przez Spółkę obowiązku informacyjnego z art. 13 RODO, czy też istnienia podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych Uczestniczki. Skoro zatem przedmiot postępowania administracyjnego został określony w żądaniu wszczęcia, to należało uznać, że rodzaj sprawy i jej przedmiot określa treść zgłoszonego przez Uczestniczkę żądania. Prezes UODO był zatem związany żądaniem Uczestniczki, gdyż tylko i wyłącznie strona składająca podanie określa przedmiot żądania i nim rozporządza. Owo żądanie (wniosek) strony wyznacza granice sprawy administracyjnej, podlegającej załatwieniu w danym postępowaniu administracyjnym. Stanowisko z tego zakresu jest ugruntowane w orzecznictwie sądów administracyjnych (por. m.in. wyroku WSA w Warszawie z 6 kwietnia 2018r. sygn. akt VII SA/Wa 1463/17). W sytuacji wszczęcia postępowania na żądanie strony, treść zgłoszonego żądania określa rodzaj sprawy będącej przedmiotem postępowania, a także wyznacza właściwą normę prawa materialnego lub procesowego, która będzie relewantna dla ustalenia zakresu podmiotowego i przedmiotowego postępowania (por. np. postanowienie NSA z 4 marca 2014r. sygn. akt II OW 157/13). Spółkę ponadto pouczono o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań przed wydaniem decyzji i choć skorzystała z tego uprawnienia [...] września 2023r., to nie przedłożyła do organu dokumentów wskazujących na inny zakres żądania Uczestniczki.

Sąd zauważa ponadto, że niezasadny był też zarzut naruszenia przez Prezesa UODO art. 12 ust. 3 RODO w kontekście nieprawidłowości w prowadzonym przez Prezesa UODO postępowaniu. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 19 kwietnia 2017r. sygn. akt II OSK 2119/15 wskazał, że "jakkolwiek w polskim prawie administracyjnym obowiązuje zasada oficjalności, obligująca organ do zebrania materiału dowodowego, nie może to jednak prowadzić do nakładania na organ nieograniczonego obowiązku poszukiwania faktów, które podnosi strona. Jeśli strona domagała się uznania dodatkowych dowodów, wskazujących na nierzetelność dowodów zgromadzonych w sprawie przez organ, powinna dowody te okazać, by organ mógł je zweryfikować (LEX nr 2321632). Spółka w toku postępowania administracyjnego nie kwestionowała wiarygodności jakichkolwiek dowodów zebranych przez Prezesa UODO, ani ustaleń dokonanych przez ten organ, a ponadto nie przedłożyła w postępowaniu administracyjnym dowodów na potwierdzenie okoliczności, które podnosi w skardze. Załączone przez Spółkę do skargi dowody również nie potwierdzając, że Prezes UODO w sposób błędny dokonał wykładni pojęcia "otrzymania żądania" użytego w art. 12 ust. 3 RODO, co spowodowało wadliwe przyjęcie, że Spółka otrzymała żądanie Uczestniczki 4 sierpnia 2020r. (dzień skierowania pisma na adres Sklepu).

Zdaniem Sądu materiał dowodowy załączony do akt wskazuje, że Prezes UODO prawidłowo uznał w zaskarżonej decyzji, że Spółka naruszyła art. 12 ust. 3 RODO w związku z art. 15 ust. 3 RODO, z uwagi na przekroczenie terminu na udzielenie odpowiedzi na żądanie Uczestniczki. Z żadnego z przedłożonych przez Spółkę dowodów nie wynika, że moment "otrzymania żądania" miał miejsce dopiero [...] marca 2021r. W piśmie z [...] stycznia 2021r., Spółka twierdzi, że zarejestrowała zgłoszenie Uczestniczki, a ponadto Spółka do pisma z [...] maja 2021r. załącza dokumenty, z których wynika, że Spółka z pisma Uczestniczki z [...] grudnia 2020r. z łatwością mogła dowiedzieć się, że Uczestniczce odmówiono wydania nagrania z monitoringu wizyjnego (k. 34v akt administracyjnych). Tym samym nie sposób podważyć stanowiska Prezesa UODO o potrzebie zastosowania wobec Spółki upomnienia za naruszenie ww. przepisu art. 12 ust. 3 RODO. Dodatkowo organ uzasadnił w treści zaskarżonej decyzji, dlaczego uznał, że adres sklepu należącego do Spółki, w którym prowadzony był monitoring, uznać należy za adres właściwy do wniesienia żądania do Spółki. Nie sposób bowiem stwierdzić, że podmiot danych, chcąc otrzymać kopię nagrania rejestrującego wypadek Uczestniczki, w pierwszej kolejności nie wniesie żądania do sklepu, w którym monitoring jest prowadzony. Powyższa aktywność podmiotu danych jest pierwszym i logicznym działaniem poszkodowanego. Spółka, jako podmiot profesjonalny, winna przewidzieć możliwe zachowanie podmiotów danych i wprowadzić takie procedury, aby naruszenie praw i obowiązków wynikających, m.in. z RODO nie występowało. Prawidłowo zatem Prezes UODO przyjął, że termin otrzymania żądania Uczestniczki przez Spółkę, należy liczyć od dnia otrzymania pisma pełnomocnika z [...] sierpnia 2020r., którego treść Spółka przedłożyła jako dowód w toku postępowania administracyjnego, a co za tym idzie była w jego posiadaniu (k. 29 akt administracyjnych).

Sąd zauważa ponadto, że niezasadne jest powoływanie się przez Spółkę na Europejską Radę Ochrony Danych Osobowych przez wskazanie, że "administrator nie ma obowiązku reagowania na żądanie przesłane na losowy lub nieprawidłowy adres e-mail (lub pocztowy), który nie został bezpośrednio podany przez administratora, ani na żaden kanał komunikacji, który w sposób oczywisty nie jest przeznaczony do przyjmowania żądań dotyczących praw osoby. Tezy Europejskiej Rady Ochrony Danych Osobowych nie mają bowiem zastosowania do sprawy, bo adres, na który Uczestniczka wysłała żądanie, nie był losowy, był to adres Sklepu należącego do Spółki, w którym doszło do zarejestrowania przy pomocy monitoringu wizyjnego zdarzenia z udziałem Uczestniczki – jej wizerunku w ściśle określonym czasie. Ponadto adresu Sklepu, w którym prowadzony był monitoring, za pomocą którego przetwarzane były dane osobowe Skarżącej, nie można uznać za adres, który nie został podany przez administratora, gdyż jest on sygnowany logiem Spółki. Uczestniczka zatem mogła zasadnie oczekiwać, że prawidłowo skierowała żądanie, które w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z RODO powinno być należycie potraktowane. Rolą Spółki było zadbanie o współpracę z podmiotami jej podległymi, w celu wypełniania obowiązków wynikających z przepisów RODO.

Wprawdzie Spółka wskazuje, że Uczestniczka w pierwszym piśmie skierowanym na adres Spółki, zawarła jedynie pobieżne żądanie "przekazania kopii nagrania z monitoringu.", bez informacji, które pozwoliłyby Spółce na spełnienie żądania - brak informacji dotyczących godziny nagrania czy dokładnego miejsca zdarzenia, to w świetle akt sprawy należało przyjąć, że trafnie Prezesa UODO uznał, że Uczestniczka skutecznie złożyła Spółce - na adres Jej sklepu - żądanie z [...] sierpnia 2020r. W piśmie tym, wbrew twierdzeniom Spółki, wskazano wszystkie szczegóły zdarzenia, pozwalające na niezwłoczne jego spełnienie. Zawarto w nim m.in. datę i godzinę zdarzenia, miejsce zdarzenia oraz podmiot danych osobowych. Podkreślenia wymaga także, że Spółka była w posiadaniu ww. pisma Uczestniczki, gdyż dołączyła je do materiału dowodowego w toku postępowania administracyjnego (k. 29 akt administracyjnych). Nawet, gdyby przyjąć, że Uczestniczka była reprezentowana przez profesjonalistę prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie pozyskiwania odszkodowań, zadośćuczynienia i rent i z tego względu konieczny był kontakt ze Spółką za pośrednictwem oficjalnych kanałów komunikacji, to rację miał Prezes UODO przyjmując, że żądanie Uczestniczki przesłano na właściwy adres, a następnie ponowiono żądanie na właściwy adres do korespondencji w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, tj. na adres siedziby Spółki i od [...] stycznia 2021r. minął czas dłuższy niż przewidziany w art. 12 ust. 3 RODO.

Warto też podkreślić, że Sąd na mocy art. 106 § 3 P.p.s.a. dopuścił załączone do skargi przez Spółkę dowody, które jednak nie wskazują, w jakiej dacie i czy w ogóle informacje wynikające z tych danych znajdowały się w dniu zdarzenia w Sklepie zarejestrowanego za pomocą monitoringu wizyjnego oraz w dniu wystąpienia przez Uczestniczkę do Spółki z żądaniem udostępnienia kopii danych Uczestniczki. Tylko na jednym z załączonych przez Spółkę dokumentów, dotyczących informacji dla klienta widniesje adnotacja "stan na [...].09.2021r.", gdy ww. zdarzenie miało miejsce [...] marca 2020r., a żądanie dotyczące udostępnienia kopii danych złożono w sierpniu 2020r. Skoro zatem, na co jeszcze raz Sąd zwraca uwagę, nie załączono do akt sprawy żadnych dokumentów, które wskazywałaby w sposób jednoznaczny, że Uczestniczka wiedziała, że ma kierować korespondencję na inny adres niż adres Sklepu, w którym zarejestrowano Jej wizerunek, należało uznać, że Spółka nie podważyła prawidłowości stanowiska Prezesa UODO zawartego w zaskarżonej decyzji, że Spółka w sposób terminowy nie udzieliła Uczestniczce żądanych informacji. Nie sposób też stwierdzić na podstawie dowodów przekazanych przez Spółkę, że Sklep nie miał możliwości przekazania treści żądania Uczestniczki do Spółki, bądź że to przekazanie wiązałoby się to z nadmiernymi trudnościami dla działalności Sklepu, gdy w żądaniu precyzyjnie wskazano informacje pozwalające na wyselekcjonowanie żądanych danych. Warto też podkreślić, że pismo pełnomocnika Uczestniczki z [...] sierpnia 2020r. zaadresowano do Spółki i od tej daty mogła podejmować stosowne kroki, czego nie uczyniła, w związku z tym zasadne było wydanie przez Prezesa UODO zaskarżonej decyzji.

6. Sąd, mając powyższe na względzie uznał, że zasadne jest oddalenie skargi na mocy art. 151 P.p.s.a.