I FZ 275/25 - Postanowienie

Data orzeczenia	2026-03-10	
Data wpływu	2025-12-18	
Sąd	Naczelny Sąd Administracyjny	
Sędziowie	Ryszard Pęk /przewodniczący sprawozdawca/	
Symbol z opisem	6110 Podatek od towarów i usług	
Hasła tematyczne	Podatek od towarów i usług	
Sygn. powiązane	I SA/Gd 774/25	
Skarżony organ	Dyrektor Izby Administracji Skarbowej	
Treść wyniku	Uchylono zaskarżone postanowienie i przekazano sprawę do ponownego rozpoznania przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w...	
Powołane przepisy	Dz.U. 2026 nr 0 poz 143; art. 73 § 4; Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi	
Sentencja
Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący Sędzia NSA Ryszard Pęk po rozpoznaniu w dniu 10 marca 2026 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Finansowej zażalenia M. D. od postanowienia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 19 listopada 2025 r., sygn. akt I SA/Gd 774/25 w przedmiocie odrzucenia skargi w sprawie ze skargi M. D. na decyzję Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Gdańsku z dnia 11 sierpnia 2025 r. nr 2201-IOV-1.4103.79-97.2025/10/09 w przedmiocie podatku od towarów i usług za okres od stycznia do kwietnia 2020 r. oraz od czerwca 2020 r. do sierpnia 2021 r. postanawia uchylić zaskarżone postanowienie i przekazać sprawę do ponownego rozpoznania przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku.	
Uzasadnienie
1. Postanowieniem z 19 listopada 22025 r., sygn. akt I SA/Gl 774/25 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku odrzucił skargę M. D. (dalej skarżący) na decyzję Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Gdańsku z 11 sierpnia 2025 r. w przedmiocie podatku od towarów i usług za okresy od stycznia do kwietnia 2020 r. oraz od czerwca 2020 r. do sierpnia 2021 r.

2. W uzasadnieniu Sąd pierwszej instancji ustalił, że zarządzeniem Przewodniczącego Wydziału I w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Gdańsku z 9 października 2025 r. wezwano skarżącego do usunięcia braków formalnych skargi, przez podanie numeru PESEL oraz podanie wartości przedmiotu zaskarżenia. W wezwaniu skarżącego pouczono o konsekwencjach prawnych niewykonania powyższego obowiązku w terminie zakreślonym przez Sąd.

Przesyłka zawierająca wezwanie została skutecznie doręczona skarżącemu 28 października 2025 r. Termin do uzupełnienia braków formalnych skargi upływał zatem 4 listopada 2025 r. Skarżący nie uzupełnił braków formalnych skargi.

3. Mając na uwadze powyższe, Sąd pierwszej instancji na mocy art. 58 § 1 pkt 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2026 r., poz. 143; ze zm. dalej ustawa – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi) odrzucił skargę.

4. Zażalenie na powyższe postanowienie złożył skarżący wnosząc o jego uchylenie w całości oraz zasądzenie kosztów postępowania według norm przepisanych. Zaskarżonemu postanowieniu zarzucił naruszenie:

5.1. art. 58 § 1 ust. 3 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi w związku z art. 65 § 1, art. 67 § 1 i art. 69 § 1 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz art. 6 Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności w związku z art. 77 Konstytucji RP i zasady rzetelności postępowania, przez ich błędne zastosowanie, polegające na nieprawidłowym doręczeniu wezwania do uzupełnienia braków formalnych skargi, o którym skarżący nie mógł się dowiedzieć, gdyż pozostawione w skrzynce pocztowej awizo nie zawierało żadnych danych,

5.2. art. 58 § 1 ust. 3 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, przez jego błędne zastosowanie, polegające na odrzuceniu skargi, niepoprzedzonym prawidłowo skierowanym wezwaniem do jej uzupełnienia w sposób umożliwiający odbiór.

6. Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

6.1. Zażalenie zasługuje na uwzględnienie.

6.2. Kwestię sporną w rozpoznawanej sprawie była skuteczność doręczenia skarżącemu wezwania do usunięcia braków formalnych skargi, przez wskazanie wartości przedmiotu zaskarżenia i podanie nr PESEL.

Sąd pierwszej instancji odrzucając skargę, opierając się na treści zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki pocztowej, znajdującego się na zwróconej przez urząd pocztowy kopercie uznał za doręczoną 28 października 2025 r. przesyłkę zawierającą wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi, po dwukrotnym jej awizowaniu i niepodjęciu z placówki pocztowej (fikcja prawna doręczenia). Tym samym, w związku z nieuzupełnieniem przez skarżącego w wymaganym przez sąd terminie (4 listopada 2025 r.) braków formalnych skargi, skargę tę odrzucił.

6.3. Przed przystąpieniem do rozstrzygnięcia powyższej kwestii przypomnieć należy, że stosownie do art. 65 § 1 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, sąd dokonuje doręczeń przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (t.j.: Dz. U. z 2017r., poz. 1481, ze zm.), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione przez sąd osoby lub organy. Do doręczania pism w postępowaniu sądowym przez operatora pocztowego, stosuje się co do zasady tryb doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (art. 65 § 2 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).

Powyższe oznacza, że aby w sposób prawidłowy (zgodny z powyższymi przepisami) doręczyć pismo sądowe należy zastosować tryb, o jakim stanowią przepisy rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (t.j.: Dz. U. z 2015 r., poz. 1222), dalej: rozporządzenie.

6.4. Zgodnie z art. 73 § 1 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, w razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w art. 65 - 72, pismo składa się na okres czternastu dni w placówce pocztowej w rozumieniu Prawa pocztowego albo w urzędzie gminy, dokonując jednocześnie zawiadomienia określonego w § 2.

Zawiadomienie o złożeniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy w terminie siedmiu dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej, a gdy to nie jest możliwe, na drzwiach mieszkania adresata lub w miejscu wskazanym jako adres do doręczeń, na drzwiach biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe. W przypadku niepodjęcia pisma w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od dnia pierwszego zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej albo urzędzie gminy.

6.5. W myśl natomiast § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia po pozostawieniu zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki we właściwej placówce pocztowej operatora lub właściwym urzędzie gminy doręczający dokonuje adnotacji o niedoręczeniu przesyłki na formularzu potwierdzenia odbioru oraz adnotacji "awizowano dnia" na stronie adresowej niedoręczonej przesyłki i składa swój podpis. Placówka pocztowa operatora lub urząd gminy potwierdzają przyjęcie od doręczającego awizowanej przesyłki przez umieszczenie na przesyłce odcisku datownika i podpisu przyjmującego (§ 7 ust. 2 rozporządzenia).

Analogiczny tryb postępowania stosuje się w przypadku powtórnego zawiadomienia o możliwości odbioru pisma, z tym że na adresowej stronie niedoręczonej przesyłki doręczający zaznacza dokonanie powtórnego zawiadomienia adnotacją "awizowano powtórnie dnia" i podpisem (§ 8 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia).

6.6. Podkreślenia wymaga, że z uwagi na doniosłe skutki procesowe, jakie wiążą się dla strony z zastosowaniem trybu doręczeń przesyłek sądowych, szczególnie rygorystycznie należy przestrzegać procedury wymienionej we wskazanych powyżej przepisach ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz rozporządzenia (por. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 lutego 2016 r., II FZ 16/16, CBOSA).

6.7. W orzecznictwie sądów administracyjnych (jak też wypracowanym na gruncie analogicznych rozwiązań prawnych w prawie procesowym cywilnym orzecznictwie Sądu Najwyższego oraz Trybunału Konstytucyjnego) istotne znaczenie przypisuje się temu, że przyjęcie fikcji prawnej doręczenia może mieć miejsce wyłącznie wówczas, gdy nie budzi jakichkolwiek wątpliwości fakt zawiadomienia adresata o oczekiwaniu przesyłki na odbiór.

Instytucja doręczenia zastępczego stanowi bowiem próbę pogodzenia, z jednej strony – konieczności zapewnienia sprawności postępowania, z drugiej zaś strony – zapewnienia praw stronom postępowania, w tym także prawa do otrzymania decyzji (pism, wezwań) wydanych w tym postępowaniu. Ponieważ instytucja doręczenia zastępczego wywiera tak istotne skutki dla praw uczestników postępowania powinna być stosowana z zachowaniem reguł ustawowych, a każde odstępstwo winno skutkować przyjęciem, że w istocie nie doszło do zastępczego doręczenia pisma (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 11 marca 2014 r., I FSK 1880/13; CBOSA).

6.8. Zasady funkcjonowania tzw. fikcji doręczenia omówił również Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 17 września 2002 r., w sprawie SK 35/01, stwierdzając, że domniemanie prawne, na którym opiera się doręczenie zastępcze, zakładające, że pismo doręczone w ten sposób dotarło do rąk adresata, jest domniemaniem prawnym, które można obalić.

Odwołując się do orzecznictwa Sądu Najwyższego (m. in. postanowień: z 4 września 1970 r., I PZ 53/70, OSNCP nr 6/1971, poz. 100; z 12 stycznia 1973 r., I CZ 157/72, OSNCP nr 12/1973, poz. 215) Trybunał wskazał, że adresat musi być w sposób niebudzący wątpliwości powiadomiony o nadejściu pisma sądowego i o miejscu, gdzie może je odebrać. Brak zaś zawiadomienia, o którym mowa w art. 139 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 ze zm.) lub też wątpliwość, czy zostało ono dokonane, czyni doręczenie zastępcze bezskutecznym. Powyższe wypowiedzi, poczynione na tle procedury cywilnej, są również adekwatne na gruncie przepisów Ordynacji podatkowej.

6.9. Odnosząc powyższe uwagi do stanu rozpoznawanej sprawy Naczelny Sąd Administracyjny stwierdza, że opisany powyżej tryb doręczania przesyłek sądowych nie został w tej sprawie prawidłowo zastosowany. Do takiego wniosku prowadzi bowiem analiza znajdującej się w aktach sprawy, zwróconej przez operatora pocztowego, przesyłki zawierającej skierowanego do skarżącego wezwania do uzupełnienia braków.

W treści zwrotnego potwierdzenia odbioru nie wypełniono pkt. 2 tego formularza informującego o tym, że przesyłki nie doręczono w sposób określony w pkt 1 (tj. adresatowi lub innym zrównanym z nim podmiotom - wyjaśnienie Sądu) pozostawiając przesyłkę czy to odpowiednio w placówce pocztowej czy w urzędzie gminy. Nie wskazano także w jaki sposób adresat został poinformowany o pozostawieniu przesyłki w tych punktach. Nie odnotowano również faktu powtórnego awiza.

6.10. Powyższe oznacza, że sposób wypełnienia zwrotnego potwierdzenia odbioru nie spełnia dyspozycji przepisu § 7 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 rozporządzenia, skutkiem czego należy uznać, że w rozpoznawanej sprawie tryb doręczenia zastępczego został zastosowany nieprawidłowo. Zatem nie można przyjąć że doszło do skutecznego wezwania skarżącego do uzupełnienia braków formalnych skargi. Kwestia skutecznego doręczenia skarżącemu przesyłki zawierającej wezwanie do uzupełnienia braków formalnych skargi wymaga w związku z tym wyjaśnienia, co przesądza o konieczności uchylenia zaskarżonego postanowienia.

6.11. W świetle przedstawionych powyżej okoliczności faktycznych, działanie Sądu pierwszej instancji polegające na uznaniu przedmiotowej przesyłki, na podstawie art. 73 § 4 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi za doręczoną z upływem ostatniego dnia czternastodniowego okresu przechowywania przesyłki w placówce pocztowej, tj. z dniem 28 października 2025 r. było nieuprawnione.

W rozpatrywanej sprawie nieprawidłowo zastosowano bowiem przepisy o doręczaniu przesyłek sądowych, co jest warunkiem przyjęcia fikcji prawnej doręczenia.

6.12. Mając powyższe na względzie, Naczelny Sąd Administracyjny na podstawie art. art. 185 § 1 w związku z art. 197 ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi orzekł jak w sentencji.

Odnosząc się do zawartego w zażaleniu wniosku o zasądzenie zwrotu kosztów postępowania zażaleniowego, stwierdzić należy, że nie może on być uwzględniony przez Naczelny Sąd Administracyjny, albowiem art. 203 i art. 204 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, które regulują kwestie zwrotu kosztów postępowania kasacyjnego, nie mają zastosowania do postępowania toczącego się na skutek wniesienia zażalenia na postanowienie Sądu pierwszej instancji.

Poniesione przez skarżącego koszty postępowania zażaleniowego podlegają jednak zaliczeniu do kosztów postępowania niezbędnych do celowego dochodzenia praw i w razie uwzględnienia skargi mogą być zasądzone na rzecz skarżącego od organu, który wydał zaskarżony akt na podstawie art. 200 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (por. postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 25 lipca 2005 r. sygn. akt II OSK 552/05 publ. ONSAiWSA 2006, nr 1, poz. 17).

-----------------------

6