Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Ewa Kwiecińska (spr.), Sędzia WSA Joanna Kube, Sędzia WSA Iwona Maciejuk, po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 27 listopada 2020 r. sprawy ze skargi J. S. na przewlekłe prowadzenie postępowania przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przedmiocie rozpoznania skargi z dnia [...] czerwca 2018 r. na przetwarzanie danych osobowych 1. stwierdza, że Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dopuścił się przewlekłego prowadzenia postępowania; 2. stwierdza, że przewlekłe prowadzenie postępowania miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa; 3. wymierza Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych grzywnę w wysokości 500 zł (słownie: pięćset złotych); 4. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz J. S. kwotę 100 (słownie: sto) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania.

W dniu [...] czerwca 2018 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga J. S. na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej "[...]" sp. z o. o. w P. polegające na udostępnieniu danych osobowych bez podstawy prawnej.

Pismami z [...] grudnia 2018 r. oraz [...] stycznia 2019 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zwany dalej "Prezesem Urzędu" lub "PUODO", wezwał stronę do uzupełnienia braków formalnych skargi. Skarżący uzupełnił braki w dniu 16 stycznia 2019 r.

Prezes Urzędu pismem z dnia [...] marca 2019 r. wezwał NZOZ "[...]" do udzielenia pisemnych wyjaśnień, a także poinformował stronę o podjętych czynnościach.

Wyjaśnienia NZOZ "[...]" wpłynęły do organu w dniu 11 kwietnia 2019 r. W związku z koniecznością uzyskania dodatkowych informacji Prezes wezwał w dniu [...] października 2019 r. NZOZ "[...]" do ich udzielenia oraz poinformował stronę o podjętych czynnościach.

Wyjaśnienia Spółki wpłynęły do organu 25 listopada 2019 r. W dniu [...] stycznia 2020 r. wpłynął do Prezesa Urzędu wniosek o udzielenie informacji o stanie przedmiotowej sprawy zawierający w swej treści również ponaglenie.

W dniu [...] czerwca PUODO poinformował strony stosownie do treści art. 10 § 1 ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego o prawie do wypowiedzenia się co do zebranych w toku postępowania dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.

J. S. wniósł w dniu 15 maja 2020 r. do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na przewlekłe prowadzenie postępowania w przedmiocie rozpatrzenia skargi z dnia [...] czerwca 2018 r. na przetwarzanie danych osobowych.

Skarżący wniósł o stwierdzenie, że przewlekłe prowadzenie postępowania miało miejsce z rażącym naruszeniem prawa, orzeczenie o wymierzeniu organowi grzywny w wysokości 10.000 zł oraz zasądzenie kosztów postępowania.

J. S. stwierdził, iż postępowanie administracyjne w niniejszej sprawie prowadzone było przez około dwa lata bez formalnego zakończenia. Organ zignorował też wniosek o udzielenie informacji o stanie sprawy. Takie postępowanie urąga standardom określonym w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego. Niweczy też zaufanie obywatela do organów władzy publicznej. Zachowanie organu świadczy o celowym i świadomym wydłużaniu postępowania.

Skarżący zauważył również, iż przyczyny braku działania organu nie zostały wyjaśnione, co stanowi oczywistą obrazę przepisów art. 36 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Podkreślił, iż w załączeniu skargi, która wpłynęła do organu w dniu [...] czerwca 2018 r., przedłożył dokumenty jednoznacznie świadczące o nieuprawnionym przetwarzaniu jego danych osobowych.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej odrzucenie. Stwierdził, iż skarżący po złożeniu ostatniego pisma z dnia [...] stycznia 2020 r. nie wystąpił do Prezesa Urzędu z ponagleniem stosownie do art. 37 § 1 pkt 1 k.p.a. Tym samym przed wniesieniem do WSA w Warszawie skargi na przewlekłość nie wyczerpał określonego w tym przepisie trybu, co czyni przedmiotową skargę niedopuszczalną.

Z ostrożności procesowej Prezes UODO nadmienił, iż w żadnym razie nie uchylał się od wydania rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie. Przeciwnie, przedsięwziął przewidziane prawem czynności służące wnikliwemu i rzetelnemu ustaleniu okoliczności faktycznych przedmiotowej sprawy i zebraniu materiału dowodowego potrzebnego do rozstrzygnięcia jej decyzją administracyjną.

Podkreślił, że to na organie spoczywa obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego sprawy. Wydanie decyzji administracyjnej w sprawie należącej do właściwości organu musi być poprzedzone dokładnym zbadaniem jej okoliczności faktycznych i zebraniem kompletnego, wewnętrznie spójnego materiału dowodowego. Ponadto w okresie, w którym wpłynęła skarga na przewlekłe prowadzenie postępowanie, obowiązywało rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego (Dz. U. poz. 433 i 441), stanu zagrożenia epidemicznego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2, obowiązujące od dnia 14 marca 2020 r. i wprowadzające czasowe ograniczenia funkcjonowania instytucji lub zakładów pracy (§ 1 i § 8). Prezes Urzędu z uwagi na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa zarówno pracownikom, jak również interesantom w tym okresie ograniczył bezpośrednią obsługę interesantów.

Po wejściu w życie ustawy z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, na podstawie art. 46 pkt 20 w zw. z art. 68 tej ustawy terminy postępowania administracyjnego uprzednio zawieszone rozpoczęły swój bieg. Organ skierował zatem do stron postępowania pismo z [...] czerwca 2020 r. informujące o możliwości zapoznania się ze zgromadzonym w postępowaniu materiałem dowodowym przed wydaniem decyzji. Organ podkreślił, iż zapewnienie dostępu do akt sprawy nie może mieć charakteru iluzorycznego, dlatego powstrzymał się od wydania decyzji przed upływem terminu wyznaczonego do realizacji tego uprawnienia wynikającego z art. 10 § 1 k.p.a.

W dniu sporządzania odpowiedzi na skargę organ nie dysponował zwrotnymi potwierdzeniami odbioru pisma informacyjnego z dnia [...] czerwca 2020 r.

W dniu [...] sierpnia 2020 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydał decyzję nr [...], mocą której umorzył postępowanie w niniejszej sprawie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Skarga jest uzasadniona.

W myśl art. 119 pkt 4 i art. 120 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 2325 z późn. zm.), dalej "P.p.s.a.", sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania. W trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawę na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów. W związku z powyższym Sąd rozpoznał skargę w trybie uproszczonym na posiedzeniu niejawnym.

Bezczynność organu administracji publicznej, w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 8 P.p.s.a. ma miejsce wówczas, gdy organ nie załatwił sprawy ani w terminie określonym w art. 35 k.p.a. lub w przepisach szczególnych, ani w terminie wskazanym zgodnie z art. 36 § 1 k.p.a.

Wyjaśnić należy, iż od dnia 25 maja 2018 r. w polskim porządku prawnym obowiązuje ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781, zwanej dalej: "u.o.d.o."), jak również rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. Seria L. rok 2016 nr 119 str. 1 z dnia 2016.05.04 z późn. zm. – dalej "RODO", które stosuje się bezpośrednio. Zgodnie z art. 7 ust. 1 u.o.d.o., w postępowaniach prowadzonych przez Prezesa UODO, stosuje się przepisy k.p.a. w sprawach nieuregulowanych w u.o.d.o.

W myśl art. 35 § 1 k.p.a., organy administracji publicznej obowiązane są załatwić sprawy bez zbędnej zwłoki, przy czym – w myśl § 3 tego przepisu – załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Jednocześnie, zgodnie ze szczególnym przepisem art. 78 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, termin rozpatrzenia skargi dotyczącej ochrony danych osobowych bądź poinformowania osoby, której dane dotyczą o postępach lub efektach rozpatrywania skargi – wynosi trzy miesiące.

Z niespornych okoliczności faktycznych sprawy wynika, iż skarżący złożył skargę wszczynającą postępowanie przed Prezesem Urzędu w dniu [...] czerwca 2018 r., która została rozpatrzona decyzją z dnia [...] sierpnia 2020 r.

W konsekwencji, brak jest podstaw do zobowiązania Prezesa UODO do rozpatrzenia skargi J. S. z dnia [...] czerwca 2018 r.

Jak wynika z analizy akt administracyjnych sprawy, w toku postępowania wystąpiły co najmniej dwie długotrwałe i nieusprawiedliwione przerwy w działaniu organu. Pierwsza z tych przerw trwała od [...] czerwca 2018 r.(tj. od dnia następnego po dniu wpływu do organu wniosku inicjującego postępowanie) do [...] grudnia 2018 r. Pierwsze pismo organu do strony sporządzone zostało bowiem dopiero w dniu [...] grudnia 2018 r. Zwłoka trwała zatem prawie 6 miesięcy.

Druga długotrwała nieusprawiedliwiona przerwa w działaniu organu trwała od [...] kwietnia 2019 r. do [...] października 2019 r., a więc ponad 6 miesięcy. W dniu [...] kwietnia 2019 r. wpłynęło do organu pismo z dnia [...] kwietnia 2019 r. Niepublicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej "[...]" sp. z o. o. w P. zawierające wyjaśnienie w kwestii przetwarzania danych osobowych skarżącego. Organ dopiero pismem z dnia [...] października 2019 r. wezwał ww. NZOZ do udzielenia dalszych wyjaśnień w sprawie.

W świetle powyższego nie sposób przyjąć, iż organ dotrzymał trzymiesięczny termin, o którym mowa w art. 78 ust. 2 RODO.

Analiza okoliczności sprawy daje podstawę do stwierdzenia, że bezczynność organu nosi cechy rażącego, a więc oczywistego, ciężkiego naruszenia prawa. Świadczy o tym długi, ponad 2 - letni okres rozpatrywania skargi dotyczącej ochrony danych osobowych i tym samym przekroczenia wszelkich terminów do załatwienia sprawy określonych w RODO i k.p.a. Przedmiotowa sprawa została rozpatrzona dopiero w dniu [...] sierpnia 2020 r.

Takie procedowanie organu jest szczególnie niepożądane w sprawach tak istotnych jak ochrona danych osobowych i tego typu prowadzenie postępowania nie licuje z wyrażoną w art. 8 k.p.a. zasadą pogłębiania zaufania uczestników postępowania do organów władzy publicznej.

Dlatego też Sąd uznał za zasadne wymierzenie organowi grzywny w kwocie 500 zł. W ocenie Sądu grzywna w tej wysokości powinna spełnić swoją rolę prewencyjną i stanowić dla organu czytelny sygnał konieczności wywiązywania się z terminów procesowych.

Oczywistym jest podnoszona w odpowiedzi na skargę przez organ okoliczność, że to na nim spoczywa statuowany w art. 77 k.p.a. obowiązek wyczerpującego zebrania i rozpatrzenia materiału dowodowego sprawy. Jednakże należy zwrócić uwagę, że w przedmiotowej sprawie materiał dowodowy wystarczający do wydania decyzji administracyjnej zebrany został w dniu [...] listopada 2019 r.

Odnosząc się do kwestii zawieszenia biegu terminów procesowych, wyjaśnić należy, iż zgodnie z powołanym w odpowiedzi na skargę przepisem art. 15zzs ust. 1 pkt 1 i 6 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 374, z późn. zm.), zwanej "specustawą koronawirusową", w brzmieniu obowiązującym od 31 marca 2020 r. do 16 maja 2020 r., w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID, bieg terminów procesowych i sądowych w postępowaniach administracyjnych, sądowych, w tym sądowoadministracyjnych – nie rozpoczął się, a rozpoczęty uległ zawieszeniu na ten okres.

Należy jednak zwrócić uwagę, że powołany przepis z dniem 16 maja 2020 r. został uchylony na podstawie art. 46 pkt 20 ustawy z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. z 2020 r., poz. 875).

Ustawodawca w art. 68 ust. 1, 2, 6 i 7 ustawy zmieniającej wprowadził siedmiodniowy termin, po którym terminy wstrzymane rozpoczynają swój bieg, zaś zawieszone biegną dalej. W konsekwencji rozpoczęcie biegu terminów, które zostały wstrzymane i kontynuowanie biegu terminów, które zostały zawieszone na podstawie art. 15 zzs ustawy zmienianej, nastąpiło od dnia 24 maja 2020 r. Dlatego też nie jest możliwe stwierdzenie przewlekłości w działaniach organu w dniach od 31 marca 2020 r. do 24 maja 2020 r.

Sąd wyjaśnia ponadto, iż nie znalazł podstaw do uwzględnienia wniosku organu o odrzucenie skargi, gdyż – jak trafnie wskazuje skarżący – jego pismo z dnia [...] stycznia 2020 r. należy uznać za ponaglenie organu.

Mając na względzie wszystko powyższe, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, na podstawie art. 149 § 1 pkt 3 i § 1a P.p.s.a., orzekł jak w punktach 1 i 2 sentencji wyroku. Orzeczenie zawarte w punkcie 3 sentencji znajduje oparcie w art. 149 § 2 P.p.s.a. O kosztach postępowania w wysokości 100 zł, Sąd orzekł na podstawie art. 200 i 205 § 1 P.p.s.a., jak w punkcie 4 sentencji wyroku.