II SA/Wa 358/25 - Wyrok

Data orzeczenia	2025-07-02	
Data wpływu	2025-03-05	
Sąd	Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie	
Sędziowie	Anna Pośpiech-Kłak
Danuta Kania /przewodniczący/
Joanna Kruszewska-Grońska /sprawozdawca/	
Symbol z opisem	6480	
Hasła tematyczne	Dostęp do informacji publicznej
Administracyjne postępowanie	
Skarżony organ	Rektor Uniwersytetu/Politechniki/Akademii	
Treść wyniku	Uchylono zaskarżone postanowienie	
Powołane przepisy	Dz.U. 2024 nr 0 poz 572; art, 134 w zw. z art. 127 par. 3 in fine i art. 129 par. 2 in principio; Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.)	
Sentencja
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Danuta Kania, Sędzia WSA Joanna Kruszewska-Grońska (spr.), Asesor WSA Anna Pośpiech-Kłak, , po rozpoznaniu w trybie uproszczonym w dniu 2 lipca 2025 r. sprawy ze skargi M. M. na postanowienie Rektora Uniwersytetu [...] z dnia [...] stycznia 2025 r. (bez numeru) w przedmiocie stwierdzenia uchybienia terminu do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy 1. uchyla zaskarżone postanowienie; 2. zasądza od Rektora Uniwersytetu [...] na rzecz M. M. kwotę 100 (słownie: sto) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania.	
Uzasadnienie
W wiadomości elektronicznej z [...] października 2024 r., skierowanej do dziekana Uniwersytetu [...] (dalej: "[...]"), M. M. (dalej: "skarżący") - powołując się na ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r., poz. 902; dalej: "u.d.i.p.") - zawarł wniosek o udostępnienie informacji publicznej w postaci: 1) pełnej treści wszystkich umów zawartych przez [...] z [...]; 2) zapisów wszystkich obrad dotyczących współpracy [...] z [...] lub innymi uczelniami; 3) całej oficjalnej korespondencji prowadzonej przez [...] z [...]; 4) treści wszystkich decyzji, opinii i ekspertyz wytworzonych przez lub na wniosek [...], a dotyczących [...]; 5) miesięcznego zestawienia przychodów, wpływów, kosztów i zysków zarówno [...], jak i [...] przez cały okres współpracy tych podmiotów.

W dniu [...] listopada 2024 r., w wykonaniu wezwania specjalisty Działu Organizacji i Zasobów Informacyjnych [...], skarżący nadesłał podpisany (podpisem zaufanym) ww. wniosek o udostępnienie informacji publicznej.

Decyzją z [...] grudnia 2024 r. nr [...] Rektor Uniwersytetu [...] (dalej: "organ", "Rektor [...]"), na podstawie art. 5 ust. 2 oraz art. 16 ust. 1 i ust. 2 u.d.i.p. w związku z art. 104 i art.107 § 1-3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r., poz. 572; dalej: "k.p.a."), odmówił skarżącemu udostępnienia informacji publicznej w zakresie umowy zawartej przez [...] z firmą [...], z uwagi na tajemnicę przedsiębiorstwa.

W decyzji tej organ zawarł pouczenie, zgodnie z którym strona niezadowolona z decyzji może (m.in.) złożyć do Rektora [...] - w terminie 14 dni od doręczenia niniejszej decyzji - wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy.

Przedmiotowe rozstrzygnięcie organ nadał do skarżącego przesyłką poleconą o nr [...], której odbiór skarżący pokwitował osobiście. Jego podpis został opatrzony datą "[...]-12-2024", sporządzoną datownikiem (vide potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia zwrotnego potwierdzenia odbioru - karty nr 16-17 akt administracyjnych sprawy).

W dniu [...] stycznia 2025 r. skarżący przesłał do organu, za pośrednictwem platformy e-Doręczenia, podpisany elektronicznie (podpisem zaufanym) wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy zakończonej ww. decyzją z [...] grudnia 2024 r.

Postanowieniem z [...] stycznia 2025 r. (data widniejąca przy podpisie elektronicznym piastuna organu) Rektor [...], w oparciu o art. 134 k.p.a. w związku z art. 23 ust. 4 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r., poz. 1571 ze zm.), stwierdził uchybienie terminu do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.

W uzasadnieniu postanowienia Rektor [...] podał, że decyzja z [...] grudnia 2024 r. wraz z prawidłowym pouczeniem o środkach zaskarżenia została odebrana przez skarżącego [...] grudnia 2024 r., co wynika ze zwrotnego potwierdzenia odbioru. Zatem wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy powinien zostać złożony do [...] stycznia 2025 r. Tymczasem skarżący złożył ten wniosek w formie elektronicznej (za pośrednictwem platformy e-Doręczenia oraz poczty e-mail) [...] stycznia 2025 r., nie wnosząc o przywrócenie terminu do złożenia wniosku. W konsekwencji wniosek skarżącego o ponowne rozpatrzenie sprawy został złożony po upływie 14-dniowego terminu wskazanego w pouczeniu decyzji.

Powyższe postanowienie stało się przedmiotem skargi skarżącego do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w której zarzucił naruszenie:

1) art. 134 k.p.a. poprzez jego błędne zastosowanie i wydanie postanowienia o stwierdzeniu uchybienia terminu do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, podczas gdy w rzeczywistości wniosek ten został złożony w terminie;

2) art. 124 § 1 k.p.a. poprzez jego błędne zastosowanie i doręczenie postanowienia niezawierającego daty jego wydania, podczas gdy data stanowi obligatoryjny, istotny element postanowienia;

3) art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a. poprzez ich niezastosowanie i niedokonanie prawidłowej oceny zgromadzonego materiału dowodowego, co skutkowało błędnym przyjęciem, że wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy został wniesiony z uchybieniem terminu, podczas gdy w rzeczywistości wniosek ten został złożony w terminie.

W świetle tak sformułowanych zarzutów skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonego postanowienia, rozpoznanie sprawy na posiedzeniu niejawnym w trybie uproszczonym, zasądzenie od organu na jego rzecz kosztów postępowania, a także dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu uzupełniającego z dokumentów w postaci: 1) koperty, w której doręczono mu decyzję zaskarżoną wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy - na okoliczność ustalenia nr przesyłki; 2) wydruku z systemu monitoringu przesyłek Poczty Polskiej - na okoliczność ustalenia daty faktycznego doręczenia mu ww. decyzji, celem obliczenia ostatniego dnia terminu na złożenie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.

Skarżący wskazał również, iż w jego ocenie zachodzą okoliczności uzasadniające zastosowanie uprawnień autokontrolnych przez organ, ponieważ zaskarżone postanowienie, jako oczywiście nieprawidłowe, nie może się ostać w obiegu prawnym, a fakt złożenia w terminie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy nie budzi wątpliwości w świetle przywołanych w skardze dowodów uzupełniających z dokumentów.

W uzasadnieniu skargi skarżący zaakcentował, że wbrew ustaleniom Rektora [...], decyzja z [...] grudnia 2024 r. została mu doręczona za pośrednictwem Poczty Polskiej przesyłką poleconą w dniu [...] grudnia 2024 r. Tym samym ostatni dzień 14-dniowego terminu na złożenie wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy przypadał na dzień [...] stycznia 2025 r. i w tym dniu ww. wniosek został złożony.

W odpowiedzi na skargę Rektor [...] wniósł o oddalenie tak skargi, jak i zawartego w niej wniosku o przeprowadzenie dowodu uzupełniającego. Organ podkreślił, iż datę odebrania przez skarżącego przesyłki poleconej zawierającej decyzję z [...] grudnia 2024 r. ustalił na podstawie zwrotnego potwierdzenia odbioru, gdzie przy podpisie skarżącego widnieje data [...] grudnia 2024 r. jako data odbioru tej przesyłki. Powołując się na stanowisko doktryny, Rektor [...] podniósł, że wskazanie daty doręczenia na zwrotnym potwierdzeniu odbioru wywołuje skutki prawne wówczas, gdy odbierający pismo potwierdził równocześnie doręczenie pisma swym podpisem lub gdy doręczający wskazał osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku podpisu. Data doręczenia pisma jest wskazywana w pierwszym wypadku przez odbierającego pismo, w drugim przypadku – przez doręczającego. Przy wydawaniu zaskarżonego postanowienia organ uwzględnił datę widniejącą (wskazaną) obok podpisu skarżącego, bowiem podpis skarżącego potwierdził dwa wzajemnie powiązane ze sobą fakty: odbiór pisma i datę jego doręczenia.

Pismem z 5 czerwca 2025 r. skarżący wniósł o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z odpowiedzi Poczty Polskiej z [...] maja 2025 r. na reklamację przesyłki poleconej o nr [...].

W piśmie z 12 czerwca 2025 r. pełnomocnik organu domagał się oddalenia powyższego wniosku, podtrzymując dotychczasowe twierdzenia odnośnie prawidłowości ustalenia daty odbioru na podstawie zwrotnego potwierdzenia odbioru. Dodał też, iż nie zostały spełnione przesłanki określone w art. 106 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r., poz. 935 ze zm.; dalej: "p.p.s.a."), gdyż sąd nie może uwzględniać, w oparciu o ww. przepis, dokumentów powstałych po wydaniu zaskarżonego rozstrzygnięcia.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Niniejsza sprawa została rozpoznana w trybie uproszczonym w oparciu o art. 119 pkt 3 i art. 120 p.p.s.a. Pierwszy z ww. przepisów stanowi, że sprawa może być rozpoznana w trybie uproszczonym, jeżeli przedmiotem skargi jest postanowienie wydane w postępowaniu administracyjnym, na które służy zażalenie albo kończące postępowanie, a także postanowienie rozstrzygające sprawę co do istoty oraz postanowienia wydane w postępowaniu egzekucyjnym i zabezpieczającym, na które służy zażalenie. Natomiast art. 120 p.p.s.a. wskazuje, iż w trybie uproszczonym sąd rozpoznaje sprawy na posiedzeniu niejawnym w składzie trzech sędziów.

Skarga zasługuje na uwzględnienie.

W myśl art. 127 § 3 in fine k.p.a. do wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące odwołań od decyzji. Według art. 129 § 2 in principio k.p.a., odwołanie wnosi się w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Z kolei stosownie do treści art. 134 k.p.a., organ odwoławczy stwierdza w drodze postanowienia niedopuszczalność odwołania oraz uchybienie terminu do wniesienia odwołania. Postanowienie w tej sprawie jest ostateczne.

Istota sporu w przedmiotowej sprawie sprowadza się do daty doręczenia skarżącemu decyzji Rektora [...] z [...] grudnia 2024 r.

Reguły doręczania pism przez organy administracji publicznej zawarte są w rozdziale 8 k.p.a. Zgodnie z art. 39 § 3 pkt 1 k.p.a., w przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa w § 1 i § 2 pkt 1, organ administracji publicznej doręcza pisma przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (obecnie tekst jednolity: Dz. U. z 2025 r., poz. 366). Przepis art. 40 § 1 k.p.a. przewiduje, że pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi. Szczegółowe warunki wykonywania usług powszechnych określa rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r., poz. 1026 ze zm.; dalej: "rozp."). Przepis § 21 ust. 3 rozp. stanowi, iż pokwitowanie odbioru przesyłki rejestrowanej powinno zawierać czytelny podpis odbiorcy i datę odbioru.

Wypełniony prawidłowo pocztowy dowód doręczenia pisma jest dokumentem urzędowym w rozumieniu art. 76 § 1 i 2 k.p.a., a więc jest dowodem tego, co zostało w nim urzędowo stwierdzone. Jednakże dowód ten może zostać obalony.

Ani k.p.a. ani rozp. nie normuje kwestii, kto - czy odbierający pismo czy też pracownik operatora pocztowego - powinien nanieść datę odbioru przesyłki na zwrotne poświadczenie odbioru. Na adresacie nie ciąży obowiązek samodzielnego, własnoręcznego oznaczenia daty, w której następuje doręczenie przesyłki. Datę doręczenia przesyłki można oznaczyć także w inny sposób, np. odciskiem datownika (jak to miało miejsce w rozpoznawanej sprawie) lub wpisaniem tej daty przez inną osobę.

Na znajdującym się w aktach administracyjnych sprawy zwrotnym potwierdzeniu odbioru decyzji, przy własnoręcznym podpisie skarżącego została przybita datownikiem data "[...]-12-2024", zaś stempel urzędu pocztowego jest niewyraźny i nie można stwierdzić, czy data stempla jest taka sama jak data widniejąca przy podpisie skarżącego czy też odmienna.

W przypadku wniesienia środka zaskarżenia, organ jest zobligowany ustalić, czy środek ten został wniesiony z zachowaniem ustawowego terminu. To zaś wymaga uprzedniego ustalenia daty doręczenia zaskarżonego aktu, od której należy liczyć bieg ustawowego terminu do wniesienia środka zaskarżenia (vide wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego; dalej: "NSA" z 8 czerwca 2011 r., sygn. akt II GSK 600/10 - orzeczenia sądów administracyjnych są dostępne w internetowej bazie orzeczeń na stronie NSA: orzeczenia.nsa.gov.pl). Dopiero prawidłowe, oparte na dokładnym wyjaśnieniu stanu faktycznego, mając na względzie słuszny interes strony, ustalenie terminu doręczenia zaskarżonego rozstrzygnięcia, umożliwia ocenę tego, czy środek zaskarżenia został złożony w ustawowym terminie, czy uchybiono temu terminowi.

Sąd uwzględnił dokumenty zgłoszone przez skarżącego w trybie art. 106 § 3 p.p.s.a. Wedle tego przepisu, sąd może z urzędu lub na wniosek stron przeprowadzić dowody uzupełniające z dokumentów, jeżeli jest to niezbędne do wyjaśnienia istotnych wątpliwości i nie spowoduje nadmiernego przedłużenia postępowania w sprawie. Jak wskazał NSA w wyroku z 14 maja 2025 r., sygn. akt II GSK 2313/21, sąd administracyjny nie dokonuje ustaleń faktycznych w sprawie, lecz kontroluje prawidłowość ich przeprowadzenia przez organ administracji, zaś celem uzupełniającego postępowania dowodowego, o którym mowa w art. 106 § 3 p.p.s.a., nie jest ponowne ustalenie stanu faktycznego sprawy administracyjnej, lecz ocena, czy właściwe w sprawie organy ustaliły ten stan zgodnie z regułami obowiązującymi w procedurze administracyjnej, a następnie, czy prawidłowo zastosowały przepisy prawa materialnego do poczynionych ustaleń.

Właśnie na gruncie kontrolowanej przez tutejszy Sąd sprawy objęte wnioskami dowodowymi dokumenty okazały się niezbędne do wyjaśnienia istotnych wątpliwości. Jednym z tych dokumentów jest pismo Poczty Polskiej z [...] maja 2025 r. (vide karta nr 193 akt sądowych sprawy), stanowiące odpowiedź na wystąpienie reklamacyjne skarżącego dotyczące prawidłowości doręczenia przesyłki poleconej nr [...] zawierającej decyzję z [...] grudnia 2024 r. Z treści ww. pisma jasno wynika, iż przedmiotowa przesyłka została doręczona skarżącemu [...] grudnia 2024 r. Okoliczność tę potwierdza dodatkowo wydruk ze śledzenia przesyłek rejestrowanych dostępny na stronie internetowej Poczty Polskiej (vide karta nr 102-102verte akt sądowych sprawy). Moc dowodowa zwrotnego poświadczenia odbioru jako dokumentu urzędowego nie oznacza, że jest to jedyny dowód umożliwiający ustalenie daty doręczenia przesyłki adresatowi. W niniejszej sprawie dowód ten został obalony.

Tutejszy Sąd skorzystał z art. 106 § 3 p.p.s.a., ponieważ powziął wątpliwości co do prawidłowości ustaleń faktycznych poczynionych przez Rektora [...], a przeprowadzone przez Sąd dowody z dokumentów dotyczą faktycznej (rzeczywistej) daty doręczenia skarżącemu decyzji z [...] grudnia 2024 r.

W okolicznościach niniejszej sprawy zasadne jest przyjęcie, iż pokwitowanie przez skarżącego odbioru decyzji organu nastąpiło [...] grudnia 2024 r., a tym samym skarżący, nadając [...] stycznia 2025 r. wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, zachował 14-dniowy termin do złożenia tego środka zaskarżenia.

Konkludując, tutejszy Sąd stwierdza, że zaskarżone postanowienie narusza przepisy postępowania administracyjnego, a mianowicie art. 134 w związku z art. 127 § 3 in fine i art. 129 § 2 in principio k.p.a. w stopniu mającym istotny wpływ na wynik sprawy.

Mając na uwadze powyższe, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. orzekł jak w punkcie pierwszym sentencji wyroku.

O zwrocie kosztów postępowania, obejmujących wpis sądowy od skargi w wysokości 100 zł, Sąd rozstrzygnął w punkcie drugim sentencji wyroku na mocy art. 200 w związku z art. 205 § 1 p.p.s.a.