II SA/Łd 816/25 - Wyrok

Data orzeczenia	2026-02-05	
Data wpływu	2025-11-04	
Sąd	Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi	
Sędziowie	Agata Sobieszek-Krzywicka /sprawozdawca/
Jarosław Czerw
Marcin Olejniczak /przewodniczący/	
Symbol z opisem	6480	
Hasła tematyczne	Dostęp do informacji publicznej	
Skarżony organ	Prezes Sądu	
Treść wyniku	Oddalono skargę	
Powołane przepisy	Dz.U. 2022 nr 0 poz 902; Art. 1 ust. 1, art. 2 ust. 1, art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 4 ust. 1 pkt 1, art. 5 ust. 2, art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a, art. 14 ust. 2, art. 16 ust. 1, art. 17; Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej - t.j.
Dz.U. 2024 nr 0 poz 935; Art. 151; Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)	
Sentencja
Dnia 5 lutego 2026 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi – Wydział II w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Marcin Olejniczak, Sędziowie Sędzia WSA Jarosław Czerw, Sędzia WSA Agata Sobieszek-Krzywicka (spr.), , Protokolant Starszy asystent sędziego Marcelina Niewiadomska, po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 5 lutego 2026 roku sprawy ze skargi K. K. na decyzję Prezesa Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 8 września 2025 roku nr 3/2025 znak: AV.0123.1.156.2025 P.S. w przedmiocie odmowy udzielenia informacji publicznej oddala skargę. MR	
Uzasadnienie
Decyzją z dnia 8 września 2025 r. Nr 3/2025, znak: AV.0123.1.156.2025 P.S. Prezes Sądu Apelacyjnego w Łodzi na mocy art. 138 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (wówczas t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 572 ze zm., dalej również jako: "k.p.a.") oraz art. 16 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 902, dalej również jako: "u.d.i.p.") utrzymał w mocy decyzję Prezesa Sądu Okręgowego w Płocku z dnia 29 lipca 2025 r., znak: OA.0123.1.85.2025 o odmowie udostępnienia K. K. informacji publicznej.

Powyższe rozstrzygnięcia zapadły w oparciu o następujące ustalenia faktyczne i ocenę prawną:

Wnioskiem z dnia 30 maja 2025 r. K. K. zwrócił się do organu I instancji o udostępnienie informacji publicznej poprzez przesłanie na wskazany adres kserokopii wszystkich postanowień Sądu Okręgowego w Płocku VI Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w przedmiocie przyznania wynagrodzenia za dostarczenie dokumentów archiwalnych przez podmioty wpisane do rejestrów przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonych przez poszczególnych Marszałków Województw na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. - z okresu od 1 stycznia 2024 r. do dnia 30 maja 2025 r.

W piśmie z dnia 16 czerwca 2025 r. Prezes Sądu Okręgowego w Płocku wskazał, iż we wnioskowanym okresie Sąd Okręgowy w Płocku VI Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych wydał 863 postanowienia, których jedynie część dotyczy przyznania wynagrodzenia za dostarczenie dokumentów archiwalnych przez podmioty wpisane do rejestrów przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonych przez poszczególnych Marszałków Województw na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. Organ nie posiada zaś gotowych danych statystycznych o tak daleko idącej szczegółowości w zakresie treści postanowień innych niż merytoryczne. Systemy teleinformatyczne również nie pozwalają na przeprowadzenie kwerendy pod tym kątem (brak takich kryteriów). Jednakże na potrzeby przedmiotowego wniosku pracownicy sekretariatu VI Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych zdołali wygenerować 15 takich postanowień, których przedmiotem była kwestia przyznania wynagrodzenia za dostarczenie dokumentów. W załączeniu przekazano wnioskodawcy kopie tych orzeczeń po dokonaniu anonimizacji ich treści.

W piśmie z dnia 20 czerwca 2025 r. wnioskodawca wskazał, iż wnosi o udostępnienie informacji publicznej poprzez nadesłanie wszystkich kserokopii lub plików tekstowych zawierających wszystkie postanowienia we wnioskowanym przedmiocie i we wnioskowanym okresie lub ewentualnie wnosi o sporządzenie zbiorczej informacji przetworzonej w postaci zestawienia informacji: sygnatura akt sprawy, data rozstrzygnięcia, rozstrzygnięcie wraz z przyznaną kwotą oraz szczegółowym tytułem jej przyznania, obejmującej wszystkie postanowienia we wnioskowanym przedmiocie i we wnioskowanym okresie. W uzasadnieniu wnioskodawca podkreślił, iż złożony przez niego wniosek dotyczył informacji prostej, której przedstawienie nie wymaga przetworzenia danych. Dopiero wniosek ewentualny, zawarty w piśmie z dnia 20 czerwca 2025 r., może zostać uznany za wniosek w przedmiocie pozyskania informacji przetworzonej. Jednakże uzyskanie informacji objętej wnioskiem jest szczególnie istotne dla interesu publicznego. Już bowiem przedstawione do tej pory postanowienia SO w Płocku VI Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych wskazują na możliwą rozbieżność w przyznawaniu zwrotu kosztów przygotowania akt osobowych ubezpieczonych dla podmiotów wpisanych do rejestrów przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonych przez poszczególnych Marszałków Województw na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. Pozyskanie takiej informacji jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, gdyż świadczyć może o różnicowaniu praw podmiotów tego samego rodzaju przy wykonywaniu zobowiązań Sądu w tym samym przedmiocie.

Organ udzielił wnioskodawcy odpowiedzi pismem z dnia 10 lipca 2025 r. i podtrzymał swoje stanowisko, jakoby żądania skarżącego dotyczyły informacji publicznej przetworzonej. Organ nie ma bowiem narzędzi i możliwości technicznych do dokonania rzetelnej kwerendy wszystkich 863 postanowień i przygotowania kopii orzeczeń dotyczących żądanego zagadnienia. Są to postanowienia niemerytoryczne i nie prowadzi się ich ewidencji. W odpowiedzi z dnia 16 czerwca 2025 r. przesłano 13 takich postanowień, ponieważ tylko tyle zdołano wyszukać. Ustalenie pozostałych orzeczeń łączy się z koniecznością szczegółowej analizy treści 863 takich orzeczeń. Odnosząc się zaś do alternatywnego rozwiązania, w ocenie organu nie zmienia ono istoty sprawy, gdyż przygotowanie zestawienia danych może się odbyć tylko na podstawie treści tych orzeczeń. Z uwagi na powyższe, organ na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. zobowiązał K. K. do wykazania – w terminie 7 dni – że uzyskanie informacji przetworzonej jest szczególnie istotne dla interesu publicznego pod rygorem odmowy udzielenia informacji publicznej w tym zakresie.

W piśmie z dnia 16 lipca 2025 r. wnioskodawca podtrzymał swoje stanowisko, zgodnie z którym uzyskanie informacji objętej wnioskiem jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, gdyż już z dotychczas zanonimizowanych orzeczeń wynika, że w ramach jednego wydziału sądu występuje rozbieżność w orzekaniu w przedmiocie przyznawania wynagrodzeń za dostarczenie dokumentów archiwalnych przez podmioty wpisane do rejestrów przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonych przez poszczególnych Marszałków Województw na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. W dwóch orzeczeniach Sąd przyznał podmiotowi ww. rodzaju zwrot kosztów przygotowania akt osobowych strony postępowania, a w pozostałych oddalił wnioski tego typu. Zweryfikowanie skali rozbieżności w orzekaniu w ujęciu wszystkich orzeczeń wydanych w tym przedmiocie w danym okresie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, ponieważ pozwoli na uwidocznienie skali odmienności orzekania, co wiąże się z poszkodowaniem części podmiotów wpisanych do rejestrów przechowawców akt osobowych i płacowych. Sytuacja, w której tożsame podmioty w tożsamej sytuacji są traktowane odmiennie, wpływa negatywnie na postrzeganie wymiaru sprawiedliwości. Wobec tego, zdaniem skarżącego, zasadne jest przeanalizowanie wszystkich postanowień zgodnie ze złożonym wnioskiem.

Wskazaną na wstępie decyzją z dnia 29 lipca 2025 r., znak: OA.0123.1.85.2025 Prezes Sądu Okręgowego w Płocku odmówił udostępnienia wnioskowanej informacji publicznej.

W ocenie organu I instancji niespornym jest, że wniosek dotyczy informacji publicznej. Istota przedmiotowej sprawy sprowadza się do oceny, czy żądana informacja publiczna jest informacją publiczną przetworzoną w rozumieniu przepisów u.d.i.p., czy też informacją prostą.

Organ podkreślił, że informacja przetworzona to informacja publiczna opracowana przez podmiot zobowiązany, przy użyciu dodatkowych sił i środków, w oparciu o posiadane dane, w związku z żądaniem wnioskodawcy, na podstawie kryteriów przez niego wskazanych. To oznacza, że jest to informacja publiczna, która zostanie przygotowana "specjalnie" (indywidualnie) dla tego wnioskodawcy, według wskazanych przez niego kryteriów. Innymi słowy, będzie to informacja, którą podmiot zobowiązany do jej udostępnienia nie dysponuje jako "gotową" w dniu złożenia wniosku, ale jej udostępnienie wymaga podjęcia dodatkowych czynności. Informacją przetworzoną jest bowiem taka informacja, do której wytworzenia potrzeba zaangażowania intelektualnego i analitycznego, fizycznego oraz organizacyjnego podmiotu zobowiązanego w oparciu o pierwotny zasób danych. Zatem informacja przetworzona jest jakościowo nową informacją, nieistniejącą jak dotąd w przyjętej ostatecznie treści i postaci, a materiały, znajdujące się w posiadaniu organu zobowiązanego stanowią jedynie jej źródło.

W ocenie Prezesa Sądu Okręgowego w Płocku realizacja przedmiotowego wniosku rodzi konieczność przeprowadzenia licznych czynności analitycznych, intelektualnych i organizacyjnych w oparciu o posiadane informacje proste. Przygotowanie precyzyjnej odpowiedzi na wniosek o udostępnienie informacji publicznej wymusza przeprowadzenie procesu szeregu działań. Jednocześnie organ podkreślił, że systemy teleinformatyczne wykorzystywane do pracy w sądzie w zakresie realizacji tego wniosku nie mają zastosowania. W okresie wskazanym we wniosku tj. od 1 stycznia 2024 r. do 30 maja 2025 r. w sprawach zarejestrowanych w repertorium "U" zostały wydane 863 postanowienia, dotyczące różnych zagadnień, które nie są opisane oraz nie są oznaczone żadnym symbolem. W związku z powyższym nie ma technicznej możliwości wyfiltrowania w systemie "Sędzia 2" postanowień dotyczących tego konkretnego zagadnienia. Do przygotowania informacji publicznej w zakresie przedstawionym w pismach wnioskodawcy wymagane jest zaangażowanie intelektualne - analityczne oraz czas, jaki trzeba poświęcić na kwerendę akt sądowych poprzez lekturę wszystkich 863 postanowień wydanych przez VI Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w zawnioskowanym okresie. Bez wglądu do akt spraw sądowych nie ma rzetelnej odpowiedzi na pytania zawarte w przedmiotowym wniosku. W wyniku tych czynności można dopiero ustalić, które z orzeczeń faktycznie dotyczyły zakresu przedmiotowego wniosku. Następnie należałoby dokonać zanonimizowania, sporządzenia kserokopii i skanów określonych zbiorów dokumentów. Również przygotowanie informacji według alternatywnego rozwiązania, które wnioskodawca zaproponował w piśmie z 20 czerwca 2025 r., nie zmienia istoty sprawy, gdyż przygotowanie zestawienia danych może odbyć się tylko na podstawie treści tych postanowień.

Zdaniem organu prezentowany wyżej proces przygotowania informacji publicznej bez wątpienia jest wynikiem ponadstandardowego nakładu pracy podmiotu zobowiązanego, wymagającej użycia dodatkowych sił i środków oraz zaangażowania intelektualnego w stosunku do posiadanych przez niego danych i wyodrębniana w związku z żądaniem wnioskodawcy oraz na podstawie kryteriów przez niego wskazanych. Jest to zatem informacja przygotowana "specjalnie" dla wnioskodawcy wedle wskazanych kryteriów na podstawie pierwotnego zasobu danych. Zrealizowanie przedmiotowego wniosku wymaga nie tylko fizycznego i czasowego wysiłku, ale przede wszystkim wymusza przeprowadzenie dość wymagającego procesu analitycznego dużego zbioru dokumentów (pozwów, wyroków i uzasadnień tych wyroków) celem wyszukania tych spełniających kryteria wniosku. Dodatkową trudnością, jak wskazał organ, mającą istotne znaczenie dla realizacji wniosku, jest kwestia zlecenia kadrze urzędniczej przeprowadzenia tego typu procesu analityczno - interpretacyjnego. Pracownicy sekretariatów nie są przygotowani, w ramach powierzonych im obowiązków, do badania, czy analizy dokumentów, interpretacji przepisów w przedstawionym zakresie. Ten proces znacząco wykracza poza zakres działań z obszaru podstawowych kompetencji organu i zdezorganizuje bieżącą pracę właściwego wydziału sądu. Trudno jest oszacować czas i nakład pracy w tym zakresie, ale nie podlega żadnej wątpliwości, że jest to poważny wysiłek, pracochłonny i czasochłonny.

Ponadto, w ocenie Prezesa Sądu Okręgowego w Płocku, przedstawiona w pismach z 27 czerwca 2025 r. i 16 lipca 2025 r. argumentacja, że przesłane do tej pory postanowienia Sądu Okręgowego w Płocku VI Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych wskazują na możliwą rozbieżność w przyznawaniu zwrotu kosztów przygotowania akt osobowych ubezpieczonych dla podmiotów wpisanych do rejestrów przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonych przez poszczególnych Marszałków Województw na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. oraz że pozyskanie informacji o takiej rozbieżności jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, gdyż świadczyć może o różnicowaniu praw podmiotów tego samego rodzaju przy wykonywaniu zobowiązań Sądu w tym samym przedmiocie - nie spełnia przesłanki wykazania szczególnego interesu publicznego. Zgodnie bowiem z art. 178 ust. 1 Konstytucji RP sędziowie w sprawowaniu swojego urzędu (w tym przypadku orzekaniu) są niezawiśli i podlegają tylko Konstytucji oraz ustawom. W związku z powyższym nie można narzucić postępowania w określonych rodzajach spraw. Wnioskodawca nie wykazał, że żądana informacja dotyczy innego celu niż interes indywidualny, a jej wykorzystanie będzie miało charakter szczególnie istotny dla interesu publicznego. Stąd domniemywać można, że dążenie do uzyskania tej informacji pozostaje w sferze interesu prywatnego, a co najwyżej wyniki prac zostaną rozpowszechnione za pomocą ogólnie dostępnych narzędzi, z których może korzystać każdy potencjalny wnioskujący o udzielenie informacji publicznej.

Odwołanie od tej decyzji wniósł K. K., lecz Prezes Sądu Apelacyjnego w Łodzi nie znalazł podstaw do zakwestionowania rozstrzygnięcia organu I instancji i zaskarżoną decyzją utrzymał je w mocy.

W uzasadnieniu organ odwoławczy wskazał, iż z uwagi na fakt, że Sąd Okręgowy w Płocku, ani żaden inny Sąd, nie prowadzi rejestru zanonimizowanych orzeczeń obejmujących żądanie wniosku, udostępnienie żądanych przez wnioskodawcę informacji niewątpliwie wiązałoby się z koniecznością podjęcia przez podmiot zobowiązany do ich udostępnienia ogromu pracy i wielu czynności, których przedsięwzięcie byłoby konieczne dla udostępnienia żądanych informacji. Do czynności tych należałoby zaliczyć w szczególności zaangażowanie pracownika, przejrzenie bardzo dużej ilości dokumentów, aby wyłowić żądane informacje, analizę 863 postępowań objętych żądaniem, wreszcie anonimizację danych. Szczegółowa analiza przygotowania żądanej informacji wyglądałaby w następujący sposób:

– średnio jedno postanowienie liczy około 2 stron,

– akta dotyczące spraw z żądanego okresu mogą znajdować się albo w archiwum podręcznym, albo w systemie Sędzia 2. Najpierw jednak musiałoby nastąpić wyszukanie sygnatur wszystkich postanowień w systemie Sędzia 2, żeby wiedzieć gdzie dane akta się znajdują. Trwałoby to około 30 minut. Dalej należałoby wpisać każdą sygnaturę do systemu Sędzia 2 i przekazać postanowienia do Portalu Orzeczeń w celu ich anonimizacji. Na każde postanowienie trzeba przeznaczyć około 10 minut, czyli jeżeli wszystkie postanowienia byłyby w systemie Sędzia 2, to 863 postanowień x 10 minut daje 8 630 minut, czyli 143 godziny, czyli prawie 18 dni pracy ciągłej po 8 godzin na jednego pracownika.

Mogłoby też być tak, że części postanowień nie ma w systemie Sędzia 2 i wtedy należałoby szukać ich w aktach spraw w archiwum podręcznym, co oczywiście znacznie wydłużyłoby czas przygotowania żądanej informacji. W przypadku wyszukania postanowień z akt sprawy w archiwum podręcznym, na każde postanowienie należałoby przeznaczyć czas około 10 minut, plus wypięcie z akt, kopiowanie, odłożenie akt i anonimizacja, to kolejne 20 minut, co daje nam 30 minut na postanowienie. I jeżeli dotyczyłoby to np. 400 postanowień, to mamy 400 x 30 minut co nam daje 12 000 minut, czyli 200 godzin, czyli 25 dni pracy ciągłej po 8 godzin na jednego pracownika. Zatem wydelegowany pracownik Sądu musiałby poświęcić 18 bądź 25 dni roboczych, bez żadnych przerw i nie zajmując się niczym innym, na zadośćuczynienie żądaniu wnioskodawcy

Dlatego też, zdaniem organu II instancji, nie powinno budzić wątpliwości, że żądane przez wnioskodawcę informacje mają charakter "informacji przetworzonych". W świetle powyższego zasadne jest zatem uzależnienie udostępnienia żądanych informacji od wykazania przez wnioskodawcę, iż ich uzyskanie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego. Prezes Sądu Apelacyjnego w Łodzi uznał, że skarżący nie wywiązał się z tego obowiązku. Wnioskodawca nie wykazał, jak pozyskane przez niego informacje, objęte żądaniem wniosku, miałyby się przekładać na realne i konkretne możliwości wykorzystania uzyskanych informacji w interesie społecznym, czy prowadzić do poprawy funkcjonowania organów administracji publicznej.

Reasumując, organ stwierdził, że skarżący nie wykazał w żadnym stopniu, by stanowisko Prezesa Sądu Okręgowego w Płocku było błędne.

Skargę na powyższą decyzję wniósł K. K., zaskarżając ją w całości i zarzucając jej naruszenie:

1) norm postępowania tj. przepisu art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 7, art. 77 § 1 k.p.a. w sposób mający istotny wpływ na wynik sprawy - poprzez utrzymanie decyzji Prezesa Sądu Okręgowego w Płocku w mocy, a tym samym błędne uznanie, że wnioskowana informacja objęta wnioskiem jest informacją przetworzoną, co do której wnioskodawca powinien wykazać, że jej uzyskanie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego - a to w sytuacji, gdy żądana informacji nie stanowi informacji nowej, która musi zostać wytworzona specjalnie dla wnioskodawcy, a znajduje się w zasobach Sądu Okręgowego i wymaga jedynie odszukania postanowień wchodzących w zakres żądanej informacji i anonimizacji jedynie tych postanowień;

2) norm postępowania tj. przepisu art. 138 § 1 pkt 1 w zw. z art. 7, art. 77 § 1 k.p.a. w sposób mający istotny wpływ na wynik sprawy - poprzez utrzymanie decyzji Prezesa Sądu Okręgowego w Płocku w mocy, m.in. na skutek uznania, że zakresem żądania udostępnienia informacji publicznej objęte były wszystkie 863 postanowienia Sądu Okręgowego w Płocku Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, a to w sytuacji, gdy przedmiotem wniosku była tylko część z ww. postanowień, które to dopiero po ich odszukaniu wymagałyby anonimizacji;

3) norm prawa materialnego tj. art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. - poprzez uznanie, że Prezes Sądu Okręgowego w Płocku zasadnie odmówił udostępnienia informacji publicznej wnioskodawcy z uwagi na rzekome niewykazanie przez wnioskodawcę, że uzyskanie takiej informacji jest szczególnie istotne dla interesu publicznego - a to w sytuacji, gdy wnioskodawca w odpowiedzi na wezwanie wskazał, że już z dotychczas przedstawionych przez Prezesa Sądu zanonimizowanych orzeczeń wynika, że w ramach jednego Wydziału Sądu występuje rozbieżność w orzekaniu w przedmiocie przyznawania wynagrodzenia za dostarczenie dokumentów archiwalnych przez podmioty wpisane do rejestrów przechowawców akt osobowych i płacowych, a biorąc pod uwagę fakt, że w przeważającej części rozdysponowane są w ww. zakresie środki publiczne to wyjaśnienia skali i przyczyn rozbieżności zasługują na wyjaśnienie.

W oparciu o tak sformułowane zarzuty skarżący wniósł o uchylenie zaskarżonej decyzji i poprzedzającej ją decyzji organu I instancji oraz o zasądzenie kosztów postępowania od organu według norm przepisanych.

W uzasadnieniu skargi K. K. wskazał m.in., iż udostępnienie wnioskowanej informacji nie musi wiązać się z podejmowaniem procesu analitycznego dużego zbioru dokumentów (pozwów, wyroków i uzasadnień tych wyroków). Zweryfikowania wymaga tylko treść postanowień wydanych w przedmiotowym okresie. Dopiero w przypadku ustalenia, że orzeczenie zawiera zapis odnośnie zwrotu kosztów dla podmiotów przechowywujących akta osobowe i płacowe wiązałoby się z koniecznością wglądu w akta sprawy. Wówczas koniecznym byłoby jedynie zweryfikowanie, czy postanowienie dotyczy żądanej informacji. Żądanie wskazane w złożonym wniosku nie determinuje procesu stworzenia nowej informacji w kształcie i postaci określonej przez wnioskodawcę. Przedmiotowy wniosek dotyczy wyłącznie informacji istniejącej i stworzonej w ramach pracy Sądu Okręgowego. Nie jest przy tym uprawnione kwalifikowanie informacji publicznej jako informacji przetworzonej tylko z uwagi na fakt, że jest ona przygotowywana dla wnioskującego podmiotu poprzez czynności polegające na odnalezieniu odpowiednich dokumentów, ich skopiowaniu i anonimizacji, nawet jeżeli są one czasochłonne i wymagają zwiększonego nakładu środków osobowych. Czynności te stanowią proste czynności kancelaryjno-biurowe o charakterze technicznym. Trudności organizacyjne organu nie mogą obciążać podmiotu występującego z wnioskiem o informację publiczną.

Ponadto wskazywana konieczność przygotowania wnioskowanej informacji nie przeszkodziła Prezesowi Sądu Okręgowego w Płocku udostępnić wnioskodawcy części z orzeczeń w przedmiocie przyznania zwrotu kosztów przygotowania akt osobowych ubezpieczonych dla podmiotów wpisanych do rejestrów przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonych przez poszczególnych Marszałków. Wówczas Prezes Sądu Okręgowego nie żądał wykazania szczególnej istotności dla interesu publicznego. Uznano, że tamta informacja - zbieżna rodzajowo z wnioskowaną - nie jest informacją przetworzoną. Prezes Sądu w pierwszej kolejności udostępnił część żądanej informacji, a w zakresie pozostałej części błędnie odmówił udostępnienia, argumentując brakiem wykazania, że uzyskanie informacji jest szczególnie istotne dla interesu publicznego.

Skarżący wskazał również, że po złożeniu wniosku i wezwaniu organu wyjaśnił, iż uzyskanie informacji objętej przedmiotowym wnioskiem, a w tym ewentualnie informacji przetworzonej jest szczególnie istotne dla interesu publicznego.

Z uwagi na powyższe okoliczności skarżący wniósł jak w petitum skargi.

W odpowiedzi na skargę Prezes Sądu Apelacyjnego w Łodzi wniósł o jej oddalenie, podtrzymując argumentację przedstawioną w zaskarżonej decyzji.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi zważył, co następuje:

Skarga okazała się niezasadna.

Sądy administracyjne, w świetle art. 1 § 1 i § 2 ustawy z 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1267) oraz art. 3 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze. zm.), dalej jako: "p.p.s.a.", sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem materialnym i przepisami procesowymi. Oznacza to, że przedmiotem kontroli Sądu jest zgodność zaskarżonej decyzji z przepisami prawa.

Sąd w ramach swojej właściwości, ocenia zaskarżoną decyzję administracyjną z punktu widzenia jej zgodności z prawem materialnym i przepisami postępowania administracyjnego, według stanu faktycznego i prawnego obowiązującego w dacie wydania tego aktu, nie będąc przy tym związanym granicami skargi, z zastrzeżeniem art. 57a, stosownie do art. 134 § 1 p.p.s.a. Sąd, uwzględniając skargę na decyzję uchyla ten akt w całości albo w części, jeżeli stwierdzi naruszenie prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, albo naruszenie prawa dające podstawę do wznowienia postępowania administracyjnego albo inne naruszenie przepisów postępowania, jeżeli mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy, co wynika z art. 145 § 1 pkt 1 p.p.s.a. W razie nieuwzględnienia skargi w całości albo w części sąd oddala skargę odpowiednio w całości albo w części (art. 151 p.p.s.a.).

Przedmiotem tak rozumianej kontroli Sądu w niniejszej sprawie jest decyzja Prezesa Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 8 września 2025 r. Nr 3/2025, znak: AV.0123.1.156.2025 P.S., utrzymująca w mocy decyzję Prezesa Sądu Okręgowego w Płocku z dnia 29 lipca 2025 r., znak: OA.0123.1.85.2025 o odmowie udostępnienia informacji publicznej. W ocenie Sądu wskazane decyzje odpowiadają prawu, wobec czego brak jest podstaw do wyeliminowania ich z porządku prawnego.

Materialnoprawną podstawę rozstrzygnięcia w niniejszej sprawie stanowiły przepisy ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 902), dalej jako: u.d.i.p. Stosownie do art. 1 ust. 1 u.d.i.p. każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w niniejszej ustawie. Tym samym nie podpadają pod wskazany tryb informacje, którym nie przysługuje walor informacji publicznych. Według art. 2 ust. 1 u.d.i.p. prawo dostępu do informacji publicznej przysługuje każdemu, z zastrzeżeniem art. 5 ustawy, którego ustęp 2 stanowi, że prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy. Ograniczenie to nie dotyczy informacji o osobach pełniących funkcje publiczne, mających związek z pełnieniem tych funkcji, w tym o warunkach powierzenia i wykonywania funkcji, oraz przypadku, gdy osoba fizyczna lub przedsiębiorca rezygnują z przysługującego im prawa. Art. 4 ust. 1 i 2 ustawy wskazuje jakie podmioty zobowiązane są do udostępnienia informacji publicznych. Według art. 4 ust. 1 u.d.i.p. należą do nich:

1) organy władzy publicznej;

2) organy samorządów gospodarczych i zawodowych;

3) podmioty reprezentujące zgodnie z odrębnymi przepisami Skarb Państwa;

4) podmioty reprezentujące państwowe osoby prawne albo osoby prawne samorządu terytorialnego oraz podmioty reprezentujące inne państwowe jednostki organizacyjne albo jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego;

5) podmioty reprezentujące inne osoby lub jednostki organizacyjne, które wykonują zadania publiczne lub dysponują majątkiem publicznym, oraz osoby prawne, w których Skarb Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub samorządu gospodarczego albo zawodowego mają pozycję dominującą w rozumieniu przepisów o ochronie konkurencji i konsumentów.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 u.d.i.p. odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji w przypadku określonym w art. 14 ust. 2 przez organ władzy publicznej następują w drodze decyzji. Do rozstrzygnięć podmiotów obowiązanych do udostępnienia informacji, niebędących organami władzy publicznej, o odmowie udostępnienia informacji oraz o umorzeniu postępowania o udostępnienie informacji przepisy art. 16 stosuje się odpowiednio. Wnioskodawca może wystąpić do podmiotu, o którym mowa w ust. 1, o ponowne rozpatrzenie sprawy. Do wniosku stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące odwołania (art. 17 u.d.i.p.). W myśl art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p., prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienia do uzyskania informacji publicznej, w tym uzyskania informacji przetworzonej w takim zakresie, w jakim jest to szczególnie istotne dla interesu publicznego.

W niniejszej sprawie nie budzi wątpliwości i nie jest kwestionowane przez strony, że informacje objęte wnioskiem skarżącego z dnia 30 maja 2025 r. mają charakter informacji publicznej (art. 6 ust. 1 pkt 4 lit. a u.d.i.p.), zaś Prezes Sądu Okręgowego jest podmiotem, obowiązanym do udostępnienia informacji publicznej w myśl art. 4 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. Istotą sporu pozostaje natomiast zasadność zakwalifikowania żądanej przez skarżącego informacji publicznej jako informacji przetworzonej.

Na wstępie tej części rozważań należy podkreślić, iż pojęcie "informacji publicznej przetworzonej" nie zostało zdefiniowane przez ustawodawcę, zaś termin "informacja publiczna prosta" w ogóle w ustawie nie występuje. Na podstawie utrwalonych poglądów orzecznictwa przyjmuje się jednak, że informacja publiczna prosta to taka informacja, która jest w posiadaniu organu i może zostać udostępniona wnioskodawcy praktycznie bez żadnych dodatkowych zabiegów intelektualnych. Natomiast informacją publiczną przetworzoną jest informacja, która w chwili złożenia wniosku w zasadzie nie istnieje w kształcie objętym wnioskiem, a niezbędnym, podstawowym warunkiem jej wytworzenia jest przeprowadzenie przez podmiot zobowiązany pewnych czynności analitycznych, organizacyjnych i intelektualnych w oparciu o posiadane informacje proste. Inaczej mówiąc, udostępnienie takiej informacji nie stanowi tylko technicznego przeniesienia danych, lecz wymaga przeprowadzenia odpowiednich analiz, obliczeń, zestawień, wyciągów czy usuwania danych chronionych prawem, które to zabiegi czynią informacje proste informacją przetworzoną. Informacja przetworzona to informacja, którą podmiot zobowiązany na dzień złożenia wniosku nie dysponuje (nie posiada gotowej informacji odpowiadającej żądaniu), w związku z czym jej udostępnienie wymaga podjęcia dodatkowych czynności połączonych z sięgnięciem do dokumentacji źródłowej oraz pozyskaniem do tych czynności określonych środków osobowych i finansowych, której wytworzenie wymaga intelektualnego zaangażowania. Informacja przetworzona jest więc jakościowo nową informacją powstałą w wyniku czynności technicznych i określonego działania intelektualnego na zbiorze informacji prostych już znajdujących się w posiadaniu podmiotu zobowiązanego, przygotowaną specjalnie dla wnioskodawcy według wskazanych przez niego kryteriów (zob. wyrok NSA z 8 lutego 2023 r., sygn. III OSK 6717/21 dostępny, podobnie jak pozostałe przywoływane w niniejszym uzasadnieniu orzeczenia, w Centralnej Bazie Orzeczeń Sądów Administracyjnych pod adresem: "www.orzeczenia.nsa.gov.pl", dalej również jako: "CBOSA").

W istocie w orzecznictwie wskazuje się na praktyczną trudność z wyznaczeniem granicy między informacją przetworzoną, a informacją prostą, udostępnioną po wykonaniu na niej pewnych czynności umożliwiających jej udostępnienie. Problem pojawia się bowiem, gdy wnioskodawca wnosi o przedstawienie mu wielu informacji prostych. W tym zakresie spotyka się w orzecznictwie dwa odmienne poglądy. Wedle pierwszego, nie stanowi informacji przetworzonej proste zebranie danych z wielu dokumentów, jakimi organ dysponuje. O tym, czy daną informację należy traktować jako przetworzoną, a nie prostą, nie może decydować pracochłonność konieczna do jej wytworzenia, czy udostępnienia, a więc charakteru takiej informacji nie mogą zmienić ewentualne trudności podmiotu wykonującego zadania publiczne w udostępnieniu informacji. Zbiór szeregu informacji prostych, nawet gdy ich zebranie powoduje konieczność wykonania pewnych działań angażujących pracowników i środki zobowiązanego, nie powoduje, że informacje proste przekształcają się w informację przetworzoną (zob. wyrok NSA z 14 września 2012 r., sygn. I OSK 1292/12; wyrok NSA z 19 marca 2013 r., sygn. I OSK 2875/12, publ. CBOSA). Z kolei zgodnie z drugim poglądem w pewnych przypadkach suma informacji prostych posiadanych przez adresata wniosku może przekształcić się w informację przetworzoną, jeżeli uwzględnienie wniosku wymaga ich zgromadzenia poprzez przegląd materiałów źródłowych, w których są zawarte, a ilość informacji prostych konieczna dla sporządzenia wykazu wskazanego we wniosku jest znaczna i angażuje po stronie wnioskodawcy środki i zasoby konieczne dla jego prawidłowego funkcjonowania. Wedle tego stanowiska także suma informacji prostych, w zależności od wiążącej się z ich pozyskaniem wysokości nakładów, jakie musi ponieść organ, czasochłonności, liczby zaangażowanych pracowników, szerokiego zakresu wniosku powodującego konieczność przekształcenia (zanonimizowania) wielu dokumentów, co może zakłócić normalny tok działania podmiotu zobowiązanego i utrudnić wykonywanie przypisanych mu zadań, może być uznane za przetworzenie informacji prostych w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. (zob. wyrok NSA z 26 marca 2018 r., sygn. I OSK 2349/17; wyrok NSA z 27 marca 2018 r., sygn. I OSK 1526/16, publ. CBOSA). Nadto informacją publiczną przetworzoną jest także informacja, która jest wynikiem ponadstandardowego nakładu pracy podmiotu zobowiązanego wymagającej użycia dodatkowych sił i środków oraz zaangażowania intelektualnego w stosunku do posiadanych przez niego danych i wyodrębniana w związku z żądaniem wnioskodawcy oraz na podstawie kryteriów przez niego wskazanych. Jest to zatem informacja przygotowywana "specjalnie" dla wnioskodawcy wedle wskazanych przez niego kryteriów, na podstawie pierwotnego zasobu danych (zob. wyrok NSA z 5 kwietnia 2013 r., sygn. I OSK 89/13; wyrok NSA z 17 października 2006 r., sygn. I OSK 1347/05; wyrok NSA z 12 grudnia 2012 r., sygn. I OSK 2149/12, publ. CBOSA).

Sąd w składzie rozpoznającym niniejszą sprawę w pełni podziela pogląd, że termin "informacja publiczna przetworzona" w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p., obejmuje takie informacje, których przedstawienie w sposób żądany przez wnioskodawcę co do zasady wymaga dokonania stosownych analiz, obliczeń, zestawień statystycznych, ekspertyz, połączonych z zaangażowaniem w ich pozyskanie określonych środków osobowych i finansowych organu, innych niż te wykorzystywane w bieżącej działalności. Uzyskanie żądanych przez wnioskodawcę informacji wiązać się zatem musi z potrzebą ich odpowiedniego przetworzenia, co może polegać np. na wydobyciu poszczególnych informacji cząstkowych z posiadanych przez organ zbiorów dokumentów (które to zbiory mogą być prowadzone w sposób uniemożliwiający proste udostępnienie gromadzonych w nich danych) i odpowiednim ich przygotowaniu na potrzeby wnioskodawcy. Tym samym również suma informacji prostych może być traktowana jako informacja przetworzona, jednakże istotnym elementem musi być związana z ich pozyskaniem wysokość nakładów, jakie musi ponieść organ, czasochłonność czy też liczba zaangażowanych pracowników (zob. wyrok NSA z 26 marca 2024 r., sygn. III OSK 1474/22; wyrok WSA we Wrocławiu z 5 czerwca 2024 r., sygn. IV SA/Wr 94/24, CBOSA; wyrok WSA w Łodzi z 12 czerwca 2024 r., sygn. II SA/Łd 302/24).

W ocenie Sądu w niniejszej sprawie kryteria te zostały spełnione, zatem zarówno Prezes Sądu Okręgowego w Płocku, jak i Prezes Sądu Apelacyjnego w Łodzi trafnie uznali, iż wniosek skarżącego dotyczy informacji publicznej przetworzonej. We wnioskowanym przez skarżącego okresie, tj. od dnia 1 stycznia 2024 r. do dnia 30 maja 2025 r. Sąd Okręgowy w Płocku VI Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych wydał bowiem 863 postanowienia. Wprawdzie organ II instancji błędnie uznał, iż wszystkie te orzeczenia dotyczą zakresu spraw objętych wnioskiem, a więc przyznania wynagrodzenia za dostarczenie dokumentów archiwalnych przez podmioty wpisane do rejestrów przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonych przez poszczególnych Marszałków Województw na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. - z okresu od 1 stycznia 2024 r. do dnia 30 maja 2025 r. Jednakże błąd ten nie wpłynął na prawidłowość wydanej decyzji. Aby bowiem ustalić, ile z wydanych postanowień dotyczy przedmiotu objętego wnioskiem, pracownicy organu I instancji musieliby przeanalizować każdą z 863 spraw, co samo w sobie wymaga znacznego nakładu pracy, szczególnie że systemy teleinformatyczne sądu nie pozwalają na przeprowadzenie kwerendy pod tym kątem. Należy podkreślić również, że nawet gdyby jedynie niewielka część wydanych postanowień dotyczyła przedmiotu, stanowiącego przedmiot zainteresowania skarżącego, to przeprowadzenie ich anonimizacji i doręczenie skarżącemu również wymaga nakładu czasu i pracy w stopniu uzasadniającym przyjęcie, iż dane te stanowią informację publiczną przetworzoną. Utworzenie zbioru informacji prostych wedle kryteriów wskazanych we wniosku wymaga bowiem wysiłku ze strony organu udostępniającego informację, w celu ich wyszukania, zebrania i opracowania.

Dlatego też Sąd uznał, iż Prezes Sądu Okręgowego w Płocku prawidłowo wezwał skarżącego do wykazania po myśli art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p., że udzielenie żądanej informacji jest szczególnie istotne dla interesu publicznego. W tym miejscu należy podkreślić, że pojęcie interesu publicznego jest pojęciem szerokim i nieostrym, nie ulega jednak wątpliwości, że obejmuje ono interes ogółu (określonej wspólnoty), a nie jedynie interesy indywidualne. Każde działanie w interesie ogółu jako określonej wspólnoty publicznoprawnej jest zatem działaniem w interesie publicznym, a wobec tego działanie "szczególnie istotne" musi charakteryzować się dodatkową kwalifikacją z punktu widzenia interesu ogółu. Interes publiczny odnosi się w swej istocie do spraw związanych z funkcjonowaniem Państwa oraz innych ciał publicznych jako prawnej całości, zwłaszcza jeżeli związane jest ono z gospodarowaniem mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa. Jak wskazano powyżej, z brzmienia art. 3 ust. 1 pkt 1 u.d.i.p. wynika, że nie wystarczy, aby uzyskanie informacji przetworzonej było istotne dla interesu publicznego, lecz ma być szczególnie istotne, co stanowi dodatkowy kwalifikator przy ocenie, czy dany wnioskodawca ma prawo do jej uzyskania. Działanie wnioskodawcy nie tylko w interesie indywidualnym, lecz w interesie "ponadindywidualnym" nie jest samoistnie wystarczające dla przyjęcia "szczególnej istotności dla interesu publicznego" takiego działania. Należy zatem przyjąć, że zasadniczo prawo do uzyskania informacji publicznej przetworzonej ma jedynie taki wnioskodawca, który jest w stanie wykazać w chwili składania wniosku swoje możliwości wykorzystania dla dobra ogółu informacji publicznej, której przygotowania się domaga, tj. uczynienia z niej użytku dla dobra ogółu w taki sposób, który będzie przeważał nad szeroko rozumianymi kosztami wytworzenia informacji przetworzonej. Innymi słowy, korzyści z upublicznienia tej informacji muszą być większe niż konsekwencje zaabsorbowania środków osobowych, rzeczowych i czasowych organu na jej przetworzenie. Nie chodzi tu jednak o udowodnienie takich możliwości, lecz co najmniej o ich przekonujące uprawdopodobnienie. W związku z tym brak jest podstaw do udzielenia informacji publicznej przetworzonej podmiotowi, który nie zapewnia, że zostanie ona realnie wykorzystana w celu ochrony interesu publicznego lub usprawnienia funkcjonowania organów państwa (zob. wyrok NSA z 27 stycznia 2011 r., sygn. akt I OSK 1870/10; wyrok WSA w Warszawie z 12 listopada 2025 r., sygn. II SA/Wa 820/25, publ. CBOSA).

W ocenie Sądu skarżący nie wykazał szczególnych okoliczności kwalifikujących jego wniosek w sposób pozwalający na uznanie, iż uzyskanie przez skarżącego żądanej informacji publicznej przetworzonej jest szczególnie istotne dla interesu publicznego. Wprawdzie w piśmie z dnia 16 lipca 2025 r. wskazał na rozbieżności w rozstrzygnięciach wydanych w Sądzie Okręgowym w Płocku VI Wydziale Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w ramach orzeczeń w przedmiocie przyznawania wynagrodzenia za dostarczenie dokumentów archiwalnych przez podmioty wpisane do rejestrów przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonych przez poszczególnych Marszałków Województw na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. - z okresu od 1 stycznia 2024 r. do dnia 30 maja 2025 r. W części orzeczeń Sąd bowiem przyznał podmiotowi ww. rodzaju zwrot kosztów przygotowania akt osobowych strony postępowania, a w pozostałych oddalił wnioski tego typu. W ocenie skarżącego zweryfikowanie skali rozbieżności w orzekaniu w ujęciu wszystkich orzeczeń wydanych w tym przedmiocie w danym okresie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego, ponieważ pozwoli na uwidocznienie skali odmienności orzekania, co wiąże się z poszkodowaniem części podmiotów wpisanych do rejestrów.

Jednakże skarżący w żadnym stopniu nie wykazał, że mógłby wykorzystać uzyskaną informację publiczną przetworzoną z korzyścią dla ogółu, w szczególności w celu poprawy funkcjonowania sądownictwa, a korzyść ta przewyższałaby koszt opracowania informacji, tj. nakład pracy i czasu konieczny do jej wytworzenia. Ponadto organy trafnie podkreśliły, że sądowe stosowanie prawa ma charakter indywidualny, a sędziowie w zakresie orzekania podlegają jedynie Konstytucji i ustawom. Dlatego też rozbieżności w orzecznictwie są zjawiskiem naturalnym w systemie prawa europejskiego. Skarżący natomiast nie wskazywał w toku postępowania, aby uzyskane informacje chciał wykorzystać np. w celu podjęcia próby zainicjowania procesu legislacyjnego, dążącego do normatywnego ujednolicenia problematyki przyznawania wynagrodzenia za dostarczenie dokumentów archiwalnych przez podmioty wpisane do rejestrów przechowawców akt osobowych i płacowych prowadzonych przez poszczególnych Marszałków Województw na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r.

Reasumując, Sąd uznał, iż skarżący nie wykazał, aby uzyskanie przez niego dostępu do informacji publicznej przetworzonej było szczególnie istotne dla interesu publicznego, zatem organy słusznie odmówiły mu dostępu do informacji publicznej. Zarzuty przedstawione w skardze okazały się natomiast w całości niezasadne.

Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności, Sąd oddalił skargę na mocy art. 151 p.p.s.a.

a.bł.