Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: sędzia NSA Arkadiusz Despot - Mładanowicz (spr.) Sędziowie: sędzia NSA Mirosław Gdesz sędzia del. WSA Magdalena Dobek - Rak Protokolant starszy asystent sędziego Katarzyna Kudrzycka po rozpoznaniu w dniu 4 listopada 2025 r. na rozprawie w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej A. C. od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 3 lutego 2023 r. sygn. akt III SA/Gd 594/22 w sprawie ze skargi Prokuratora Regionalnego w Szczecinie na decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gdańsku z dnia 1 marca 2022 r. nr USC.5355.509.2021.JZ w przedmiocie zmiany imienia i nazwiska oddala skargę kasacyjną.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku wyrokiem z 3 lutego 2023 r., III SA/Gd 594/22, po rozpoznaniu sprawy ze skargi Prokuratora Regionalnego w Szczecinie na decyzję Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Gdańsku z 1 marca 2022 r. nr USC.5355.509.2021.JZ w przedmiocie zmiany imienia i nazwiska uchylił zaskarżoną decyzję.

Skargę kasacyjną od powyższego wyroku złożył A. C. (dalej: skarżący kasacyjnie), zaskarżając go w całości, wnosząc o jego uchylenie i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Gdańsku, a także o zasądzenie zwrotu kosztów postępowania kasacyjnego i przeprowadzenie rozprawy.

Sądowi I instancji zarzucono:

1) nieważność postępowania przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Gdańsku z przyczyny wymienionej w art. 183 § 2 pkt 5 p.p.s.a., polegającą na pozbawieniu skarżącego kasacyjnie możności obrony swych praw przez uniemożliwienie skarżącemu kasacyjnie, tymczasowo pozbawionemu wolności, przebywającemu w Areszcie Śledczym w S. możliwości wzięcia udziału w rozprawie przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających jej przeprowadzenie na odległość pomimo przesłania mu danych niezbędnych do połączenia na rozprawie zdalnej i wyrażenia przez skarżącego kasacyjnie chęci uczestniczenia w rozprawie, co doprowadziło do uniemożliwienia mu złożenia wyjaśnień;

2) naruszenie przepisów postępowania, których naruszenie mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, tj. art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a. w zw. z art. 107 § 4 k.p.a. w zw. z art. 4 ustawy o zmianie imienia i nazwiska z 17 października 2008 r. (Dz. U. z 2008 r. nr 220 poz. 1414) przez błędne uznanie, że nieprzeprowadzenie przez USC w Gdańsku postępowania dowodowego miało wpływ na wydanie decyzji w sytuacji, gdy organ administracyjny podejmujący decyzję uznaniową nie był zobowiązany do sporządzenia uzasadnienia decyzji;

3) naruszenie przepisów postępowania, których naruszenie mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, tj. art. 106 § 3 p.p.s.a. przez nieprzeprowadzenie niezbędnego uzupełniającego postępowania dowodowego z dokumentów przedłożonych przez skarżącego kasacyjnie pomimo wniosku i wynikającej potrzeby przeprowadzenia dowodów z dokumentów, które już znajdowały się w aktach sprawy, zatem nie spowodowałyby nadmiernego przedłużenia postępowania.

W piśmie procesowym z 8 września 2025 r. stanowiącym odpowiedź na skargę kasacyjną Prokurator Prokuratury Regionalnej w Szczecinie wniósł o jej oddalenie.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Skarga kasacyjna nie zasługuje na uwzględnienie.

Zgodnie z art. 183 § 1 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2024 r., poz. 935; dalej: p.p.s.a.), Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, z urzędu biorąc pod uwagę tylko nieważność postępowania.

W rozpatrywanej skardze kasacyjnej postawiono zarzut nieważności postępowania oparty o przepis art. 185 § 2 pkt 5 p.p.s.a., a zatem od tej kwestii należy rozpocząć ocenę kontrolowanego postępowania. Zgodnie z powyższym przepisem nieważność postępowania zachodzi, jeżeli strona została pozbawiona możności obrony swych praw. Przez "pozbawienie strony możności obrony swych praw" należy rozumieć pozbawienie jej możności działania na skutek naruszenia przepisów prawa, wobec czego strona była pozbawiona możliwości działania w postępowaniu. Skarżący nie musi wykazywać związku przyczynowego między uchybieniem procesowym powodującym nieważność postępowania a wynikiem sprawy, ponieważ o nieważności postępowania decyduje przede wszystkim waga zaistniałych uchybień procesowych, a poza tym sąd tę przesłankę zobowiązany jest wziąć z urzędu. W art. 183 § 2 pkt 5 p.p.s.a. chodzi (...) o realne pozbawienie strony możliwości obrony swych spraw, a nie hipotetyczne (J. P. Tarno [w:] Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Komentarz, Warszawa 2011, art. 32, art. 183, LEX/el.). Nieważność postępowania z przyczyny, o jakiej mowa w art. 183 § 2 pkt 5 p.p.s.a., zachodzi wówczas, gdy strona, wskutek naruszenia przepisów przez sąd pierwszej instancji, nie uczestniczy w postępowaniu, nie otrzymuje zawiadomień, zostaje pozbawiona możliwości przedstawienia swojego stanowiska (zob. wyrok NSA z 12 grudnia 2023 r., II OSK 799/21), bądź "gdy wskutek uchybień procesowych strona nie może brać udziału w istotnej części postępowania i nie ma możliwości usunięcia skutków tych uchybień na rozprawie poprzedzającej wydanie wyroku" (por. wyrok NSA z 10 listopada 2022 r., II OSK 3430/19). "Termin pozbawienie możności obrony swych praw należy rozumieć ściśle. Chodzi zatem o kardynalne błędy dotyczące udziału strony w postępowaniu sądowym, a nie jakiekolwiek usterki czy utrudnienia w tym zakresie" (por. wyrok NSA z 8 czerwca 2021 r., III FSK 3587/21).

Naruszenia powyższego przepisu skarżący kasacyjnie upatruje w pozbawieniu go przez Sąd I instancji możności obrony swych praw przez uniemożliwienie skarżącemu kasacyjnie (tymczasowo pozbawionemu wolności, przebywającemu w Areszcie Śledczym w S.) możliwości wzięcia udziału w rozprawie przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających jej przeprowadzenie na odległość pomimo przesłania danych niezbędnych do połączenia na rozprawie zdalnej i wyrażenia chęci uczestniczenia w rozprawie, co zdaniem skarżącego kasacyjnie doprowadziło do uniemożliwienia złożenia wyjaśnień. W ocenie skarżącego kasacyjnie zawiadomienie strony pozbawionej wolności o terminie rozprawy zdalnej wraz z podaniem instrukcji loginu i hasła było czynnością iluzoryczną, ponieważ ostatecznie odmówiono mu wzięcia udziału w rozprawie zdalnej, a obowiązkiem Sądu było zapewnienie mu udziału w rozprawie, skoro wykazał wolę uczestnictwa w niej, nadto warunki techniczne na to pozwalały, tym bardziej że skarżący kasacyjnie nie był reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika.

W tym miejscu zauważenia wymaga, że w wykonaniu zarządzenia Przewodniczącego Wydziału III Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z 12 stycznia 2023 r. poinformowano skarżącego kasacyjnie, że z uwagi na to, iż sąd administracyjny nie prowadzi postępowania dowodowego w formie przesłuchania stron lub zeznań świadków, a strona postępowania pozbawiona wolności może przedstawić sądowi na piśmie wszelkie argumenty i okoliczności istotne dla sprawy, brak jest podstaw do zastosowania powołanych przez skarżącego kasacyjnie w piśmie z 3 stycznia 2023 r. przepisów § 95 oraz § 110 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 23 czerwca 2015 r. w sprawie czynności administracyjnych związanych z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków przymusu skutkujących pozbawienie wolności oraz dokumentowania tych czynności (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 869; dalej: rozporządzenie).

Wyjaśnienia wymaga, że przedmiotowe rozporządzenie wydane zostało na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 249 § 3 pkt 7 ustawy 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny wykonawczy. Regulacje przewidziane w powyższym rozporządzeniu dotyczą osób tymczasowo aresztowanych i pozbawionych wolności, a skierowane są do organów administracyjnych aresztów śledczych i zakładów karnych. Przepis § 95 powyższego rozporządzenia dotyczy wydania tymczasowo aresztowanego, względem którego nie stosuje się przepisów o wykonywaniu kary pozbawienia wolności, do udziału w czynności procesowej, a § 110 – przesłuchania osadzonego na odległość. Z kolei zgodnie z art. 107 p.p.s.a. nieobecność stron lub ich pełnomocników na rozprawie przed sądem administracyjnym nie wstrzymuje rozpoznania sprawy. Z powyższego przepisu wynika zatem brak obowiązku stawienia się na rozprawie przez stronę. Strona ma wprawdzie prawo do udziału w postępowaniu przed sądem administracyjnym, jednakże prawo to nie oznacza żadnych szczególnych obowiązków Sądu w stosunku do osób pozbawionych wolności, tj. np. obowiązku doprowadzenia takiej osoby na rozprawę lub umożliwienia jej zdalnego udziału w sprawie, czego oczekiwał skarżący kasacyjnie powołując ww. przepisy rozporządzenia. Przywołane przez skarżącego kasacyjnie w piśmie z 3 stycznia 2023 r. przepisy rozporządzenia nie mają zatem zastosowania w postępowaniu sądowoadministracyjnym, albowiem dotyczą w istocie innego postępowania sądowego.

W tym miejscu Naczelny Sąd Administracyjny wyjaśnia ponadto, że sąd administracyjny nie prowadzi postępowania dowodowego, nie dokonuje ponownego ustalenia stanu faktycznego sprawy ani nie odbiera ustnych wyjaśnień od stron postępowania. Ocenia natomiast czy organy ustaliły ten stan zgodnie z regułami obowiązującymi w postępowaniu administracyjnym, a następnie czy prawidłowo zastosowały przepisy prawa materialnego. Stosownie bowiem do art. 106 § 3 p.p.s.a. postępowanie dowodowe może być prowadzone przez sąd administracyjny tylko jako postępowanie uzupełniające, ograniczone do dowodów z dokumentów. Przeprowadzenie tego postępowania z innych środków dowodowych, tj. źródeł osobowych (przesłuchania stron lub zeznań świadków), jest zatem niedopuszczalne. Regułą obowiązującą w postępowaniu sądowoadministracyjnym jest bowiem rozpoznanie i rozstrzygnięcie sprawy przez sąd na podstawie akt sprawy przedstawionych przez organ administracji publicznej. Natomiast prawo strony do brania udziału w postępowaniu nie oznacza zagwarantowania jej prawa do osobistego działania. Strona ma bowiem możliwość ustanowienia pełnomocnika jak i zaprezentowania swojego stanowiska w pismach procesowych.

W związku z tym zauważenia wymaga, że w toku postępowania skarżący kasacyjnie występował w sprawie w charakterze uczestnika postępowania, był zawiadamiany przez Sąd I instancji o czynnościach i terminach, przesyłano mu pisma sądowe i procesowe, a przed wydaniem zaskarżonego wyroku wypowiedział się w sprawie w pismach nadesłanych do Sądu I instancji przedstawiając swoje stanowisko. Osobisty udział w rozprawie przed sądem administracyjnym nie jest ani obowiązkowy, ani też nie jest jedyną formą zapewnienia stronie możliwości obrony jej interesów – inna możliwość to np. wystosowanie pisma procesowego zawierającego stanowisko strony czy też przesłania do sądu dokumentów. W niniejszej sprawie skarżący kasacyjnie skorzystał z tych możliwości przesyłając liczne dokumenty na poparcie swych twierdzeń oraz formułując obszerne pisemne stanowisko procesowe w sprawie (odpowiedź na skargę z 5 września 2022 r. i pismo z 24 stycznia 2023 r. złożone bezpośrednio przed rozprawą) wskazujące na okoliczności, które w jego ocenie miały istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia, które zostało przedstawione przez sędziego sprawozdawcę na rozprawie 3 lutego 2023 r. Ponadto, w czasie rozprawy przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym w Gdańsku skarżący kasacyjnie był osobą odbywającą karę tymczasowego pozbawienia wolności, a mimo tego dobrowolnie nie skorzystał z prawa ustanowienia pełnomocnika z wyboru czy też wystąpienia o pełnomocnika z urzędu.

Z uwagi na powyższe okoliczności, zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, standard ochrony praw stron i uczestników został w niniejszej sprawie zachowany. Skarżący kasacyjnie wyraził bowiem swoje stanowisko w sprawie. Miał także możliwość złożenia w każdym momencie pisma procesowego. Podkreślenia wymaga, że przepisy p.p.s.a. nie różnicują mocy prawnej stanowiska wyrażonego na piśmie i stanowiska wyrażonego przez stronę osobiście w toku rozprawy przed sądem I instancji. Czynny udział strony w postępowaniu sądowym nie może być zawężany do osobistego udziału w rozprawie. Prawo to jest o wiele szersze i polega m.in. na możliwości wyrażania swojego stanowiska w sprawie w toku całego postępowania sądowoadministracyjnego, zarówno osobiście w toku rozprawy, jak i na piśmie przez składanie pism procesowych, składanie wniosków, korzystania z pomocy fachowego pełnomocnika procesowego i dokonywania czynności procesowych za jego pośrednictwem, jak również zaskarżania orzeczeń sądowych. Skarżący kasacyjnie z tych praw korzystał jak i mógł skorzystać bez jakichkolwiek ograniczeń. Dla zachowania prawa do rzetelnego procesu najważniejsze jest bowiem zabezpieczenie możliwości przedstawienia przez stronę swojego stanowiska w sprawie, co też w niniejszej sprawie miało miejsce. Nie można zatem uznać, że w sprawie zachodziła nieważność postępowania, a strona została pozbawiona swoich praw.

W odniesieniu zaś do pozostałych zarzutów kasacyjnych wskazania wymaga, że są one bezzasadne.

Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego, Sąd I instancji trafnie zauważył, że stanowisko skarżącego kasacyjnie prezentowane w toku postępowania przed sądem administracyjnym wskazuje na to, że uznając za prawidłową decyzję uwzględniającą jego wniosek, a zaskarżoną przez Prokuratora oczekiwałby, by to sąd administracyjny przeprowadził postępowanie dowodowe w celu wykazania ważnych powodów, które legły u podstaw jego wniosku. Nie sposób jednak oczekiwać, aby to Sąd w postępowaniu sądowoadministracyjnym przeprowadził postępowanie dowodowe za organ, w istocie naprawiając w tym zakresie błąd organu. Powoływane przez skarżącego kasacyjnie dowody należały do takich, jakie powinny zostać przeprowadzone przed organem administracji, albowiem dotyczyły istoty sprawy administracyjnej zainicjowanej jego wnioskiem. Tymczasem postępowanie dowodowe przed sądem administracyjnym, stosownie do treści art. 106 § 3 p.p.s.a., ma charakter wyłącznie uzupełniający i wyjątkowy. Obowiązkiem Sądu jest bowiem dokonanie kontroli legalności decyzji administracyjnej w granicach zebranego materiału dowodowego, a nie przeprowadzanie nowego postępowania w tym zakresie bądź przeprowadzenie go w całości za organ. W przedmiotowej sprawie organ wydając zaskarżoną decyzję nie przeprowadził w rzeczywistości żadnego postępowania dowodowego i wydał decyzję poprzestając na treści wniosku, który stanowi jedynie dowód tego, że wnioskodawca wyraził zawarte w nim poglądy i przedstawił swoją wersję stanu faktycznego. W tych okolicznościach, zasadnie Sąd I instancji oddalił wnioski dowodowe skarżącego kasacyjnie i nie przeprowadził uzupełniającego postępowania dowodowego. Sąd administracyjny nie ma bowiem możliwości przeprowadzenia całości postępowania dowodowego zamiast organu administracji w celu zweryfikowania prawidłowości jego rozstrzygnięcia. Podkreślenia również wymaga, że oddalenie wniosku o dopuszczenie i przeprowadzenie dowodu z dokumentu, tak jak wskazuje to przepis art. 106 § 3 p.p.s.a., nie może być oceniane jako naruszenie prawa procesowego i to naruszenie, mające istotny wpływ na wynik sprawy (zob. wyroki NSA z: 30 września 2009 r., I OSK 160/09; 21 września 2010 r., I GSK 243/10; 17 kwietnia 2012 r., II OSK 165/11; 25 września 2012 r., II OSK 840/11; 22 czerwca 2021 r., II OSK 2754/18; 23 lutego 2022 r., III OSK 863/21). Posłużenie się w tym przepisie stwierdzeniem "sąd może" wyraźnie wskazuje na uprawnienie sądu, a nie jego obowiązek. Pomijając zatem okoliczność, że art. 106 § 3 p.p.s.a. nie może stanowić podstawy kasacyjnej, ponieważ przeprowadzenie dodatkowego dowodu z dokumentu jest pozostawione uznaniu sądu, to w przedmiotowej sprawie okolicznością, która przede wszystkim stanęła temu na przeszkodzie było wydanie przez organ zaskarżonej decyzji bez przeprowadzenia postępowania dowodowego i odstąpienie od jej uzasadnienia w związku z zastosowaniem art. 107 § 4 k.p.a. W odniesieniu do zastosowania przez organ art. 107 § 4 k.p.a. Sąd I instancji prawidłowo podniósł, że wprawdzie przepis ten przewiduje możliwość odstąpienia w takim przypadku od uzasadnienia decyzji, ale przyjąć należy, że organ administracji wówczas, gdy orzekając stosuje przepisy prawa na zasadzie uznania administracyjnego (a taka sytuacja miała miejsce w niniejszej sprawie – przesłanka "ważnych powodów", o której mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, stanowiącym podstawę prawną zaskarżonej decyzji, kwalifikowana jest do pojęć nieoznaczonych i uzasadniających przyjęcie w procesie stosowania prawa konstrukcji uznania administracyjnego), nie powinien z tej możliwości korzystać. Sąd administracyjny nie może bowiem dokonać merytorycznej oceny czy organ administracji uczynił prawidłowy użytek z instytucji uznania administracyjnego w przypadku, gdy decyzja pozbawiona jest uzasadnienia.

Mając powyższe na uwadze, Naczelny Sąd Administracyjny, na podstawie art. 184 p.p.s.a., orzekł jak w sentencji.