Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: sędzia NSA Jolanta Rudnicka po rozpoznaniu w dniu 9 października 2025 r. na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej zażalenia Z. P. na zarządzenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z dnia 9 lipca 2025 r. sygn. akt II SA/Rz 1146/24 w sprawie ze skargi Z. P. na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Rzeszowie z dnia 21 marca 2024 r. nr SKO.4172/7/2023 w przedmiocie umorzenia postępowania w sprawie rekultywacji działek postanawia: uchylić zaskarżone zarządzenie i przekazać sprawę do ponownego rozpoznania Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Rzeszowie.

Wyrokiem z dnia 12 lutego 2025 r. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie oddalił skargę Z. P. na decyzję Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Rzeszowie z dnia 21 marca 2024 r. nr SKO.4172/7/2023 w przedmiocie umorzenia postępowania w sprawie rekultywacji działek. Wyrok uprawomocnił się z dniem 10 maja 2025 r.

Pismem z dnia 17 lutego 2025 r. (18 lutego 2025 r. – data wpływu do Sądu) skarżący zwrócił się o przesłanie kopii dokumentacji terenu, która była dowodem i przedmiotem wydania wyroku przez Sąd.

Zarządzeniem Przewodniczącego Wydziału II z dnia 29 maja 2025 r. wezwano skarżącego do wskazania o kopie jakich dokumentów wnosił w piśmie z dnia 17 lutego 2025 r. z podaniem numerów kart oraz dat sporządzenia, w terminie 7 dni, pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, stosownie do treści art. 49 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r., poz. 935 ze zm. – dalej: "p.p.s.a."). Wezwanie doręczono skutecznie adresatowi w dniu 2 czerwca 2025 r.

Pismem z dnia 4 czerwca 2025 r., złożonym osobiście w tym dniu w siedzibie Sądu, skarżący wyjaśnił, że w przesłanym pisemnym uzasadnieniu brak jest wskazania jaką dokumentacją terenu i obszaru górniczego posługiwał się Sąd. Podkreślił, że prowadzenie robót geodezyjnych na terenie górniczym jest regulowane przez ustawę Prawo geologiczne i górnicze i akty wykonawcze. Wniósł o przesłanie kopii mapy terenu, jaką posługiwał się Sąd – istotny dowód postępowania – przy wydawaniu wyroku.

Zarządzeniem Przewodniczącego Wydziału II z dnia 16 czerwca 2025 r. ponownie wezwano skarżącego do wskazania o wydanie kopii jakiej mapy wnosi w piśmie z dnia 4 czerwca 2025 r. (z podaniem numerów kart oraz daty sporządzenia). W myśl bowiem art. 133 § 1 p.p.s.a. Sąd wydaje wyrok po zamknięciu rozprawy na podstawie akt sprawy, chyba że organ nie wykonał obowiązku, o którym mowa w art. 54 § 2. Wskazano, że sformułowanie zawarte w piśmie z dnia 4 czerwca 2025 r. nie pozwala na identyfikację dokumentu, o wydanie którego wnosi skarżący. Na wykonanie wezwania wyznaczono termin 7 dni, pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania. Wezwanie doręczono adresatowi w dniu 1 lipca 2025 r.

W piśmie z dnia 5 lipca 2025 r. złożonym w dniu 7 lipca 2025 r. w odpowiedzi na wezwanie Sądu, skarżący wyjaśnił, że sprawa dotyczy kopii mapy terenu obszaru i terenu górniczego czynnej kopalni [...], którą Sąd posługiwał się przy wydawaniu wyroku w sprawie rekultywacji gruntów po wydobyciu żwirku i piasku w rejonie ulicy [...] w [...]. Wskazał, że Przewodniczącemu składu orzekającego sprawa dokumentacji terenu i obszaru górniczego [...] jest znana z urzędu, również z tytułu składanych skarg kasacyjnych przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Rzeszowie i innych postępowań.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie zarządzeniem z 9 lipca 2025 r. na podstawie art. 49 § 2 p.p.s.a. pozostawił bez rozpoznania wnioski skarżącego z 17 lutego 2025 r. oraz 4 czerwca 2025 r. Sąd ten wskazał, że poza sporem pozostaje, że skarżący mógł domagać się przesłania mu "kopii mapy terenu", jeżeli była ona częścią akt sprawy. Warunkiem udostępnienia żądanych dokumentów było jednak wskazanie dat ich sporządzenia oraz przypisanych im numerów kart, celem ich identyfikacji. Mimo wystosowania do skarżącego wezwań do skonkretyzowania żądania zawartego w pismach z dnia 17 lutego 2025 r, oraz z dnia 4 lipca 205 r., nie wskazał jakiego konkretnie dokumentu udostępnienia się domaga.

Na powyższe zarządzenie zażalenie złożył skarżący Z. P., który obszernie opisał jakiego dokumentu żądał i w jakim celu.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Zażalenie zasługuje na uwzględnienie.

Stosownie do art. 49 § 1 p.p.s.a. jeżeli pismo strony nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę o jego uzupełnienie lub poprawienie w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej. Zgodnie zaś z § 2 tego przepisu, jeżeli strona nie uzupełniła lub nie poprawiła pisma w terminie, przewodniczący zarządza pozostawienie pisma bez rozpoznania.

Przedmiotem wezwania kierowanego do strony w trybie art. 49 § 1 p.p.s.a. może być tylko usunięcie takich braków, które uniemożliwiają nadanie pismu prawidłowego biegu (vide: postanowienie NSA z dnia 15 czerwca 2005 r., FSK 2583/04, ONSAiWSA 2006/2/42). W przepisie tym literalnie wskazane jest, że chodzi o "warunki formalne", a więc takie, które warunkują przystąpienie do merytorycznego załatwienia złożonego wniosku. Są to zatem podstawowe wymogi, jakie powinno spełniać każde pismo procesowe, a jeśli jest to kwalifikowane pismo procesowego – to również dodatkowe wymogi określone przepisami prawa. Kwestie natomiast merytoryczne konkretnego wniosku nie podlegają badaniu na tym etapie rozpatrywania złożonego pisma, w tym także ich nieuzupełnienie lub niesprecyzowanie według żądania Sądu, nie może przesadzać o formalnej wadzie tego pisma. Oznacza to zatem, że taki wniosek (tj. niesprecyzowany merytorycznie według żądania Przewodniczącego) nie powinien zostać pozostawiony bez rozpoznania na podstawie art. 49 § 1 p.p.s.a., gdyż spełnia wymogi formalne.

W niniejszej sprawie skarżący złożył wnioski do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie o udostepnienie dokumentów z akt administracyjnych, które stanowiły podstawę orzekania. Wnioski te – bezsprzecznie – spełniały wymagania formalne, jakie stawia p.p.s.a. dla każdego pisma procesowego składanego do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Zdaniem jednak Przewodniczącego Wydziału II, skarżący niedokładnie sprecyzował swoje żądanie, gdyż wskazał, że wnosi o przesłanie kopii dokumentacji terenu, która była dowodem i przedmiotem wydania wyroku przez Sąd (pismo z 17 lutego 2025 r.), a w ramach sprecyzowania żądania wskazał, że wnosi o przesłanie kopii mapy terenu, jaką posługiwał się Sąd – istotny dowód postępowania – przy wydawaniu wyroku (pismo z 4 czerwca 2025 r.). Z tego względu skarżący dwukrotnie został wezwany o wskazanie o wydanie kopii jakiej mapy wnosi z podaniem numerów kart oraz daty sporządzenia. W reakcji na ostatnie z wezwań – tj. z 16 czerwca 2025 r. skarżący w piśmie z 5 lipca 2025 r. wyjaśnił, że sprawa dotyczy kopii mapy terenu obszaru i terenu górniczego czynnej kopalni [...], którą Sąd posługiwał się przy wydawaniu wyroku w sprawie rekultywacji gruntów po wydobyciu żwirku i piasku w rejonie ulicy [...] w [...]. Wskazał, że Przewodniczącemu składu orzekającego sprawa dokumentacji terenu i obszaru górniczego [...] jest znana z urzędu, również z tytułu składanych skarg kasacyjnych przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Rzeszowie i innych postępowań. W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego nie można stwierdzić, że skarżący nie uzupełnił braków formalnych tego pisma. W szerokiej interpretacji żądanie wniosku jest wymogiem formalnym pisma procesowego (art. 46 § 1 pkt 3 p.p.s.a.), ale merytoryczne doprecyzowanie tego żądania wykracza poza zakres warunków formalnych. Skarżący swój wniosek sformułował precyzyjnie, o ile rzeczywiście nie wskazał zgodnie żądaniem numerów kart oraz dat sporządzenia dokumentów, o tyle wskazał, o jaką dokumentację chodzi. Kwestia natomiast udostępnienia tej dokumentacji pozostaje poza kwestiami formalnymi.

Ponadto zasady udostępniania przez wojewódzki sąd administracyjny akt sprawy zostały uregulowane w art. 12a p.p.s.a. Akta sprawy udostępnia się stronom postępowania. Strony mają prawo przeglądać akta sprawy i otrzymywać odpisy, kopie lub wyciągi z tych akt (art. 12a § 4 p.p.s.a.). Powyższy przepis nie precyzuje czym są akta sprawy, jednakże przyjmuje się, że są to akta sądowe oraz administracyjne, którymi sąd dysponuje na potrzeby konkretnej sprawy. Akta mogą zatem być w takim zakresie udostępniane stronom przez sąd administracyjny. Z tak szerokiego zakresu znaczeniowego definicji pojęcia akt sprawy sądowoadministracyjnej, przyjętej w związku z realizacją prawa strony do jawnego postępowania sądowego, nie wynika jednak uprawnienie sądu administracyjnego do urzędowego potwierdzania faktów lub stanu prawnego na podstawie posiadanych czasowo akt administracyjnych. Podobnie sąd administracyjny nie może również wydać odpisów lub kopii z akt sprawy administracyjnej. Kompetencje te przysługują wyłącznie organowi administracji publicznej, do którego należą dane akta administracyjne, gdyż to on jest ich dysponentem (zob. art. 73 § 1 i 2 oraz art. 218 § 1 k.p.a.; vide: post. NSA z 16 czerwca 2010 r., I OZ 395/10 – dostępne w CBOSA). Jeżeli zatem strona postępowania sądowoadministracyjnego złoży wniosek o wydanie kopii, odpisów bądź zaświadczenia z akt administracyjnych w okresie, w którym akta sprawy administracyjnej znajdują się w sądzie administracyjnym, to wniosek ten organ powinien rozpoznać na podstawie akt zastępczych, a jeżeli ich nie sporządził – po wypożyczeniu akt z sądu administracyjnego. To samo dotyczy wydania przez sąd zwykłych kopii z akt administracyjnych (zgodnie z uchwałą NSA z 8 października 2018 r., I OPS 1/18 – dostępna w CBOSA, strona na podstawie art. 73 § 1 k.p.a. może domagać się od organu sporządzenia kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy) oraz uwierzytelnionych odpisów lub kopii z akt administracyjnych. Należy dodać, że sąd administracyjny nie jest również uprawniony do zobowiązania organu do sporządzenia kopii akt administracyjnych celem przesłania ich skarżącemu (por. np. wyr. NSA z 17 marca 2022 r., sygn. akt I GSK 2371/18 – dostępny w CBOSA).

Powyższe skutkuje również tym, że strona nie może żądać od sądu administracyjnego wydania kopii czy odpisów dokumentów znajdujących się w aktach administracyjnych, bo ich wyłącznym dysponentem jest organ administracji publicznej. W przypadku złożenia takiego wniosku do sądu administracyjnego, stronie powinno się odmówić wydania kopii dokumentów z akt sprawy administracyjnej, a rozstrzygniecie to powinno mieć formę niezaskarżalnego zarządzenia. Żaden bowiem z przepisów ustawy p.p.s.a., jak też żaden przepis szczególny, nie umożliwiają podmiotowi, który wystąpił o udostępnienie akt sprawy sądowoadministracyjnej czy akt administracyjnych i któremu odmówiono takiego dostępu, wniesienia zażalenia (lub innego środka zaskarżenia) na tego rodzaju rozstrzygnięcie.

Nie ma zatem racji Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie, że skarżący mógłby się domagać wydania kopii dokumentów z akt administracyjnych. Jak już wskazano, kopie dokumentów z akt administracyjnych może wydawać wyłącznie organ administracji publicznej. Skarżący ma jednak możliwość zapoznania się z tym aktami w siedzibie Sądu oraz samodzielnego wykonania fotokopii. Wobec powyższego pozostawienie wniosku skarżącego bez rozpoznania zaskarżonym zarządzeniem naruszało art. 49 § 1 p.p.s.a. Ponownie oceniając wnioski skarżącego o wydanie kopii dokumentów z akt sprawy, Sąd I instancji weźmie pod uwagę powyższą ocenę prawną.

Z powyższych względów Sąd Administracyjny, na podstawie art. 185 § 1 w zw. z art. 197 § 1 i 2 oraz 198 p.p.s.a. orzekł jak w sentencji postanowienia.