III OSK 1340/22 - Wyrok

Data orzeczenia	2025-03-20	
Data wpływu	2022-05-31	
Sąd	Naczelny Sąd Administracyjny	
Sędziowie	Paweł Mierzejewski /sprawozdawca/
Rafał Stasikowski /przewodniczący/
Zbigniew Ślusarczyk	
Symbol z opisem	647  Sprawy związane z ochroną danych osobowych	
Hasła tematyczne	Ochrona danych osobowych	
Sygn. powiązane	II SA/Wa 643/21	
Skarżony organ	Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych	
Treść wyniku	Uchylono zaskarżony wyrok i oddalono skargę	
Powołane przepisy	Dz.U. 2024 nr 0 poz 935; art. 188 w zw. z art. 151 oraz art. 203 pkt 2 w zw. z art. 205 i art. 209; Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j.)	
Sentencja
Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: Sędzia NSA Rafał Stasikowski Sędziowie: Sędzia NSA Zbigniew Ślusarczyk Sędzia del. WSA Paweł Mierzejewski (spr.) Protokolant: Asystent sędziego Antoni Cypryjański po rozpoznaniu w dniu 20 marca 2025 r. na rozprawie w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 22 lutego 2022 r. sygn. akt II SA/Wa 643/21 w sprawie ze skargi [...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...] na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia [...] grudnia 2020 r. nr [...] w przedmiocie przetwarzania danych osobowych 1. uchyla zaskarżony wyrok w całości i oddala skargę; 2. zasądza od [...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...] na rzecz Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych 240 (dwieście czterdzieści) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania kasacyjnego.	
Uzasadnienie
Zaskarżonym wyrokiem z dnia 22 lutego 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 643/21, Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (dalej: "WSA w Warszawie" albo "Sąd pierwszej instancji") po rozpoznaniu sprawy ze skargi [...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...] (dalej: "spółka", "skarżąca") na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: "Prezes UODO" albo "organ") z dnia [...] grudnia 2020 r. nr [...] w przedmiocie przetwarzania danych osobowych:

1) uchylił zaskarżoną decyzję (pkt 1 sentencji wyroku);

2) zasądził od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz [...] Sp. z o.o. z siedzibą w [...] kwotę 697 złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania (pkt 2 sentencji wyroku).

W uzasadnieniu wydanego wyroku Sąd pierwszej instancji wskazał, że Prezes UODO decyzją z dnia [...] grudnia 2020 r. nr [...] - po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi E. M. (dalej: "uczestnik") na przetwarzanie danych osobowych przez byłego pracodawcę - [...] Sp. z o.o., polegające na przetwarzaniu danych osobowych pozyskanych z wykorzystaniem stosowanego w zakładzie pracy monitoringu [...] bez jego wiedzy i zgody - nakazał usunięcie danych osobowych uczestnika w zakresie danych o lokalizacji, pozyskanych za pośrednictwem monitoringu [...].

W podstawie prawnej decyzji wskazano m.in. art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r., poz. 256 ze zm.), dalej: "k.p.a.", art. 7 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1781), dalej "u.o.d.o.", art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1 oraz art. 58 ust. 2 lit. b i lit. g w zw. z art. 17 ust. 1 lit. d rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r. ze zm.), dalej: "RODO".

Sąd pierwszej instancji podniósł, że uczestnik w skardze z dnia 21 stycznia 2020 r. zakwestionował legalność przetwarzania danych osobowych przez spółkę, która bez wiedzy i zgody pracowników (co najmniej do maja 2019 r.) przetwarzała dane osobowe przez stosowanie w zakładzie pracy monitoringu[...] oraz rozwiązała z uczestnikiem stosunek pracy w trybie dyscyplinarnym, z powołaniem się na dane geolokalizacyjne, zarejestrowane przez system monitorujący. Uczestnik zażądał nakazania spółce usunięcia uchybień z procesu przetwarzania jego danych oraz niezwłocznego usunięcia jego danych osobowych przetwarzanych bez podstawy prawnej i nałożenie na spółkę kary pieniężnej.

Sąd meriti podniósł, że Prezes UODO ustalił, że uczestnik był zatrudniony w spółce od [...] stycznia 2015 r. do [...] lipca 2019 r., a jego głównym miejscem wykonywania czynności zawodowych była [...] i miejscowości ościenne. Uczestnikowi, przebywającemu na zwolnieniu lekarskim, wręczono wypowiedzenie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia (w trybie art. 52 ustawy – Kodeks pracy). Podstawą wypowiedzenia było stwierdzenie rażącego nadużycia zaufania pracodawcy i obowiązków pracowniczych polegające na wykazywaniu przez uczestnika w raportach danych niezgodnych ze wskazaniami monitoringu [...]. Uczestnik oświadczył, że nie był informowany o fakcie, celach, zakresie i sposobie stosowania monitoringu. Ponadto uczestnik wskazał, że przed Sądem Rejonowym [...] toczy się postępowanie w sprawie niezgodnego z prawem rozwiązania z uczestnikiem stosunku pracy (sygn. akt [...]). W toku tego postępowania spółka, jako dowód w sprawie, przedłożyła zestawienia danych pochodzących z raportów uczestnika, dotyczących odbytych przez niego podróży służbowych oraz z urządzeń [...]. Wydruków nie opatrzono podpisem osoby upoważnionej ani choćby pieczęcią pracodawcy. Nie wskazują one na źródło pochodzenia danych w nich zawartych. Takie dokumenty, w ocenie uczestnika, nie mogą stanowić dowodu naruszenia przez niego obowiązków pracowniczych.

Sąd pierwszej instancji wskazał dalej, że spółka wyjaśniła w piśmie z dnia 5 czerwca 2020 r., że monitoring (oparty na umowie obowiązującej od stycznia 2010 r.) dotyczył ustalenia miejsca pobytu uczestnika w godzinach pracy, identyfikowanego wyłącznie przez osobę wyznaczoną przez spółkę. Korzystanie z monitoringu miało miejsce jedynie w przypadkach uzasadnionych wątpliwości co do rzetelności danych podawanych przez pracownika w składanych sprawozdaniach z odbytych wyjazdów służbowych. Spółka dołączyła raporty uczestnika od stycznia do maja 2019 r. i wskazała, że dokonała w tym okresie porównywania odległości deklarowanych przez uczestnika z faktycznie przebytymi, działając na mocy art. 100 § 1 i § 2 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy i zapisów regulaminu pracy, które stanowią o obowiązkach pracownika, które pracodawca może i powinien egzekwować. Dotyczy to sumiennego i starannego wykonywania pracy oraz przestrzegania ustalonego czasu pracy. Pracodawca robi to w odniesieniu do wszystkich pracowników, stosownie do sytuacji. W przypadku pracowników świadczących pracę w siedzibie firmy - przez osobisty nadzór, m.in. dotyczący przebywania w miejscu pracy, nadzoru nad opuszczaniem jej. W przypadku pracowników zatrudnionych poza siedzibą firmy jedyną praktycznie dostępną i rzetelną formą nadzoru jest monitoring, polegający na ustalaniu lokalizacji pracownika na podstawie logowań aparatu telefonicznego. Forma ta jest wykorzystywana nie permanentnie, a tylko w razie wątpliwości dotyczących rzetelności pracownika. Monitoring miał miejsce wyłącznie w dni robocze i w godzinach pracy. Pierwszy "namiar" odbywał się o godz. 8, kolejne co 2 godziny, a ostatni o 16, zgodnie z zapisem § 19 Regulaminu pracy. Monitoring był wykorzystywany nie permanentnie, lecz tylko w razie wątpliwości dotyczących rzetelności pracownika. Urządzenie [...] nie jest montowane przez spółkę w pojeździe; informacja o lokalizacji pracownika jest uzyskiwana na podstawie logowań aparatu telefonicznego, dokonywanych w dniach i godzinach pracy. Spółka nie sporządzała żadnego dokumentu, w którym miałaby (sama sobie) określać zasady monitoringu. Kierowana jednoosobowo, cały czas przez tę samą osobę, miała ustaloną praktykę. Praktyka ta (czyli zasady) była przedstawiana przy zatrudnianiu pracownika i przypominana podczas szkoleń. Głównym jej celem było uświadomienie pracownikom "terenowym", że w razie konieczności możliwe jest zweryfikowanie czasu i prawidłowości wykonywanej przez nich pracy oraz podawanych informacji, zwłaszcza związanej z odbywanymi wyjazdami służbowymi. Sam fakt takiej motywacji dowodzi tego, że spółka była zainteresowana tym, aby pracownicy wiedzieli o monitoringu. W kontekście tego zupełnie nieuzasadniona jest sugestia, że pracodawca "namierzał" pracowników podstępnie i w niecnym celu. Pracodawca nie znajduje podstawy do tego, aby miał obowiązek pisemnego informowania pracowników o stosowaniu monitoringu. Konieczność taka, w ocenie spółki, nie wynika z przepisów Kodeksu pracy i należy traktować ją tylko jako mającą walor dowodowy. Również z umowy o świadczenie usługi Monitoring [...], z Załącznika nr 2 ust. 1 pkt "c" nie wynika obowiązek pisemnego powiadomienia "Użytkowników Monitorowanych". Spółka stosuje monitoring od [...] r., lecz w okresie, gdy badane zdarzenia miały miejsce, informacja taka nie była zawarta w regulaminie pracy, co zostało zmienione. Uczestnik nie zwracał się do spółki z żądaniem usunięcia danych osobowych. Spółka poinformowała także, że dane osobowe uczestnika pozyskane za pośrednictwem monitoringu GPS zamierza przetwarzać do czasu prawomocnego zakończenia postępowania sądowego wszczętego przez uczestnika.

W dalszej części uzasadnienia wydanego wyroku wskazano, że Prezes UODO zwrócił uwagę, że w aktach sprawy znajduje się oświadczenie kierownika zakładu pracy w spółce – [...], z którego wynika, że odbywa on rozmowę wstępną, szkoli każdego pracownika, podczas szkolenia informuje "o sprawach i obowiązkach, zasadzie bezwzględnej lojalności i uczciwości stron względem siebie oraz stosownych formalnościach; każdy pracownik z grupy [...], zatrudnianych poza siedzibą firmy, jest powiadamiany o istnieniu monitoringu ich czasu pracy i możliwości skorzystania z niego przez pracodawcę". Uczestnika przeszkolono i poinformowano w ww. sposób. Spółka obecnie, w związku ze skargami, pobiera od pracowników oświadczenie, że zostali poinformowani o tej formie kontroli ich pracy. W aktach znajduje się kopia Regulaminu pracy z dnia [...] sierpnia 2017 r., obowiązującego w spółce, który nie reguluje kwestii stosowania monitoringu.

Sad meriti podniósł, że Prezes UODO, odnosząc się do przetwarzania danych osobowych uczestnika, po powołaniu się na art. 4 pkt 1, art. 6 ust. 1, art. 5 ust. 1 lit. a i ust. 2 oraz motywu 39 RODO, wskazał, że należy dokonać analizy ograniczeń prawnych i obowiązków pracodawców mających zastosowanie do monitoringu w miejscu pracy. U.o.d.o. wprowadziła do Kodeksu pracy (dalej "k.p.") przepisy dotyczące monitorowania pracowników. W związku z tym przetwarzanie danych osobowych uczestnika za pośrednictwem stosowanego w spółce monitoringu GPS jest legalne, o ile spełnione zostały przesłanki określone w przepisach k.p., odnoszące się do monitoringu wizyjnego, a stosowane odpowiednio do innych form monitoringu pracownika. Zgodnie z art. 223 § 1 k.p., jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (§ 2). Przepisy art. 222 § 6-10 k.p. stosuje się odpowiednio (§ 3). Przepisy § 1-3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1 (§ 4). Stosownie natomiast do treści art. 222 § 6 k.p. cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (§ 7). Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w § 6 (§ 8). W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. (§ 9). Przepis § 9 nie narusza przepisów art. 12 i art. 13 RODO (§ 10). Uchwalone w u.o.d.o. z 2018 r. przepisy szczególne dotyczące monitoringu wizyjnego i innych form monitoringu nie przewidywały okresów przejściowych, na które nie zdecydował się ustawodawca. Także przepisy RODO nie przewidywały dodatkowych terminów na dostosowanie.

Sad meriti wskazał dalej, że w ocenie Prezesa UODO w związku z tym ww. przepisy k.p. oraz właściwe postanowienia RODO mają zastosowanie do wszystkich istniejących i przyszłych systemów monitorowania. Podmiot, u którego funkcjonował system monitoringu [...] przed [...] maja 2018 r., powinien niezwłocznie podjąć wszelkie działania mające na celu dostosowanie do nowych wymogów, aby wykazać dążenie do zapewnienia zgodności z obowiązującym prawem. Przetwarzanie danych osobowych jest procesem ciągłym i musi uwzględniać zmiany w obowiązujących przepisach prawa.

Skoro spółka stosowała monitoring [...] od [...] r., a uczestnik był zatrudniony od [...] lutego 2015 r., czyli przed [...] maja 2018 r., spółka nie była zwolniona z obowiązku rzetelnego poinformowania uczestnika o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu. W razie sporu z osobą, której dane dotyczą, albo z organem nadzorczym, administrator powinien być w stanie przedstawić dowody na to, że przestrzega zasad. Dowodami takimi mogą być przede wszystkim dokumenty dotyczące przetwarzania i ochrony danych. Dlatego też, pomimo braku wyraźnego wymogu wynikającego z przepisów komentowanego rozporządzenia, zasadne wydaje się prowadzenie dokumentacji przetwarzania danych, obejmującej wskazanie działań, jakie zostały podjęte dla zapewnienia zgodności przetwarzania i ochrony danych z wymogami określonymi w rozporządzeniu (np. przeprowadzonej analizy ryzyka i doboru odpowiednich zabezpieczeń".

Zdaniem organu spółka przetwarza dane osobowe uczestnika w zakresie danych o lokalizacji, pozyskane za pośrednictwem monitoringu [...] m.in.: w okresach styczeń - maj 2019 r. Celów, zakresu i sposobu zastosowania monitoringu [...] nie zawarto w Regulaminie pracy ani w żadnym innym dokumencie. Uczestnika nie poinformowano również o tym na piśmie, a spółka nie jest wstanie w sposób niebudzący wątpliwości udokumentować tej okoliczności. Z oświadczenia spółki wynika, że jest kierowana jednoosobowo - cały czas przez tę samą osobę - i miała ustaloną praktykę (czyli zasady), którą przedstawiała przy zatrudnianiu pracownika i przypominana podczas szkoleń, co potwierdza oświadczenie kierownika zakładu pracy – [...].

Sad meriti wskazał dalej, że Prezes UODO podkreślił, że nie kwestionuje uprawnień pracodawcy do kontroli wykonywania i egzekwowania obowiązków pracowników, na które powołuje się spółka w swoich wyjaśnieniach. Spółka, wykonując swoje uprawnienia, winna mieć na względzie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Spółka nie wykazała w sposób wiarygodny poinformowania o stosowanym wobec uczestnika monitoringu, w szczególności nie dostosowała się do obowiązujących od [...] maja 2018 r. przepisów regulujących zasady stosowania monitoringu. Aktualnie spółka przetwarza dane osobowe uczestnika w zakresie danych o lokalizacji, pozyskanych za pośrednictwem monitoringu [...] bez podstawy prawnej. Gdyby nawet przyjąć, że uczestnik był informowany o stosowanym w spółce monitoringu podczas szkoleń prowadzonych przez kierownika zakładu pracy, to nadal nie zapewniło to uczestnikowi stałego dostępu do tych informacji, naruszając przy tym zasadę przejrzystości przetwarzania danych osobowych. Każda forma monitoringu pracownika ingeruje w jego prywatność, w związku z tym, to również w interesie pracodawcy jest szczegółowo poinformować o tym fakcie w sposób jasny, przejrzysty i nie budzący wątpliwości pracownika, tak aby w przyszłości nie narazić się zarzut naruszenia jego dóbr osobistych. Takie podejście znajduje także potwierdzenie w dotychczasowym orzecznictwie sądów administracyjnych, które - co istotne - obowiązywało jeszcze przed wprowadzeniem do k.p. przepisów dotyczących monitorowania pracowników. Prezes UODO powołał się na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 lutego 2014 r.; sygn. akt I OSK 2436/12.

W związku z tym Prezes UODO nakazał spółce usunięcie danych osobowych uczestnika w zakresie danych o lokalizacji, pozyskanych za pośrednictwem monitoringu [...].

Spółka, reprezentowana przez pełnomocnika, w skardze na powyższą decyzję skierowanej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie wniosła o jej uchylenie oraz o zasądzenie kosztów postępowania sądowego, w tym kosztów zastępstwa prawnego, w wysokości podwójnej stawki minimalnej, zarzucając naruszenie:

1.art. 7 k.p.a. w zw. z art. 77 § 1 k.p.a. oraz art. 80 k.p.a., przez brak wyczerpującego, rzetelnego i wszechstronnego rozpatrzenia materiału sprawy, co doprowadziło Prezesa UODO do poczynienia w zaskarżonej decyzji nieuprawnionych ustaleń faktycznych w kwestii tego, czy uczestnik był poinformowany o stosowanej formie monitoringu i jego zakresie i nie zgłaszał żadnych zastrzeżeń;

2. art. 107 § 3 k.p.a., przez niewskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej;

3. art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO, przez nieuzasadnione przyjęcie, że spółka przetwarzała dane osobowe (dane o lokalizacji) w sposób niezgodny z prawem.

Skarżąca w uzasadnieniu skargi podtrzymała swoje stanowisko wyrażone w oświadczeniu z dnia 5 czerwca 2020 r. i wskazała, że nie wnosi zastrzeżeń w zakresie kompletności materiału dowodowego. Kwestionuje jednak, że został on rozpatrzony w całości. Na potwierdzenie powołała się na przesłanki wynikające z doświadczenia życiowego i faktów powszechnie znanych takich jak: istnienie monitoringu już od [...] r. - bezsporne - utrzymanie tego w tajemnicy wobec pracowników, ani niepotrzebne, ani nierealne; prosta forma monitoringu, stosowana we "flotach" pojazdów na masową, skalę, co jest powszechnie wiadome; oczywista potrzeba mówienia o tym pracownikom, a nie ukrywanie przed nimi, wynikająca z prewencyjnej, a nie represyjnej funkcji monitoringu; długotrwałość zatrudnienia "[...]" w spółce ([...] roku), przez który to okres "działał" monitoring [...] za pośrednictwem [...]), absurdalność rzekomych czynności spółki mających polegać na "śledzeniu" pracownika, co do którego nie było wcześniej żadnych istotnych zastrzeżeń. Skarżąca dodała do sprawdzenia zgodności deklarowanych wyjazdów ze stanem faktycznym (czyli wskazaniami [...]) wszystkich [...] doszło wskutek przypadkowego ustalenia, że inny pracownik w ten sposób dopuszczał się oszustw wobec pracodawcy. Zatem oczywiste zainteresowanie uczestnika w tym, aby zakwestionowany został dowód jego nieuczciwości polegającej na wystawianiu spółce rachunków za nieodbyte wyjazdy służbowe, co ma doprowadzić do uznania, że był uczciwym pracownikiem.

Spółka podniosła, że monitoring był prowadzony na jednakowych zasadach i przed [...] maja 2018 r. i po tej dacie, w związku z tym samo wprowadzenie nowych przepisów – tożsamych - nie spowodowało u pracownika "wyzerowania" posiadanej wiedzy. Spółka, z uwagi na wyjątkowe korzystanie z danych monitoringu, nie ma stałego dostępu do przetwarzanych danych. Dane te nie mają cechy trwałości, bo każdy pomiar [...] wykonywany w oznaczonej godzinie ma charakter indywidualny i niepowtarzalny, jak również w tym konkretnym przypadku nie było możliwości zapewnienia "stałego dostępu" do informacji, gdyż uczestnik przed wręczeniem wypowiedzenia przebywał na zwolnieniu lekarskim. Sprawa jest przykładem, gdy przy zbyt pobieżnej argumentacji ochrona dobra może z racjonalnej przerodzić się w swoje przeciwieństwo poprzez ochronę nieuczciwego postępowania.

Prezes UODO w odpowiedzi na skargę wniósł o jej oddalenie oraz podtrzymał dotychczasowe stanowisko w sprawie.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. a i c ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2022 r. poz. 329), dalej "P.p.s.a.", uwzględnił skargę powołanym na wstępie wyrokiem z dnia 22 lutego 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 643/21.

W uzasadnieniu wydanego wyroku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie stwierdził, że skarga zasługuje na uwzględnienie, albowiem zaskarżona decyzja naruszała przepis prawa materialnego, którego nie powołano w skardze – art. 17 ust. 3 lit. e RODO – przez brak wzięcia go pod rozwagę w stanie faktycznym sprawy - w związku z powołanymi w skardze przepisami prawa procesowego art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a. oraz art. 107 § 3 k.p.a., a naruszenia te mogły mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

Zdaniem Sądu pierwszej instancji jakkolwiek należało uznać, że Prezes UODO podjął wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli, jak również w sposób wyczerpujący zebrał całość materiału dowodowego sprawy, czyniąc zadość wymogom art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a. – czego nie kwestionuje spółka - tym niemniej organ nie rozpatrzył całego materiału dowodowego w sposób wyczerpujący i nie uwzględnił w podstawie prawnej zaskarżonej decyzji art. 17 ust. 3 lit. e RODO. W świetle przepisów art. 17 ust. 1 lit. d i art. 17 ust. 3 lit. e RODO reguł dotyczących możliwości żądania usunięcia danych określonych w ust. 1 (w tym przetwarzanych z naruszeniem prawa) nie stosuje się, gdy przetwarzanie danych jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Według Sądu pierwszej instancji Prezes UODO - uzasadniając orzeczenie w zakresie zobowiązania spółki do usunięcia danych osobowych uczestnika (pracownika spółki), dotyczących lokalizacji - wprawdzie powołał się na art. 17 ust. 1 lit. d RODO, ale nie odniósł się w ogóle do wyjątku przewidzianego w art. 17 ust. 3 lit. e RODO.

Sąd pierwszej instancji zauważył, że z ustaleń Prezesa UODO przedstawionych w stanie faktycznym sprawy i uwzględniających pismo spółki z dnia 5 czerwca 2020 r. wynikało, że przed Sądem Rejonowym [...] toczy się postępowanie w sprawie niezgodnego z prawem rozwiązania ze skarżącym stosunku pracy (sygn. akt [...]). W toku tego postępowania spółka, jako dowód w sprawie, przedłożyła zestawienia danych pochodzących z raportów uczestnika, dotyczących odbytych przez niego podróży służbowych oraz z urządzeń [...]. Wydruków nie opatrzono podpisem osoby upoważnionej ani choćby pieczęcią pracodawcy. Również w aktach administracyjnych sprawy znajdują się dowody potwierdzające okoliczność pozostawania przez spółkę w sporze z uczestnikiem, prowadzonym przed Sądem Rejonowym [...].

W ocenie Sądu pierwszej instancji dowody te, stosownie do art. 77 § 1 i art. 80 k.p.a., należało zatem ocenić z punktu widzenia art. 17 ust. 3 lit. e RODO, gdyż ww. przepis może stanowić przesłankę negatywną do obowiązku usunięcia danych osobowych uczestnika, czyli do nakazania spółce usunięcia danych osobowych uczestnika w zakresie danych o lokalizacji, pozyskanych za pośrednictwem monitoringu [...]. Skoro zatem Prezes UODO nie uwzględnił w zaskarżonej decyzji ww. przepisu art. 17 ust. 3 lit. e RODO i nie rozważył, w jakim zakresie przetwarzanie ww. danych osobowych uczestnika było niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń spółki, w związku z toczącym się przed Sądem Rejonowym [...] sporem skarżącej z uczestnikiem, zaskarżoną decyzję należało usunąć z obrotu prawnego, z uwagi na art. 8 § 1 k.p.a., jak również art. 77 § 1, art. 80 i art. 107 § 3 k.p.a. W tym tylko zakresie zarzuty procesowe zawarte w skardze mogły być uznane za zasadne.

Zdaniem Sądu meriti Prezes UODO w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji wskazał natomiast prawidłowo - po dokonaniu analizy ograniczeń prawnych i obowiązków pracodawców mających zastosowanie do monitoringu w miejscu pracy, w chwili, gdy był on stosowany wobec uczestnika (styczeń - maj 2019 r.) - że każda forma monitoringu pracownika (w tym monitoring [...]) jest zgodna z prawem, o ile została wprowadzona zgodnie z zachowaniem procedury przewidzianej w art. 222 § 6-10 k.p. i art. 223 § 4 k.p. (w brzmieniu obowiązującym w okresie styczeń - maj 2019 r.), której elementem jest obowiązek poinformowania o wprowadzeniu monitoringu, celach, zakresie i sposobie monitorowania. W związku z tym trafne było przyjęcie przez Prezesa UODO, że przetwarzanie danych osobowych uczestnika za pośrednictwem stosowanego w spółce monitoringu [...] było legalne, o ile spełnione zostały przesłanki określone w przepisach k.p., odnoszące się do monitoringu wizyjnego, a stosowane odpowiednio do innych form monitoringu pracownika. W ocenie Sądu meriti prawidłowo również Prezes UODO powołał się na orzecznictwo sądów administracyjnych, w tym na wyrok NSA z dnia 13 lutego 2014 r. (sygn. akt I OSK 2436/12) i wskazał, że wymóg transparentności oznacza, że pracownicy powinni mieć świadomość, że są poddawani monitoringowi. Zdaniem Sądu pierwszej instancji w okolicznościach faktycznych sprawy zasady swobodnej oceny dowodów, wyrażonej w art. 80 k.p.a., nie naruszała ocena Prezesa UODO, że celów, zakresu i sposobu zastosowania monitoringu [...] nie zawarto w Regulaminie pracy spółki ani w żadnym innym dokumencie. Uczestnika nie poinformowano również o tym na piśmie, a spółka nie jest wstanie w sposób niebudzący wątpliwości udokumentować tej okoliczności.

Sąd pierwszej instancji wskazał, że z ustaleń Prezesa UODO wynikało ponadto, że nie kwestionował uprawnień pracodawcy do kontroli wykonywania i egzekwowania obowiązków pracowników. Organ prawidłowo ustalił też, że skarżącą kieruje ta sama osoba przez cały czas działalności spółki – [...], jak również, że z ustalonej w spółce praktyki (czyli zasad) wynika, że kierownik zakładu pracy informował przy zatrudnianiu pracownika i przypominał podczas szkoleń o stosowaniu monitoringu. Rację miał również Prezes UODO wskazując, że spółka, wykonując swoje uprawnienia, winna mieć na względzie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych jak również i to, że spółka nie wykazała w sposób wiarygodny poinformowania o stosowanym wobec uczestnika monitoringu, w szczególności nie dostosowała się do obowiązujących od [...] maja 2018 r. przepisów regulujących zasady stosowania monitoringu. Celów, zakresu i sposobu zastosowania monitoringu [...] nie zawarto w Regulaminie pracy ani w żadnym innym dokumencie. Każda forma monitoringu pracownika ingeruje w jego prywatność, w związku z tym, to również w interesie pracodawcy jest szczegółowo poinformować o tym fakcie w sposób jasny, przejrzysty i nie budzący wątpliwości pracownika, tak aby w przyszłości nie narazić się na zarzut naruszenia jego dóbr osobistych. Takie podejście znajduje także potwierdzenie w dotychczasowym orzecznictwie sądów administracyjnych, co istotne, obowiązywało jeszcze przed wprowadzeniem do k.p. przepisów dotyczących monitorowania pracowników.

Zdaniem Sądu meriti oceny tej zakwestionować nie sposób, gdyż Prezes UODO dokonał jej na podstawie znajdujących się w aktach sprawy dokumentów, w tym dokumentów przedkładanych przez spółkę, mając na względzie obowiązujące przepisy prawa. W związku z tym słusznie i z zachowaniem zasady swobodnej oceny dowodów, Prezes UODO przyjął, że skarżąca nie była w stanie w sposób niebudzący wątpliwości udokumentować okoliczności, że uczestnika poinformowano o monitoringu stosowanym w spółce. Dodatkowo Prezes UODO racjonalnie wskazał, że nawet gdyby przyjąć, że uczestnik był, podczas przyjęcia do pracy i szkoleń informowany o stosowanym w spółce monitoringu, to nadal nie zapewniło to uczestnikowi stałego dostępu do tych informacji, naruszając przy tym zasadę przejrzystości przetwarzania danych osobowych.

W ocenie Sądu pierwszej instancji Prezes UODO, powinien jednak ww. okoliczność powiązać z inną okolicznością wynikającą z akt administracyjnych – prowadzenia przez skarżącą z uczestnikiem sporu sądowego i dokonać oceny materiału dowodowego zgromadzonego zgodnie z art. 7 i art. 77 § 1 k.p.a., z uwzględnieniem przesłanek wynikających z art. 17 ust. 3 lit. e RODO oraz dać temu wyraz w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji. Skoro w sprawie tego zabrakło Sąd pierwszej instancji orzekł o uchyleniu zaskarżonej decyzji, uznając za bezzasadne pozostałe zarzuty skargi.

Prezes UODO zaskarżył w całości wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 22 lutego 2022 r., sygn. akt II SA/Wa 643/21, zarzucając:

1. naruszenie przepisów postępowania, tj. art. 145 § 1 pkt 1 lit. c P.p.s.a, w związku z art. 7, art. 8, art. 77 § 1, art. 80, art. 107 § 3 k.p.a., wobec błędnego uznania, iż Prezes UODO przy dokonywaniu oceny zgromadzonego materiału dowodowego w sprawie zobowiązany był uwzględnić fakt, iż zebrane przez spółkę dane o lokalizacji, pozyskane za pośrednictwem [...], mogły być wykorzystane podczas toczącego się z powództwa pracownika, postępowania przed sądem powszechnym, czemu powinien dać wyraz w uzasadnieniu decyzji, czym naruszył wyżej wskazane przepisy k.p.a., co miało istotny wpływ na wynik sprawy, skutkujący uchyleniem przez sąd decyzji;

2. naruszenie przepisów prawa materialnego, tj. art. 17 ust. 3 lit. e w związku z art. 17 ust. 1 lit. d i art. 58 ust. 2 lit. g RODO, poprzez jego błędną wykładnię, a w konsekwencji jego niewłaściwe zastosowanie, poprzez przyjęcie, że pomimo przetwarzania przez spółkę danych osobowych uczestnika w zakresie danych o lokalizacji, pozyskanych za pośrednictwem monitoringu [...] w sposób nielegalny, spółka ma prawo je przetwarzać z uwagi na to, że stanowią one materiał dowodowy w postępowaniu przed sądem cywilnym, i tym samym organ nie miał podstaw do nakazania ich usunięcia, co miało istotny wpływ na wynik sprawy, bowiem skutkowało uchyleniem zaskarżonej decyzji.

Wskazując na powyższe zarzuty organ wniósł o uchylenie zaskarżonego wyroku i przekazanie sprawy do ponownego rozpoznania Wojewódzkiemu Sądowi Administracyjnemu w Warszawie. Nadto skarżący kasacyjnie organ wniósł o rozpoznanie skargi kasacyjnej na rozprawie oraz o zasądzenie zwrotu kosztów postępowania sądowego.

W odpowiedzi na skargę kasacyjną spółka wniosła o jej oddalenie skargi oraz o dopuszczenie dowodu z wyroków: Sądu Rejonowego [...] z dnia [...] lutego 2021 r., wydanego w sprawie o sygnaturze [...] wraz z uzasadnieniem (wydruk z portalu sądowego) oraz Sądu Okręgowego [...] z [...] stycznia 2022 r. wydanego w sprawie o sygnaturze [...] (wydruk z portalu sądowego). Ponadto spółka wniosła o zasądzenie zwrotu kosztów postępowania według norm przepisanych.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Stosownie do art. 183 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.), dalej jako "P.p.s.a.", Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, biorąc pod rozwagę z urzędu jedynie nieważność postępowania. W rozpoznawanej sprawie nie zachodzi żadna z okoliczności skutkujących nieważnością postępowania, o jakich mowa w art. 183 § 2 P.p.s.a. Nie zachodzi również żadna z przesłanek odrzucenia skargi albo umorzenia postępowania przed wojewódzkim sądem administracyjnym, o których mowa w art. 189 P.p.s.a., które Naczelny Sąd Administracyjny rozważa z urzędu dokonując kontroli wyroku zaskarżonego skargą kasacyjną.

Wobec tego Naczelny Sąd Administracyjny przeszedł do zbadania zarzutów kasacyjnych.

Skargę kasacyjną można oprzeć na następujących podstawach:

1) naruszeniu prawa materialnego przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie (art. 174 pkt 1 P.p.s.a.),

2) naruszeniu przepisów postępowania, jeżeli uchybienie to mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy (art. 174 pkt 2 P.p.s.a.).

W skardze kasacyjnej podniesione zostały zarzuty dotyczące zarówno naruszenia prawa materialnego jak i przepisów postępowania. W sytuacji, kiedy skarga kasacyjna zarzuca naruszenie prawa materialnego oraz naruszenie przepisów postępowania, co do zasady w pierwszej kolejności rozpoznaniu podlegają zarzuty dotyczące naruszenia przepisów postępowania. Z uwagi na to, że w realiach rozpatrywanej sprawy zarzuty naruszenia przepisów postępowania stanowią w istocie konsekwencję naruszenia przepisów prawa materialnego Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że zarzuty kasacyjne mogą być rozpoznane łącznie i we wzajemnym powiazaniu.

Przeprowadzona przez Naczelny Sąd Administracyjny w wyznaczonych wyżej granicach kontrola prawidłowości zaskarżonego wyroku prowadzi do wniosku, że skarga kasacyjna zawiera usprawiedliwione podstawy.

Wskazać należy w pierwszej kolejności, że Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w uzasadnieniu zaskarżonego wyroku stwierdził, że Prezes UODO trafnie przyjął, że przetwarzanie danych osobowych uczestnika za pośrednictwem stosowanego w spółce monitoringu [...] było legalne, o ile spełnione zostały przesłanki określone w przepisach k.p., odnoszące się do monitoringu wizyjnego, a stosowane odpowiednio do innych form monitoringu. Następnie Sąd pierwszej instancji przyznał rację organowi, który wskazał w zaskarżonej decyzji, że spółka nie wykazała w sposób wiarygodny poinformowania o stosowanym wobec uczestnika monitoringu, w szczególności nie dostosowała się do obowiązujących od 25 maja 2018 r. przepisów regulujących zasady stosowania monitoringu. Jednocześnie Sąd meriti wskazał, że ww. okoliczność organ powinien powiązać z inną okolicznością wynikającą z akt administracyjnych, tj. prowadzenia z uczestnikiem sporu sądowego i dokonać oceny materiału dowodowego z uwzględnieniem przesłanek wynikających z art. 17 ust. 3 lit. e RODO oraz dać temu wyraz w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji. Ostatecznie Sąd pierwszej instancji stwierdził, że Prezes UODO nie uwzględnił w zaskarżonej decyzji przepisu art. 17 ust. 3 lit. e RODO i nie rozważył, w jakim zakresie przetwarzanie ww. danych osobowych uczestnika było niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń spółki, w związku z toczącym się przed Sądem Rejonowym [...] sporem skarżącej z uczestnikiem, a zatem zaskarżoną decyzję należało usunąć z obrotu prawnego, z uwagi na art. 8 § 1 k.p.a., jak również art. 77 § 1, art. 80 i art. 107 § 3 k.p.a. W tym tylko zakresie - jak skonstatował Sąd pierwszej instancji - zarzuty procesowe zawarte w skardze mogły być uznane za zasadne.

W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego stanowisko Sądu pierwszej instancji jest nieprawidłowe. Zasadnie skarżący kasacyjnie organ podnosi, że błędnie Sąd pierwszej instancji przyjął, że spółka pomimo przetwarzania danych uczestnika w zakresie danych o lokalizacji, pozyskanych za pośrednictwem monitoringu [...] w sposób nielegalny, ma prawo dalej je przetwarzać z uwagi na cel w jakim je wykorzystała, tj. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Należy odnotować, że w piśmie z dnia 5 czerwca 2020 r. skierowanym do organu, spółka poinformowała, że dane osobowe uczestnika pozyskane za pośrednictwem monitoringu [...] zamierza przetwarzać do czasu prawomocnego zakończenia postępowania sądowego wszczętego przez uczestnika. Ponadto dodała, że w tym czasie może ich ponownie użyć, jeśli okaże się to konieczne w postępowaniu dla wykazania nieprawdziwości twierdzeń uczestnika. Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego tak określony cel przetwarzania danych osobowych jest celem ewentualnym. Dane te, gdyby były niezbędne spółce do realizacji wskazanego przez nią celu, to wówczas zostałyby w tym celu wykorzystane, a nie gromadzone na zapas i nie byłoby to uzależnione od wystąpienia zdarzenia przyszłego i niepewnego. Trafnie więc Prezes UODO argumentuje, że spółka w toku postępowania przed organem nie wykazała niezbędności przetwarzania danych osobowych uczestnika w celu ustalenia dochodzenia lub obrony roszczeń, a przedstawiła wyłącznie przypuszczenie, że dane te może zostaną przez nią wykorzystane, jeżeli okażą się konieczne dla wykazania nieprawdziwych twierdzeń pracownika. Co więcej, spółka nie wykazała przy tym wystąpienia samego roszczenia, dla którego dochodzenia, ustalenia czy obrony przetwarzanie miałoby być niezbędne. Spółka wskazała wyłącznie na toczące się już postępowanie sądowe, ale nie na roszczenie, z którym wiązałaby niezbędność ich przetwarzania.

W związku z tym stwierdzić należy, że Sąd meriti błędnie ocenił, że Prezes UODO nie odniósł się do art. 17 ust. 3 lit. e RODO. Brak legalnego pozyskania danych osobowych uczestnika wpływa jednocześnie na legalność następczego ich przetwarzania, także w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Przepis ten nie miał zastosowania w niniejszej sprawie, gdyż spółka pozyskała dane osobowe pracownika w sposób nielegalny. W toku postępowania przed organem spółka nie powoływała się na niezbędność przetwarzania danych osobowych uczestnika w spornym zakresie, tj. na przesłankę, o której mowa w art. 17 ust. 3 lit. e RODO, lecz wskazywała na możliwą, ewentualną konieczność ich przetwarzania w toczącym się już postępowaniu sądowym. Co istotne, Prezes UODO nie nakazał usunięcia danych osobowych już przetworzonych przez spółkę w celu udzielenia odpowiedzi na pozew uczestnika, będących już w dyspozycji sądu pracy.

W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego przyzwolenie na gromadzenie danych o osobie fizycznej z naruszeniem zasad przetwarzania danych, takich jak zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości oraz minimalizacji, jak również zasadą rozliczalności, pod warunkiem wystąpienia przyszłego, niepewnego zdarzenia, którego wystąpienie dopiero w sposób wtórny legalizowałoby przetwarzanie tych danych, prowadziłoby do zalegalizowania wadliwej praktyki, stojącej w sprzeczności z przepisami RODO. Według Naczelnego Sądu Administracyjnego niedopuszczalne jest posługiwanie się danymi pozyskanym z pominięciem przepisów prawa (w tym przypadku Kodeksu pracy oraz RODO), w szczególności, gdy działania te wkraczają w sferę prywatności osoby fizycznej.

W sprawie niniejszej ważny jest kontekst, tj. przetwarzanie danych osobowych pracownika. Trafna jest konstatacja organu, że każda forma monitoringu pracownika ingeruje w jego prywatność. W związku z tym w interesie pracodawcy jest dochowanie szczególnej staranności w zakresie jego obowiązków, by w sytuacji sporu, czy kontroli miał możliwość wykazania spełniania wszelkich obowiązków nałożonych na niego przepisami prawa, w tym o ochronie danych osobowych. Nierówna relacja pomiędzy pracownikiem i pracodawcą powoduje, że pracodawca chcąc korzystać ze swoich uprawnień do kontroli prawidłowego wykorzystywania narzędzi przez pracownika, w pierwszej kolejności musi zadbać, aby po jego stronie zostały spełnione wszelkie obowiązki wynikające z przepisów prawa. W niniejszej sprawie spółka pozyskała dane osobowe uczestnika z pominięciem przepisów prawa i niedopuszczalne jest, aby miała prawo takie dane dalej przetwarzać.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 grudnia 2009 r. (sygn. akt I OSK 249/09; publ. ONSAiWSA 2011; nr 2; poz. 39), który jakkolwiek zapadł na tle odmiennego stanu faktycznego i prawnego. W wyroku tym Naczelny Sąd Administracyjny podniósł, że brak równowagi w relacji pracodawca - pracownik stawia pod znakiem zapytania dobrowolność wyrażeniu zgody na pobieranie i przetworzenie danych osobowych (biometrycznych). Z tego względu ustawodawca ograniczył przepisem art. 22 Kodeksu pracy katalog danych, których pracodawca może żądać od pracownika. Uznanie faktu wyrażenia zgody na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych, jako okoliczności legalizującej pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 22 Kodeksu pracy, stanowiłoby obejście tego przepisu. Ryzyko naruszenia swobód i fundamentalnych praw obywatelskich musi być proporcjonalne do celu, któremu służy. Skoro zasada proporcjonalności wyrażona w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych, jest głównym kryterium przy podejmowaniu decyzji dotyczących przetwarzania danych biometrycznych, to stwierdzić należy, że wykorzystanie danych biometrycznych do kontroli czasu pracy pracowników jest nieproporcjonalne do zamierzonego celu ich przetwarzania.

W świetle powyższego, zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego w składzie rozpoznającym niniejszą sprawę, za niezrozumiałe uznać należy stanowisko Sądu pierwszej instancji, który stwierdził, że Prezes UODO prawidłowo ocenił, że pracownicy powinni mieć świadomość, że są poddawani monitoringowi, zaś brak ich świadomości w tej materii stanowi o naruszeniu prawa do prywatności. Jednocześnie Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie dopuścił przetwarzanie tak pozyskanych danych osobowych na przyszłość z powołaniem się na przesłankę negatywną do obowiązku usunięcia danych osobowych wynikającą z art. 17 ust. 3 lit. e RODO. Uznanie takiego stanowiska za prawidłowe - jak zasadnie wskazuje organ - może jednakże prowadzić do sytuacji, w których pracodawca pozyskiwałby dowolne informacje na temat pracowników bez ich wiedzy, a następnie wykorzystywał je w ewentualnych postępowaniach sądowych.

W tym miejscu przywołać również należy stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego wyrażone w uzasadnieniu wyroku z dnia 6 marca 2019 r. (sygn. akt I OSK 994/17), w którym wskazano, że fakt, iż poszczególne procedury zawierają przepisy dotyczące ciężaru dowodu nie może uzasadniać przetwarzania danych osobowych skoro między stronami nie toczy się żadne postępowanie. Tego rodzaju działanie uznać należy także za sprzeczne z art. 26 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych (ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych; Dz. U. z 2015 r., poz. 2135 ze zm. – uwaga Naczelnego Sądu Administracyjnego), który stanowi, że administrator danych, przetwarzający dane, powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były przetwarzane zgodnie z prawem, a także merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 27 marca 2018 r. (sygn. akt I OSK 1459/16) wskazał, że przepis art. 23 ust. 1 pkt 5 ww. ustawy o ochronie danych osobowych na pierwszym miejscu wymienia warunek, że przetwarzanie danych winno być niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów. Niedopuszczalne jest więc przetwarzanie danych osobowych niejako "na zapas" z założeniem, że mogą być one ewentualnie przydatne w przyszłości, na przykład z odwołaniem się do przepisów dotyczących przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych, czy postępowań administracyjnych bądź karnych.

Konkludując, na gruncie rozpoznawanej sprawy wyłączenie z art. 17 ust. 3 lit. e RODO nie może zostać uwzględnione ze względu na brak przesłanki niezbędności w przetwarzaniu danych osobowych. Organ wydając decyzję administracyjną zobowiązany jest do rozstrzygania sprawy w oparciu o stan faktyczny istniejący w chwili wydania tej decyzji. Tym samym decyzja organu nie może opierać się na przyszłych i niepewnych okolicznościach faktycznych. Wskazać w tym miejscu należy, że do kompetencji Prezesa UODO należy jedynie zbadanie legalności przetwarzania danych osobowych uczestnika przez spółkę, biorąc pod uwagę okoliczności istniejące w chwili wydania decyzji. W niniejszej sprawie spółka nie wykazała niezbędności przetwarzania danych pozyskanych z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych. Prawidłowo zatem organ zastosował przysługujące mu uprawnienia naprawcze i nakazał spółce spełnienie żądania uczestnika postępowania w oparciu o art. 58 ust. 2 lit. b i g w zw. z art. 17 ust.1 lit. d RODO, tj. usunięcie jej danych osobowych w zakresie wskazanym w sentencji decyzji. W konsekwencji zaskarżona decyzja wbrew zapatrywaniom wyrażonym przez Sąd pierwszej instancji odpowiadała prawu.

W odniesieniu do wniosków dowodowych sformułowanych w odpowiedzi na skargę kasacyjną wyjaśnić należy, że w postępowaniu przed sądem administracyjnym kontrola aktów administracyjnych odbywa się na podstawie akt sprawy (art. 133 § 1 P.p.s.a.), a zatem co do zasady nie jest możliwe prowadzenie postępowania dowodowego przed sądem administracyjnym, który kontrolę legalności opiera na materiale dowodowym zgromadzonym w postępowaniu przed organem administracji wydającym zaskarżoną decyzję. Przeprowadzenie dowodu z dokumentu jest niezbędne, jeżeli bez tego dokumentu nie jest możliwe rozstrzygnięcie istniejących w sprawie wątpliwości. Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem dopuszczenie dowodu z dokumentu jest nadto uprawnieniem, a nie obowiązkiem sądu (zob. w tej materii m.in. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego: z dnia 25 września 2012 r.; sygn. akt II OSK 840/11 oraz z dnia 17 grudnia 2015 r.; sygn. akt II OSK 2501/15). Podkreślenia przy tym wymaga, że przepis artykułu 106 § 3 P.p.s.a. nie służy zwalczaniu ustaleń faktycznych, z którymi strona się nie zgadza (zob. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego: z dnia 25 października 2015 r.; sygn. akt I OSK 300/14 oraz z dnia 25 lutego 2016 r.; sygn. akt II OSK 1592/14). W związku z tym Naczelny Sąd Administracyjny nie znalazł podstaw do uwzględnienia wniosków dowodowych zawartych w odpowiedzi na skargę kasacyjną. Dokumenty te sporządzone zostały bowiem już po wydaniu decyzji przez Prezesa UODO stanowiącej przedmiot oceny ze strony Sądu pierwszej instancji. Podkreślenia zaś wymaga, że Sąd pierwszej instancji oceniał prawidłowość zaskarżonej decyzji przyjmując stan faktyczny i prawny z daty jej wydania. Ponadto co do zasady rolą Naczelnego Sądu Administracyjnego jest kontrola ustaleń Sądu pierwszej instancji, a nie przeprowadzanie postępowania dowodowego w sprawie.

W tym stanie rzeczy stwierdzając, że skarga kasacyjna jest uzasadniona, a istota sprawy jest dostatecznie wyjaśniona Naczelny Sąd Administracyjny miał podstawy do uchylenia zaskarżonego wyroku w całości oraz do rozpoznania skargi w oparciu o art. 188 P.p.s.a., a w następstwie tego do oddalenia skargi na podstawie art. 151 P.p.s.a. (orzeczenie jak w punkcie pierwszym sentencji wyroku). Wskazać w tym miejscu należy, że skorzystanie z instytucji procesowej, o której mowa w art. 188 P.p.s.a. możliwe jest również w sytuacji, gdy nie wnosił o to podmiot składający skargę kasacyjną (zob. w tej materii wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 września 2008 r.; sygn. akt I OSK 1494/07).

O kosztach postępowania kasacyjnego orzeczono jak w punkcie drugim sentencji wyroku na podstawie art. 203 pkt 2 w zw. z art. 205 § 2 i art. 209 P.p.s.a.