Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych przez kierownika urzędu stanu cywilnego powinien zawierać dane, które umożliwią organowi ustalenie czy zachodzą przesłanki odmowy dostępu do materiałów archiwalnych, o których

mowa w art. 16b ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Dnia 9 października 2018 roku Naczelny Sąd Administracyjny w składzie: Przewodniczący: sędzia NSA Jacek Chlebny (spr.) sędzia NSA Tomasz Zbrojewski sędzia del. WSA Piotr Korzeniowski po rozpoznaniu w dniu 9 października 2018 roku na posiedzeniu niejawnym w Izbie Ogólnoadministracyjnej skargi kasacyjnej W. od wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach z dnia 4 września 2017 r. sygn. akt II SA/Gl 468/17 w sprawie ze skargi W. M. na decyzję Wojewody [...] z dnia [...] marca 2017 r. nr [...] w przedmiocie aktów stanu cywilnego 1. uchyla zaskarżony wyrok, 2. oddala skargę, 3. zasądza od W. M. na rzecz Wojewody [...] kwotę 280 (dwieście osiemdziesiąt) zł tytułem kosztów postępowania.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach wyrokiem z 4 września 2017 r., sygn. akt II SA/Gl 468/17, uchylił decyzję Wojewody [...] z [...] marca 2017 r. oraz poprzedzającą ją decyzje Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w C. z [...] grudnia 2016 r. w przedmiocie odmowy udostępnienia ksiąg stanu cywilnego.

Powyższe rozstrzygnięcie zapadło w następującym stanie faktycznym i prawnym sprawy.

Wnioskiem z [...] grudnia 2016 r. W. M.(dalej: "Skarżący") wystąpił do Urzędu Stanu Cywilnego w C. o udostępnienie księgi małżeństw z [...] r. w celach poszukiwań genealogicznych oraz badania historii miasta. Ponadto wniósł o umożliwienie wykonania fotokopii wybranych aktów.

Decyzją z [...] grudnia 2016 r. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego odmówił uwzględnienia wniosku, wskazując, że ustawodawca ograniczył dostęp do materiałów archiwalnych ze względu na ochronę dóbr osobistych i ochronę danych osobowych. Skarżący nie jest osobą uprawnioną do uzyskania nieograniczonego dostępu do aktów stanu cywilnego.

Po rozpatrzeniu odwołania Wojewoda [...] decyzją z [...] marca 2017 r. utrzymał w mocy zaskarżoną decyzję. W uzasadnieniu organ wskazał, że udostępnieniu do przeglądania mogą podlegać konkretne akty stanu cywilnego wskazane przez wnioskodawcę, gdyż dopiero wtedy możliwa jest ocena, czy akt może być udostępniony zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Nie zgadzając się z powyższym rozstrzygnięciem, Skarżący złożył do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach skargę, w której wskazał, że dopuszczalne jest udostępnienie całych ksiąg małżeństw po upływie 80 lat. Zaznaczył, że księga stanu cywilnego składa się wyłącznie z aktów stanu cywilnego, a zatem wniosek o udostępnienie księgi, stanowi wniosek o udostępnienie wszystkich aktów znajdujących się w księdze. Podniósł, że na etapie składania wniosku nie było możliwe wskazanie nazwisk osób, czy numerów konkretnych aktów.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach uchylając decyzje obu organów administracji, wskazał, że złożony wniosek obejmował żądanie udostępnienia wszystkich aktów małżeństw sporządzanych w księdze (księgach) z [...] r. Stwierdził, że udostępnieniu podlegają nie tylko konkretne akty stanu cywilnego, ale także akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, gdyż brak jest podstaw do różnicowania materiałów archiwalnych ze względu na ich rodzaj. Z uwagi na możliwość częściowej odmowy udostępnienia materiałów archiwalnych Sąd nakazał dokonanie zbadania zawartości całej księgi pod kątem oceny, czy udostępnić całą jej treść, czy też odmówić udostępnienia poszczególnych aktów stanu cywilnego.

Nie zgadzając się z powyższym orzeczeniem, Wojewoda wniósł skargę kasacyjną, zaskarżając wyrok w całości. Wojewoda zarzucił Sądowi I instancji naruszenie przepisów prawa materialnego:

a) art. 130 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2016 r. poz. 2064, z późn. zm.) przez jego błędną wykładnię i przyjęcie, że udostępnieniu na jego podstawie podlegają także całe księgi stanu cywilnego, podczas gdy z tego przepisu wynika, iż w tym trybie udostępnione mogą być jedynie konkretne akty stanu cywilnego;

b) art. 16b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2016 r. poz 1506) przez jego niewłaściwe zastosowanie, w sytuacji, gdy brak było podstaw do udostępnienia materiałów z uwagi na niespełnienie przesłanek z art. 130 ust. 4 Prawa o aktach stanu cywilnego, a ocena ewentualnego ograniczenia w dostępie do materiałów archiwalnych jest możliwa jedynie w przypadku spełnienia tych przesłanek.

Mając powyższe na uwadze, skarżący kasacyjnie wniósł o uchylenie zaskarżonego wyroku w całości i oddalenie skargi oraz zasądzenie kosztów postępowania.

Uzasadniając powyższe zarzuty, Wojewoda wskazał, że nie można rozciągać uprawnienia dostępu do akt stanu cywilnego na całe księgi. Odesłanie zawarte w Prawie o aktach stanu cywilnego do trybu udostępniania niektórych aktów stanu cywilnego na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach stanowi wyjątek od zasad udostępniania aktów stanu cywilnego na podstawie Prawa o aktach stanu cywilnego i nie może prowadzić do prostego stosowania zasad udostępniania materiałów archiwalnych do aktów stanu cywilnego. Z uwagi na różnice występujące w tych regulacjach intencją ustawodawcy było odesłanie do odpowiedniego stosowania przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w związku z czym niedopuszczalne jest udostępnienie całych ksiąg stanu cywilnego na podstawie przepisów o udostępnianiu aktów stanu cywilnego. Podkreślił przy tym, że zastosowanie przez kierownika urzędu stanu cywilnego ustawy

o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach polega jedynie na udostępnieniu materiałów archiwalnych, a nie świadczeniu także pozostałych usług przypisanych archiwom takich jak sporządzanie z nich wyciągów, wypisów czy odpisów. Zdaniem skarżącego kasacyjnie z art. 130 ust. 4 Prawa o aktach stanu cywilnego wynika, że udostępnieniu podlegają jedynie konkretne akty stanu cywilnego, i przepisu tego nie można interpretować rozszerzająco w celu objęcia jego zakresem ksiąg stanu cywilnego.

Skarżący kasacyjnie argumentował, że brak jest możliwości dokonania weryfikacji całej księgi stanu cywilnego pod kątem ograniczeń udostępnienia materiałów archiwalnych ze względu na ochronę dóbr osobistych oraz danych osobowych. Tylko wskazanie konkretnego aktu stanu cywilnego umożliwia dokonanie prawidłowej weryfikacji. Dokonanie oceny czy nie zachodzą przesłanki odmowy udostępnienia aktów stanu cywilnego w odniesieniu do całej księgi stanu cywilnego jest pracochłonne, co negatywnie wpłynęłoby na pracę całego urzędu stanu cywilnego i uniemożliwiło wypełnianie jego podstawowych zadań.

Naczelny Sąd Administracyjny zważył, co następuje:

Skarga kasacyjna jest uzasadniona.

Zgodnie z art. 183 § 1 zd. 1 p.p.s.a. Naczelny Sąd Administracyjny rozpoznaje sprawę w granicach skargi kasacyjnej, bierze jednak z urzędu pod rozwagę nieważność postępowania. W niniejszej sprawie żadna z wymienionych w art. 183 § 2 p.p.s.a. przesłanek nieważności postępowania nie zaistniała, wobec czego kontrola Naczelnego Sądu Administracyjnego ograniczyła się do zbadania zawartych w skardze zarzutów sformułowanych w granicach podstawy kasacyjnej.

Za kluczowy dla uwzględnienia skargi należało uznać argument dotyczący naruszenia art. 16b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Przepis ten w ust. 1 pkt 2 uzależnia możliwość ograniczenia udostępnienia materiałów archiwalnych ze względu na ochronę dóbr osobistych oraz danych osobowych. Ustalenie czy udostępnienie określonych materiałów archiwalnych zagraża dobrom osobistym lub danym osobowym nie może nastąpić w sposób dowolny i w oderwaniu od wskazania osób, których dane bądź dobra osobiste mają podlegać badaniu i osoby wnioskodawcy. Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych przez kierownika urzędu stanu cywilnego powinien zawierać dane, które umożliwią organowi ustalenie czy zachodzą przesłanki odmowy dostępu do materiałów archiwalnych, o których

mowa w art. 16b ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Precyzyjne sformułowanie wniosku umożliwia kierownikowi urzędu stanu cywilnego określenie grona osób, których dane osobowe bądź dobra osobiste mogą stanowić przeszkodę w udostępnieniu materiałów archiwalnych, a następnie dokonanie oceny czy udostępnienie materiałów jest możliwe z uwagi na ochronę tych wartości. W rozpoznawanej sprawie Skarżący uzasadnił wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych m.in. prowadzeniem poszukiwań genealogicznych. Nie wskazał jednak czy te poszukiwania dotyczą jego rodziny, czy osób trzecich. Bez podania tych informacji organ nie był w stanie ocenić czy udostępnienie informacji zawartych w materiałach archiwalnych było możliwe ze względu na brzmienie art. 16b ust. 1 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach i zasadnie odmówił udostępnienia żądanych materiałów.

Naczelny Sąd Administracyjny uznał za nieuzasadniony zarzut naruszenia art. 130 ust. 4 Prawa o aktach stanu cywilnego. Przepis ten stanowi, że akty stanu cywilnego sporządzone w księgach stanu cywilnego prowadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, po upływie okresów, o których mowa w art. 128 ust. 1, nie podlegają przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego, a udostępnianie tych aktów oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub skorowidzów alfabetycznych przez kierownika urzędu stanu cywilnego przed przekazaniem księgi stanu cywilnego do właściwego archiwum państwowego odbywa się na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z art. 16b ust. 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach do materiałów archiwalnych podlegających udostępnieniu zalicza się nie tylko akty stanu cywilnego, ale także księgi stanu cywilnego. Brak jest podstaw do uznania, że przepisy te mają odmienne zakresy i wyłączenia na podstawie art. 130 ust. 4 Prawa o aktach stanu cywilnego możliwości udostępnienia ksiąg stanu cywilnego. Naczelny Sąd Administracyjny podziela stanowisko Sądu I instancji, zgodnie z którym brak jest racjonalnych przesłanek różnicowania materiałów archiwalnych ze względu na ich rodzaj. Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych może dotyczyć wszystkich aktów stanu cywilnego zawartych w księdze stanu cywilnego albo aktów stanu cywilnego wyraźnie wskazanych we wniosku.

Z opisanych wyżej względów Naczelny Sąd Administracyjny uchylił zaskarżony wyrok i wobec uznania, że istota sprawy jest ostatecznie wyjaśniona, rozpoznał skargę na podstawie art. 188 p.p.s.a. Rozpoznając skargę na decyzję Wojewody [...] z [...] marca 2017 r., Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że zaskarżona decyzja nie narusza przepisów prawa w stopniu mogącym mieć wpływ na wynik sprawy, gdyż w ustalonym stanie faktycznym sprawy zachodziła podstawa do odmowy udostępnienia księgi małżeństw z [...] r. Uzasadnia to oddalenie skargi na decyzję z [...] marca 2017 r. stosownie do art. 151 p.p.s.a.

O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 203 pkt 2 oraz art. 205 § 2 p.p.s.a. w zw. z § 14 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 265).