Centralna Baza Orzeczeń Sądów Administracyjnych

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Janusz Bociąga Sędziowie WSA Bożenna Blitek (spr.) WSA Barbara Pasternak Protokolant sekretarz sądowy Renata Nowak po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 21 czerwca 2018 r. sprawy ze skargi A Sp. z o.o. z siedzibą w K na akt Dyrektora Archiwum Narodowego z dnia 27 lipca 2017 r. nr [...] w przedmiocie zobowiązania do utworzenia i prowadzenia archiwum skargę oddala

I.

Dyrektor Archiwum Narodowego aktem z dnia 2 listopada 2016 r. nr [...] ustalił A Spółkę z o.o. w K jako jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, a tym samym obowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego, zgodnie z art. 33 ust. 1, art. 34 i art. 35 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r., poz. 1506, zwanej dalej "ustawą archiwalną"). Dyrektor Archiwum Narodowego podał, że ustalenie A Sp. z o.o. w K jako jednostki wytwarzającej materiały archiwalne zostało podjęte z uwagi na prowadzoną przez Spółkę specyficzną działalność w zakresie pozyskiwania i sprzedaży gruntów dla inwestorów, rewitalizacji zabytkowego kompleksu szpitalno-parkowego w K - K oraz znaczenie historyczne.

Po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszenia prawa A Spółkę z o.o. w K wniosły skargę na powyższy akt Dyrektora Archiwum Narodowego z dnia [...] 2016 r. nr [...].

Wyrokiem z dnia 20 kwietnia 2017 r. sygn. akt III SA/Kr 196/17 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie uchylił zaskarżony akt Dyrektora Archiwum Narodowego z dnia [...] 2016 r. nr [...]. W uzasadnieniu Sąd wskazał, że tworzenie archiwum zakładowego i ustalenie przez właściwy organ administracji jednostki, w której takie archiwum ma funkcjonować, jest aktem administracyjnym w rozumieniu art. 3 § 2 pkt 4 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Zdaniem Sądu, ustawa archiwalna, posługując się w art. 33 ust. 1 pojęciem jednostki organizacyjnej (państwowej lub samorządowej), nie zawęża go jedynie do jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, lecz rozciąga go także na spółki prawa handlowego utworzone przez Skarb Państwa lub przez jednostki samorządu terytorialnego (jednoosobowe), przedsiębiorstwa państwowe, czy spółki prawa handlowego. Oznacza to, iż w przypadku powstawania materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego, także wyżej wymienione podmioty mają obowiązek tworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego. Wobec powyższego strona skarżąca, jako jednostka organizacyjna, może być adresatem powołanej wyżej ustawy. W ocenie Sądu, skoro w związku z wydaniem aktu strona skarżąca jest zobowiązana do zorganizowania i prowadzenia archiwum zakładowego, a więc będzie zmuszona do założenia i prowadzenia archiwum zakładowego, to akt ten powinien – na zasadzie odpowiedniego stosowania art. 107 § 3 k.p.a. - zawierać uzasadnienie. Zdaniem Sądu, skoro zakwestionowany w skardze akt jest skierowany do określonej strony, w tym przypadku Spółki z o.o. A, to musi być on dla adresata zrozumiały, a w przypadku złożenia skargi do Sądu, musi dać materiał, który pozwoli poznać motywy, jakimi kierował się organ i dokonać oceny jego prawidłowości. W ocenie Sądu uzasadnienie zaskarżonego aktu tych wymogów nie spełnia. Nie wynika z uzasadnienia aktu w szczególności, dlaczego organ uznał, że dokumentacja dotycząca pozyskiwania i sprzedaży gruntów pod budowę fabryki B oraz innych firm w specjalnej strefie ekonomicznej w N, a także dokumentacja z zakresu rewitalizacji zabytkowego kompleksu [...] w K – K stanowią materiały archiwalne. Ponadto treść zaskarżonego aktu nie wskazuje w jasny sposób zakresu dokumentacji, która została uznana za spełniającą przesłanki materiałów archiwalnych, gdyż w zaskarżonym akcie użyto sformułowania "w szczególności", które sugeruje, że poza dokumentacją, która została wymieniona poniżej tego sformułowania, materiałami archiwalnymi są także dokumenty dotyczące innych czynności dokonywanych przez stronę skarżącą. W opinii Sądu, do ustalenia przyczyn, z powodu których organ uznał, że strona skarżąca wytworzyła materiały archiwalne, nie prowadzi także analiza dokumentów znajdujących się w aktach administracyjnych, a powołanych w zaskarżonym akcie, a to notatki służbowej z ekspertyzy archiwalnej z dnia 19 lipca 2016 r. oraz protokołu nr [...] posiedzenia Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Narodowego z dnia 30 sierpnia 2016 r. Z pierwszego z powołanych dokumentów wynika bowiem, że strona skarżąca nie wytwarza obecnie materiałów archiwalnych. Nadto wynika z niego również, że dokumentacja już wytworzona jest w znacznej części dublowana w innych organach. Brak jest natomiast w powyższym dokumencie odniesienia do treści art. 1 ustawy archiwalnej. Powyższego odniesienia brak także, zdaniem Sądu, w protokole nr [...] posiedzenia Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji Archiwum Narodowego z dnia 30 sierpnia 2016 r. Z protokołu wynika, że Komisja podjęła uchwałę w sprawie ustalenia strony skarżącej jako podmiotu wytwarzającego materiały archiwalne większością głosów (3 głosy za, 1 przeciw, 1 wstrzymujący się). Sąd uznał zatem, że z żadnego znajdującego się w aktach sprawy dokumentów nie można zatem odczytać motywów podjęcia rozstrzygnięcia stanowiącego istotę zaskarżonego aktu, sprowadzającego się do przekonującego wyjaśnienia, dlaczego dokumentacja wskazana w zaskarżonym akcie spełnia przesłanki "materiałów archiwalnych", o których mowa w art. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

II.

Aktem z dnia 27 lipca 2017 r. nr [...], wydanym na podstawie art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy archiwalnej, Dyrektor Archiwum Narodowego ustalił A Spółkę z o.o. w K jako jednostkę organizacyjną, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, obowiązaną do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego, zgodnie z art. 33 ust. 1, art. 34 i art. 35 ustawy archiwalnej. W uzasadnieniu organ wyjaśnił, że ustalenia Spółki A jako jednostki wytwarzającej materiały archiwalne, dokonano z uwagi na to, że Spółka jest samorządową jednostką organizacyjną, o której mowa w art. 33 ust. 1 ustawy archiwalnej oraz wytwarza materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy archiwalnej, tj. akta i dokumenty, korespondencję oraz dokumentację techniczną, mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o rozwoju życia społecznego i gospodarczego oraz o działalności samorządowych jednostek organizacyjnych. Organ wskazał, że Spółka A została utworzona przez Województwo i [...] Park [...] na mocy umowy spółki zawartej w formie aktu notarialnego w dniu 31 sierpnia 2005 r. rep. A nr [...]. Od 2013 r. 100% udziałów w Spółce posiada Województwo. Spółka powstała jako Spółka celowa do przygotowania 140 ha gruntów dla inwestycji B Sp. z o.o. w N, zgodnie z umową zawartą pomiędzy Spółką a Województwem [...] 2005 r. Od 2006 r. Spółka rozszerzyła działalność i pozyskiwała tereny także dla innych firm w specjalnej strefie ekonomicznej w N. Z kolei w 2012 r. Zarząd Województwa powierzył Spółce zadanie kompleksowej rewitalizacji zabytkowego kompleksu [...] w K - K, co jest obecnie jej głównym zadaniem. Organ podał, że materiałami archiwalnymi w rozumieniu art. 1 ustawy archiwalnej, mającymi znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o rozwoju życia społecznego i gospodarczego oraz o działalności samorządowych jednostek organizacyjnych, powstałymi w przeszłości i powstającymi współcześnie, przechowywanymi w Spółce A Sp. z o. o., są: 1) akta organów Spółki tj. uchwały Zarządu, Rady Nadzorczej, Zgromadzenia Wspólników, 2) sprawozdania z działalności oraz bilanse Spółki, 3) dokumentacja dot. pozyskania i przygotowania gruntów dla inwestycji B tj. korespondencja ze Starostwem, korespondencja z właścicielami działek dotycząca stanu prawnego nieruchomości, akty notarialne, korespondencja z firmą B, umowy i porozumienia, 4) akta i dokumenty oraz korespondencja dot. pozyskania i sprzedaży działek w strefie ekonomicznej dla innych inwestorów (R Sp. z o. o., M S. A., K S. A.), 5) akta i dokumenty oraz korespondencja dotycząca scalenia gruntów dla Gminy pod [...] na Światowe Dni Młodzieży, 6) dokumentacja techniczna z zakresu rewitalizacji zespołu szpitalno-parkowego w K - K z uwagi na zabytkowy charakter terenu i obiektów (zespół szpitalno-parkowy jest objęty ochroną konserwatorską, wpisany do rejestru zabytków). Organ wskazał, że materiały archiwalne charakteryzują się przede wszystkim znaczeniem jako źródło informacji o wartości historycznej dla dziejów danej społeczności. W celu kwalifikacji danej dokumentacji do materiałów archiwalnych stosuje się następujące, wypracowane na potrzeby archiwistyki kryteria selekcji akt: 1) kryterium znaczenia twórcy akt, 2) kryterium wartości informacyjnej akt, 3) kryterium niepowtarzalności informacji, 4) kryterium typowości (unikatowości), 5) kryterium dawności, 6) kryterium stopnia zachowania materiałów archiwalnych. Odnośnie pierwszego z wymienionych wyżej kryteriów Dyrektor Archiwum Narodowego podniósł, że znaczenie historyczne twórcy akt może wynikać nie tylko z jego pozycji w hierarchii władz, urzędów, instytucji czy przedsiębiorstw, ale również z jego udziału w wydarzeniach szczególnej wagi, który to udział znajduje odbicie w materiałach archiwalnych przez niego wytworzonych. Organ wskazał, że A Sp. z o. o. powołano do działań o specjalnym, wyjątkowym charakterze, polegającym m.in. na przygotowaniu i zarządzaniu terenami pod powstanie tzw. [...] Strefy [...]. Idea i historia działalności Spółki przewiduje ponadto możliwość jej wykorzystania do kolejnych tego typu zadań, co miało już miejsce w odniesieniu m.in. do przygotowywania terenu pod [...] w ramach Światowych Dni Młodzieży 2016. Zdaniem organu, znaczenie twórcy akt w przedmiotowym przypadku stanowi więc samodzielną przesłankę do uznania wytworzonych przez Spółkę dokumentów za ponadprzeciętnie ważne dla poznania historii regionu. Poza tym również osoba Prezesa Zarządu S. K. - bezsprzecznie osoby publicznej, o znacznych zasługach dla regionu, może być również brana pod uwagę jako argument za zachowaniem akt Spółki dla potomności. Odnośnie kryterium wartości informacyjnej akt organ wyjaśnił, że materiały wskazane w wymienionych wyżej punktach 1-2 w sposób syntetyczny dokumentują organizację i funkcjonowanie Spółki oraz sposób podejmowania najważniejszych decyzji dotyczących jej działalności. Natomiast dokumentację wymienioną wyżej w pkt 3-6 zdecydowano się zachować ze względu na wagę związanych z jej powstaniem wydarzeń dla dziejów regionu. Tzw. [...] strefa [...] była bowiem przedmiotem ogólnego medialnego zainteresowania i stawiana była za wzór dla innych podmiotów oraz szeroko komentowana. Usystematyzowane informacje ze sprawowania zarządu nad strefą, które znajdują się w aktach przechowywanych przez Spółkę, stanowią zatem wartość, która powinna podlegać ochronie archiwalnej. Organizacja Światowych Dni Młodzieży w 2016 r. była z kolei, zdaniem organu, na tyle głośnym wydarzeniem w historii nie tylko K, że zachowanie dla potomnych materiałów dotyczących przygotowania miejsca pod uroczystości ([...]) wydaje się naturalnym krokiem. Natomiast zespół [...] w K stanowi przykład obiektu zasłużonego dla historii medycyny oraz historii regionu. W opinii organu, waga procesu rewitalizacji terenu szpitala i przemian przestrzennych w tym miejscu, będących jednym z przedmiotów działalności Spółki, przemawiają za trafnością decyzji o uznaniu dokumentacji z tym związanej za materiały archiwalne. Odnośnie kryterium niepowtarzalności informacji organ stwierdził, że okoliczność, że materiały z działalności Spółki A Sp. z o.o. zawierają informacje znajdujące się w wielu innych organach (sądy, księgi wieczyste, rejestry, akta notarialne, dokumentacja obiektu zabytkowego) nie przesądza o braku konieczności wieczystego przechowywania tych akt. Dokumenty i korespondencja wymienione wyżej w pkt 3-5 nie występują bowiem w komplecie w żadnej innej jednostce organizacyjnej, zaś zgromadzenie tej dokumentacji w jednym miejscu, w uporządkowanym układzie wynikającym z rzeczywistego sposobu załatwiania spraw, ma kapitalne znaczenie dla późniejszej możliwości odtworzenia procesu powstania i funkcjonowania tzw. [...] Strefy [...]. Podobnie cenna wydaje się, zdaniem organu, możliwość późniejszego korzystania z zebranej dokumentacji dotyczącej przygotowania [...] i rewitalizacji szpitala w K. Odnosząc się do kryterium typowości (unikatowości) organ wskazał, że o zakwalifikowaniu opisanej wyżej dokumentacji jako materiały archiwalne przemawia unikatowość przedmiotu działalności A Sp. z o.o. Zachowane akta stanowić mogą również doskonały przykład materiałów obrazujących działalność samorządowej jednostki organizacyjnej z początku XXI w. funkcjonującej w formie spółki prawa handlowego. Zdaniem organu, materiały wytworzone przez A Sp. z o.o. co prawda nie są z punktu widzenia archiwistyki materiałami dawnymi, nie mniej o zakwalifikowaniu ich jako materiały archiwalne decydują inne przesłanki. Zdaniem Dyrektora Archiwum Narodowego, nie bez znaczenia w przedmiotowej sprawie jest fakt, iż z uwagi na przemiany ustrojowe rozpoczęte w 1989 r. większość materiałów wytwarzanych bezpośrednio przez przedsiębiorstwa kształtujące obraz stosunków gospodarczych w Polsce znalazła się poza zasięgiem archiwów państwowych. Stanowi to istotną różnicę w stosunku do stanu sprzed tej cezury z punktu widzenia możliwości prowadzenia badań naukowych dotyczących życia gospodarczego. W tej sytuacji, zdaniem organu, tym cenniejsza wydaje się możliwość zapewnienia sobie pozyskania w przyszłości akt wytworzonych przez Spółkę w drodze nałożenia obowiązku prowadzenia przez nią archiwum zakładowego. Ostatecznym celem takiej decyzji jest bowiem późniejsze przekazanie akt, po upływie 25 lat od ich wytworzenia, do właściwego archiwum państwowego. Organ wskazał, że powyższych ustaleń dokonano na podstawie wyników ekspertyzy archiwalnej przeprowadzonej w Spółce w dniu 19 lipca 2016 r.

Pismem z dnia 14 sierpnia 2017 r. A Sp. z o.o. wezwała Dyrektora Archiwum Narodowego do usunięcia naruszenia prawa spowodowanego aktem z dnia 27 lipca 2017 r. nr [...], gdyż jej zdaniem brak jest możliwości uznania, że wytwarza ona materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zdaniem Spółki, jej działania w zakresie przygotowania 140 ha gruntów dla inwestycji B Sp. z o.o. w N trudno uznać za kluczowe dla konieczności zorganizowania archiwum zakładowego, jako że działania te miały charakter celowy i jako zakończone nie są już kontynuowane. Działania te miały jedynie charakter pomocniczy i marginalny, stąd też nie zasługuje na uznanie argumentacja w tym zakresie. Za niezasadne Spółka uznała powoływanie się przez organ na osobę Prezesa Zarządu Spółki S. K., jako na osobę bezsprzecznie publiczną. Argument ten jest bowiem nieuzasadniony w treści aktu i nie sposób w ogóle połączyć go z uznaniem samej spółki za jednostkę wytwarzającą materiały archiwalne. Akt wydawany w tym zakresie powinien natomiast dotyczyć obiektywnych cech jednostki, a nie z istoty rzeczy czasowego piastuna jej organu wykonawczego. Spółka zaprzeczyła też by podejmowała się przygotowania terenu pod [...] w ramach Światowych Dni Młodzieży. Spółka oświadczyła, że prowadzi we własnym zakresie archiwizację akt i obowiązują w niej wewnętrzne przepisy kancelaryjno-archiwalne, a wytwarzana dokumentacja nie ma wartości historycznej, informującej o działalności Państwa Polskiego czy jednostki samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek administracyjnych, których nie dałoby się ustalić na podstawie danych z innych właściwych organów i rejestrów. Ponadto sposób funkcjonowania Spółki, związany m.in. ze współpracą z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków, czy to z jednostkami samorządu terytorialnego, innymi jednostkami samorządowymi, czy też innymi osobami prawnym, przy uznaniu za prawidłowe ustaleń organów, powodowałoby dublowanie archiwizowanych dokumentów. Według Spółki, Dyrektor Archiwum Narodowego w piśmie z dnia 27 lipca 2017 r., nie przedstawił wystarczających dowodów, które pozwalałyby na stwierdzenie, iż A Spółka z o.o. swoją działalnością wypełnia przesłanki zawarte w art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy. W ustaleniu Spółki jako jednostki wytwarzającej materiały archiwalne w rozumieniu przedmiotowej ustawy organ dokonał bowiem jedynie cytowania przepisu bez dokonania jego subsumcji w zaistniałym stanie faktycznym. Nie wskazał też, które dokumenty wytwarzane przez Spółkę winny w rzeczywistości stanowić materiał archiwalny, nie zostały przytoczone rzeczowe argumenty mające świadczyć o takiej interpretacji. W ocenie Spółki, Dyrektor Archiwum Narodowego nie ustosunkował się również do ustaleń poczynionych przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z dnia 20 kwietnia 2017 r. sygn. akt III Są/Kr 196/17. Organ powinien bowiem w uzasadnieniu zaskarżonego aktu podać motywy uzasadniające zaliczenie wskazanych w akcie dokumentów do materiałów archiwalnych, tym bardziej, że art. 1 ustawy archiwalnej pozwala na uznanie określonych materiałów za materiały archiwalne w oparciu o różne przesłanki. Natomiast w przedmiotowej sprawie organ lakonicznie wskazał na "historyczne znaczenie" dokumentacji, nie uzasadniając w żaden sposób tego stanowiska.

W odpowiedzi na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa Dyrektor Archiwum Narodowego w piśmie z dnia 29 sierpnia 2017 r. stwierdził, że nie doszło do naruszenia prawa. Organ podał, że w akcie z dnia 27 lipca 2017 r. wskazano precyzyjnie stan faktyczny, w związku z którym zastosowano normę prawną określoną w art. 33 ust. 1 ustawy archiwalnej. Wyjaśniono również, że ustaleń dokonano na podstawie wyników ekspertyzy archiwalnej przeprowadzonej w Spółce w dniu 19 lipca 2016 r., którą przeprowadzono w obecności M. J. – S. - Pełnomocnika Prezesa, która udzielała informacji w zakresie posiadanej i wytwarzanej w Spółce dokumentacji. W trakcie ekspertyzy dokonano oglądu dokumentacji zgromadzonej w Spółce, zarówno w pomieszczeniach biurowych jak i pomieszczeniu magazynowym w siedzibie Spółki w K przy ul. B lok. [...]. W trakcie tej ekspertyzy zarejestrowano następujące rodzaje dokumentacji: 1) w Biurze Spółki znajdowała się głównie dokumentacja bieżąca dotycząca: organów Spółki, tj. uchwały Zarządu, Rady Nadzorczej, Zgromadzenia Wspólników, dokumentacja pracownicza, w tym akta osobowe, remontów i administracji nieruchomości, przetargów, finansowo-księgowa, bankowa; 2) w pomieszczeniu magazynowym przechowywana była następująca dokumentacja: dokumentacja dot. pozyskania i przygotowania gruntów dla inwestycji B, tj. korespondencja ze Starostwem, korespondencja z właścicielami działek dot. stanu prawnego nieruchomości, akty notarialne, korespondencja z firmą B, umowy i porozumienia, dokumentacja od 2005 r., segregatory dot. pozyskania i sprzedaży działek dla innycja inwestorów np. R, M itp., segregator na dokumentację dla Gminy dot. scalenia gruntów pod [...] na Światowe Dni Młodzieży, dokumentacja finansowo-księgowa oraz kadrowa, dokumentacja przejęta w 2012 r. ze Szpitala dotycząca administrowanych obiektów i terenu (w tym książki obiektów); 3) na stanowisku administratora osiedla: segregatory dla poszczególnych budynków, a w nich w podziale na poszczególne lokale - korespondencja dot. rozliczeń z lokatorami i obsługi mieszkańców, dokumentacja eksmisji, sprawy komornicze, dokumentacja dot. eksploatacji lokali np, ubezpieczenia, rozliczenia mediów. Organ wskazał, że w wyniku zapoznania się z dokumentacją stwierdzono, że są wśród niej akta będące materiałami archiwalnymi. W trakcie ekspertyzy ponad wszelką wątpliwość stwierdzono również, że w pomieszczeniu magazynowym znajduje się segregator na dokumentacje dla Gminy W dot. scalenia gruntów pod [...] na Światowe Dni Młodzieży. W ocenie organu, w akcie z dnia 27 lipca 2017 r. podano również przyczyny zaliczenia danych grup dokumentów do materiałów archiwalnych, opisując szczegółowo kryteria zastosowane przy selekcji akt z zakresu metodyki archiwalnej. Dokonano zatem wymaganej subsumpcji stanu faktycznego pod normę prawną zawartą w art. 1 ustawy archiwalnej. Opisano mianowicie motywy uznawania informacji zawartych w aktach za posiadające "wartość historyczną", o której mowa w tym przepisie. Wśród kryteriów kwalifikacji akt do materiałów archiwalnych wskazano również "znaczenie twórcy akt", mając na myśli przede wszystkim udział Spółki w wydarzeniach szczególnej wagi, np.: powstanie [...] Stefy [...] i scalanie gruntów dla gminy W pod tzw. C. Wyjaśniono również, dlaczego fakt, że część materiałów z działalności Spółki znajduje się także w innych organach, nie przesądza o braku konieczności wieczystego przechowywania tych akt, gdyż dokumenty i korespondencja stanowiąca materiały archiwalne w komplecie nie występuje w żadnej innej jednostce organizacyjnej. Zdaniem organu, z powyższego wynika, że w sposób możliwie najbardziej kompletny zastosowano się do ustaleń Wojewódzkiego Sadu Administracyjnego w Krakowie, zawartych w wyroku z dnia 27 kwietnia 2017 r., sygn. akt III SA/Kr 196/17. Równocześnie organ zwrócił uwagę, że każda samorządowa jednostka organizacyjna, niezależnie od tego, czy jest uznana za jednostkę wytwarzająca materiały archiwalne i obowiązana do prowadzenia archiwum zakładowego, winna realizować ustawowe obowiązki wynikające z art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 36 ustawy archiwalnej w zakresie zarządzania dokumentacją. Zdaniem organu, z w/w przepisów wynikają następujące obowiązki: zapewnienie odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem i utratą powstającej i nadsyłanej (składanej) dokumentacji (w sposób odzwierciedlające przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw); określenie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego na podstawie upoważnienia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych; zorganizowanie składnicy akt i prowadzenie ewidencji dokumentacji przechowywanej w składnicach akt; uzyskiwanie zgód na brakowanie dokumentacji zgodnie z trybem określonym w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 1743). Tymczasem Spółka do chwili obecnej pomimo pouczenia zawartego w piśmie z dnia 20 grudnia 2016 r. nie wprowadziła, w trybie określonym w art. 6 ust. 2 ustawy archiwalnej: instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego. Ponadto w trakcie ekspertyzy archiwalnej przeprowadzonej w Spółce w dniu 19 lipca 2016 r. ustalono, że Spółka w pracy kancelaryjnej stosuje system dziennikowy. Zarządzeniem Zarządu nr [...] z dnia 4 lipca 2014 r. wprowadzono Instrukcję kontroli i obiegu dokumentów, bez uzgodnienia z dyrektorem właściwego archiwum państwowego, a na magazyn archiwalny przeznaczono jedno pomieszczenie, w którym złożono bez ewidencji część dokumentacji.

W skardze na akt Dyrektora Archiwum Narodowego z dnia 27 lipca 2017 r. A Sp. z o.o. z siedzibą w K wniosły o jego uchylenie. Zaskarżonemu aktowi Spółka zarzuciła naruszenie:

1. prawa materialnego:

– art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506), które miało wpływ na wynik sprawy, polegające na ustaleniu skarżącej, jako jednostki organizacyjnej, w której powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, obowiązanej do utworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego, podczas gdy w wymienionej wyżej jednostce nie powstają materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 cyt. ustawy;

– art. 1 ustawy o archiwach, które miało wpływ na wynik sprawy, polegające na przyjęciu, że wytwarzana u skarżącej dokumentacja ma znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych, podczas gdy dokumentacja powstająca w spółce ma charakter przeciętnej dokumentacji związanej z funkcjonowaniem Spółki prawa handlowego, a istotne informacje z jej działalności zamieszczane są w urzędowych rejestrach takich jak rejestr przedsiębiorców KRS, Księgi Wieczyste czy ewidencja gruntów i budynków, a ponadto w związku ze sprawowanym nadzorem właścicielskim przez Urząd Marszałkowski Województwa dokumenty związane z działalnością spółki są archiwizowane przez ten podmiot.

2. przepisów postępowania:

– art. 7 w zw. z art 77 § 1 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, poprzez nie podjęcie wszelkich czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli, a także nie wyczerpujące zebranie i rozpatrzenie całości materiału dowodowego, podczas gdy akt administracyjny z zakresu administracji publicznej dotyczący uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, choć nie jest decyzją administracyjną w rozumieniu kpa, powinien być poprzedzony przeprowadzeniem postępowania odpowiadającego standardom wynikającym z procedury administracyjnej przewidzianej dla wydania decyzji administracyjnej;

– art. 153 ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy, polegające na niewykonaniu wskazań zawartych w uzasadnieniu wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 20 kwietnia 2017 r., sygn. akt III SA/Kr 196/17, podczas gdy Sąd wskazał, że organ powinien w uzasadnieniu podać motywy uzasadniające zaliczenie wskazanych materiałów do materiałów archiwalnych oraz że treść aktu nie wskazuje w sposób jasny zakresu dokumentacji, która została uznana za spełniającą przesłanki materiałów archiwalnych.

W uzasadnieniu skargi skarżąca Spółka powtórzyła swoje argumenty podniesione wcześniej w wezwaniu do usunięcia naruszenia prawa.

W odpowiedzi na skargę Dyrektor Archiwum Narodowego podtrzymał swoje stanowisko i wniósł o oddalenie skargi.

Na rozprawie w dniu 21 czerwca 2018 r. pełnomocnik Dyrektora Archiwum Narodowego podał, że jeżeli chodzi o osobę S. K. to jest to były Wojewoda, wieloletni Burmistrz i jego osoba była personalnie związana ze strefą aktywności gospodarczej [...] Strefy [...].

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie zważył, co następuje:

Wojewódzki Sąd Administracyjny, zgodnie z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2017 r. poz. 1369 z późn. zm., zwanej dalej p.p.s.a.), sprawuje kontrolę działalności administracji publicznej i stosownie do art. 1 § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2188 z późn. zm.), kontrola ta sprawowana jest pod względem zgodności z prawem (legalności), jeżeli ustawy nie stanowią inaczej. Jednocześnie w oparciu o art. 134 § 1 p.p.s.a. Sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami oraz powołaną podstawą prawną.

W ocenie Sądu, skarga nie zasługuje na uwzględnienie.

Podstawę prawną zaskarżonego aktu stanowił przepis art. 33 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r., poz. 1506 z późn. zm., zwanej dalej "ustawą archiwalną"), który w ust. 1 i ust. 3 stanowi, że:

"Art. 33. 1. Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach tych można utworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe.

2. Jeżeli jednostką, o której mowa w ust. 1, jest ministerstwo, archiwum zakładowe tworzy się odrębnie dla każdego działu administracji rządowej, określonego w przepisach odrębnych.

3. Jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala:

1) w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa - Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;

2) w odniesieniu do innych jednostek - dyrektor właściwego archiwum państwowego."

Definicję materiałów archiwalnych ustawodawca zawarł w art. 1 ustawy archiwalnej. Zgodnie z tym przepisem:

"Art. 1. Materiałami archiwalnymi wchodzącymi do narodowego zasobu archiwalnego, zwanymi dalej "materiałami archiwalnymi", są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r. poz. 1114 oraz z 2016 r. poz. 352) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej o działalności Państwa Polskiego, jego poszczególnych organów i innych państwowych jednostek organizacyjnych oraz o jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego, o działalności organizacji o charakterze politycznym, społecznym i gospodarczym, zawodowym i wyznaniowym, o organizacji i rozwoju nauki, kultury i sztuki, a także o działalności jednostek samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostek organizacyjnych - powstała w przeszłości i powstająca współcześnie."

Zdaniem Sądu, użyte w art. 33 ust. 1 ustawy archiwalnej pojęcie "jednostka organizacyjna" (państwowa i samorządowa) obejmuje zarówno jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną, tj. spółki prawa handlowego, w tym utworzone przez Skarb Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, przedsiębiorstwa państwowe, jak i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej. Oznacza to, że w przypadku powstawania w nich materiałów archiwalnych wchodzących do państwowego zasobu archiwalnego wskazane powyżej podmioty mają obowiązek tworzenia i prowadzenia archiwum zakładowego.

Jak wynika z akt sprawy Spółka została utworzona przez Województwo i [...] Park [...] na mocy umowy spółki zawartej w formie aktu notarialnego w dniu 31 sierpnia 2005 r. rep. A nr [...]. Od 2013 r. 100% udziałów w Spółce posiada Województwo. Spółka powstała jako Spółka celowa do przygotowania 140 ha gruntów dla inwestycji B Sp. z o.o. w N, zgodnie z umową zawartą pomiędzy Spółką a Województwem 14 października 2005 r. Spółka jest więc zatem samorządową jednostką organizacyjną, do której przepis art. 33 ustawy archiwalnej ma zastosowanie.

W ocenie Sądu, organ określił w sposób wyczerpujący i przekonujący zakres dokumentacji skarżącej Spółki zakwalifikowanej jako materiały archiwalne. Spółka A Sp. z o.o. została powołana m.in. do przygotowania i zarządzania terenami pod powstanie tzw. [...] Strefy [...]. Przygotowywała również teren pod [...] w ramach Światowych Dni Młodzieży 2016. Spółka brała zatem udział w wydarzeniach o szczególnym znaczenia nie tylko dla społeczności lokalnej, ale też o randze międzynarodowej. Spółka twierdzi wprawdzie, że nie przygotowywała terenu pod [...] w ramach Światowych Dni Młodzieży 2016, jednak w trakcie przeprowadzanej ekspertyzy w jednym z jej pomieszczeń magazynowych znaleziono segregator na dokumentację dla Gminy dotyczący scalenia gruntów pod [...]. Wytworzone przez Spółkę dokumenty mają zatem duże znaczenie dla poznania historii regionu. Wskazać również należy, że dokumenty takie jak sprawozdania z działalności oraz bilanse Spółki, a także dokumentacja dotycząca pozyskania i przygotowania gruntów dla inwestycji B w sposób syntetyczny dokumentują organizację i funkcjonowanie Spółki oraz sposób podejmowania najważniejszych decyzji dotyczących jej działalności. Z kolei dokumentację taką jak wymieniona wyżej dokumentacja dotycząca pozyskania i przygotowania gruntów dla inwestycji B, a także akta i dokumenty oraz korespondencja dot. pozyskania i sprzedaży działek w strefie ekonomicznej dla innych inwestorów (R Sp. z o. o., M, N S. A., Grupa K S. A.), czy też akta i dokumenty oraz korespondencja dotycząca scalenia gruntów dla Gminy pod [...] na Światowe Dni Młodzieży organ zdecydował się zachować ze względu na wagę związanych z jej powstaniem wydarzeń dla dziejów regionu. Sąd podziela stanowisko organu, że zgromadzenie tej dokumentacji w jednym miejscu ma znaczenie dla późniejszej możliwości odtworzenia procesu powstania i funkcjonowania tzw. [...] Strefy Inwestycyjnej oraz przygotowania [...] i rewitalizacji szpitala w K, a to z uwagi na znaczenie tych przedsięwzięć dla historii regionu. Poza tym zachowane akta stanowić mogą przykład materiałów obrazujących działalność samorządowej jednostki organizacyjnej z początku XXI w. funkcjonującej w formie spółki prawa handlowego.

Zdaniem Sądu, argumentacja organu jest przekonująca i wyczerpująca. Organ nie tylko wskazał konkretnie na materiały archiwalne przechowywane w Spółce A Sp. z o.o., ale przedstawił kryteria selekcji akt tj. kwalifikację dokumentacji do materiałów archiwalnych wypracowaną na potrzeby archiwistyki: 1) kryterium znaczenia twórcy akt, 2) kryterium wartości informacyjnej akt, 3) kryterium niepowtarzalności informacji, 4) kryterium typowości (unikatowości), 5) kryterium dawności, 6) kryterium stopnia zachowania materiałów archiwalnych i szczegółowo omówił dokumentację Spółki pod kątem tej właśnie selekcji. Organ tym samym zrealizował zalecenia Sądu zawarte w wyroku z dnia 20 kwietnia 2017 r. sygn. akt III SA/Kr 196/17 nakazujące wyjaśnienie w sposób przekonujący, dlaczego dokumentacja wskazana w zaskarżonym akcie spełnia przesłanki "materiałów archiwalnych", o których mowa w art. 1 ustawy archiwalnej.

Mając powyższe na względzie Sąd uznał, że organ administracyjny nie naruszył przepisów prawa materialnego, które miałoby wpływ na wynik sprawy. Nie naruszył też przepisów postępowania, które mogłoby mieć istotny wpływ na wynik sprawy. A zatem Sąd - nie znajdując podstaw do uchylenia zaskarżonego aktu - na podstawie powołanych wyżej przepisów ustawy archiwalnej oraz art. 151 p.p.s.a. orzekł - jak w sentencji.